Claves para organizar eventos corporativos

La organización de eventos corporativos puede ser una tarea abrumadora y estresante.

En primer lugar, es importante establecer un presupuesto claro y realista para la planificación del evento, desde asistentes y temáticas hasta el uso de elementos diferenciadores del stand o lugar desde luces, sonido, catering o hasta cubriciones como una carpa beduina.

Luego, se deben definir los objetivos y la finalidad del evento para así poder seleccionar la ubicación adecuada, la temática, los proveedores y todo lo necesario para lograr un evento exitoso.

Es recomendable contar con la ayuda de un equipo de profesionales capacitados y experimentados en la organización de eventos empresariales. Además, es importante reservar la fecha del evento con suficiente anticipación y asegurarse de tener todo el equipamiento necesario.

La comunicación con los asistentes y proveedores es vital para el éxito del evento, por lo que es recomendable enviar invitaciones con anticipación y mantener una buena coordinación antes, durante y después del evento.

Finalmente, se debe hacer una evaluación y análisis post-evento para seguir mejorando y perfeccionando la organización de eventos que ayude a fidelizar al cliente y captar nuevos.

eventos corporativos

Aparte de estos consejos generales vamos a profundizar un poco más sobre los tipos de eventos, consejos específicos y tendencias para organizar un evento corporativo.

¿Preparado? Empecemos.

¿Qué tipos de eventos corporativos existen? ¿Cómo organizarlos?

Existen varios tipos de evento corporativo o empresarial dependiendo del objetivo que se quiera alcanzar.

Por ejemplo, pueden ser eventos de lanzamiento de algún producto o servicio, o reuniones para generar contactos o fortalecer relaciones con clientes y proveedores. También están los eventos corporativos anuales de presentación de cuentas de resultados, fiesta de navidad o similares que mismo que sirven para motivar a los empleados también apoyan a la imagen de marca.

También existen ferias comerciales que buscan promocionar la empresa y su oferta de productos o servicios, conferencias y convenciones, cenas de gala, reuniones de trabajo y capacitación, entre otros.

En general, la finalidad de estos eventos es impulsar y reflejar la imagen corporativa y los valores de la empresa, al mismo tiempo que generan oportunidades de negocio y fortalecen las relaciones con los distintos públicos que la empresa involucra.

Los eventos corporativos pueden tener diferentes niveles de formalidad y sofisticación, y también pueden realizarse de manera presencial o virtual.

Vayamos a analizar cada uno de ellos:

Eventos para lanzamiento de productos o servicios

Un evento de lanzamiento de producto o servicio es crucial para establecer el éxito de cualquier nueva oferta en el mercado y mejorar la imagen de marca. Estos eventos brindan una gran oportunidad para generar interés en el producto o servicio, conectarse con los clientes potenciales, obtener comentarios valiosos y generar una imagen positiva de marca.

Los eventos de lanzamiento pueden variar desde reuniones íntimas hasta grandes exposiciones, y todos tienen un objetivo en común: presentar lo que se ofrece de manera memorable y efectiva.

La presentación en los eventos, al final, en los subconscientes de las personas son una representación de la empresa.

Por eso, hay que tomarse muy en serio la decoración, el lugar, el catering y el mensaje.

Así, recomendamos atacar los 5 sentidos:

  • Oído: Música apropiada para las sensaciones que queremos mostrar.
  • Vista: stand o evento con detalles de calidad con proveedores de renombre, nacionales o extranjeros. Por ejemplo, si se van a usar carpas recomendamos eurostretchcarpas.es, como primera opción. En cuanto a los muebles, hay infinidad también de excelentes proveedores.
  • Olfato: un gran desconocido pero no por ello a no tener en cuenta. ¿Puede incorporar el lugar elementos que exhalen aromas apropiados?
  • Gusto: Ese catering, no puede dejar de tener productos de calidad. No escatimes en bebidas de segunda tampoco ni en la presentación de los camareros.
  • Tacto: Texturas, texturas. Agasaja a los invitados con algún detalle, como por ejemplo si es una presentación de un vehículo, puedes entregar alguna maqueta.

Me sigues, ¿verdad? Las empresas pueden aprovechar estos eventos para mostrar las características y beneficios de su producto o servicio, compartir historias y estrategias detrás de su creación o simplemente pasar un buen rato con los clientes.

Algunos consejos para realizar eventos de lanzamientos de productos o servicios

Para realizar eventos de lanzamientos de productos o servicios exitosos, es importante tener en cuenta varios consejos.

En primer lugar, es fundamental definir el objetivo del evento y el público al que va dirigido, de manera que se puedan diseñar las actividades y la estructura del evento adecuadamente.

Asimismo, es necesario crear un plan de promoción previo al evento, utilizando diferentes medios para llegar a la audiencia esperada.

Lanzar un producto puede tener acciones de notoriedad concatenadas o en paralelo. ¿Has oído hablar de las campañas teaser? Son aquellas que se envía una idea de lo que puede llegar a ser el producto o servicio, para generar ese “ruido” que atraiga a prensa y potenciales clientes a saber qué va a suceder.

Al organizar un lanzamiento, en eventos corporativos, es recomendable también involucrar a terceros para ampliar la red de contactos y tener mayor alcance.

Además, se debe cuidar mucho la calidad del servicio y los detalles en la organización, puesto que estos son los que marcan la diferencia entre un evento exitoso y uno fracasado.

Por último, como ya se indicó en las recomendaciones generales, es importante medir los resultados y evaluar el impacto del evento para poder mejorar en próximas ocasiones.

Siguiendo estos consejos, se aumentan las posibilidades de conseguir un lanzamiento de éxito y una excelente recepción por parte del público.

Eventos de empresa internos

Eventos de empresa internos son aquellos que se realizan dentro de la compañía y están dirigidos a los empleados. Estos eventos pueden ser reuniones, conferencias, capacitaciones, celebraciones, entre otros, y su finalidad es la de fortalecer la cultura organizacional, promover la integración, reconocer el desempeño y fomentar el trabajo en equipo.

Los eventos de empresa internos también generan un ambiente laboral más positivo y motivador, lo que facilita la retención de talentos y reduce el estrés laboral. Además, son una oportunidad para fomentar la comunicación entre los diferentes departamentos, permitiendo conocer otros procesos, proyectos y lograr un mayor alineamiento.

Es importante que estos eventos sean planificados con antelación, considerando los objetivos que se quieren alcanzar, la frecuencia y el presupuesto.

En resumen, los eventos de empresa internos son una herramienta clave para mejorar la productividad, la satisfacción y el compromiso de los empleados, por lo que deben ser considerados como una inversión en el bienestar laboral y en el éxito de la compañía.

Algunos consejos para realizar eventos internos de empresa

Independientemente de las tareas estándar como:

– Elegir una fecha y hora que no interrumpan el trabajo diario y que permitan la asistencia de la mayoría de los empleados.

Asignar responsabilidades claras y definir un equipo organizador que se encargue de la logística, la decoración, el catering y la recepción de los invitados.

También, es fundamental elegir un lugar adecuado y dotarlo de las instalaciones necesarias, asegurándose de que haya suficiente espacio para todos los asistentes y de que se tenga en cuenta la accesibilidad y la seguridad para evitar accidentes.

Finalmente, se debe dar publicidad al evento internamente y fomentar la participación de los empleados a través de actividades, dinámicas y premios que incentiven la asistencia y la colaboración.

Pero más allá de ello, es necesario fomentar los valores de la empresa y recordar la misión, visión y valores de la misma.

Además de ello, apoyándome en esa base de la empresa, ¿a dónde vamos? Qué importante y necesario es establecer los objetivos claros y concisos, ya que ayuda en varias vertientes:

  • Nuestra idea de carrera
  • La sensación de pertenencia
  • La posibilidad de establecer metas intermedias
  • La tranquilidad de pensar que vamos sobre raíles.

Eventos de Asistencia a ferias

Los eventos de asistencia a ferias son una excelente manera de promover productos y servicios y de interactuar con clientes potenciales dentro del mismo sector. Estos eventos ofrecen una oportunidad única para conectarse con el público y brindar información sobre su negocio.

La participación en ferias también ayuda a aumentar el reconocimiento de la marca y a establecer nuevas relaciones con otras empresas y proveedores en la industria además de ayudar a la construcción de la marca.

Los organizadores de ferias pueden crear un ambiente en el cual los visitantes puedan explorar productos y servicios de una manera interactiva, y los expositores pueden aprovechar la oportunidad para mostrar sus productos en exhibiciones especiales.

Además, la presencia en una feria puede ayudar a identificar las tendencias actuales del mercado, lo que permite a las empresas ajustar sus estrategias y procesos.

Consejos para realizar eventos de impacto en ferias

Aprovechar las ferias para realizar un evento de la empresa como una pequeña fiesta o aperitivo, es bastante apropiado por una razón simple: tus clientes y potenciales clientes ya están ahí.

Una feria, es algo bastante agotador y probablemente los asistentes no quieran nada más que volver al hotel y descansar.

Sin embargo, a veces hay stands que ofrecen a una hora un espectáculo, acompañado de algunos aperitivos.

La razón es sencilla: generar una buena impresión en las mentes de los asistentes. Es una solución para poder retener su atención un poco más y provocar que se sientan más agradecidos contigo y tu marca.

No desaproveches el tiempo que las personas puedan dedicar a tu empresa, las ferias es un lugar idóneo. Eso si, ha de ser bien planificado para los profesionales del sector.

Dale un cariz personalizado a tu equipo de trabajo, imagen corporativa y dentro del evento, intenta gracias a estas “fiestas”, empatizar con clientes con intereses afines y consolidar relaciones.

¿Cuáles son las tendencias más relevantes a la hora de organizar eventos corporativos?

Una de las tendencias más relevantes es la personalización de los eventos, adaptándolos a los gustos y necesidades de los invitados.

Otra tendencia popular es la inclusión de tecnología en los eventos, como realidad virtual, realidad aumentada y aplicaciones móviles personalizadas.

También se le da mucha importancia a la sostenibilidad y la responsabilidad social en los eventos corporativos, por lo que se buscan opciones más amigables con el medio ambiente y se realizan actividades para donar a causas benéficas.

Por último, la tendencia de los espacios abiertos y los eventos al aire libre está ganando popularidad, con empresas que buscan locaciones únicas que proporcionen experiencias inolvidables para los participantes.

Eso es todo por hoy. Esperemos que te animes a promocionar tu marca, tu producto o servicio con el trato humano como complemento a otros canales.

Muchas gracias por leernos.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 46 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Instute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 12 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo Moya se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Creador de metodologías como Matriz estrella y experto en Jobs to be done y metodología Raíles. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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