Mandamiento #5 PRACTICA AUTOMATIZAR PROCESOS
El quinto mandamiento de la gestión ideal nos lleva a las satisfacciones de hacer las cosas bien y automatizar procesos.
Los procesos es algo que hacemos todos los días, los tengamos definidos para controlarlos y sacar provecho de la información o no. Al definirlos, nos daremos cuenta que hay muchas partes automatizables a día a hoy, lo cual hará que nuestra capacidad por persona aumente considerablemente.
¿Por qué no aprovechar la tecnología? O mejor dicho… ¿cuándo pretendes aprovechar la tecnología?
¿Quieres saber más? ahora en seguida te lo contamos, pero antes quiero que sepas que este quinto mandamiento es parte de los 10 mandamientos para la gestión ideal, los cuales puedes verlos en el siguiente enlace:
No te abrumes si piensas que esto no es para ti, que no sabes de gestión y que necesitas formarte. Por suerte estamos para ayudarte con nuestro software de gestión integral Platzilla así como el soporte por casos en el foro de gestionar fácil y nuestros cursos de gestión. Sólo hace falta que pongas un poquito de tu parte, porque créeme, gestionar es fácil si sabes cómo y aquí te enseñamos mientras gestionas.
Ahora sin más espera, ¡vamos allá!
¿Qué es un proceso y cuáles son sus partes?
Un proceso es una serie de tareas y eventos donde se transforma una entrada en una salida.
Para que se entienda fácilmente, enviar una factura no es un proceso, sino una tarea del proceso de facturación, donde la entrada es “un trabajo realizado” y la salida es la comprobación del ingreso en el banco. Entremedias tenemos la comprobación del trabajo, la creación de la factura, el envío y el seguimiento.
Otro ejemplo puede ser la venta. En este sentido, se puede dar con distintos pasos:
- Pedido -> presupuesto -> reunión -> venta
Es decir, podemos pedir un trabajo, nos envían un presupuesto, tenemos una reunión para aclarar dudas y se produce la venta.
- Presupuesto -> venta
Una empresa puede pedir un presupuesto para comprar unos productos a medida, y tras aprobarlo, se celebra la venta.
- Pedido -> venta -> ejecución
En este caso de servicios, se puede hacer un pedido, se hace la venta, pero tras la ejecución, se detalla lo que hay que facturar, ya que al inicio no se sabe exactamente cuánto será el valor final del servicio.
¿Cuáles son las partes de un proceso?
Aparte de la entrada o el evento que la genera (por ejemplo terminar un proyecto para facturar), tenemos entremedias otros componentes como:
- Comprobación (evento).
- Creación de la factura (tarea).
- Envío de la factura (tarea).
- Comprobación del pago (tarea).
Automatizar procesos o parte de ellos
¿Crees que es posible automatizar procesos? Por supuesto que sí, aunque no sean todos al inicio.
En el caso de facturación de los 4 pasos (comprobación, creación de la factura, envío de la tarea y comprobación del pago) se pueden automatizar la comprobación, la creación y el envío de la factura.
Te pongo un ejemplo vivido por mí mismo en primera persona:
En una empresa de distribución de combustibles que entrega combustible en alta mar por barco (bunkering), antes hacía lo siguiente:
- Enviaba un buque de abastecimiento.
- Tras el abastecimiento el capitán del barco receptor, firma la entrega.
- El buque de abastecimiento regresa a puerto.
- Se envía el comprobante de abastecimiento a la central.
- Se cambia el valor a la divisa del cliente.
- Se genera la factura.
- Se envía la factura.
Gracias a un software como Platzilla se consiguió que en el momento de abastecimiento todas las tareas se ejecuten automáticamente.
Los resultados de esta automatización es reducir el cobro en 10 días de media, lo cual supone para una empresa petrolera, reducción de intereses de líneas de crédito (porque se dispone de capital mucho más rápido). En términos cuantitativos, dichas líneas de crédito suponían un % más que importante y en concreto podría llegar a cerca de un 5%-10% de los beneficios anuales.
Una tarea que te puede hacer abrir los ojos
Te propongo que hagas 3 tareas: Por un lado, define tus procesos en una tabla como la siguiente y define los pasos.
Por otro lado, pregunta a tus compañeros de trabajo durante 2 semanas qué han hecho en particular y verás lo que ocurre.
Vayamos al primer ejercicio:
Supongamos una empresa de consultoría / asesoría que realiza proyectos con sus clientes.
En su proceso comercial, envía correos, hace llamadas a quien está interesado, cierra reuniones, envía propuestas y ejecuta la venta.
En el caso de las operaciones, se trata de ejecutar proyectos con los pasos que que se muestran en la imagen.
Finalmente administración, recibe información crea facturas y hace el seguimiento.
Bien, de todos estos pasos / eventos, lo indicado en color verde son tareas automatizables… ¡más de un 65%!
Ahora supongamos que tenemos 3 empleados, uno rojo, uno azul y uno negro que realizan las tareas descritas
Ahora quitemos el tiempo de las tareas automatizadas:
Hemos conseguido aumentar nuestra capacidad en más de un 65%, sólo por automatizar procesos, sea total o parcialemente, ya que estas 3 personas se pueden dedicar a otras tareas que pueden hacer crecer el negocio, ¿hace falta poner más ejemplos? ¿Cuál es tu caso? Entra en Platzilla y verás los tiempos que puedes ahorrar.
¡Muchas gracias por leernos!