La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

Hoy te enseñaré cómo hacer una BUENA gestión de almacenes en 10 pasos.

Cuando apliques lo que estoy a punto de revelarte vas a poder ahorrar más tiempo y de esta forma destinar más dinero a otras áreas de tu empresa.

Fíjate lo que veremos:

-Te diré si existe una diferencia entre la gestión de almacenes y la gestión de inventarios
-Te mostraré cuáles son las tareas de la gestión de almacenes
-Te enseñaré qué es lo que hace la gestión de un almacén por tu empresa (ESTO ES SÚPER IMPORTANTE)
-Voy a contarte cuáles son realmente los principios logísticos de almacenamiento
-Y finalmente te daré los 10 Pasos para crear una gestión de almacenes EFICAZ

¿Listo para empezar? Pues venga, comencemos por lo esencial…

¿Qué es la gestión de almacenes? Te lo explico en una imagen:

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

Como ves con una buena gestión de almacén, puedes producir más y vender más.

¿Existe una diferencia entre la gestión de almacenes y la gestión de inventarios?

En realidad todas se basan en la misma idea con la diferencia de la complejidad, es decir, del tamaño de tu empresa. En la imagen tendrás un ejemplo:

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

Si tienes un negocio pequeño la gestión de inventario te dice cuántas unidades del producto tienes en un lugar.

Si por el contrario tienes una empresa un poco más grande tendrás que atender tareas más complejas como saber cuántos productos están terminados y cuántos están por la mitad, conocer cuántos están defectuosos, hacer tareas de mantenimiento del sitio en donde se resguarda y todas las tareas referentes a la gestión de un almacén.

La gestión de inventarios también es conocida como gestión de existencias o gestión de stock.

Las tareas generales de la gestión de almacenes son:

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

  • Entrada y salida de materiales, suministros y productos
  • Suministro a la producción
  • Ubicación exacta del producto en el almacén
  • Estado del producto o material (terminado, casi por terminar, etc.)
  • Características del producto (Talla M, color verde, versión 40 GB, por ejemplo)
  • Identificación y etiquetado del producto
  • Fotos del producto
  • Movimiento de los operarios
  • Máquinas encargadas (montacargas, grúas, etc.)
  • Conectado con el departamento de ventas para actualizar la disponibilidad
  • Distribución de los productos dentro y fuera del almacén
  • Gestión de calidad
  • Plan de mantenimiento del almacén
  • Plan de seguridad
  • Control de fechas de caducidad

La tarea de la gestión de almacenes termina cuando el artículo sale del almacén (aunque se lleven datos como quién, cuándo y a dónde se lo llevaron).

¿Qué es lo que hace la gestión de un almacén por tu empresa?

De forma sencilla:

  • Evita que pases mucho tiempo buscando dónde está un producto y por lo tanto haces entregas más rápidas
  • Controlas todos los movimientos del producto en tu almacén para evitar daños, hurtos o caducidad de tus existencias.
  • Tienes control de la producción para no saturar al almacén.
  • Envía información actualizada a los vendedores, tienda ecommerce, sistema de pedido a proveedores, producción, etc.
  • Evita errores a la hora de identificar productos.
  • Evita contratar tanto personal para este tipo de tareas.
  • Reduces tiempo y dinero que puedes usar para otras actividades de valor agregado.

El problema con la gestión de almacenes es que representa un costo que no aporta valor final al producto. Así que la gestión optimizada es vital para que puedas tener precios más competitivos en el mercado.

Para lograr esta ardua tarea te recomiendo que uses…

Los principios logísticos de almacenamiento:

Por suerte, ya hay reglas generales que los expertos sugieren para que la gestión de un almacén sea más efectiva, como por ejemplo:

  • La vigilancia de las existencias debe recaer en una sola persona.
  • Una persona para cada puesto y función.
  • Lo mejor es tener una sola puerta y vigilada. Si tu producción es más grande puedes tener una puerta de entrada y otra de salida.
  • Registra diariamente todo el flujo de productos y personas (entradas y salidas).
  • Actualiza (automáticamente) la información a los otros departamentos de la empresa.
  • Crea una identificación codificada para clasificar todos tus productos.
  • El inventario debe ser realizado por alguien que no esté relacionado con el almacén.
  • Distribuye las zonas del almacén por sectores.
  • Para almacenes muy grandes puedes crear identificativos con niveles de acceso a áreas restringidas, etc.
  • Escoge la unidad máxima de manipulación (paquetes dentro de más paquetes)
  • El recorrido de las máquinas y los operarios debe ser el mínimo
  • El espacio requerido para el almacenamiento debe ser el mínimo
  • Debes buscar el número mínimo de manipulaciones (pasos, movimientos, etapas)
  • Línea de fracasos y ensamblaje
  • Coordinación entre las máquinas de fabricación y de ensamblaje

10 Pasos para crear una gestión de almacenes

Cuando leí sobre cómo diseñar un proceso de gestión de almacenes encontré conceptos muy confusos. Así que me di la tarea de leer todo lo que podía para encontrar una forma más sencilla de hacerlo y me encontré la forma de hacerlo por pasos, como por ejemplo:

Paso 1: Diseña el plan de distribución

Aquí es donde debes cubrir los aspectos básicos de toda la logística de tu empresa.

Si ya tienes tu empresa creada quizá debas repasar cada punto para entender un poco mejor el proceso de forma global.

Si estás empezando con tu empresa pequeña quizás debas tener todos estos puntos en cuenta para pedir el financiamiento que necesitas.

Las tareas que te presento están así:

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

Paso 2: Escoge si tendrás tu propio almacén o si será subcontratado

En este caso, la gestión de un almacén depende de varios factores como:

  • El comportamiento de tu mercado
  • Tu estrategia de negocio
  • El modelo de ventas (a empresa o a usuarios finales)
  • La cadena de abastecimiento
  • Tu cadena de producción
  • Y otros factores más como espacio en la ciudad, dinero disponible, etc.

Aquí te dejo una imagen de las ventajas y desventajas de gestionar tú mismo el almacén o dejárselo a otros especialistas:

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

Sin importar si escogiste el propio almacén o alquilar uno no puedes dejar pasar estos pasos

Paso 3: Escoge la ubicación

El dinero y el espacio no son los únicos aspectos que debes tener en cuenta para escoger dónde estará tu almacén:

Algunos de estos aspectos más importantes son:

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

Es hora de escoger otros puntos importantes de la planificación.

Paso 4: El tamaño del almacén

A la hora de adquirir un almacén no puedes escoger la sala de tu casa ni los almacenes de la ciudad. Debes unificar el tamaño de tus productos, la caducidad, el modelo de negocio y las obligaciones legales para:

  1. El lugar donde debe estar tu almacén
  2. El tamaño del recinto

Antes de alzar el teléfono para llamar a un arquitecto es necesario que tengas en cuentas estos puntos:

  • La cantidad de los productos que hagas al día / semana / mes.
  • El tamaño de los productos (forros de celulares o cristales de decoración, para que entiendas el contraste).
  • La demanda del mercado (si tus productos se venden mucho necesitarás un sistema más fluido, si por el contrario vendes poco necesitarás espacio para guardar por mucho tiempo tus existencias).
  • El tiempo de producción.
  • Requisitos de pasillos (mira las obligaciones legales en tu país para las instalaciones de tu tipo de industria).
  • Sistemas de manipulación (las maquinarias que usarás para mover la mercancía).
  • La cantidad de obreros que necesitas para que estén seguros y cómodos.

Lectura recomendada (nivel avanzado): Fórmulas matemáticas para calcular la dimensión de un almacén

Paso 5: Distribuye de las zonas del almacén

Un almacén debe contar con un diseño (hecho por un profesional) en el que se proyecten el número de plantas, instalaciones principales, acceso a servicios, salidas de seguridad, entradas, salidas, entre otros.

Una vez que estés reunido(a) con el ingeniero o el arquitecto debes pensar cómo vas a distribuir el espacio.

Los espacios que debe tener un almacén son:

  • Entrada, recepción (carga y descarga)
  • Zona de reserva
  • Preparación de pedidos
  • Zona de expedición
  • Espacios de maniobras para personas y maquinarias)
  • Oficinas

Como puedes ver en la imagen:

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

Y otras zonas son:

  • Muelles
  • Calzadas
  • Accesos para peatones y vehículos
  • Acceso para maquinarias de gran tamaño
  • Rampas
  • Estacionamiento para camiones y vehículos personales

(Toma en cuenta los principios básicos para el diseño de un almacén que te mencioné anteriormente)

Encontré algunos modelos de distribución de un almacén para que te inspires.

Modelo de distribución de almacén

Ejemplo de Layout de un Almacén- www.ingenieriaindustrialonline.com

Modelo de distribución de almacén

Paso 6: Diseña los movimientos de la mercancía

Un almacén industrial no tiene nada que ver con la habitación de una casa donde se guardan cosas para que agarren polvo.

En una empresa, el almacén es una de las áreas con mayor movimiento así que tienes que pensar desde cero dónde vas a poner cada cosa, el espacio para que las se trasladen tus empleados o las maquinarias.

Antes de diseñar los pasillos, te recomiendo escoger el flujo de entrada y salida de mercancía que vas a usar:

  1. ÚLTIMA EN LLEGAR – PRIMERA EN SALIR
  2. PRIMERA EN LLEGAR – PRIMERA EN SALIR
  3. PRIMERA EN VENCER – PRIMERA EN SALIR

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos
LECTURA RECOMENDADA:
10 Claves para crear una empresa sin obsolescencia programada

Una vez que tengas claro cómo será el movimiento de la mercancía puedes darte a la tarea de diseñar la distribución del almacén.

Paso 7: Escoge el tipo de distribución de la planta

Teniendo en cuenta el flujo de la entrada y salidas de los materiales puedes diseñar la distribución con estos tres ejemplos diseño en U, diseño en T o el diseño lineal. Si se te ocurre otra forma más efectiva no dudes en usarla.

Distribución en línea recta

Recomendado para empresas pequeñas:

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

Distribución en “U”

Recomendado a empresas un poco más ágiles que puedan necesitar modificaciones posteriores:

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

Distribución en “T”

Combina aspectos del diseño en línea recta y en U:

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

Un aspecto muy importante para la buena gestión de los almacenes es el control e identificación de todos los materiales que entran y salen.

Paso 8: Crea tu propio código de identificación de las existencias

Una gestión de almacenes no es posible si no diseñas tu propio sistema de identificación. La recomendación que hacen todos los expertos es que sea codificado. Así que te recomiendo que uses abreviaturas, colores, iniciales, siglas y números de miles (si produces bastante).

Por lo general, puedes contratar una empresa que diseñe sistemas automatizados para etiquetar y administrar tu mercancía porque ahorrarás mucho tiempo en comparación para hacerlo solo.

Si ya tienes tu propio sistema de gestión de existencias, puedes preguntar si el programa es compatible con los equipos de identificación y etiquetado de la mercancía.

Además, esto es un paso vital para la organización de un almacén:

Paso 9: Diseña la distribución de los estantes

No puedes diseñar el sistema de identificación sin tener en cuenta las zonas de tu almacén y los estantes en donde estará cada mercancía.

Aquí te dejo 2 formas populares de distribuir los estantes en un almacén:

La gestión de almacenes en 10 pasos prácticos

Si tienes la creatividad para diseñar otra forma más eficiente para el almacén que tienes no dudes en aprovecharla.

Además, debes tener en cuenta otros aspectos finales para la gestión de almacenes, como por ejemplo:

Paso 10: Toma en cuenta los materiales de un almacén

No olvides tomar en cuenta para el diseño del espació y la distribución los siguientes elementos:

  • Camiones de carga y descarga.
  • Montacargas.
  • Grúas.
  • Brazos robóticos.
  • Correas de transporte
  • Transpaleta.
  • Carretillas
  • Ascensores
  • Otros accesorios que necesites.

Muy bien, creo que tienes la información básica para empezar la gestión de almacenes de tu pyme. Sin embargo, la lectura no acaba allí, si estás dedicado a hacer funcionar mejor tu empresa te recomiendo que visites los artículos recomendados.

Si tienes alguna otra sugerencia o comentario no dudes en dejarlo aquí abajo

Nos vemos en la próxima 😉

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Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya