La creación de una empresa. Actividades por etapas (parte 2)

. Nov 7, 2017.

La creación de una empresa siempre es un reto. Un reto que nos hace crecer. En cada etapa, hay un conjunto de actividades que abordar. Algunas son comunes, otras son actividades específicas según el tipo de emprendimiento o empresa de que se trate.

En el artículo ¿cómo desarrollar empresas? Actividades por etapas. Parte 1, comentamos sobre las actividades típicas en las etapas por las que pasa una empresa. Dejamos claro que las hay comunes y las hay propias para cada etapa, según el tipo de emprendimiento.

El emprendimiento inicia con la idea y pasa por diversas etapas. En la puesta en marcha, el emprendimiento se convierte en empresa y por lo tanto, el emprendedor en empresario.

En resumen, en ese artículo señalamos que desarrollar empresas exitosas demanda comprender las etapas por las que pasa y entender qué hacer en cada una de ellas. Para ello utilizamos dos ejemplos: el de la consultora en el área de recursos humanos, que presta servicios a empresas medianas y grandes; y el de la fábrica de ropa de protección eléctrica, para personal de empresas de dicho sector.

Afirmamos que no hay recetas para crear empresas. Sin embargo, es muy apropiado conocer casos e historias para mejorar el desempeño como emprendedor o empresario.

En la etapa de la puesta en marcha, las actividades que suelen desarrollarse son las necesarias para la creación de la empresa (el papeleo de constitución de la empresa); las necesarias para tener una “planta” (por ejemplo, una oficina, un local comercial o una fábrica). Y las actividades obligatorias del área de finanzas (impuestos, facturación, contabilidad).

En funcionamiento regular, las actividades típicas que suelen ejecutarse son, además de las que ya se están desarrollando en la etapa previa, las relacionadas con proveedores, ventas y atención al cliente. En el caso de las fábricas, son claves las actividades de control y gestión de inventarios.

Etapas de las que hablaremos en esta ocasión

Si eres un emprendedor o ya pasaste a la fase de empresario, la lectura de este artículo te ayudará a aclarar el camino que tienes por delante.

Acá abordaremos las siguientes etapas por las que pasa una empresa:

Un comentario aparte: en este artículo es inevitable utilizar algunos términos que pueden resultar confusos. Por ejemplo: sistema de indicadores. ¡Pero no te preocupes! En este Blog y en emprender-fácil encuentras una explicación para todos ellos. Así que te animo a buscar lo que te resulte poco familiar para que aprendas más.

La creación de una empresa

Después del funcionamiento regular, el funcionamiento estable

En el artículo sobre la etapa funcionamiento estable señalamos que esta se alcanza cuando la facturación supera los gastos con cierta holgura.

¿Qué caracteriza a esta etapa? La característica clave es que brinda la posibilidad al empresario de contratar personal para delegar. De manera particular, delegar la administración, es decir, la ejecución de tareas.

En funcionamiento estable se delega la administración

En funcionamiento estable se delega la administración

Al delegar las tareas, el empresario podrá dedicar más tiempo a la gestión, es decir, a aquellas actividades que demandan tomar decisiones.

Según el tipo de empresa, es posible que ya en funcionamiento regular o antes, se haya contratado personal. También se da el caso en que no es estrictamente necesario tener personal, por lo que los socios estarán solos hasta el funcionamiento estable.

Por ejemplo, en el caso de la consultora en el área de recursos humanos, enfocada en ayudar a captar, formar y evaluar al personal de empresas medianas y grandes, los socios pueden alcanzar el funcionamiento estable sin contratar personal.

Pero en el caso de la fábrica de ropa de protección eléctrica, es necesario contar con personal al instalar la planta, en la puesta en marcha. Antes del inicio de la producción. Esto es porque el personal requerirá capacitación para operar los equipos.

Sin embargo, observe que es personal contratado para el proceso de la fábrica del producto, no necesariamente para la administración.

Personal contratado para la fábrica

Personal contratado para la fábrica

De lo anterior surge claramente cierto tipo de actividades que el empresario debe atender de manera deliberada: las relacionadas con el recurso humano. Tiene que buscar, entrevistar, evaluar y contratar personas. Fijar el pago y atender aspectos legales.

Veamos los grupos de actividades comentados hasta ahora

Los ejemplos utilizados, el caso de la consultora y el de la fábrica, ilustran el inicio relativo de muchas actividades. En la fábrica, aún sin haber facturado, vimos que es necesario contratar personal, con la salvedad de que no es para delegar la administración.

Así que las actividades relacionadas con el recurso humano pueden ejecutarse, como vimos, en la puesta en marcha, en funcionamiento regular o funcionamiento estable. Depende del tipo de empresa. Lo esperado es que la acción de delegar la administración sí sea en funcionamiento estable.

Hasta esta etapa, los grupos de actividades que hemos identificados para la consultora y para la fábrica son:

  • Constitución de la empresa (papeleo y permisos para operar)
  • Instalación o adecuación de la “planta” para operar
  • Actividades del área de finanzas (lo relacionado con impuestos, facturación y contabilidad)
  • Gestión de los clientes (al menos, lo relacionado con ventas y atención al cliente)
  • Control y gestión de inventarios
  • Manejo del recurso humano (captación, contratación)

En la creación de una empresa, las actividades se van acoplando en cada nueva

En la creación de una empresa, las actividades se van acoplando en cada nueva Etapa

Por supuesto, muchas otras actividades podrían ser abordadas por el empresario estando en funcionamiento estable o antes.

En materia de mercadeo y ventas, por ejemplo, debe abordar lo relacionado con gestión de ventas, segmentación del mercado, desarrollo de nuevos productos o servicios.

En el ejemplo de la consultora, estando en funcionamiento estable, con seguridad ya los socios habrán diseñado nuevos servicios en el ámbito de la gestión del recurso humano, según las oportunidades que detecten.

Como señalamos en la parte 1 de este artículo, cuando se deja de ser emprendedor y se pasa a empresario, es natural ocuparse de la organización de las actividades. De allí el interés en grupos afines, a los que denominamos áreas funcionales.

Áreas funcionales en una organización

Áreas funcionales que se pueden identificar en una organización

Después del funcionamiento estable, el funcionamiento óptimo

Cuando la empresa ha alcanzado un nivel de funcionamiento estable en todas las áreas implementadas, el empresario incorpora herramientas de gestión. Con ellas, podrá controlar el funcionamiento de la empresa.

En esta etapa la empresa muestra un comportamiento sin altibajos notorios o picos, por ejemplo, en los volúmenes de la producción.

También suele ocurrir que en esta etapa, el empresario delegue la gestión, dejando en un gestor el “peso” de la organización. Quien, claro está, siempre será apoyado por el equipo que se ha incorporado en etapas anteriores.

En funcionamiento óptimo se contrata un gestor con experiencia

En funcionamiento óptimo se contrata a un gestor con experiencia

Esto es posible porque las actividades y los procesos se ejecutan con regularidad y están bien organizados. La empresa funciona sin que el empresario tenga que estar verificando todo. Además, al pasar por la etapa de funcionamiento regular, aprendió a delegar.

¿Qué implica incorporar herramientas de gestión?

Para incorporar herramientas de gestión, las actividades de la empresa deben estar controladas, agrupadas por ejemplo, por procesos, y debe existir un plan de qué se quiere medir, alineado con objetivos estratégicos y de calidad. Puede ser un sistema de indicadores por áreas: ventas, compras, fabricación, costos, entre otras.

En el caso de la consultora, una herramienta de gestión podría generar informes e indicadores con relación a la venta de los servicios, gestión de clientes, resultados de cada proyecto ejecutado, rentabilidad de cada proyecto y de la empresa.

Para ello, puede optar por una herramienta software que recoja los datos y genere los informes requeridos.

Herramientas de gestión

Las herramientas de gestión apoyan la toma de decisiones con base en evidencia

Para la fábrica, la herramienta de gestión puede dar no solo informes relacionados con áreas administrativas, sino de manera particular, con el proceso de fabricación de la ropa de protección.

Supongamos que el jefe de la fábrica quiere analizar el rendimiento de sus trabajadores. Desea saber cuánto ha contribuido cada trabajador de la planta al crecimiento de la producción.

En este caso, el indicador de gestión que se aplicaría puede ser el rendimiento productivo por trabajador, para calcular la contribución de cada uno en la fabricación.

La forma de obtener los datos y realizar los cálculos no es materia de este artículo. Para conocer sobre indicadores, te sugiero revisar el siguiente:

Después del funcionamiento óptimo, la expansión o el traspaso

Si como empresario ya has alcanzado el funcionamiento óptimo, acá no tenemos mucho que enseñarte. ¡Eres un Empresario!

Entendemos la etapa de la expansión como el máximo nivel posible, en el que la empresa realiza su actividad de manera óptima, apoyada en un equipo de trabajo de alto rendimiento.

En el artículo empresa en expansión o en condición de traspaso, señalamos que en esta etapa la empresa está en condiciones de crecer o escalar para ampliar el mercado.

El empresario sabe cómo funciona la organización, cómo se hace el producto o servicio y tiene los recursos necesarios para escalar o diversificar su oferta.

En nuestra perspectiva, en una empresa en expansión o condición de traspaso lo relevante es buscar el asesoramiento. ¡Recuerda que nadie lo sabe todo!

Algunas actividades en una empresa en expansión

Las empresas en este nivel incorporan actividades, por ejemplo, relacionadas con Gestión de la Innovación.

En la empresa se ha implantado una cultura de la innovación, que da lugar a productos para nuevos mercados, a la apertura de nuevos emprendimientos, con participación de los colaboradores; transformación de las existentes, etcétera.

Resumiendo…

  • La creación de una empresa es una aventura y un gran reto
  • Toda empresa que alcanza la etapa de expansión ha pasado por 5 más. La idea y la puesta en marcha (digamos que son el emprendimiento). Al concretarse una figura jurídica se convierte en empresa. Pasará por el funcionamiento regular, estable y óptimo, para llegar a la etapa 6: expansión o traspaso.
  • En cada una de las etapas, el emprendedor o empresario va incorporando actividades. Estas se acoplan a los grupos de actividades previos, creando una organización que se hace compleja con el paso del tiempo. ¿En cuántos años alcanza la etapa 6?.  En 5,  10, 20 años… ¡Tal vez nunca!
  • Los grupos de actividades afines, como los de finanzas o de recursos humanos, conforman divisiones o áreas funcionales. Identificamos al menos 12 áreas en una empresa.
  • Te estarás preguntando en qué momento se incorporan áreas como estructura organizacional. Pues depende. En la consultora de ejemplo, podría ser un área a desarrollar en funcionamiento estable u óptimo. En la fábrica, muy probablemente, en la puesta en marcha ya debería crearse una primera estructura. Luego, se mejora o actualiza, al crecer la organización.

El tema de cómo crear empresas y en qué enfocarse en cada una de las 6 etapas es, sencillamente, tan extenso como interesante.

¡Hasta pronto!

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