Empresas exitosas: JM Sports en funcionamiento óptimo (parte 2)

. Nov 28, 2017.

¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua en las empresas! Hoy compartiremos la segunda parte de la historia de JM Sports en funcionamiento óptimo. Un ejemplo de empresas exitosas.

En el artículo anterior, JM Sports en funcionamiento óptimo, comentamos parte de las áreas funcionales desarrolladas por Juan Méndez y su equipo:

  • Dirección estratégica
  • Liderazgo y toma de decisiones
  • Análisis del entorno
  • Mercadeo y ventas
  • Producción y operaciones

El esfuerzo para desarrollar las áreas se basó en la mejora continua. Juan Méndez y la administradora tomaron algunas clases para empresas exitosas. Estas se referían a cómo mejorar las áreas funcionales.

Tales clases para empresarios y gestores, los llevó a conocer el círculo PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) o espiral de mejora continua:

Administración empresarial basado en la mejora continua

Círculo PDCA

A partir de allí, Juan fue implementando planes de mejora que dieron como resultado cambios notorios en el corto plazo. Las tareas, las actividades, la toma de decisiones, etc., se ejecutaban cada vez mejor.

Esto se evidenciaba en la reducción del retrabajo. Y por tanto, en una mayor productividad.

Empresas exitosas: JM Sports en funcionamiento óptimo

Como sabemos, las empresas exitosas, en funcionamiento óptimo, incorporan herramientas de gestión. Un artículo que puede interesarte al respecto es el siguiente:

En ese artículo nos enseñan que cuando se automatiza la gestión de la empresa, ganamos tiempo y es más fácil entrar en el ciclo de la mejora continua. Sin embargo, nos hace una recomendación importante: siempre debemos tener las manos en el timón del barco.

¡Siempre debemos tener las manos en el timón del barco!

¡Siempre debemos tener las manos en el timón del barco!

Por otra parte, recordemos que las áreas funcionales en empresas exitosas se van desarrollando en diferentes medidas, a lo largo de las etapas por las que pasa.

Esto es así, no solo por la gestión que haga el empresario, sino también por el contexto y la naturaleza de la empresa. Sin embargo, lo que se espera en funcionamiento óptimo es que las áreas tengan un alto nivel de madurez.

En el artículo anterior comentamos que un término importante, que parece difícil de entender, es el de nivel de madurez. Pero en la práctica, es fácil entenderlo.

El éxito de una empresa con poco nivel de madurez, depende de héroes. En las primeras etapas, el héroe es el empresario. Luego, en funcionamiento estable, al contratar personal, aparecen otros héroes. Es decir, si el empresario falta o el personal contratado se marcha, las actividades dejan de realizarse o ya no se hacen bien.

Una empresa con poco nivel de madurez, depende de héroes

Una empresa con poco nivel de madurez, depende de héroes

Cuando la empresa alcanza un alto nivel de madurez, el funcionamiento no depende de las personas de manera exclusiva. Depende de la organización. Existen herramientas y una cultura que permite continuar la buena marcha cuando las personas no están o ingresan nuevos trabajadores.

¿Qué otras áreas fueron desarrolladas en funcionamiento óptimo?

Las otras áreas desarrolladas por JM Sports fueron:

  • Normas ambientales y riesgo laboral
  • Estructura organizacional
  • Finanzas
  • Talento humano
  • Gestión de la información
  • Gestión de la calidad

Paso a comentarles sobre cada una de estas áreas y lo que Juan y su equipo han estado haciendo para mantenerse en funcionamiento óptimo.

Otras áreas desarrolladas por JM Sports

Otras áreas desarrolladas por JM Sports

Normas ambientales y riesgo laboral

JM Sports aplicó desde sus inicios el cumplimiento de normativas ambientales. En particular, tomó medidas para asegurar un uso eficiente de la energía. Y asegurar, además, la comprensión de la importancia de tal política, por parte del personal.

Con relación al manejo de residuos, estos son escasos. El material no utilizado en la fabricación de franelas y demás productos, por algún defecto, se reutiliza para realizar acciones en pro de la comunidad.

Por otra parte, JM Sports no genera residuos con características físico-químicas peligrosas.

Riesgo y salud ocupacional

En este punto, JM Sports dedica esfuerzo a cumplir con las normas y estándares relacionados con los riesgos y la salud ocupacional. De manera particular, se enfoca en los siguientes puntos:

  • Seguridad e higiene laboral. Juan buscó asesoramiento técnico y un diagnóstico integral de las condiciones de trabajo y salud que se tenían en la empresa. Con esto, tomó acciones en materia de seguridad e higiene laboral
  • Medicina laboral. Esto tiene como finalidad la vigilancia de la salud de los trabajadores, desde el ingreso y durante su vida laboral en la empresa.
  • Capacitación. Una estrategia aplicada para prevenir problemas de salud en el área ocupacional, fue crear conciencia sobre la importancia de aplicar buenas prácticas de trabajo. Por tal motivo, los trabajadores se capacitan en la prevención de enfermedades derivadas de sus funciones en los puestos de trabajo.
Atender la salud ocupacional es clave para empresas exitosas

Atender la salud ocupacional es clave para empresas exitosas

Estructura organizacional

Organización del trabajo

En JM Sports había un buen grado de formalización de las funciones al interior de la empresa.

Juan, desde la puesta en marcha, había tenido claridad sobre la importancia de tener una organización de actividades bien definida.

Con el apoyo del equipo, la empresa cuenta con una división del trabajo claramente especificada. Además, se establecieron reglas y procedimientos documentados respecto a las funciones y sus relaciones.

Estando en funcionamiento óptimo, JM Sports cuenta con una versión mejorada de un manual de normas y procedimientos.

 Estando un funcionamiento óptimo, JM Sports contaba con un manual de normas y procedimientos. Empresas exitosas.

JM Sports cuenta con un manual de normas y procedimientos. Empresas exitosas.

Para la siguiente versión, la administradora de la empresa sugirió pasar el manual de normas y procedimientos a un ambiente gráfico en la nube, disponible para todos los trabajadores.

Por otra parte, en JM Sports existe una jerarquía en la división del trabajo, con una distribución a nivel de responsabilidades, que en algunos casos, dispone de sus propios recursos.

Poder de decisión

Juan había delegado no solo actividades; con ellas, también distintas decisiones que se toman al interior de la empresa.

El proceso de toma de decisiones es formal, un punto desarrollado en el área funcional liderazgo y toma de decisiones.

Por otra parte, era una práctica común que para algunas decisiones importantes, como el cambio de imagen en las tiendas, Juan realizara reuniones para tomar decisiones aprovechando al máximo el conocimiento y las ideas de su equipo.

Área de Finanzas

Tributos e impuestos

En JM Sports se planifica el cumplimiento de las obligaciones tributarias y estas se ejecutan sin incurrir en faltas.

En JM Sports, todos los documentos sobre impuestos están bajo control de versiones.

En JM Sports, todos los documentos sobre impuestos están bajo control de versiones.

Todos los documentos relacionados con retenciones, pago de impuestos y obligaciones tributaras, incluyendo las locales, están bajo control de versiones. Su recuperación es rápida y fácil, ante cualquier necesidad o demanda de los entes encargados de fiscalizar.

Registros Contables

En los artículos sobre la historia de JM Sports, hemos comentado que Juan siempre se aseguró de que el área de finanzas estuviera bien atendida. Para esto, desde la puesta en marcha, Juan contó con su amiga Carolina.

Dos pilares que mantuvieron a JM Sports en los primeros meses, se comentan en el artículo etapas de una Empresa. Casos de éxito: Franelas JM: (1) la organización de actividades y, (2) la venta de franelas desde la puesta en marcha.

Cuando ingresó la administradora, Juan delegó toda la administración, y de manera particular, el área de finanzas.

Desde ese momento, había un control estricto en el registro de todo lo que afectaba el patrimonio de la empresa. Y se llevaban todos los libros contables al día.

Además, esto estaba siendo apoyado por una herramienta software que formaba parte de la tecnología adquirida para la gestión de la empresa.

Facturación

En este punto, en JM Sports siempre se facturó cumpliendo todas las normas aplicables. Y como forma parte del control contable, en este aspecto no habían brechas por atender.

Análisis de costes

Cuando la administradora ingresó a la empresa, se comenzó a llevar la contabilidad de costes.

Con esto, JM Sports pudo dar respuesta a cuestiones como:

  • Principales costes de las prendas y de la operación de la empresa.
  • Clasificación de los costes e identificación de los más importantes.
  • Conocimiento de la estructura de costes de los productos.

La administradora registraba todos los costes e imputaba según el tipo, a los productos correspondientes.

En la empresa se imputan todos los costes a los productos

En la empresa se aplican todos los costes a los productos

El análisis de costes era insumo para la toma de decisiones de la empresa. La empresa contaba con un control de costes que permitía realizar análisis de coste/beneficio y programar actividades orientadas a la reducción de los mismos.

Indicadores financieros

La toma de decisiones de la gerencia se apoya, en parte, en indicadores financieros.

JM Sports, gracias a su administradora, desarrolló un conjunto de indicadores, como los que se describen en el artículo:

El valor de las métricas e indicadores o ratios financieros, está en la comparación de los mismos para períodos similares. Con estos se puede conocer, para un momento dado, la situación financiera de la empresa y cómo ha sido su evolución.

Talento Humano

En materia de talento humano, JM Sports había avanzado de manera importante, aplicando prácticas propias de empresas exitosas.

En resumen, las prácticas aplicadas estando en funcionamiento óptimo eran las siguientes:

1. Desempeño de Personal

  • Competencias técnicas del personal: todo el personal se ha incorporado con la calificación necesaria para las tareas que realiza. Cada trabajador ocupa el puesto para el cual tiene las mayores habilidades.

2. Política de Personal

  • Capacitación: se aplican criterios explícitos y un proceso conocido por el personal respecto a la capacitación.
  • Política de empleo. JM Sports cuenta con una política de empleo para la incorporación de trabajadores adecuados a las necesidades de desarrollo de la empresa.

3. Incentivos y beneficios del personal

  • Política de incentivos: existe un sistema de incentivos y sanciones a los trabajadores. Este es conocido por todos y su cumplimiento está acordado, tanto por parte de la empresa como por parte de los trabajadores.
  • Sistema de evaluación. El equipo de JM Sports diseñó un sistema de evaluación de desempeño de personal, que se aplica semestralmente. Este tiene incidencia en los beneficios otorgados.
  • Sistema de remuneraciones y beneficios. Existen criterios y un sistema estructurado para el cálculo de remuneraciones y el otorgamiento de beneficios.
JM Sports tenía un equipo de trabajo motivado, enfocado y comprometido

JM Sports tiene un equipo de trabajo motivado, enfocado y comprometido

4. Clima y motivación del personal

  • Grado de pertenencia. Juan siempre se ocupó de que todo el personal se identificara con la empresa, proveyendo los medios para su desarrollo personal y laboral.
  • Rotación de personal. El personal calificado se mantiene en la empresa, por lo que hay muy poca rotación.

Gestión de la Información

En gestión de la información, Juan había desarrollado un conjunto de buenas prácticas.

  • Manejo de fuentes de información internas y externas. Juan y su equipo sabían que las empresas exitosas manejan fuentes de información. En tal sentido, en JM Sports existe una definición clara de los requerimientos y una identificación de las fuentes de información relevantes.
  • Procesamiento de la información. Con la disponibilidad de la herramienta de gestión empresarial, en JM Sports hay un procesamiento formal y permanente de la información, disponible para todos.
  • Uso de la información. Los reportes de información generados, son utilizados para la toma de decisiones en los diferentes niveles de la empresa.
En empresas exitosas, la gestión de la información es clave

En empresas exitosas, la gestión de la información es clave

Con relación a la comunicación, en JM Sports se implantó, después de un arduo trabajo, que la información fuera comunicada de manera oportuna y en forma permanente, a quienes la demanden para la toma de decisiones.

Por otra parte, Juan se asegura de que todo el personal de la empresa esté en conocimiento de los objetivos y logros alcanzados en el último período. Esto lo considera un elemento motivador.

En resumen, en JM Sports es política fomentar la fluidez de la información oportuna y de calidad, para asegurar el funcionamiento óptimo de la empresa.

Gestión de la calidad

Las empresas exitosas cuentan con una gestión formal de la calidad. Es lo que Juan ha estado impulsando en JM Sports desde la etapa de funcionamiento estable. En particular, Juan se ha centrado en tres subáreas:

Políticas de control de calidad

La empresa tiene una política rigurosa respecto de la calidad de sus productos, que establece las características de éstos y los criterios de descarte para cada especificación.

Cada pieza, antes de ser pasada a almacén para la posterior distribución, es revisada siguiendo una lista de chequeo, además de la inspección visual correspondiente.

La calidad es necesaria en una empresa en funcionamiento óptimo

La calidad es necesaria en una empresa en funcionamiento óptimo

Cuando se detectan defectos, la pieza es pasada al área de producción para la corrección o mejora que aplique.

La información del defecto es registrada en el sistema automatizado, para generar indicadores y conocer la distribución por tipos de defectos.

Responsable del control de calidad

La empresa tiene un encargado de control de calidad, responsable de llevar a cabo una estricta política de disminución de costes asociados a fallas, en el proceso de fabricación de los productos.

Procedimiento de rechazos

La empresa busca mantener su posicionamiento en el mercado de la marca Franelas JM, por lo que existe una política de reemplazo inmediato de los productos con defectos, rechazados por el cliente.

Debido a esto, cuando se presenta un rechazo, en JM Sports se procede a realizar una revisión de las imperfecciones o fallas para luego tomar acciones que minimicen la ocurrencia de productos defectuosos.

¿Qué falta implementar en JM Sports?

Juan ha estado averiguando sobre la gestión de la innovación en empresas de fabricación y venta como la suya.

Por otra parte, ha dedicado esfuerzo a conocer estrategias y herramientas para diseñar productos exitosos, que tengan alta probabilidad de convertirse en innovación. Sobre esto, hablaremos en una próxima oportunidad.

Para finalizar, recordemos que una empresa es “perfecta” cuando la mejora continua no es algo puntual, sino que es parte de su cotidianidad.

Y como sabemos, todas las áreas funcionales en las empresas exitosas son mejoradas de manera continua. El ciclo no se detiene.

¡Hasta pronto!

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