Mandamiento #10 MANEJA EL CONTROL DE CAMBIOS
El décimo mandamiento de la gestión ideal, nos ayuda a investigar, pero a investigar fácilmente, gracias al control de cambios. Hay que ser además de metódico, planificar, actuar, verificar y corregir, ser curioso y poder disponer de recursos para investigar y llegar a las causas raíces y analizar qué haya podido ocurrir. Sin herramientas y sin dicho control, estamos perdidos.
Este décimo mandamiento es parte de los 10 mandamientos para la gestión ideal, los cuales puedes verlos en el siguiente enlace:
No te abrumes si piensas que esto no es para ti, que no sabes de gestión y que necesitas formarte. Por suerte estamos para ayudarte con nuestro software de gestión integral Platzilla así como el soporte por casos en el foro de gestionar fácil y nuestros cursos de gestión. Sólo hace falta que pongas un poquito de tu parte, porque créeme, gestionar es fácil si sabes cómo y aquí te enseñamos mientras gestionas.
¿Te animas a investigar?, ¡empecemos!
Siempre se ha de disponer de recursos
Gestionar no es una ciencia exacta. Gestionar significa tomar decisiones con la información que se dispone en cada momento. Así, es posible que en momentos puntuales tengas que revisar lo que ha ocurrido en una situación particular. No sólo es una cuestión de revisar los cambios en caso de emergencia y para ello el control de cambios es clave, sino que, a partir de cualquier inquietud se pueden descubrir “resultados” interesantes.
Supongamos que hemos recibido una alerta de gestión (ver mandamiento número 9). Ésta nos ha indicado que una factura de un cliente se nos ha pasado de fecha. ¿Qué ha pasado en este caso? ¿Por qué ha ocurrido esto? ¿Ocurre con este cliente normalmente o con todos?
Poder revisar el historial y su control de cambios de este cliente no ayuda a determinar si es una circunstancia propia del cliente o si por el contrario es algo que ocurre con frecuencia:
- ¿El cliente es consciente que ha de pagar la factura? Quizás no hayamos enviado un recordatorio, quizás se haya enviado a la persona incorrecta o quizás la propia factura no tenga los datos precisos.
- ¿Hemos establecido y recordado los plazos de pago? ¿El cliente tiene su propio ciclo de pagos?
Ante estas preguntas, tenemos que tener bajo el cliente, todas las comunicaciones que hemos realizado con el mismo como ocurre en Platzilla donde podemos ver las conversaciones relacionadas. En este sentido, también se registran los correos electrónicos enviados y recibidos.
No sólo eso, sino que han de estar a mano, los contratos, las reuniones y el histórico de cambios. Estos cambios ha de figurar tanto de campos como de información relacionada de un modo secuencial a lo largo de una línea de tiempo.
Disponer de toda esta información permite investigar cuando algo no está ocurriendo como planificado.
Los cambios pueden demostrar errores en los procesos definidos
El equipo está conformado por personas. Las personas cometen errores y éstos pueden pasar desapercibidos. Los errores pueden ser detectados en 2 contextos:
- A partir de una alerta que pueda hacernos sospechar.
- Repasando información en las reuniones periódicas. Así, es interesante en ciertos casos repasar el histórico de un pedido, un cliente, un trabajo, etc.
Compartir la información con histórico y control de cambios nos hace parecer profesionales
Un cliente y un proveedor han de saber que trabajando contigo, toda interacción queda grabada y a disposición de todas las partes.
De este modo, ante cualquier duda o discrepancia se puede recurrir al registro de todo lo ocurrido y en particular al control de cambios.
¿Es realmente necesario llegar a este extremo? Realmente no, pero el hecho de disponer de tal registro denota confianza y profesionalidad. Míralo de este modo: hoy en día hay muchas guarderías que disponen de un servicio de webcam, para poder ver qué hacen los niños en todo momento. Al principio, los padres suelen consultarlo con frecuencia. Sin embargo, al cabo de un tiempo, no lo hacen. El hecho de saber que ésta ahí a disposición genera transparencia y confianza.
Los cambios también se pueden declarar
No sólo hablamos de cambios en información en un sistema de gestión. También es importante que el equipo reporte diariamente lo que ha hecho. Esto es mucho más poderoso que reuniones de punto de situación diarias, ya que se evitan ansiedades personales.
Un gestor ha de ser lo más objetivo posible y revisar lo que su equipo hace diariamente para evitar que haya muchos desvíos sobre lo planificado.
El equipo puede verse abrumado por las incidencias y los problemas del día a día, lo cual puede provocar que no se priorice siempre. La regla general es que al principio del día hay que dedicarle un poco de tiempo a lo que es prioritario a largo plazo, antes que el día a día consuma el tiempo de cada compañero. Revisando las declaraciones diarias (en Platzilla se hace desde la portada en la sección de tareas como se ve en la imagen abajo), se pueden detectar desvíos continuos sobre lo fundamental antes que se convierta en costumbre:
El control de cambios y actividad nos permite hacer seguimiento de los procesos y auditar internamente
No es sólo una cuestión reactiva. Detectamos algo y si hay algún error investigamos para llegar a la causa raíz.
El disponer de toda la información, nos permite auditar periódicamente nuestros procesos:
- ¿Se registran acciones – cambios de manera homogénea en nuestra empresa?
- Los distintos componentes del equipo, ¿trabajan todos los de las mismas áreas de manera igual?
- ¿Qué no se registra y por qué?
Auditar nuestros procesos es fundamental para detectar tendencias y posibles fallas a corto, medio y largo plazo. Si bien es cierto que llegar al punto donde podemos empezar a auditar los procesos es más propio de una empresa más madura, eso no quita para registrar los cambios desde hoy.
Es por ello, por lo que tener una gestión más integrada en un sólo sistema principal nos ayude a controlar la empresa (sin que ello quite de usar otras herramientas específicas de cosas muy puntuales).
A veces, es mejor sacrificar algunas herramientas, que disponer de demasiadas pensando que nos facilitan la vida. A lo mejor facilitan hacer una tarea específica, pero nos hace perder el foco en la gestión en general, ¡mucho cuidado con esto!
Conclusiones
- El control de cambios relacionados con un registro, cliente o trabajo, nos permite detectar errores.
- Dar la opción de reportar actividades y cambios en tareas es una sana costumbre para detectar posibles pérdidas de foco en lo importante.
- Adquirir un compromiso de transparencia con clientes y proveedores donde se pueda compartir la información nos hace parecer mucho más profesionales, además de facilitarnos la gestión a todos.
- El tener capacidad de controlar los cambios nos facilita enormemente las labores de auditoría interna, sana práctica para mejorar todos los días.