Cómo establecer metas en la pyme para mejorar la eficiencia

“Si no sabes a dónde vas, da igual el camino que tomes”. Esta declaración tiene mucho sentido en el mundo empresarial. Nos permite explicar el porqué es importante establecer metas para lograr el éxito.

¿Reconoces esa declaración? Es del personaje, en el cuento “Alicia en el País de las Maravillas”, llamado Gato de Cheshire.

Y es que sin objetivos y metas, la empresa estará sin rumbo, lo que es impensable si queremos tener éxito. Además, si los objetivos no son explícitos, ¿cómo podríamos evidenciar que se transita por el camino del éxito?

Las metas ayudan a proyectar el futuro y a definir los resultados concretos esperados. Una condición clave es que deben ser definidas con el equipo de trabajo, no de forma unilateral.

Contenido:

  • Establecer metas mejora la eficiencia en la pyme
  • ¿Cómo establecer metas en nuestra pyme?
  • Comentarios para cerrar.

Para comenzar veamos por qué es tan importante saber establecer metas en nuestra pyme. Observe con atención:

Las metas generan compromiso y motivación en los colaboradores y en todos los involucrados con la pyme.
Las metas generan compromiso y motivación en los colaboradores y en todos los involucrados con la pyme.

Ten en cuenta que no hay una diferencia clara entre los significados de meta y objetivo. Esto lo encuentras bien expresado en una nota de fundeu.es. En tal sentido, no seré estricto en el uso de los términos.

Dicho esto, ¡comencemos!

Establecer metas mejora la eficiencia en la pyme

Después de indagar sobre cómo establecer metas para mejorar la productividad en organizaciones, saqué algunos consejos comunes, que apoyo con la experiencia.

A continuación encontrarás un resumen que espero te aporte valor y te facilite el proceso de establecer metas.

¿Por qué es importante establecer metas?

En el mundo de los negocios y en el plano profesional, las metas generan un compromiso.

En muchos casos, el cumplimiento de estos compromisos no solo genera satisfacción personal, sino que dan lugar a mejoras dentro de la organización.

El cumplimiento de metas bien diseñadas crea valor.

Uno de los aspectos claves en la gestión actual de negocios, como seguramente sabes, es que ya no rige el viejo modelo, en el que un jefe define los objetivos sin considerar a su equipo.

En la actualidad, es necesario que exista discusión, negociación y diálogo, pues al involucrar a los colaboradores e interesados, la probabilidad de éxito es mayor. Involucrarlos es una manera de generar compromiso.

Dicho en otras palabras, cuando los colaboradores participan de forma activa en la definición de los objetivos y metas, se sienten responsables. Esto los lleva a tener una actitud de “dueños del negocio”.

Y todo este proceso termina, en el mediano y largo plazo, generando más valor y calidad para la organización.

Método para establecer objetivos y metas…

Para asegurar el control y la calidad de los logros en la empresa, debemos establecer objetivos y metas que cumplan con algunos requisitos.

Por ejemplo:

  • que sean fáciles de entender por todos los involucrados;
  • fáciles de controlar, con un proceso definido;
  • con expresiones de resultados “medibles” para hacer seguimiento y corregir.

El secreto, según expertos y por experiencia propia, es seguir el método SMART. Término en inglés que significa “inteligente” y al que puedes dar la acepción de “experto”.

SMART nos pide que los objetivos tengan 5 atributos:

  • Specific o específico. Al definirlos, deben ser claros y concretos, adecuados para el área funcional y para el equipo.
  • Mensurable o medible. Recuerda la premisa, “lo que no se puede medir tampoco se puede mejorar”. Es decir, debes analizar si tu objetivo o meta podrá evaluarse o medirse en términos de resultados.
  • Attainable o alcanzable. Esto nos pide que seamos realistas; no sirve definir metas inalcanzables. Si una meta no es factible, no generará entusiasmo ni compromiso, sino lo contrario. Metas alcanzables o retos que puedan ser logrados, es clave para crecer.
  • Relevant o relevante. No sirve definir metas fáciles de alcanzar, ¡solo para decir que se tienen metas! Piensa en que deben agregar valor y generar resultados efectivos y relevantes. ¡Deben representar retos!

Junto con lo indicado, acuérdate de que al definir una meta, es necesario discutir el plazo ideal para alcanzarla. No puedes dejarla sin un tiempo límite. Esto equivale a la “T” (Time Bound) de SMART.

Lo esencial es tener compromiso, más que dar siempre en el blanco.
Lo esencial es tener compromiso, más que dar siempre en el blanco.

Ahora bien, con lo comentado hasta este punto ya podemos abordar el “cómo establecer metas” para asegurar la creación de valor.

Entonces…

¿Cómo establecer metas en nuestra pyme?

Comienzo por precisar lo siguiente:

  • Establecer metas es básicamente un proceso con el que le damos “forma a nuestros sueños”. Es una definición de lo que deseamos en términos concretos.
  • Una meta es la declaración de un resultado deseado, en un cierto plazo. Lo que aplica para personas, equipos y empresas. Debe ser realizable o factible de lograr, verificable por algún medio.

Los pasos sugeridos para establecer metas de manera correcta, son los siguientes:

  1. Definir un resultado específico a lograr (pensando en el beneficio).
  2. Determinar un tiempo para lograrlo (plazo, fecha límite).
  3. Indicar un plan de acción, según el caso o el tipo de meta.
  4. Considerar posibles acciones de contingencia para gestionar las desviaciones.

Además, como recomendaciones concretas para establecer metas te dejo 4 claves:

1. Despliega las metas alineadas con los objetivos

En el caso de las empresas, las metas deben derivarse de los objetivos estratégicos. Deben ser desdoblados a partir de la visión y de la necesidad de sustentabilidad de la empresa.

Es claro que hay metas relacionadas con garantizar la supervivencia de la empresa. Estas son obligatorias, por lo que deben ser alcanzadas y no pueden ser objeto de negociación. Por ejemplo, las metas del área funcional de mercadeo y ventas.

2. Define las metas con precisión

Como indicamos arriba, no podemos establecer metas genéricas; estas deben ser específicas.

Por ejemplo, si proponemos “mejorar las ventas al máximo posible y en un tiempo razonable”, ¿nos lleva a una meta clara?, ¿tiene todos los atributos de la técnica SMART?

Algunos ejemplos de metas claras, son:

  • Reducir el plazo de entrega de 12 a 5 días, en el trimestre Q1.
  • Reducir el número de reclamaciones de clientes del 12 % a 6 %, en el trimestre Q2.

Observe que estas metas tienen 3 componentes:

  1. foco en lo que debe ser alcanzado (plazo de entrega, número de reclamaciones);
  2. valor a alcanzar (5 días, 6 %) y
  3. plazo (trimestre Q1 y Q2 del año).

¿Cumplen estas definiciones con la técnica SMART?

¿Qué faltaría? ¿Qué elemento agregarías para mejorar su definición?

3. Establece metas para los “procesos”

Un punto importante es tener métricas e indicadores para los procesos claves de la cadena de valor. También, para los productos o servicios ofertados.

Por otro lado, lo ideal es tener una medida de las brechas o diferencias entre el resultado de indicadores y el estándar según el caso. Estos estándares pueden ser en función del sector, datos históricos o parámetros en función de la competencia.

Por último, con las métricas e indicadores y los valores estándar, podemos determinar las metas, según las brechas que logremos determinar. Así, podemos ir declarando metas para ir reduciendo brechas, según el caso.

Existe una regla japonesa que señala que… “Una meta debe cerrar, por lo menos, la mitad de la brecha en un año”.

Por supuesto, no es sencillo en muchos casos. Lo importante es tener claro que las brechas existen y representan un medio para establecer metas.

Establecer metas mejora la eficiencia de tu equipo de trabajo.
Establecer metas mejora la eficiencia de tu equipo de trabajo.

4. Acompaña al equipo en el logro de las metas

Todos los colaboradores en la empresa deben tener metas; pues como señalamos, son un medio para que sepan lo que se espera de ellos. Implica compromiso consigo mismo, con el equipo y con la organización.

Según el tipo de meta, se pueden elaborar planes de acción para “acompañar” su logro. Habrá metas que demanden control y seguimiento durante su consecución, por lo que es ideal fijar fechas de revisión en un calendario.

En las reuniones de seguimiento, cuando los números no van como se espera, el responsable debe plantear planes correctivos para alcanzar el valor esperado.

Un aspecto importante es hacer un uso adecuado de los indicadores:

  • Todo indicador nos sirve para conocer la brecha entre lo obtenido y su valor estándar. Debe ser analizado con una actitud proactiva. Cada indicador, como su nombre lo indica, debe generar una acción al ser medido.
  • Además, un indicador debe tener una regla de comportamiento. Por tal razón, es necesario que precisemos el comportamiento de cada uno, de tal manera que pueda generar criterios para evaluar el desempeño.

Ejemplos de esto último son los siguientes:

  • Costes, gastos, inventarios: disminuir o mantener.
  • Servicio, calidad, productividad: mejorar o mantener.
  • Reclamaciones, ausentismo, rotación de personal: disminuir.
Todos los colaboradores en la empresa deben tener asociadas ciertas metas.
Todos los colaboradores en la empresa deben tener asociadas ciertas metas.

Comentarios para cerrar

Las metas nos permiten definir hacia dónde queremos ir y, por tanto, son un medio para mantener el foco. Esto permite, a su vez, orientar el esfuerzo del equipo.

Como empresarios y gestores, las metas también nos aportan elementos para el control y el trabajo colaborativo.

Es claro que al establecer metas, debe tenerse una visión completa de la organización, una visión sistémica de la empresa.

Solo así podrás establecer metas que apunten al desarrollo y logro de los objetivos estratégicos, sin entrar en conflicto por los recursos disponibles.

¡Ojo!, evita las metas por “parcelas” que puedan distraer el esfuerzo.

Todas las áreas funcionales y sus metas deben “remar en la misma dirección”. Por ello, tener clara la visión y el propósito de la pyme es un pilar esencial.

Es por tal motivo que el empresario y sus colaboradores deben tener un panorama completo del “por qué” y del “para qué” de las metas que se establezcan o redefinan.

En cualquier caso, podemos afirmar que se trata de una acción clave para el crecimiento empresarial y la mejora de la productividad.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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