Contabilidad administrativa para un hostal

¿Tienes un hostal y te interesa llevar la contabilidad administrativa?

En este post, te conversamos sobre algunas herramientas contables que puedes usar en tu negocio.

De esta forma, podrás controlar las operaciones del hostal y, con ello, alcanzar los objetivos que tengas propuestos.

¿Interesado?

Quédate, porque…

  • Primero, te hablaré sobre algunas generalidades de la contabilidad administrativa.
  • Después, te explicaré dos herramientas que puedes adaptar a tu hostal.

Sin más preámbulos, ¡COMENCEMOS!

¿Qué es la contabilidad administrativa?

En líneas generales, se trata de un SISTEMA DE INFORMACIÓN que apoya las funciones administrativas del negocio.

En otras palabras, la contabilidad administrativa proporciona información básica para:

  • La toma de decisiones y la planificación.
  • La dirección y el control operativo de tu hostal.

Además de que te facilita a evaluar el desempeño de tus colaboradores y, por ende, motivarlos a alcanzar las metas del negocio.

Ahora bien…

Para lograr este cometido, la contabilidad administrativa se sirve de dos herramientas que de seguro captarán tu atención.

¿Cuáles?

Te las explico.

Contabilidad administrativa: herramientas que puedes aplicar

Antes de continuar, es importante que tengas claro que la contabilidad administrativa de un hostal cumple un TRIPLE OBJETIVO:

“Planear, tomar decisiones y mantener el control administrativo del negocio”.

Para alcanzar este objetivo, se apoya en:

  • El presupuesto estático.
  • Y, el presupuesto flexible.

Te explico en qué consiste cada uno y cómo puedes usarlos en tu negocio…

Presupuesto estático de un hostal

El presupuesto estático es una herramienta de la planificación que te ayuda a trazar la ruta que debes seguir para alcanzar tus objetivos.

Para elaborar un presupuesto estático ten en cuenta los siguientes pasos:

Paso 1. Estima el volumen de producción de tu hostal

Esto es prever el número de habitaciones que serán atendidas durante el periodo presupuestado.

El volumen de producción se estima tomando en cuenta la capacidad instalada del hostal.

Por ejemplo, el Hostal “Sueño & Descanso” tiene 25 habitaciones disponibles para hospedar diariamente a sus clientes (capacidad máxima diaria).

Si la administración del hostal estima que -para el mes de agosto- se mantendrán ocupadas diariamente 23 habitaciones.

Entonces, el volumen de producción a presupuestar es:

Volumen presupuestado para agosto = 23 habitaciones ocupadas diariamente x 31 días = 713 habitaciones que se prevén atender

En este punto, también es importante recordarte que FIJES EL PRECIO que vas a cobrar por tus servicios, ya que este, junto con el volumen de actividad te permiten presupuestar los ingresos.

Paso 2. Identifica y clasifica los costos de tu hostal

Apóyate en los registros contables de tu hostal para identificar los conceptos que integran los costos del negocio.

Una vez identificados, clasifícalos en costos variables y costos fijos.

Te amplío un poco más la información…

a. Costos variables de un hostal

Son aquellos costos que varían según la cantidad de huéspedes que atiendas durante el periodo presupuestado.

Son costos variables:

  • La materia prima. Por ejemplo:
    • Los amenities.
    • Los insumos para la preparación del desayuno y la limpieza de las habitaciones.
  • La cuota correspondiente a los servicios básicos consumidos por el huésped durante su estadía.

b. Costos fijos de un hostal

Son aquellos costos que no se ven influenciados por la cantidad de huéspedes alojados.

Por ejemplo:

  • El salario mensual que se le paga al personal que labora en el hostal.
  • Los servicios básicos que apoyan el funcionamiento del hostal (agua potable, electricidad, teléfono e internet).
  • Los suministros de limpieza para las áreas comunes.
  • La depreciación en línea recta de la propiedad, planta y equipo.

Una vez que tienes toda la información, señalada en los pasos 1 y 2, procedes a elaborar el presupuesto estático de tu hostal.

A continuación, te muestro el presupuesto del Hostal “Sueño & Descanso”:

Herramientas de la contabilidad administrativa de un hostal: presupuesto estático
Presupuesto estático de un hostal.

Ahora bien…

¿Para qué sirve el presupuesto estático de un hostal?

El presupuesto estático te permite conocer el IMPACTO que han tenido las operaciones del hostal sobre la UTILIDAD OPERATIVA esperada.

Para ello, solo debes calcular la variación entre los saldos registrados en la contabilidad del hostal (saldos reales) y los saldos presupuestados.

Veamos esto con el ejemplo de “Sueño & Descanso”

Supongamos que el hostal estuvo al 100% de su capacidad -durante el mes de agosto- y queremos conocer el impacto que tuvo sobre la utilidad esperada.

El reporte de desempeño, usando el presupuesto estático, nos muestra lo siguiente:

Reporte de desempeño de un hostal usando el presupuesto estático.
Reporte de desempeño de un hostal usando el presupuesto estático.

Como lo puedes observar, el reporte de desempeño nos muestra que un incremento en el volumen de producción del hostal, trajo consigo una VARIACIÓN FAVORABLE de las utilidades por 1.357,14 dólares.

Presupuesto flexible de un hostal

El presupuesto flexible es una herramienta que se utiliza, al final del periodo, cuando tenemos toda la información contable registrada.

¿Cómo se elabora un presupuesto flexible?

Se elabora ajustando la información estimada –en el presupuesto estático- al volumen de producción real del servicio.

Veamos esto con el ejemplo del Hostal “Sueño & Descanso”,

Suponte que el volumen de producción real del servicio para el mes de agosto fue de:

Volumen de producción real = 25 habitaciones ocupadas diariamente x 31 días = 775 habitaciones atendidas durante el mes de agosto

El presupuesto ajustado al volumen de producción real sería el siguiente:

Herramientas de la contabilidad administrativa de un hostal: presupuesto flexible.
Presupuesto flexible para un hostal.

Como lo puedes observar, esta herramienta toma información del presupuesto estático (Columna B) y la ajusta al nivel alcanzado en agosto (Columna C).

Ahora bien, quizás en este punto te preguntes…

¿Para qué sirve el presupuesto flexible de un hostal?

El presupuesto flexible nos ayuda a evaluar la EFICIENCIA con que usamos los recursos del hostal y la EFICACIA con que alcanzamos nuestros objetivos de venta.

Veamos cómo se aplica a nuestro ejemplo…

a. Eficiencia

Para medir la eficiencia se deben comparar los saldos registrados en la contabilidad del negocio (saldos reales) con los saldos del presupuesto flexible.

A continuación, te muestro un ejemplo:

Reporte para medir la eficiencia en el uso de los recursos de un hostal.
Reporte para medir la eficiencia en el uso de los recursos de un hostal.

Como lo puedes observar, este reporte muestra las variaciones en el ingreso, los costos variables y los costos fijos.

Dado que NO hay diferencia entre el ingreso recibido y el ingreso estimado en el presupuesto flexible, enfocamos nuestra atención en las diferencias existentes entre los costos reales y los presupuestados.

Es allí, donde observamos variaciones en todos los conceptos relacionados con los costos variables, el pago de servicios básicos y el pago de suministros de limpieza.

Para analizar cada VARIACIÓN EN LOS COSTOS, ten en cuenta lo siguiente:

  • Una variación con SIGNO NEGATIVO indica que el costo real (Columna B) es menor al costo presupuestado (Columna C). Por lo tanto, hablamos de una VARIACIÓN FAVORABLE.
  • Una variación con SIGNO POSITIVO indica que el costo real (Columna B) es mayor al costo presupuestado (Columna C). En este caso, hablamos de una VARIACIÓN DESFAVORABLE.

b. Eficacia

Para medir la eficacia comparamos los márgenes de contribución estimados en el presupuesto flexible y el presupuesto estático.

A continuación, te muestro el ejemplo del Hostal “Sueño & Descanso”:

Reporte para medir la eficacia en un hostal.
Reporte para medir la eficacia en un hostal.

El reporte muestra que el haber sobrepasado el número de habitaciones atendidas, durante el mes de agosto, trajo consigo un incremento de la ganancia por 1.318,12 dólares.

Conclusiones

Tal como lo descubriste en este post, la contabilidad administrativa supone grandes ventajas a un hostal.

Pues, entre sus objetivos están el proporcionar la información que requieres para la toma de decisiones, la planificación y el control de tus operaciones.

Recuerda las herramientas que te expliqué y comienza a llevar la contabilidad administrativa de tu hostal.

De esta forma, aumentarás tus posibilidades de éxito.

Si deseas ampliar tus conocimientos sobre este tema, te invito a consultar el post Contabilidad administrativa: cómo llevarla en tu negocio

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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