Comunicación en la empresa. Clave para la gestión

. Abr 5, 2018.

La comunicación en la empresa es una de las claves esenciales para lograr eficiencia en la administración y gestión. Comprender su importancia y la relevancia que tiene para alcanzar la mejora continua, hace que sea una “asignatura obligatoria”. ¡Así que acá nos esforzaremos para que la pases con una nota alta!

¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua!

La comunicación impacta todo en la empresa. Si quieres crecer y contar con cimientos fuertes que permitan afrontar los cambios, no dejes de aprender sobre la comunicación y la gestión de la información.

Comunicación en la empresa. Clave para la gestión

La comunicación debe facilitar que la información fluya, sobreponiéndose a las barreras…

La comunicación es la actividad consciente de intercambiar información entre dos o más participantes, con el propósito de transmitir o recibir significados a través de un sistema compartido de signos y normas semánticas. Es decir, la comunicación permite intercambiar información en un lenguaje comprendido por todos.

Gestión de la comunicación en la empresa

Recordemos que del grupo de áreas funcionales sobre las que hemos comentado en muchos artículos de este blog, hay una de particular importancia: el área de gestión de la información y comunicación. En ella identificamos dos subáreas:

  • Perspectiva de la información. Incluye las fuentes de información disponibles: internas y externas; el procesamiento de la información y el uso y la eficacia de la coordinación en la información.
  • Perspectiva de la comunicación. Se refiere a la velocidad y fluidez de la comunicación; así como a la cobertura y eficiencia de la coordinación en la comunicación.

No es nada novedoso afirmar que una buena comunicación interna en la organización es esencial. Entre muchas de sus ventajas, permite que los colaboradores se encuentren informados y valorados. Además, brinda la oportunidad de que expresen sus ideas, opiniones y sugerencias. Pero, ¿realmente se gestiona la comunicación en la empresa?

Comunicación en la empresa. Clave para la gestión

La comunicación en la empresa es esencial. ¿Cómo podrías mejorar si no te comunicas bien?

Dentro de las empresas, quienes la dirigen suelen estar más centrados en gestionar los gastos y los beneficios, que en hacer seguimiento al estado de los colaboradores, al clima laboral que se respira y a la comprensión que los empleados poseen de su trabajo y de la organización en general.

Es común que estos temas se obvien y, en muchos casos, los empresarios solo valoran el trabajo bien hecho. Es decir, se comunica solo lo que se desea y no se escucha lo que la otra parte está comunicando. Lo cual puede ser de importancia para el crecimiento de la organización.

Comunicación en la empresa. Clave para la gestión

La comunicación en la empresa, en muchos casos, es en una sola vía

La comunicación tiene barreras

Un empresario o gestor maduro sabe que los colaboradores no solo realizan el trabajo. Está claro en que también son clientes internos que reportan beneficios inmediatos y tranquilidad para los clientes externos.

También, al ser los empleados los que conocen la empresa con detalle, pueden aportar soluciones a problemas de la organización.

Esto, además de muchos otros elementos, justifica establecer una comunicación efectiva, para que todos conozcan la situación de la empresa y busquen soluciones en equipo, que es parte de la mejora continua.

En toda organización hay barreras para la comunicación. Barreras de muchos tipos. El empresario debe aprender a identificarlas y superarlas.

Comunicación en la empresa. Clave para la gestión

La comunicación tiene barreras que el empresario debe superar

Principales barreras en la comunicación

Acá comparto algunas barreras que son producto de las suposiciones, que nos llevan a cometer errores u omisiones importantes. Ninguna empresa está libre de las suposiciones del personal. De todo el personal.

  • S1. Creemos que lo que comunicamos es claro para los otros. Que lo entienden tanto como nosotros.
  • S2. Creemos que las palabras tienen el mismo significado para todos.
  • S3. Creemos que la manera en que percibimos los problemas es igual a como la perciben los demás.
  • S4. A veces creemos que estamos en lo correcto y que los demás están equivocados.
  • S5. Creemos que sólo hay una manera correcta de hacer las cosas: ¡la nuestra! Lo que no permite, además, delegar de manera eficiente.

Tipos de comunicación en la empresa

En general, la comunicación en la empresa puede ser interna o externa:

  • Interna: para mantener informados y coordinados a los miembros del equipo. Debe fomentar el feedback y crear un clima laboral agradable. Para que la comunicación en la empresa sea lo más efectiva posible, debe ejecutarse en 3 formas:
    • Descendente: del empresario o gestor a los empleados, a través de instrucciones orales, reuniones, llamadas telefónicas y correos electrónicos, memorándum, informes, manuales…
    • Ascendente: de los empleados a los responsables de los áreas y al empresario, mediante reuniones o comunicaciones escritas, llamadas telefónicas, correos electrónicos…
    • Horizontal: la que tiene lugar entre colaboradores del mismo nivel jerárquico. Esta se da con la finalidad de mejorar la cohesión de los equipos, a través de reuniones, llamadas, correos, etc.
  • Externa: para dar a conocer la actividad empresarial fuera de la empresa y recopilar el feedback procedente de otros actores. Entre ellos, los clientes. En este caso, la comunicación de la empresa se da a través de relaciones públicas, publicidad, folletos informativos, publicaciones en la web o redes sociales, entre otros canales.
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¡En este equipo la comunicación y la “escucha activa” son claves!

Elementos en la comunicación

Los elementos que participan en la comunicación, y que demandan atención, son al menos los siguientes:

  1. Personas: al tratarse de una interacción humana, la comunicación queda sujeta a circunstancias personales. Por ejemplo, las emociones, los cargos que ocupan, las habilidades y competencias.
  2. Entorno: tiene lugar en un escenario que relaciona muchas variables, lo que lo hace complejo. Existe una influencia recíproca constante. Esto ocurre hasta en las microempresas.
  3. Contenidos: el propósito del mensaje, los canales empleados, el emisor y receptor, afectan el proceso comunicativo.

Como empresario, al ir desarrollando el área funcional que denominamos “estructura organizacional”, debes asegurarte de minimizar las barreras de la comunicación. Dando el ejemplo, más que anunciándolo.

Además, debes implementar canales para registrar lo que ocurre en la empresa. Pues es insumo para la mejora. ¡Lo ideal es que la comunicación fluya y además, quede evidencia de la misma!

Comunicación formal e informal

La comunicación en la empresa da lugar a 2 tipos de organización: formal e informal.

  • Comunicación formal: es la que tiene lugar entre miembros del equipo, y puede ir de un determinado nivel jerárquico a otro o entre actores del mismo nivel. Siempre siguiendo los canales formales establecidos.
  • Comunicación informal: es aquella en donde el mensaje circula entre los miembros de la empresa, sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir los canales formales establecidos por la empresa.

En las empresas que crecen sin cuidar la comunicación formal, la informal prevalece, lo que con seguridad, genera problemas para una gestión eficiente.

Una empresa en la etapa de funcionamiento óptimo debe asegurar la comunicación formal, pero sin crear “camisas de fuerza”. Recuerde que la información debe fluir, ser precisa y, muy importante, oportuna.

En todos los ámbitos, la comunicación es clave

Entre los beneficios de tener un plan de comunicación eficaz tenemos los siguientes:

  • Permite manejar los recursos disponibles con más eficiencia.
  • Favorece las relaciones entre los colaboradores.
  • Integra la comunicación entre la organización formal y la informal.
  • Orienta hacia el logro de los objetivos comunes.
  • Potencia el talento humano.
  • Mantiene un clima laboral favorable.
  • Impulsa la identidad corporativa.

Los riesgos de una mala comunicación son evidentes. Por ejemplo, puede producir retrasos, duplicar tareas, generar retrabajo. La calidad se ve comprometida, baja la productividad, desmotiva y crea incertidumbre.

Comunicación en la empresa. Clave para la gestión

Las empresas tienen a su alcance herramientas que les permite establecer una comunicación interna para dar fluidez y fomentar la escucha activa.

Las herramientas pueden ir incorporándose en la empresa al pasar de etapa, según la necesidad concreta. Algunas demandan recursos que difícilmente estarán disponibles en funcionamiento regular o estable.

Pero primero veamos los medios clásicos de comunicación interna. Algunos son:

  • Reuniones de trabajo. Pueden ser presenciales o vía habilitadores tecnológicos, como Skype o Hangouts (videoconferencias). Con un chat, la comunicación uno-a-uno o uno-a-muchos permite fluidez.
  • Manual de normas y procedimientos. Contienen declaraciones como la misión, los valores y la descripción de actividades o procesos. También, normas y el reglamento general de la empresa.
  • Revistas institucionales.
  • Newletters o informes ágiles para compartir noticias e información relevante.
  • Foros de discusión. Es una herramienta poco común. Puede ser un medio para fomentar la participación y despertar el interés.
  • Buzón de sugerencias: supone el medio más tradicional para estimular la comunicación entre los empleados. ¿Utilizarías este medio en tu empresa?
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No descartes “a priori” formas de comunicarte. Pero… ¡no tomes esto literalmente!

  • Tablones de anuncios: es el medio más habitual para hacer llegar un mensaje a un gran número de empleados, pero solo funciona si estos están acostumbrados a leerlos de forma regular. Puede aplicar en el área de la fábrica, por ejemplo. Por supuesto, en la actualidad al hablar de tablón de anuncios se supone que es un tablón digital.
  • Memorandos: Se trata de un medio inter-área para garantizar que la información llega a su destino. ¡Sí, ya casi no se utilizan! Porque el correo electrónico es mucho más eficiente. Sin embargo, no olvidemos que muchas empresas tienen trabajadores que no están frente a un computador.

¿Qué herramienta preferimos para la comunicación en la empresa?

Todas las herramientas señaladas –y muchas otras- pueden ser aplicadas según la pertinencia y el tipo de empresa que tengas.

Está claro que las herramientas que utilizarían los colaboradores en una fábrica de calzado, sería según el rol que tengan. Mientras que en una empresa de servicios profesionales, con seguridad, las herramientas serán las propias de las TIC, apoyadas en redes de computadoras y aplicaciones para tal fin.

¿Qué es lo ideal? – Primero, que las herramientas sean implementadas lo más temprano posible. Que sean seleccionadas de manera deliberada, sin crear un caos en cuanto a la cantidad de medios o canales. Y como siempre señalamos, todo dependerá en gran medida del contexto y del tipo de empresa que tengas.

Una herramienta preferida por nosotros para la comunicación del empresario y su equipo de colaboradores está basada en una plataforma de aplicaciones, denominada Platzilla.

Comunicación en la empresa. Clave para la gestión

La comunicación interna y externa se puede apoyar en herramientas de gestión. Platzilla

Sobre esta herramienta y el trabajo que puedes hacer con ella, te hablaremos en próximos artículos.

Para finalizar, te dejamos la siguiente reflexión:

La comunicación en la empresa es vital para llevar a cabo la administración y la gestión de manera eficiente. Una buena comunicación facilita un intercambio permanente y continuo de información. Esto permite desarrollar métodos o formas para agilizar la actividad en la empresa. Es un elemento clave para producir un bien o servicio de calidad.

¿Y tú, cómo te comunicas con tu equipo? ¿Cómo es la comunicación en tu empresa?

¡Hasta el próximo artículo!

Lectura recomendada:

Gestión de la comunicación organizacional

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