Mandamiento #6 USARÁS INFORMACIÓN EN GESTIÓN COMPARTIDA
El sexto mandamiento de la gestión ideal, que define los términos de la gestión compartida a partir del uso de información, busca aprovechar que los clientes y proveedores que forman parte de nuestros procesos se beneficien ayudándonos.
Puede parecer algo extraño o utópico, pero hay que resaltar la colaboración por norma general sólo trae beneficios. Obviamente las reglas han de estar definidas para evitar que desarrollar una gestión compartida a partir de la información no sea una fuente de caos.
Este sexto mandamiento es parte de los 10 mandamientos para la gestión ideal, los cuales puedes verlos en el siguiente enlace:
No te abrumes si piensas que esto no es para ti, que no sabes de gestión y que necesitas formarte. Por suerte estamos para ayudarte con nuestro software de gestión integral Platzilla así como el soporte por casos en el foro de gestionar fácil y nuestros cursos de gestión. Sólo hace falta que pongas un poquito de tu parte, porque créeme, gestionar es fácil si sabes cómo y aquí te enseñamos mientras gestionas.
¿Preparado para saber más?, ¡empecemos!
¿Dónde encajan nuestros clientes y proveedores en gestión compartida?
Nuestros clientes y proveedores encajan en nuestras rutinas. Una empresa, es una serie de personas, con un objetivo común, trabajando en unos procesos (ver mandamiento número 4) de manera constante y organizada.
De la misma manera que nosotros trabajamos así, trabajan el resto de las empresas también lo hacen. A medida que va pasando el tiempo, las rutinas de trabajo con los clientes (internos y externos) y proveedores se han de ir consolidando y avanzando hacia una gestión compartida.
Consolidar significa que se adquieren unas rutinas. De la misma manera que ya prácticamente todos estamos acostumbrados a consultar la factura de la luz por internet o hacer gestiones con el estado, ayuntamiento u otras entidades online, así has de funcionar tú.
Piensa en el tiempo que ahorrarías en tus procesos si parte de las tareas son realizadas “de manera natural” (porque todos estamos acostumbrados a trabajar online) .
Si sumas este ahorro en tiempo a la automatización de procesos (ver mandamiento 5), el resultado es simplemente espectacular.
Aparte de estas razones para que tu gestión esté abierta, te enumeramos otras razones:
Razón 1: El factor humano de una alternativa de gestión
El control es algo humano. Si no tenemos el control, se nos genera ansiedad. Saber que “si quiero” puedo controlar una situación, elimina barreras psicológicas a la adquisición de un producto o servicio.
Llevado a la realidad, poder consultar facturas, hacer pedidos online, reportar incidencias y comunicarme con mi proveedor, simplemente da confianza y facilita la vida de los clientes.
Razón 2: Evaluación de los proveedores
Tus proveedores te entregan los pedidos que realizas a través de tu sistema (en este caso hablamos del supuesto de uso de nuestro sistema Platzilla).
Ellos reciben la confirmación por email del pedido que tú has realizado y las instrucciones para entregarlo.
Así, si un proveedor no quiere ajustarse a tu operativa, quizás haya otro que sí.
Obviamente, depende del proveedor, si vas a encargar dar de alta la luz no vas a pretender que el proveedor se ajuste a tu empresa, pero por otro lado, tampoco vas a poner en tu sistema a proveedores de un servicio puntual. Estamos hablando que los proveedores a incluir en tu mecánica de trabajo, proveedores rutinarios
Razón 3: Entendimiento de los clientes
Cuando tus clientes disponen de un lugar como Platzilla donde poder consultar pedidos, incidencias, facturas u otras acciones, puedes con el paso del tiempo entender mejor a tus clientes. No sólo pueden consultarlos sino quitarnos tareas en esta gestión compartida, tales como enviar copias de documentos o registrar incidencias.
Por entender mejor a tus clientes no me refiero a saber qué necesitan, por qué y cuándo, sino qué les pasa en según qué circunstancias. El hecho de tener un canal directo de comunicación y gestión compartida en el momento de realizar alguna acción (consultar una factura, hacer un pedido), les facilita manifestar detalles de gran valor “aprovechando” la oportunidad.
Recuerdo un cliente que tras 6 años trabajando con nosotros, me confesó que no conocía un detalle de nuestra factura, pero que como no había encontrado la ocasión, no lo preguntó. Resultó que dicho detalle que para él no tenía importancia para andar “molestándonos”, era algo que se preguntaban casi todos los clientes y provocó perder muchas ventas por desconfianza.
A los clientes has de dar todas las opciones para que en cualquier momento puedan darnos Feedback (dar su opinión).
Razón 4: ¿Cuánto son los ahorros en tiempo con gestión compartida?
Si te fijas en el mandamiento anterior (mandamiento #5 automatizarás procesos), verás en la siguiente imagen, cómo se pueden según qué casos automatizar más del 50% de pasos de los procesos.
Compartiendo información o trabajando en gestión compartida, se pueden aún más reducir pasos en cada proceso. Realiza tu propia evaluación de ahorros de tiempo y aumento de tu capacidad para que seas consciente de las innumerables ventajas de compartir la información.
Razón 5: ¿Mejora el control interno con la información y gestión compartida?
Absolutamente. Libera tu mente. Piensa ahora ¿cuántas veces al día andamos preguntando dónde está esto o lo otro? ¿cuántas interrupciones a nuestro trabajo sufrimos?
Razón 6: El trabajo oculto que casi todos quieren hacer (no aguantar al jefe o al cliente)
Admitámoslo. Hay ciertos jefes insoportables y hay otros encantadores, pero no por ello el equipo quiere tener a su jefe todo el día encima. Si tu eres jefe o responsable has de saberlo: es posible que tus empleados no quieran andar reportando todos los días lo que hacen.
Por ello, en Platzilla, hay una herramienta que facilita esta labor, donde cada miembro del equipo puede reportar lo que ha hecho durante el día, para evitar estas “sentadas diarias” para cantar lo que se hizo el día anterior.
Aún así hay más opciones, de registrar y compartir información, como los mensajes que podemos registrar en cada registro (un cliente, un pedido, un proyecto), las tareas compartidas, etc.
De la misma manera que tratamos de “no tener que siempre tener el contacto humano con nuestro jefe”, ocurre lo mismo con clientes y proveedores.
Nota importante: No somos anti-reuniones. Simplemente pensamos que las reuniones han de ser las necesarias. El tiempo es el mayor recurso y hay que aprovecharla.
Conclusiones
- En un mundo conectado, hay que aprovechar para conectar los procesos con nuestros clientes y proveedores.
- Generar las rutinas, facilita mejorar paulatinamente los problemas que surgen, puliendo nuestra gestión.
- Compartir información mejora la comunicación y evita pérdidas de tiempo.