Diagrama de las seis palabras. Aplicación en mipymes

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En esta entrega queremos dejarte una lectura sobre una herramienta básica, pero bastante útil: el diagrama de las seis palabras. Esta es aplicable en todo tipo de organización. ¡Bienvenidos!

Pero antes, un paréntesis: si llegaste a este blog, Gestionar Fácil, en búsqueda de apoyo para emprender o mejorar tu empresa, te recomendamos, luego de esta lectura, acceder al artículo: ¿Has imaginado ser como un director de orquesta en tu mipyme? Es probable que sea de gran importancia para ti. ¡No te lo pierdas!

En el artículo Resolución de problemas en mipymes comentamos que la herramienta diagrama de las 6 palabras es apropiada en diversas fases. Por ejemplo, en las fases de identificación y análisis del problema, mientras se aplica un proceso de búsqueda de causas y soluciones.

Si bien existen un número grande de técnicas y herramientas, el caso que nos ocupa es ideal para situaciones de diversa índole. En resumen, los pasos que involucra el diagrama de las 6 palabras son los siguientes:

  1. Definir el problema con claridad.
  2. Acordar las 12 preguntas y anotarlas. (Cuál sí y cual no; cuándo sí y cuándo no; porque sí y por qué no; dónde sí y dónde no; quién contribuye y quién no; cómo se reconoce y cómo no).
  3. Revisar las reglas de la tormenta de ideas.
  4. Efectuar una reunión de tormenta de ideas.
  5. Incubar el diagrama.
  6. Analizar las ideas y aislar los puntos clave sobre los cuales se recopilarán datos.
De lo anterior, tome en cuenta que:
  • Primero, es claro que esta técnica aplica para grupos o equipos de trabajo.
  • Segundo, hace uso de otra herramienta clave para trabajar problemas en grupo: tormenta de ideas o “Brainstorming”.
Diagrama de las seis palabras. Aplicación en mipymes
Diagrama de las seis palabras. Aplicación en mipymes

La lluvia de ideas, también denominada tormenta de ideas o “Brainstorming”, es una herramienta de trabajo grupal. Su propósito central es facilitar el surgimiento de nuevas ideas sobre un problema determinado. Es una técnica aplicada para generar ideas originales en un ambiente apropiado, basado en reglas precisas.

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Aplicación del diagrama de las seis palabras

Como ya sabemos, muchos de los problemas que encontramos en las empresas, a «simple vista», parecen sencillos. Pero si nos acercamos a ellos, podremos observar que en el fondo, sencillos son muy pocos.

Por tal motivo, no son pocas las situaciones en que el empresario y sus colaboradores toman decisiones que no generan los resultados esperados. Es probable que tengas algunas experiencias al respecto. ¿Te ha pasado?

Y esto es así, porque no existe una única solución tipo para cada problema. Y mucho menos, una solución en la que todos estemos de acuerdo.

Por ejemplo, lo que parece obvio para unos, no lo es para otros. Es decir, surgen diferencias con relación al camino a tomar, porque cada uno tiene conocimientos y experiencias únicas, que le dan una visión diferente.

Para tomar la mejor opción hay que aplicar técnicas para la toma de decisiones...
Para tomar la mejor opción hay que aplicar técnicas para la toma de decisiones…

Por tal motivo, este es precisamente uno de los aspectos más interesantes del trabajo en equipo: el ver un problema desde diferentes ángulos o perspectivas. De esta manera, podremos enriquecer la generación de alternativas para obtener la mejor solución posible.

Por otro lado, es claro que la mayor parte de los problemas en las mipymes tienen más de una causa. Además, no existe una única solución; es decir, se pueden solucionar de diversas maneras.

En tal sentido, para su atención debemos tener presente, al menos, lo siguiente:

  • Utilizar técnicas o herramientas idóneas para la compresión y análisis del problema.
  • Facilitar, cuando sea pertinente, técnicas que promuevan la creatividad y el pensamiento analítico del equipo de trabajo.
  • Dejar documentado, en algún medio, el proceso seguido y la decisión tomada.

Las seis palabras básicas…

El diagrama de las seis palabras es una técnica sencilla de análisis, pero de gran utilidad. Esta nos permite asegurar que haremos las preguntas más importantes de cada situación o problema que debamos analizar. Las seis palabras en cuestión son:

  • Cuándo;
  • Cómo;
  • Dónde;
  • Qué;
  • Quién; y
  • Por qué.

Por lo tanto, la técnica nos permite, en esencia, someter el problema a un “interrogatorio” precedido por estas 6 palabras.

Además, al apoyarse en la técnica tormenta de ideas, fomenta la creatividad y propuesta de alternativas, tal como lo requieren muchos problemas en la organización. Sin duda, es además un medio para el consenso y para fomentar el compromiso de los colaboradores.

La técnica nos permite someter el problema a un “interrogatorio” precedido por estas 6 palabras

Detalles del diagrama de las seis palabras

Para construir el diagrama de las 6 palabras podemos ejecutar los siguientes pasos.

Paso 1. Describir el problema con precisión

Lo más importante en el inicio del proceso es lograr una definición clara y concisa. ¿Por qué esto es necesario? Porque como sabes, un problema bien definido está medio resuelto, tal como lo señalamos en el artículo sobre resolución de problemas en mipymes.

Es decir, cuando el problema está clarificado, se identifican posibles causas. Así evitamos dar soluciones inmediatas, asegurando que se dedique el tiempo necesario para comprender la situación.

Paso 2. Crear una tabla con las preguntas clave

El siguiente paso sugerido es dibujar una tabla y escribir el encabezamiento de las columnas verticales:

  • Cuándo; cómo; dónde; qué; quién; por qué “es problema”, y:
  • Cuándo; dónde; qué; quién; por qué “no es problema”.

Como puedes observar, tenemos en total 12 preguntas. Estas distinguen dos elementos clave: “es problema y “no es problema”.

Paso 3. Revisar las reglas de tormenta de ideas o Brainstorming

Tal como señalamos en el resumen de la técnica, en la primera parte, un paso importante es revisar las normas del «brainstorming». Y como lo sugiere la propia herramienta, debemos colocarlas en la sala de reunión de manera bien visible, para que todos las tengan presentes.

La correcta aplicación del "Brainstorming" es un paso importante
La correcta aplicación del «Brainstorming» es un paso importante

Para aclarar su aplicación, debemos asegurarnos de que todos los participantes conozcan y comprendan las reglas del «brainstorming». De esta manera evitamos discusiones y pérdida de tiempo, durante la generación de ideas.

Paso 4. Efectuar una o más reuniones Brainstorming

Es claro que en este paso aplicamos un «brainstorming» estructurado. Con ello especificamos las condiciones del “problema” y las del “no problema”.

Primero iniciamos el trabajo con palabras como:

  • ¿Cuándo suele ocurrir este problema?

Los colaboradores realizan la tormenta de ideas durante unos minutos. El responsable de la reunión escribirá las sugerencias en la columna: “Cuándo”.

Por supuesto, el tiempo debe ser el mínimo necesario para asegurar la riqueza de las opciones e ideas. Después de esta primera etapa, pasamos a proponer la siguiente pregunta:

  • ¿Cuándo no ocurre este problema?

Y se procede a realizar la tormenta de ideas correspondiente. Las preguntas siguientes serán:

  • ¿Cómo reconocen ustedes el problema?; y después:
  • ¿Cómo reconocen cuando el problema no está presente?

En otras palabras, las preguntas motivarán al grupo para que busque las “manifestaciones” físicas del problema. Sin duda, un elemento importante.

Diagrama de las seis palabras. Aplicación en mipymes
Diagrama de las seis palabras para identificar causas y analizar problemas

A estas preguntas siguen: ¿Dónde sucede? y ¿Dónde no sucede? Y después de aplicar la técnica tormenta de ideas para las interrogantes: ¿cuándo?; ¿cómo?; ¿dónde?, el grupo continúa con:

  • ¿Qué es el problema?
  • ¿Qué no es el problema?

Después de tener el planteamiento de los participantes sobre este grupo de preguntas, aún quedan 2 más:

  • ¿Quién es el problema? y ¿quién no lo es?; y
  • ¿Por qué existe ahora el problema? y ¿por qué no era un problema antes?

Paso 5. Analizar y madurar las ideas expuestas

Después de registrar las ideas para cada una de las preguntas, lo ideal es tener un tiempo para madurarlas. Se asume que en el proceso «brainstorming» todas las ideas expuestas fueron clarificadas.

Si embargo, es oportuno tomarse el tiempo mínimo necesario y dar lugar a que todos puedan dar su opinión. De esta interacción pueden surgir nuevas ideas, por lo que se puede enriquecer más el resultado.

Paso 6. Selección de causas

Es probable que surjan muchas causas. Si este es el caso, una opción es que el grupo vote o elija por algún medio, el 20% de las causas que crean el 80% del problema (Ley de Pareto).

Elegir el 20% de las causas que crean el 80% del problema
Elegir el 20% de las causas que crean el 80% del problema

Paso 7. “Cuándo es” y “Cuándo no es” problema

Para finalizar, las causas encontradas explicarán tanto cuándo “es problema”, como cuándo “no es problema”.

Sin duda, el valor de la técnica dependerá de la práctica, por lo que es probable que en el primer intento, no funcione del todo bien.

Pero como sabemos, es la práctica lo que permite desarrollar o fortalecer el aprendizaje. Así que no hay que desanimarse si no sale muy bien el primer intento.

Para finalizar:

En definitiva, ya sea que apliques esta u otra técnica, siempre afirmamos que lo importante es lograr un aprendizaje continuo, que nos lleve a mejorar nuestra mipyme. Esto ya lo hemos señalado en artículos previos. Y es que cada experiencia da lugar a lecciones aprendidas.

La atención de cada nueva situación problemática (que podemos ver como una oportunidad de mejora) nos preparará para el próximo intento. En tal sentido, aplicar técnicas, como el diagrama de las 6 palabras, es un punto de apoyo para mejorar.

Por otro lado, no olvidemos que la identificación de problemas nos lleva a enfrentar retos. Y como ya sabes, los retos son clave para lograr el éxito, porque nos mantiene fuera de nuestra zona de confort.

Ahora… no olvides la lectura sugerida en la introducción de este artículo, que muy probablemente te será útil: ¿Has imaginado ser como un director de orquesta en tu mipyme?

Muchas gracias por leernos. Hasta pronto.

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