Mandamiento #8 USARÁS INDICADORES, GRÁFICOS E INFORMES

Indicadores nos indican. Sin embargo gestionamos sin saber el resultado de las indicaciones, indicadores de proyectos, indicadores económicos, indicadores de gestión. Los indicadores o su expresión en inglés KPI (key performance indicators) son nuestra guía para saber si el rendimiento de nuestro negocio es el apropiado pero no sólo éso:

• El rendimiento de cada área.
• Los indicadores de calidad de nuestros procesos.
• Los informes y gráficos que soportan nuestras proyecciones.
• Los indicadores de eficiencia de nuestro motor, nuestro equipo a partir de tareas.

El Octavo mandamiento de la gestión ideal, es nuestro panel de control. Como decía una publicidad de neumáticos donde aparecía un deportivo a gran velocidad “la potencial sin control, no sirve de nada”.

En el caso de la gestión, no importa cuántos datos produzcas, no importa si están o no definidos bien los procesos, ni siquiera un equipo excelente. Si no hay ratios, gráficos e informes automáticos o bajo demanda, no sabemos si vamos en el camino correcto.

Los indicadores de gestión no suelen ser tan populares

Es común, que esta última parte, no tenga tanta atención. También el caso contrario, donde un gerente se enfoca en el resultado del trabajo y no en cómo producir dicha información y los procesos que la genera.

Todo es parte de un todo, que es la gestión. Al igual que cuando hacemos deporte, estirar es igual de importante que el deporte en sí, el control es igual de importante que la potencia.

Este octavo mandamiento es parte de los 10 mandamientos para la gestión ideal, los cuales puedes verlos en el siguiente enlace:

• Los 10 mandamientos de la gestión ideal

No te abrumes si piensas que esto no es para ti, que no sabes de gestión y que necesitas formarte. Por suerte estamos para ayudarte con nuestro software de gestión integral Platzilla así como el soporte por casos en el foro de gestionar fácil y nuestros cursos de gestión. Sólo hace falta que pongas un poquito de tu parte, porque créeme, gestionar es fácil si sabes cómo y aquí te enseñamos mientras gestionas.

¿Atacamos esos gráficos y ratios?, ¡empecemos!

Quitarse la venda de los ojos

En mis casi 20 años como consultor de negocios, hay ciertas cosas que se cumplen casi casi con precisión suiza. Y es que, el ser humano se comporta muchas veces igual, sea dicha persona de México, Argentina, España, Venezuela, Cuba, Ecuador, Perú, Chile, Colombia o cualquier otro país de nuestra querida América Latina.

Lo que os quería comentar es que no se es consciente muchas veces de la importancia de disponer de los indicadores a partir de informes y gráficos y con ellos, gestionar mejorando.

¿Cuáles son los motivos de esta actitud? Varios:

• Miedo a abordar cosas nuevas.
• Costumbre con los hábitos antiguos donde no hay indicadores de gestión sino ideas e informes esporádicos.
• Cierto complejo a no mostrarse en “evidencia” consigo mismo o los compañeros o allegados al demostrar que los datos pudieran dar un resultado peor de lo esperado.

Esta actitud de llevar una venda en los ojos y no querer ver la realidad es muy común. Sea cual sea el motivo, a mí no me corresponde juzgar a nadie, pero sí demostrar que algo está fallando.

Por norma general me basta sólo entre 3 y 5 preguntas para detectar pistas de lo que pudiera estar fallando. No porque sea un genio, sino porque estoy más que acostumbrado. De la misma manera que un doctor pregunta a un paciente y detecta indicios de malos hábitos, este servidor (yo) pregunto al jefe, gerente o director de las empresas que solicitan nuestros servicios y detecto malos hábitos también.

Sea cual sea el motivo que te ha traído a leer este Octavo Mandamiento, algo pasa por tu cabeza y te recomiendo sólo una cosa: Quítate la venda de los ojos. No importa si le da miedo, respeto, pereza o cualquier otra sensación. Hay que extraer los datos correctos para mejorar. Recuerda que:

• No se puede adelgazar sin una dieta.
• No se puede estar en forma sin entrenar.
• Para gestionar correctamente hay que tener la información de los resultados organizada, precisa y a nuestro servicio. No se puede llevar una empresa correctamente sin indicadores de calidad, indicadores de ventas, indicadores de gestión y en general seguimiento y control.

Los distintos tipos de información

Hay 3 piezas de información que se manejan y cada una obedece a necesidades diferentes y nos dan distintos ángulos de la información:

• Indicadores visuales: Gráficos
• Indicadores numéricos: Ratios
• Indicadores listados: Informes

Indicadores visuales: Gráficos

Los gráficos nos dan una representación temporal de la evolución de la información. Así podemos tener una perspectiva de cómo vamos evolucionando. Algunos ejemplos:

• Clientes a lo largo del tiempo (gráfico de barras).
• Distribución de pedidos en curso (gráfico de torta por estados).
• Cantidad de prospectos o potenciales clientes por cada fase del mismo (embudo de ventas).
• Incidencias resueltas vs no resueltas por periodo (gráfico de barras doble).
• Ingresos y gastos por periodo (gráfico de barras doble)

No te preocupes, que en las secciones de los 10 mandamientos por áreas podrás ver ejemplos de gráficos por cada área.

Informes listados: informes

Los informes son listas en excel o PDF que nos muestran la información puntual en un momento puntual. Sirven para reuniones, para hacer seguimiento en un momento determinado, para mostrar resultados o corregir situaciones.

Algunos ejemplos pueden ser:

• Ventas por un periodo.
• Listado de clientes que compraron un producto determinado.
• Compras de un periodo.
• Incidencias resueltas de un periodo.

Al igual que en el caso de gráficos, puedes consultar ejemplos por áreas dentro de los 10 mandamientos por áreas.

Ratios o indicadores

Los ratios o indicadores son porcentajes que nos indican si vamos bien enfocados en una área determinada o no. Esta herramienta que en Platzilla la tenemos en la sección de “revisión->indicadores” es muy potente, ya que nos muestra de una vez por áreas los distintos indicadores y su evolución mes a mes. De este modo, podemos con un sólo click ver cómo vamos en cada área y anticiparnos a tendencias negativas.

Algunos indicadores que podemos usar son:

• Indicador de Rentabilidad bruta del periodo.
• Indicador de cierre de tareas en plazo (% de evolución).
• Indicadores de % resolución incidencias de clientes.
• % Adquisición nuevos clientes (en referencia a nuestra base).

¿Se te ocurren algunos más? Por supuesto que sí, ¡hay muchísimos!, y puedes ver ejemplos de ello en la sección de los 10 mandamientos por áreas.

Conclusiones:

• Hay que perder el miedo a conocer cómo va nuestro negocio.
• Si piensas que sabías que controlabas la situación, muy probablemente estés equivocado. Es muy probable que nos leas por esa razón. Nadie sabe todo, pero los indicadores te ayudan.
• Existen 3 tipos de indicadores para ayudarnos a controlar el negocio: gráficos informes y ratios
• Con los gráficos vemos la evolución de datos por áreas. Con los informes, tenemos una información detalla bajo demanda de cualquier área. Los indicadores nos indican tendencias y nos alertan si algo puede no ir como previsto.

Y tú, ¿estás preparado para tomar las riendas de tu negocio?

¡Muchas gracias por leernos!