Dudas de administración y gestión cuando estamos en fase de funcionamiento óptimo. Parte V

. Ago 11, 2017.

Dudas de administración y gestión en fase de funcionamiento óptimo. ¿Realmente aquí hay dudas del negocio, o son dudas del “día a día” por parte de técnicos? Por supuesto que hay dudas del negocio, quizás es el segundo momento de salto cualitativo más crucial. El primer salto es conseguir sobrevivir. El segundo,  es crecer para convertir una Pyme en una gran empresa. ¡Estate atento!

Hola amigos empresarios, emprendedores y gestores. Permitirme por favor hacer esta introducción para aquellos que acabáis de llegar (y disculpas para el resto). Este artículo es el quinto de una serie acerca de las dudas “en general” recogidas en nuestro consultorio. Estas dudas, tienen denominadores comunes según cada estapa de la vida de las empresas. Estas etapas las resumimos en el siguiente video a continuación (para quienes no lo conozcáis):

Dudas de administración diferentes según cada etapas

Así según las distintas etapas, se generan diferentes dudas las cuales se reflejan en los artículos anteriores:

Al principio se generan dudas de administración antes de emprender que realmente no son ni siquiera dudas. Son preguntas a ver si esto de poner una empresa es fácil. De las respuestas pocas personas vuelven a contactar y asumimos que “no van a emprender”. Después, cuando se comienza a emprender no hay aún dudas de administración sino preguntas sobre el plan de negocio.

Ya cuando se comienza a facturar las dudas van orientadas a intentar disponer de más tiempo para respirar, es decir, estamos en el momento que los gestores principales tienen una sobrecarga de trabajo. No son dudas de administración sino necesidad de ir cediendo tareas que se acumulan a otros compañeros para que comiencen a administrar.

Cuando ya tenemos tareas cedidas a compañeros y los empresarios tienen en diversas áreas como Finaciero, Comercial u operaciones. Ahora que ya disponen de cierto tiempo, tratan de impulsar el resto de áreas. La clave a estas dudas es dejar que realmente se resuelvan solas la mayoría. Esto se puede llegar a resolver inclusive con un breve diseño de procesos, al analizar las cosas, al intervenir en ellas. Esto es un comportamiento parecido a cuando se está planteando emprender, que muchos emprendedores preguntan dudas antes de analizar las cosas o saber qué es lo que quieren hacer.

De dudas de administración a ejercer de coach

Esto es prácticamente el fin de la cuestión. La mayoría de las dudas se resuelven solas. Es necesario ayudar, orientar y hacer ver qué el gestor puede resolver las dudas de administración y gestión. Más aún en esta fase de funcionamiento óptimo. ¿Cómo? Con información.

Dudas de administración y gestión cuando estamos en fase de funcionamiento óptimo. Parte V

Dudas de administración y gestión cuando estamos en fase de funcionamiento óptimo. Parte V

Permítame poner ejemplos de los correos que nos llegan de empresas en esa fase:

Pregunta: “Estimados señores,

Tenemos una empresa de XXXX. Estamos en un proceso de estructuración de la empresa y queremos contratar un director comercial para impulsar nuestra cartera de productos y conseguir nuevos clientes. ¿Qué pautas y criterios podríamos seguir para plantear una oferta de trabajo?”

Pregunta: “Buenos días,

Nuestra empresa distribuye productos XXXXX en varios mercados en Europa. Nuestro crecimiento ha sido muy elevado en los últimos años y el almacén se nos ha vuelto algo caótico. Somos conscientes que necesitamos más personal y sistemas de gestión para mejorar las operaciones, pero no sé exactamente donde mirar. ¿Podrían orientarnos?

Pregunta: “Mi nombre es XXXX. Soy el fundador de la empresa XXX. Mi empresa ha llegado un momento que tiene una facturación muy razonable, una reputación excepcional en nuestro mercado, y una estabilidad envidiable. Mi labor es más política y tengo el día a día delegado a nuestro Director General. Sin embargo, tengo dudas de administración y control de la misma. Siento que no tengo transparencia de información y temo perder el control de la evolución de mi empresa. Últimamente tengo la sensación que podemos estar fallando en algunos puntos y podemos entrar en una espiral de problemas. No estoy seguro si es una sensación mía por no tener el control del día a día o más bien es una intuición verdadera. Les ruego discreción sobre este asunto. Pueden contactarme en cualquier momento.


Las respuestas a estas 3 preguntas tienen el mismo denominador común: opacidad de la información. La respuesta está en:

La gestión de la calidad de las operaciones para resolver dudas de administración

Las dudas, son razonables, son humanas, son inevitables y son necesarias.

Son necesarias, ya que sin ellas, no se toman decisiones y no se mejora. Es IMPERATIVO en empresas con cierta madurez que se trabaje en la mejora continua y se aplique el ciclo continuo de la calidad de los procesos. Se trata como sabrás de definir los procesos, planificar las operaciones, ejecutar las tareas, verificar los resultados y corregir para mejorar. Así en un ciclo constante:

Dudas de administración y gestión cuando estamos en fase de funcionamiento óptimo. Parte V

Dudas de administración y gestión cuando estamos en fase de funcionamiento óptimo. Parte V

Al tener una empresa madura y estable, la estructura es aún más grande. Por ello, las posibilidades de perder la información entre burocracia y procesos mal definidos es alta. Más aún, cuando éstos han sido creados con parches a lo largo del tiempo.

Es el momento de tener contratado un Director General que conoce el mercado, los procesos y puede aplicar aire fresco y prácticas nuevas. Esto acompañado de un buen director de operaciones que aporte control sobre los procesos. Ahora no se tata de vender más, sino de mejorar el funcionamiento interno para que la empresa crezca saludablemente. Se pueden tener problemas, es inevitable, pero la gestión por procesos, ayudará a que se pulan los errores según van apareciendo.

Si todavía no tienes un idea muy clara de las gestión de calidad de los procesos, puedes ver este pequeño vídeo educativo:

Si ya tienes una idea algo más concreta sobre la gestión por procesos, te recomiendo que incorpores 2 componentes a tu empresa:

  • Un software de gestión que te permita medir la calidad de los procesos por medio de KPIs (puedes probar con Platzilla)
  • Un director de calidad o de operaciones que tenga experiencia en gestión por procesos.

Eso es todo por hoy amigos. Espero haberos concienciado de las soluciones naturales a la mayoría de los problemas en las distintas fases de las empresas. Ese ha sido el objetivo de esta serie de artículos. A fin de cuentas, se trata de gestionar fácil, pero no por ello, de manera poco profesional.

¡Muchas gracias por vuestra atención!

 

 

Comentarios

Comentarios

Más de Gestión general

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR