Riesgos de implementar procesos en la empresa

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Riesgos de implementar procesos en la empresa: si te preguntas cuáles son, tienes más garantías de conseguir adaptar tu empresa a la etapa que se avecina. Hacer cambios en una empresa siempre entabla riesgos.

Hola queridos empresarios, gestores y emprendedores. Hoy voy a continuar hablando de los riesgos de implementar procesos en la empresa. Estos días, más que nunca, hacer cambios es “ley de vida” o “ley de empresa” para adaptarnos a este entorno evolutivo. Pareciera que siempre andamos en la cuerda floja si no conseguimos adaptarnos.

No creo que sea una cuestión de estar en la cuerda floja, más bien estar en el lado sólido. Esto inevitablemente pasa por un proceso que pueda ser inestable si no se miden y mitigan los riesgos de implementar procesos en la empresa.

Riesgos de implementar procesos en la empresa

Riesgos de implementar procesos en la empresa

En el artículo anterior hablamos de los riesgos iniciales de resistencia al cambio de las personas ante lo que ellos piensan que podría ser perder “su poder interno”. También abordamos el riesgo que alguien se vaya de la empresa con los datos de los clientes y procedimientos. En este artículo continuamos a dar soluciones. Si no has leído el artículo anterior te recomiendo su lectura:

Riesgos de implantar procedimientos en la empresa

¿Cómo evitamos perder los clientes ante cambios en los procesos? ¿cómo evitamos perder conocimiento?

Si vuestros clientes dependen de uno o varios comerciales y los procedimientos están dependientes de quien los ejecuta, tienes un alto riesgo.

Has de comenzar un proceso de democratización de la información para que poco a poco, ésta sea parte de la organización.

Sí, la organización pagó por generar esa información y es parte de la empresa, no del comercial. ¿Acaso el comercial trabajaba gratis? No, ¿verdad? Entonces si ya pagaste por su trabajo, el resultado del mismo es de la empresa.

Esta misma realidad se muestra en ingeniería y en software, donde es posible que al perder compañeros por cambios en procedimientos, se pierda en know-how. Para no alargarnos en este punto, te diré que en el artículo que ahora te enlazo hablamos de cómo democratizar el conocimiento:

Claves para implantar procedimientos en la empresa (parte 2)

Riesgos de implementar procesos en la empresa: La tensión al trabajar ahora en equipo

Trabajar en equipo puede ser maravilloso (o no). Si has tenido hasta ahora personas que trabajaban individualmente o se han generado “grupitos” en la empresa, mal asunto.

Tienes un riesgo muy elevado que ciertos grupos no quieran perder “a su juicio” protagonismo por tener que seguir unos procesos que quieres establecer.

Tienes 3 opciones:

  1. Hacerlo de manera gradual y muy controlada.
  2. Cortar por lo sano y establecer los procesos a seguir.
  3. Hacer un modelo mixto con implementación gradual y con algún toque de autoridad y liderazgo constante.

Creo que lo mejor es establecer el punto 3. Para ello, has de estudiar a tu equipo y ver qué necesitan y cuáles son sus preferencias. Cuando Lee Iaccoca entró por primera vez en Chrysler, ésta era una empresa cerca de la quiebra. Tenía a los sindicatos de frente, grandes pérdidas, poca innovación y motivación y los accionistas exigiendo resultados.

Él estudió cada uno de estos grupos para intentar darles “algo” que les satisfaciera. Así podría aplicar “una de cal y otra de arena”.

En el caso de los sindicatos, éstos fueron parte del proceso, les escuchó, cedió algunas cosas y exigió otras.

Centró las energías en sacar un vehículo revolucionario: el Chrysler Voyager o Dodge Caravan, que fue durante mucho tiempo el vehículo más vendido. Eliminó lo que sobraba del día a día y se centró en alinear toda la empresa a un sólo objetivo. Chrysler fue recuperada de la bancarrota.

¿Hacer algo así elimina el riesgo de no trabajar en equipo?

Se trata de hacer que la gente “tienda” a trabajar en equipo, no que les obligues. Al ver ellos que necesitan trabajar en equipo, tú puedes ser el guía y establecer esos procesos que tenías en mente desde el principio. Os voy a contar mi caso como director de una naviera en África.

Esta empresa estaba en bancarrota técnica. Tenía dos Ferrys de transporte de mercancías y pasajeros. Uno de ellos estaba inoperativo. Además tenía varios camiones que hacían el transporte de mercancías a empresas puerta a puerta.

Decidí despedir a la plantilla de uno de los Ferrys, para aligerar costes o se hundía del todo la empresa. Eso para empezar. Obviamente hice de todo, menos amigos en esa etapa. Por otro lado traté de establecer contratos fijos de transporte para asegurar rutas rentables (es un archipiélago). Firmamos contratos con la empresa de harinas nacional y con Coca-Cola, cubriendo la mitad de nuestros trayectos al menos, sin perder dinero.

Comenzó a verse cierta luz al final del túnel

De la desesperación de la empresa se empezó a ver “cierta luz”. Los compañeros del equipo vieron que, había que apoyar para mejorar y yo, sin esforzarme en serlo, me posicioné como líder. Esto no fue por serlo sino porque implemente iniciativas que hasta ahora, funcionaron.

Muchos de los problemas fueron solucionándose poco a poco. Había mucho tramposo y ladrón en la empresa (ya que era difícil controlar el flujo de mercancías, ingresos y gastos al inicio, porque no había ningún sistema de control). La gente miraba por su ombligo y como no sabían lo que duraría la empresa, se aprovecharon de ella.

Sin embargo, poco a poco los compañeros que antes estaban “compinchados” vieron que era mejor dejar de hacer trampas porque realmente la empresa podría salir adelante. No era necesario ser opacos, sino compartir información para que todo fuera mejor. Hacer trampas ya era un riesgo de ser descubiertos y portarse bien y colaborar era algo más atractivo, pues la empresa parecía que iba a recuperarse.

En ese punto se empezaron a ver los problemas de trabajar en equipo: falta de información y coordinación. Fue el momento apropriado para implementar sistemas de información y así todos lo aceptaron. El resto de la historia, es una historia de recuperación de una empresa de la que me siento orgulloso de haber sido parte.

La Moraleja de estas dos historias son que hay que buscar un objetivo común, inspirador y motivador (crear un producto nuevo, salvar a la empresa) para que se deje de pensar de manera individual y se piense en el objetivo común.

Propón algo GRANDE para que el equipo se esfuerce en conseguirlo. Se darán cuenta que tendrán que sumar fuerzas y trabajar en equipo. Sólo así se vencen a los individualismos innatos del ser humano.

Reflexión desde la naturaleza

Fíjate en la naturaleza y cómo ésta se ordena para trabajar en equipo.

Riesgos de implementar procesos en la empresa

Riesgos de implementar procesos en la empresa

Bien es sabido que muchos animales viven en manada para evitar ser cazados. Otros cazan en manadas para aumentar su eficacia y ante la necesidad básica de : COMER

Haz que en tu empresa haya un objetivo claro para tu equipo poco a poco se alinee y puedas eliminar los riesgos de implementar procesos en la empresa.

Así, insiste en quiénes sois y por qué hacéis las cosas. Si, esa “tontería” que algunos piensan de la misión, visión y valores ahora cobra mucho sentido. Es el momento que lo repases y para ello mira mi video para refrescar conceptos:

Bueno amigos, ya hemos hablado de democratizar la información, de convencer a los compañeros (en otros artículos de la serie) y en éste de involucrar al equipo para eliminar riesgos de implantar procesos en la empresa.

¿Qué nos queda?

Hablar de la ejecución, el control y evitar la pérdida de motivación en el viaje hacia el cambio. Pero eso, en el siguiente artículo. Gracias por leernos!

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