Coordinación de equipos de trabajo: importancia y cómo lograrla

La coordinación y alineación de los equipos de trabajo es crucial para el éxito de cualquier organización y radica en la capacidad que tienen los equipos para trabajar de manera eficiente y efectiva hacia el logro de un objetivo común. Es decir, planificar, tal y como te enseñamos en el siguiente video:

Por ello, hoy sabrás que cuando los equipos están alineados, podrá asegurar que todos tus colaboradores estén en la misma página y que trabajen juntos hacia esa meta en común. 

Además, te permitirá lograr una mejor comunicación, mayor productividad y un mejor uso de los recursos disponibles.

Para lograr una buena coordinación en los equipos de trabajo, es importante establecer una serie de iniciativas como estrategia de crecimiento interno de una empresa.

En este sentido, en esta entrega te daré a conocer 4 iniciativas que fortalecerán esta estrategia de crecimiento interno de una pyme.

Iniciativas efectivas para la coordinación de equipos de trabajo

La coordinación y alineación de los equipos de trabajo es de vital importancia para el éxito de una empresa.

Una buena coordinación garantiza que todos los miembros del equipo estén enfocados en los mismos objetivos y trabajen juntos de manera eficiente.

Para lograr una buena coordinación, es necesario establecer una estrategia clara y comunicar de manera efectiva las metas y las iniciativas que llevará a cabo la empresa. 

También, es crucial fomentar un ambiente de colaboración y confianza entre los miembros del equipo.

Una coordinación efectiva permite un crecimiento interno de los equipos de trabajo y contribuye al logro de resultados satisfactorios para la organización.

Por ello, recomendamos aplicar las siguientes iniciativas que te ayudarán en la alineación y coordinación de equipos:

Coordinación de equipos de trabajo
Desarrolla un equipo de trabajo sólido y competente.

1. Coordinación de los equipos: Establecer una dinámica de informe diario

A la hora de coordinar el equipo de trabajo y que haya un máximo rendimiento del capital humano, es recomendable establecer la dinámica de informe diario de las actividades planificadas en  la empresa.

Al respecto, un informe de progreso diario es un documento que registra las actividades y avances relevantes que se han realizado en un día de labor específico.

Implementarla como dinámica hará que se genere un hábito para el seguimiento de los objetivos a corto plazo.

Este informe permite al gerente o líderes tener una visión clara del trabajo realizado por su equipo y permite identificar posibles retrasos o problemas que puedan surgir.

Además, el informe diario puede servir como una herramienta de comunicación efectiva entre los colaboradores y el gerente, ya que proporciona información actualizada sobre el progreso de las tareas de los procesos y/o proyectos.

Es importante destacar que esta iniciativa busca mejorar la comunicación y la eficiencia del equipo al tener un documento que registre de manera clara y concisa las actividades realizadas.

Este informe es importante porque permite a los miembros del equipo tener un seguimiento de su trabajo y ayuda a identificar posibles problemas o retrasos que puedan surgir.

Aplicación de la iniciativa

Esto dependerá de las necesidades y características de cada empresa, pero en general, esta iniciativa puede aplicarse en cualquier etapa, desde los inicios y planificación hasta la ejecución de un proyecto, en funcionamiento óptimo.

Pasos para ejecutar la iniciativa dinámica de informe diario

La creación de su propio informe puede ser una tarea desafiante, pero con la plantilla adecuada y los pasos clave, puede lograrlo de manera efectiva.

Los informes diarios empresariales son una herramienta crucial para monitorear y evaluar el rendimiento de su empresa, brindando información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.

En este sentido, ten en cuenta algunas de estas claves, pueden ser:

  • Establecer una estructura clara para el informe.
  • Definir los elementos relevantes a incluir.
  • Establecer una frecuencia de envío.
  • Y, asegurarse de que todos los miembros del equipo estén al tanto de esta iniciativa.

Pasos

Para ejecutar una dinámica de informe diario, siga estos pasos clave:

  • Primero, determine qué métricas y datos son relevantes para su empresa y asegúrese de tener acceso a ellos.
  • Segundo, elija una plantilla de informe que se adapte a sus necesidades y personalícela según sus objetivos y metas.
  • Después, recopile y analice los datos, asegurándose de que sean precisos y confiables.
  • Finalmente, presente los hallazgos de manera clara y concisa, utilizando gráficos y visualizaciones para facilitar la comprensión.

Recuerde revisar y ajustar su informe, de forma diaria, para mantenerlo actualizado y relevante.

Con estos pasos clave, estará listo para diseñar su propio informe diario empresarial y aprovechar al máximo los datos disponibles. 

2. Establecer pulso-dinámica de reuniones

La iniciativa de “Establecer pulso-dinámica de reuniones” consiste en establecer una estructura y organización para las reuniones, con el fin de hacerlas más eficientes y productivas.

Es importante porque las reuniones constituyen un elemento fundamental en la gestión de una empresa.

Y, pueden ser herramientas muy útiles para la toma de decisiones, la resolución de problemas y la comunicación entre los miembros del equipo.

¿Cuándo se debe aplicar esta iniciativa?

En cuanto a su aplicación, esta iniciativa puede ser implementada en cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector.

Se puede aplicar en cualquier etapa de la empresa, desde su inicio hasta su consolidación, ya que en todo momento es necesario establecer reuniones para discutir temas relevantes y avanzar en los objetivos establecidos.

Pasos a seguir para establecer pulso-dinámica de reuniones

Para llevar a cabo esta iniciativa, se proponen una serie de pasos clave.

  • En primer lugar, es importante establecer una agenda clara y específica para cada reunión, de modo que todos los participantes tengan claro cuáles son los temas a tratar y cuál es el objetivo de la reunión.
  • Además, es fundamental designar a una persona responsable de llevar el control del tiempo durante la reunión, para garantizar que se cumpla con los horarios establecidos y se aproveche al máximo el tiempo.
  • Otra clave es fomentar la participación activa de todos los miembros, creando un clima de confianza y respeto donde cada uno pueda expresar sus ideas y opiniones.
  •  Por último, se debe establecer un seguimiento de las decisiones y acuerdos tomados en la reunión, de modo que se puedan llevar a cabo de manera efectiva.

Te doy el ejemplo de la Consultora Geosama.

Una empresa del Tipo B2B, que ofrece servicio de consultoría en el ámbito de la Geología Aplicada.

Esta empresa se caracteriza por su amplia trayectoria y experiencia de sus 4 socios, que se enfocan en dar resultados precisos y exactos, según las exigencias del cliente.

Coordinación de equipos de trabajo
Coordinación de equipos de trabajo de la Consultora Geosama

En las oficina principal de la consultora establecieron la dinámica realizar las reuniones de seguimiento de los proyectos geológicos, dos veces por semana; los lunes a primera hora (7:30 am) y los jueves en horas de la tarde (3:00 pm).

En esta reuniones, o mesas de trabajo, se analizan los avances de cada proyecto, las tareas ejecutadas por cada colaborador y su participación en el logro de los objetivos, en el tiempo planificado.

Por ejemplo, en el proyecto de Análisis sedimentólogico de la secuencia cretácica, tomaron la decisión de cambiar el analista de sedimentología, debido a que no era experto en rocas carbonáticas. Y, los resultados de los análisis de las secciones finas se requerían lo antes posible.

De esta manera, Adriana, y sus socios, acertaron en la decisión a tiempo, para el logro de los objetivos.

Con la implementación de la iniciativa “Establecer pulso-dinámica de reuniones”, las empresas pueden mejorar su funcionamiento y optimizar el uso de las reuniones como una herramienta de trabajo efectiva.

3. Usar panel de acciones (feedback y seguimiento de las actividades)

Al respecto, usar el panel de acciones, servirá para ejecutar el feedback eficiente como una herramienta fundamental para el desarrollo y crecimiento de empleados y equipos en una empresa.

Dar feedback, de forma correcta, implica proporcionar información constructiva y específica sobre el desempeño de un colaborador, con el objetivo de ayudarlo a mejorar y alcanzar su máximo potencial.

¿En qué consiste la iniciativa de usar un panel de acciones de feedback y seguimiento de las actividades?

Esta iniciativa consiste en implementar un sistema o herramienta que permita recoger y analizar la información de manera organizada, brindando a los líderes y gerentes la posibilidad de evaluar el rendimiento de los empleados y ofrecer comentarios efectivos.

Es importante porque promueve la comunicación abierta y directa, fortalece la relación entre los miembros del equipo, fomenta el crecimiento y el aprendizaje continuo, y contribuye a la mejora del rendimiento global de la empresa.

¿Aplica esta iniciativa en tu empresa?

Esta iniciativa puede aplicarse en cualquier etapa de la empresa, desde una startup hasta una empresa consolidada.

¿Cuáles son las claves para ejecutarla?

Algunas claves para ejecutarla son:

  1. Establecer una cultura de retroalimentación abierta.
  2. Ofrecer feedback regular y constructivo.
  3. Utilizar herramientas de seguimiento efectivas.
  4. Y, capacitar a los líderes en habilidades de comunicación y coaching.

4. Crear hábitos para registrar la actividad, tener y aplicar métricas, informar cada semana

Una iniciativa que puede ayudar en este sentido es la de crear hábitos para registrar la actividad, tener y aplicar métricas, e informar cada semana.

Para ello, es importante contar con métricas y llevar el control de la actividad de la empresa.

Esta iniciativa es importante porque permite conocer en detalle el rendimiento de las tareas planificadas, y, puedes identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos concretos.

Aplica esta iniciativa mediante reuniones semanales en las que puedas revisar las métricas y los objetivos alcanzados.

Para ejecutarla, es necesario contar con un software de gestión, como Platzilla, que facilite el control de la actividad y el análisis de métricas.

Las claves para ejecutar esta iniciativa son establecer metas claras, asignar responsabilidades, mantener un registro de la actividad, realizar seguimiento de las métricas y ajustar las estrategias según sea necesario. 

Conclusiones

El crecimiento de la empresa depende del equipo de trabajo, en cuanto a sus capacidades, coordinación y claridad, sobre los objetivos trimestrales, semestrales y anuales (visión con el foco en diferentes horizontes).

En fin, la estrategia Coordinación-alineación equipo (reporte diario, reuniones semanales y CFRs) sugiere aplicar iniciativas para mantener alineado al equipo, mediante reportes diarios, reuniones de seguimiento semanales / mensuales y el oportuno «feedback y reconocimiento» para los involucrados. 

Ten en cuneta que implementar esta estrategia de crecimiento interno de tu empresa implica asignar roles y responsabilidades claras a cada miembro del equipo, establecer metas y objetivos claros y fomentar la comunicación abierta y efectiva entre los miembros del equipo. 

Además, es esencial fomentar un ambiente de colaboración y confianza, puesto que esto facilita el intercambio de ideas y aumenta la creatividad y la innovación.

Cuando los equipos están bien coordinados, se fomenta el aprendizaje y el desarrollo de los colaboradores, así como el intercambio de conocimientos y habilidades y el trabajo en equipo es eficiente.

Esto contribuye al desarrollo de un equipo más sólido y competente, lo que a su vez impulsa el crecimiento y el éxito de la organización en su conjunto.

Recuerda que un informe diario es una herramienta importante para el seguimiento y la comunicación efectiva de las tareas de la empresa.

Permite al gerente tener una visión clara de las actividades y avances del equipo y ayuda a identificar posibles problemas o retrasos.

Su implementación puede ser realizada en cualquier etapa de la empresa y es clave contar con una estructura clara y definida para su ejecución. 

Para cerrar la estrategia de Coordinación de equipos de trabajo, te invito a leer nuestro post: 8 estrategias que te ayudarán en el crecimiento interno y que junto con sus iniciativas.

Gracias por leernos.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 46 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Instute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 12 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo Moya se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Creador de metodologías como Matriz estrella y experto en Jobs to be done y metodología Raíles. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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