Establecer metas mejora la eficiencia de tu equipo de trabajo

.

Si no sabes a dónde vas, da igual el camino que tomes” (Gato de Cheshire en el cuento “Alicia en el País de las Maravillas”). Esta declaración tiene mucho sentido en el mundo empresarial. Nos permite explicar por qué es importante establecer metas para mejorar la eficiencia de los equipos de trabajo. Para saber a “dónde ir”…

Las metas ayudan a proyectar el futuro y definir los resultados concretos esperados. Una condición clave es que deben ser definidas con el equipo de trabajo, no de forma unilateral.

Después de indagar sobre cómo establecer metas para mejorar la productividad en organizaciones, sacamos algunos consejos comunes, que apoyamos con nuestra experiencia. A continuación encontrarás un resumen que esperamos te aporte valor y te facilite el proceso de establecer metas.

Establecer metas mejora la eficiencia de tu equipo de trabajo

Establecer metas mejora la eficiencia de tu equipo de trabajo

Por qué es importante establecer metas

En el mundo de los negocios y en el plano profesional, las metas generan un compromiso. En muchos casos, el cumplimiento de estos compromisos no solo genera satisfacción personal, sino que dan lugar a mejoras dentro de la organización. Crean valor.

Las metas generan un compromiso. Apoyan el crecimiento…

Uno de los aspectos claves en la gestión actual de negocios es que en esta ya no rige el viejo modelo, en el que un jefe definía los objetivos, sin considerar a su equipo. En la actualidad debe existir discusión, negociación y diálogo, pues al involucrar a los interesados, la probabilidad de éxito es mucho mayor. Es así como podemos generar compromiso.

Dicho en otras palabras, cuando los colaboradores participan de forma activa en la definición de los objetivos, se sienten responsables. Esto los lleva a tener una actitud de “dueños del negocio”. Y todo este proceso termina, en el mediano y largo plazo, generando más valor y calidad para la organización.

¿Cómo establecer metas claras?

Para asegurar el control y la calidad de los logros en la empresa, debemos establecer metas que cumplan con algunos requisitos. Por ejemplo:

  • que sean fáciles de entender por todos los involucrados;
  • fáciles de controlar, con un proceso definido;
  • con expresiones de resultados “medibles” para hacer seguimiento y corregir.

El secreto recomendado por expertos y por nuestra experiencia es seguir la técnica SMART. Término en inglés que significa “inteligente” y al que puedes dar la acepción de “experto”. Sus siglas nos señalan 4 atributos que debe tener toda meta:

  • Specific o específico: al definir las metas, piensa que deben ser comprensibles, adecuadas para el área funcional y para el equipo.
  • Mensurable o medible: recuerda la premisa, “lo que no se puede medir tampoco se puede mejorar”. Es decir, debes analizar si tu meta podrá evaluarse o medirse en términos de resultados.
  • Attainable o alcanzable: hay que ser realistas; no sirve de nada definir metas inalcanzables. Si una meta no es factible, no generará entusiasmo ni compromiso, sino lo contrario. Metas alcanzables o retos que puedan ser logrados, es clave para crecer.
  • Relevant o relevante: por último, no sirve definir metas fáciles de alcanzar, ¡solo para decir que se tienen metas! Piensa en que deben agregar valor y generar resultados efectivos y relevantes.

Lo esencial es tener metas… más que dar en el blanco siempre

Junto a lo indicado, acuérdate que todo necesita de un tiempo para ser alcanzado. Por eso, al definir una meta, es importante discutir el plazo ideal para alcanzarla. No puedes dejarla sin un tiempo límite.

Más sobre cómo establecer las metas…

Una pregunta común en personas que asisten a formación, nos lleva a dejar explícito lo siguiente:

  • Establecer metas es básicamente un proceso mediante el cual, le damos “forma a nuestros sueños”. Es una definición de lo que deseamos en términos concretos.
  • Una meta es la declaración de un resultado deseado, en un cierto plazo. Lo que aplica para personas, equipos y empresas. Debe ser realizable o factible de lograr, verificable por algún medio.

Los pasos para establecer metas correctamente son:

  1. Definir un resultado específico a lograr (pensando en el beneficio)
  2. Determinar un tiempo para lograrlo (plazo, fecha límite)
  3. Indicar un plan de acción, según el caso o el tipo de meta.
  4. Considerar posibles acciones de contingencia para gestionar las desviaciones.

Como recomendaciones para establecer metas, podemos citar las siguientes:

1. Despliegue de metas

En el caso de empresas, las metas deben derivarse de los objetivos estratégicos. Deben ser desdoblados a partir de la visión y de la necesidad de sustentabilidad de la empresa.

Es claro que hay metas relacionadas con garantizar la supervivencia de la empresa. Estas son obligatorias, por lo que deben ser alcanzadas y no pueden ser objeto de negociación. Por ejemplo, las metas del área funcional de mercadeo y ventas.

Establecer metas mejora la eficiencia de tu equipo de trabajo

2. Definir bien las metas

Como indicamos arriba, no podemos establecer metas genéricas; estas deben ser específicas. Por ejemplo, si proponemos “mejorar las ventas al máximo posible y en un tiempo razonable”, ¿es una meta clara?, ¿tiene todos los atributos de la técnica SMART?

Algunos ejemplos de metas claras, son:

  • Reducir el plazo de entrega de 12 a 5 días, en el trimestre Q1.
  • Reducir el número de reclamaciones de clientes del 12 % a un 6 %, en el trimestre Q2.

Observe que estas metas tienen 3 componentes:

  1. foco de lo que debe ser alcanzado (plazo de entrega, número de reclamaciones);
  2. valor a alcanzar (5 días, 6 %) y
  3. plazo (trimestre Q1 y Q2 del año).

¿Cumplen estas definiciones con la técnica SMART? ¿Qué faltaría? ¿Qué elemento agregarías para mejorar su definición?

3. El establecimiento de metas es un “proceso”

Un punto importante es tener métricas e indicadores para los procesos claves de la cadena de valor. También, para los productos o servicios ofertados.

Por otro lado, lo ideal es tener una medida de las brechas o diferencias entre el resultado de indicadores y el estándar según el caso. Estos estándares pueden ser en función del sector, datos históricos o parámetros en función de la competencia.

Por último, con las métricas e indicadores y los valores estándar, podemos determinar las metas, según las brechas que logremos determinar. Así, podemos ir declarando metas para ir reduciendo brechas, según el caso.

Indicadores financieros para pymes (ejemplos)

Existe una regla japonesa que señala que “una meta debe cerrar por lo menos la mitad de la brecha en un año”. Por supuesto, no es sencillo en muchos casos. Lo importante es tener claro que las brechas existen y representan un medio para establecer metas.

4. Metas y acompañamiento del equipo

Todos los colaboradores en la empresa deben tener metas; pues como señalamos, son un medio para que sepan lo que se espera de ellos. Implica compromiso consigo mismo, con el equipo y con la organización.

Según el tipo de meta, se pueden elaborar planes de acción para “acompañar” su logro. Habrá metas que demanden control y seguimiento durante su consecución, por lo que es ideal fijar fechas de revisión en un calendario. Este debe estar disponible para todos los interesados e involucrados.

Establecer metas mejora la eficiencia de tu equipo de trabajo

En las reuniones de seguimiento, cuando los números no van como se espera, el responsable debe plantear planes correctivos para alcanzar el valor esperado. Un aspecto importante es hacer un uso adecuado de los indicadores:

  • Todo indicador nos sirve para conocer la brecha entre lo obtenido y su valor estándar. Debe ser analizado con una actitud proactiva. Cada indicador, como su nombre lo indica, debe generar una acción al ser medido.
  • Además, un indicador debe tener una regla de comportamiento. Por tal razón, es necesario que precisemos el comportamiento de cada indicador, de tal manera que pueda generar criterios para evaluar el desempeño. Por ejemplo:
    • Costes, gastos, inventarios: disminuir o mantener
    • Servicio, calidad, productividad: mejorar o mantener
    • Reclamaciones, ausentismo, rotación de personal: disminuir

Resumen

Las metas nos permiten definir hacia dónde queremos ir y, por tanto, son un medio para mantener el foco. Esto permite, a su vez, orientar el esfuerzo del equipo. Como empresarios, las metas también nos aportan elementos para el control y el trabajo colaborativo.

Es claro que al establecer metas, debe tenerse una visión completa de la organización, una visión sistémica de la empresa.

Solo así podrás establecer metas que apunten al desarrollo y logro de los objetivos estratégicos, sin entrar en conflicto por los recursos disponibles. ¡Ojo!, evita las metas por “parcelas” que puedan distraer el esfuerzo. Todas las áreas funcionales y sus metas deben “remar en la misma dirección”.

Es por tal motivo que el empresario y sus colaboradores deben tener un panorama completo del “por qué” y del “para qué” de las metas que se establezcan o redefinan. En cualquier caso, podemos afirmar que se trata de una acción clave para el crecimiento empresarial y la mejora de la productividad.

¡Hasta la próxima!

Más de Gestión general

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR