Cómo aplicar el diagrama de las seis palabras en pymes

En esta oportunidad quiero dejarte una lectura sobre una herramienta básica, pero bastante útil: el diagrama de las seis palabras.

Esta es aplicable en todo tipo de organización. Es ideal para enfrentar y resolver problemas con un método muy bien estructurado.

¡No te perderás en su aplicación!

Contenido:

  • Pasos para aplicar el diagrama de las seis palabras.
  • Aplicación del diagrama:
    • Las seis palabras: cuándo, cómo, dónde, qué, quién y el porqué
    • Detalles del diagrama de las seis palabras.
  • Comentarios para cerrar.

Pero antes de entrar en el diagrama de las 6 palabras, un paréntesis:

Si llegaste a este blog en búsqueda de apoyo para emprender o mejorar tu empresa, te recomendamos, después de esta lectura, el artículo: ¿Has imaginado ser como un director de orquesta en tu mipyme? 

Es probable que sea de gran importancia para ti. ¡No te lo pierdas!

Dicho esto, cierro el paréntesis.

Continuamos…

En el artículo Resolución de problemas en mipymes comenté que la herramienta diagrama de las 6 palabras es apropiada en diversas fases.

Por ejemplo, en las fases de identificación y análisis del problema, mientras se aplica un proceso de búsqueda de causas y soluciones.

Si bien existe un gran número de técnicas y herramientas, el caso que nos ocupa es ideal para situaciones de diversa índole.

Pasos para aplicar el diagrama de las 6 palabras

Los pasos que involucra el diagrama de las 6 palabras son los siguientes:

  1. Definir el problema con claridad.
  2. Acordar las 12 preguntas y anotarlas:
    • Cuándo, cómo, dónde, qué, quién, por qué… “Es problema”.
    • Cuándo, cómo, dónde, qué, quién, por qué… “No es problema”.
  3. Revisar y ajustar las reglas de la técnica tormenta de ideas.
  4. Efectuar una reunión apoyándose en una tormenta de ideas.
  5. Incubar el diagrama.
  6. Analizar las ideas y aislar los puntos clave sobre los cuales se recopilarán datos.

De lo anterior, ten en cuenta que:

  • Primero, es claro que esta técnica aplica para grupos o equipos de trabajo.
  • Segundo, hace uso de otra herramienta clave para trabajar problemas en grupo: tormenta de ideas o “Brainstorming”.

Brainstorming es una herramienta de trabajo grupal. Su propósito central es facilitar el surgimiento de nuevas ideas sobre un problema determinado.

La técnica tormenta de ideas es aplicada para generar ideas originales en un ambiente apropiado, basado en reglas precisas.

Cómo aplicar el diagrama de las seis palabras en pymes
Pasos para aplicar el diagrama de las 6 palabras.

Aplicación del diagrama de las seis palabras

Como ya sabemos, muchos de los problemas que encontramos en las empresas parecen, a “simple vista”, sencillos. Pero si nos acercamos a ellos, podremos observar que en el fondo, los sencillos son muy pocos.

Por tal motivo, no son pocas las situaciones en que el empresario y sus colaboradores toman decisiones que no generan los resultados esperados.

Es probable que tengas algunas experiencias al respecto.

¿Te ha pasado?

Y esto es así, porque no existe una única solución para cada problema. Y mucho menos, una solución en la que todos estemos de acuerdo.

Por ejemplo, lo que parece correcto para unos, no lo es para otros. Es decir, surgen diferencias con relación al camino a tomar, porque cada uno tiene conocimientos y experiencias únicas, que le dan una visión diferente.

Y este es precisamente uno de los aspectos más interesantes del trabajo en equipo: ver un problema desde diferentes ángulos o perspectivas.

De esta manera, podremos enriquecer la generación de alternativas para obtener la mejor solución posible.

Por otro lado, es claro que la mayor parte de los problemas en las mipymes tienen más de una causa.

Además, no existe una única solución; es decir, se pueden solucionar de diversas maneras.

En tal sentido, para su atención debemos tener presente, al menos, lo siguiente:

  • Utilizar técnicas o herramientas idóneas para la comprensión y análisis del problema.
  • Facilitar, cuando sea pertinente, técnicas que promuevan la creatividad y el pensamiento analítico del equipo de trabajo.
  • Dejar documentado, en algún medio, el proceso seguido y la decisión tomada.

Las seis palabras: cuándo, cómo, dónde, qué, quién y el porqué

Como ya es claro, el diagrama de las seis palabras es una sencilla técnica de análisis, pero de gran utilidad.

Nos permite asegurar que haremos las preguntas más importantes de cada situación o problema que debamos analizar.

Las seis palabras en cuestión son:

  1. Cuándo
  2. Cómo
  3. Dónde
  4. Qué
  5. Quién
  6. Porqué

Por lo tanto, la técnica nos permite, en esencia, someter el problema a un “interrogatorio” precedido por estas 6 palabras.

Además, al apoyarse en la técnica tormenta de ideas, fomenta la creatividad y propuesta de alternativas, tal como lo requieren muchos problemas en la organización.

Sin duda, es también un medio para el consenso y para fomentar el compromiso de los colaboradores.

Los problemas organizativos no siempre son sencillos y fáciles de identificar.
Para superar los problemas que se presentan en una pyme, es preciso estudiar en profundidad sus posibles causas

Detalles del diagrama de las seis palabras

Para construir el diagrama de las 6 palabras podemos ejecutar los siguientes pasos.

Paso 1. Describir el problema con precisión

Lo más importante en el inicio del proceso es lograr una definición clara y concisa.

¿Por qué esto es necesario?

Porque como sabes, un problema bien definido está medio resuelto, tal como lo señalamos en el artículo sobre resolución de problemas en mipymes.

Es decir, cuando el problema está clarificado, se identifican posibles causas. Así evitamos dar soluciones inmediatas, asegurando que se dedique el tiempo necesario para comprender la situación.

Paso 2. Crear una tabla con las preguntas clave

El siguiente paso sugerido es dibujar una tabla y escribir el encabezamiento de las columnas verticales:

  • Cuándo, cómo, dónde, qué, quién, por qué… “Es problema”.
  • Cuándo, dónde, qué, quién, por qué… “No es problema”.

Como puedes observar, tenemos en total 12 preguntas.

Estas distinguen dos escenarios clave: “es problema” y “no es problema”.

Paso 3. Revisar las reglas de tormenta de ideas o Brainstorming

Tal como señalamos en el resumen de la técnica, en la primera parte, un paso importante es revisar las normas del “brainstorming”.

Y como lo sugiere la propia herramienta, debemos colocarlas en la sala de reunión de manera bien visible, para que todos las tengan presentes.

Para aclarar su aplicación, debemos asegurarnos de que todos los participantes conozcan y comprendan las reglas del brainstorming.

De esta manera evitamos discusiones y pérdida de tiempo, durante la generación de ideas.

Paso 4. Efectuar una o más reuniones Brainstorming

Es claro que en este paso aplicamos un brainstorming estructurado. Con ello especificamos las condiciones del “problema” y las del “no problema”.

Primero iniciamos el trabajo con preguntas como:

  • ¿Cuándo suele ocurrir este problema?

Los colaboradores realizan la tormenta de ideas durante unos minutos. El responsable de la reunión escribirá las sugerencias en la columna: “Cuándo”.

Por supuesto, el tiempo debe ser el mínimo necesario para asegurar la riqueza de las opciones e ideas. Después de esta primera etapa, pasamos a proponer la siguiente pregunta:

  • ¿Cuándo no ocurre este problema?

Y se procede a realizar la tormenta de ideas correspondiente. Las preguntas siguientes serán:

  • ¿Cómo reconocen ustedes el problema?

Y después:

  • ¿Cómo reconocen cuando el problema no está presente?

En otras palabras, las preguntas motivarán al grupo para que busque las “manifestaciones” físicas del problema. Sin duda, un elemento importante.

La técnica «brainstorming» facilita el surgimiento de nuevas ideas. Lo esperado es que dé lugar a ideas ingeniosas… Que no siempre surgen del simple trabajo grupal.
La técnica “brainstorming” facilita el surgimiento de nuevas ideas.

A estas preguntas siguen:

¿Dónde sucede? y ¿dónde no sucede?

Y después de aplicar la técnica tormenta de ideas para las interrogantes ¿cuándo?, ¿cómo? y ¿dónde?; el grupo continúa con las dos siguientes:

  • ¿Qué es el problema?
  • ¿Qué no es el problema?

Después de tener el planteamiento de los participantes sobre este grupo de preguntas, aún quedan 2 más:

  • ¿Quién es el problema y quién no lo es?
  • ¿Por qué existe ahora el problema y por qué no era un problema antes?

Paso 5. Analizar y madurar las ideas expuestas

Después de registrar las ideas para cada una de las preguntas, lo ideal es tener un tiempo para madurarlas.

Se asume que en el proceso “brainstorming” todas las ideas expuestas fueron clarificadas.

Sin embargo, es oportuno tomarse el tiempo mínimo necesario y dar lugar a que todos puedan dar su opinión. De esta interacción pueden surgir nuevas ideas, por lo que se puede enriquecer más el resultado.

Paso 6. Selección de causas

Es probable que surjan muchas causas.

Si este es el caso, una opción es que el grupo vote o elija por algún medio, el 20% de las causas que crean el 80% del problema.

Ley de Pareto:

Una buena práctica es elegir el 20% de las causas que crean el 80% del problema...
La Ley de Pareto es efectiva para la resolución de problemas en pymes

Paso 7. “Cuándo es” y “Cuándo no es” problema

Para finalizar, las causas encontradas explicarán tanto cuándo “es problema”, como cuándo “no es problema”.

Sin duda, el valor de la técnica dependerá de la práctica, por lo que es probable que en el primer intento, no funcione del todo bien.

Pero como sabemos, es la práctica lo que permite desarrollar o fortalecer el aprendizaje. Así que no hay que desanimarse si no sale muy bien el primer intento.

Comentarios para cerrar

En definitiva, ya sea que apliques esta u otra técnica, siempre afirmamos que lo importante es lograr un aprendizaje continuo, que nos lleve a mejorar nuestra mipyme.

Esto ya lo hemos señalado en artículos previos. Y es que cada experiencia da lugar a lecciones aprendidas.

La atención de cada nueva situación problemática (que podemos ver como una oportunidad de mejora) nos preparará para el próximo intento.

En tal sentido, aplicar técnicas, como el diagrama de las 6 palabras, es un punto de apoyo para mejorar.

Por otro lado, no olvidemos que la identificación de problemas nos lleva a enfrentar retos.

Y como ya sabes, los retos son clave para lograr el éxito, porque nos mantienen fuera de nuestra zona de confort.

Ahora, recuerda:

… Hacer la lectura sugerida en la introducción de este artículo, que muy te será útil: ¿Has imaginado ser como un director de orquesta en tu mipyme?

Muchas gracias por leernos.

Hasta pronto.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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