Funcionalidades en los CRM. Ejemplos

¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y herramientas de gestión! Este y el próximo artículo los dedicamos a conocer las principales funcionalidades de los CRM. En particular, las funcionalidades de las aplicaciones CRM comentadas en el artículo anterior:

Herramientas para la gestión de clientes (las herramientas seleccionadas y comentadas en el artículo fueron: SumaCRM, Agile CRM y amoCRM)

De estas 3 aplicaciones, la que presenta mayor número de funcionalidades es Agile CRM, a través de sus tres módulos: ventas, mercadeo y servicio.

En el caso de las herramientas SumaCRM y amoCRM, de las que hablaré con detalle en un próximo artículo, se centran en funcionalidades básicas: gestión de contactos y clientes, negociaciones, oportunidades o acuerdos, tareas, reportes e informes.

Estas son aplicaciones más orientadas a micro y pequeñas empresas, que no tienen previsto crecer en el mediano plazo. Es decir, que no demandan escalabilidad. Además, son herramientas que aplican mejor para empresas tipo fábricas, ventas al menor o distribuidoras B2B.

En el caso de SumaCRM, lo considero ideal para autónomos, aunque el plan de pago no es de los más económicos. Tiene ventajas claves como la usabilidad y agilidad para la gestión de clientes y negociaciones.

Con relación a la herramienta Agile CRM, es la más completa de las tres y aplica para todo tipo de empresas. Presenta funcionalidades interesantes para automatizar la gestión de la relación con prospectos y clientes.

Funcionalidades en los CRM.
Pantalla de ingreso al CRM.

Factor común: sin gestión de proyectos:

Un elemento común en los 3 casos, SumaCRM, Agile CRM y amoCRM, es que ninguno tiene gestión de proyectos.

En este sentido, es probable que no sea la mejor opción para empresas del tipo servicios profesionales que gestionen las oportunidades ganadas como proyectos. Un ejemplo de este tipo de empresas es la consultora Geosama.

Ejemplo de funcionalidades en los CRM

Para ilustrar y mostrar detalles de las funcionalidades, podrás ver varios vídeos, que facilitan el propósito. Son vídeos cortos, que no te quitarán mucho tiempo.

Nos centramos en la herramienta Agile CRM para conocer con más detalle sus funcionalidades. De manera particular, las relacionadas con los módulos de ventas y mercadeo.

Agile CRM es una plataforma que integra las funciones de ventas, automatización del mercadeo y soporte al cliente. Esta plataforma destaca por ofrecer una cuenta gratuita con funcionalidades básicas para ventas y marketing.

Una de las fortalezas de la herramienta es la presentación de información en los tableros. En una sola pantalla se refleja información clave para los usuarios.

Ejemplo de tablero en Agile CRM para el módulo de ventas.
Ejemplo de tablero en Agile CRM para el módulo de ventas.

Antes de comentar sobre los módulos ventas y mercadeo, veamos cómo se utiliza Agile CRM en Donas Redoma, para actividades básicas.

¿Cómo agregar eventos y tareas en Agile CRM? – Esto se explica en los siguientes vídeos:

Acá mostramos más detalles sobre la actualización de eventos por diversos usuarios de la aplicación en Donas Redoma.

Se evidencia la usabilidad y facilidad para actualizar la información de eventos programados por parte de diversos usuarios, ubicados en diferentes zonas de la ciudad. Esta característica está presente en todas las funciones de la herramienta.

Funcionalidades del módulo de ventas

El módulo de ventas presenta un menú de opciones con funcionalidades para gestionar contactos, compañías, ofertas, documentos, correo electrónico, agenda de citas, reportes y automatización de eventos.

Funcionalidades en los CRM
Se configuró el menú como una barra horizontal para una mejor visualización.

La gestión de contactos con Agile CRM ya la revisamos en otros artículos. Acá les dejo un vídeo realizado por un colaborador de Donas Redoma, que explica la funcionalidad al equipo de ventas:

Una ventaja de este CRM es que desde una misma pantalla permite acceder a la información de un prospecto o cliente, dando visibilidad al registro disponible, incluyendo los hitos en su línea de tiempo.

Funcionalidades en los CRM
Toda la información del contacto o cliente en una pantalla. Además de sus tuits (ventana derecha).

En la imagen se observa el menú de opciones para acceder a la información disponible del prospecto, cliente o compañía: línea de tiempo, notas, eventos, tareas, ofertas, campañas, web site, documentos, entre otras.

En esta configuración se activó la red social Twitter para los contactos. Así, en la ventana lateral derecha aparece el timeline si el contacto tiene cuenta.

En el siguiente vídeo (4’ 21”) te presentamos un recorrido por las opciones de configuración y personalización en Agile CRM, y opciones en el módulo de ventas.

Destacamos la funcionalidad que nos ofrece la herramienta para “disparar” acciones a partir de diversos eventos. Por ejemplo, el evento “nuevo contacto”.

En este caso, a través de la opción campañas del módulo de mercadeo se creó, para prospectos, una oferta de servicio que se envía automáticamente por correo.

Y por la opción “disparadores” o trigger se creó, para el evento contacto nuevo, un trigger que envía el correo electrónico de la campaña. Una debilidad observada es que si al contacto no se le incluye el correo, entonces queda pendiente el envío. Sin notificar al usuario la incidencia.

Esto se ilustra en el siguiente vídeo (4’ 40”), además de una breve descripción de las opciones del módulo de ventas.

Funcionalidades del módulo de Mercadeo

El módulo de mercadeo presenta un menú de opciones con funcionalidades para gestionar campañas, triggers, documentos, plantillas de correo electrónico, suite social, reportes, seguimiento de actividades, entre otras.

Funcionalidades en los CRM
Se configuró el menú horizontal (barra en la parte superior) para una mejor visualización.

Presentamos un muy breve recorrido por el módulo de mercadeo en el siguiente vídeo (3’ 51”).

De las opciones del menú del módulo de mercadeo, destaca la creación de campañas, mediante una herramienta para construir el diagrama de flujo de las mismas.

Funcionalidades en los CRM
Funcionalidades en los CRM. Creación de campañas en Agile CRM.

Al ingresar a la primera opción (puntuación de lead) vemos un diagrama de flujo listo para utilizar. La construcción del diagrama es tan simple como arrastrar y soltar los objetos en pantalla:

Cada objeto del diagrama es configurado para lograr la acción deseada ante los eventos que puedan ocurrir.
Cada objeto del diagrama es configurado para lograr la acción deseada ante los eventos que puedan ocurrir.

Algunas consideraciones sobre Agile CRM

Agile CRM es una solución para gestionar la relación con tus clientes y prospectos, que permite unificar criterios y centralizar la información en una única base de datos. También te ayudará a mejorar tu proceso de ventas.

Un resumen de sus principales funcionalidades es el siguiente:

  1. Gestión de clientes con una visión completa de sus datos, eventos, notas, ofertas, etapa en el proceso de compra, correos electrónicos e incluso actividad en sitios web.
  2. Gestión y programación de actividades relacionada con el proceso de ventas como son llamadas, correos, reuniones, entre otras.
  3. Calificación de prospectos (lead scoring) que te permite detectar cuáles de tus registros actuales tienen probabilidad de convertirse en una venta.
  4. Integración con soluciones de telefonía que te permitirán hacer llamadas y realizar reuniones sin salir del CRM. Quedando los registros correspondientes.
  5. Opciones de mercadeo automatizado, basado en eventos e interacciones como descargas, registros, etc. Con los trigger puedes comenzar un proceso de envío de correos programados, que te ayudan a mantener el contacto activo mientras realizas el proceso de venta.
  6. Generación de campañas de e-mail marketing y social media marketing.
  7. Helpdesk o servicio con el que puedes gestionar las solicitudes de tus clientes sobre tu producto.

Usos comunes de Agile CRM:

  • Organizar el proceso de ventas y mercadeo de una pyme.
  • Agilizar el proceso de mercadeo y ventas al enfocar esfuerzos en prospectos que tienen mayor probabilidad de conversión.
  • Mejorar la capacidad del equipo de mercadeo gracias a las opciones de automatización; lo que evita el seguimiento manual de nuevos clientes.

Lecturas complementarias:

Hasta pronto. ¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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