Aprende a mejorar la administración de tu empresa

. May 20, 2015.

¿Trabajas en una empresa y todo funciona con muchos errores e incertidumbres? Tal vez necesites saber más sobre administración y dirección de empresas. Aquí encontrarás las claves

¿Qué es la administración y dirección de empresas?

El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que se desarrollan dentro de una empresa para lograr los objetivos. Esto debe entenderse como un proceso dividido en fases y etapas que se deben hacer una antes que otras o en simultáneo.

Fases de la administración empresarial

Como todo buen proceso, cuenta con etapas y fases que deben ser completadas para avanzar al siguiente objetivo. La administración y dirección de empresas se encarga de detectar cuáles son las fases vitales, organizarlas y mejorarlas. Te dejo aquí una visión de cómo se divide el proceso administrativo en una empresa:

A) Fase mecánica: se establece qué debe hacerse para cumplir los objetivos.

Y esta fase comprende otras etapas internas como:

  • Planeación – ¿qué se va hacer? (objetivos).
  • Organización – ¿cómo se va a hacer? (considerando los recursos de todo tipo).

B) Fase dinámica: donde se ejecutan todas las actividades necesarias ya planificadas (Cómo manejar la empresa).

Las etapas de esta fase son:

  • Dirección – ¿cómo se está haciendo? (guía y ejecución de los planes).
  • Control – ¿cómo se hizo? (es la parte que evalúa y mejora el proceso administrativo).

Ahora que conoces las fases importantes de la administración, tienes que saber que esta debe ser aplicable en todas partes (cumplir con un proceso de universalidad).

Por ejemplo:

La etapa de planificación cuenta con sus propias fases: planificación, organización, dirección y control y cada una de estas, también necesita etapas de planificación, organización, control y así sucesivamente en todas las etapas y fases de la administración.

La administración y dirección de empresas

La administración y dirección de empresas

Aplicar la administración y dirección de empresas hoy mismo

No necesitas contratar a un mega experto en administración y dirección de empresas si estás recién empezando con tu nuevo negocio. Lo puedes llevar a cabo tú mismo si tu empresa no te necesita en el proceso creativo.

Lo que debes saber para empezar es:

Planifica

Anota todas las actividades necesarias en orden cronológico para que el negocio se ejecute.

Después, debes organizarte con tus empleados para detectar quién hace qué cosa (apoyado en las habilidades de cada uno para aprovechar la producción).

Una vez que cada quien sepa qué tarea debe cumplir, establece plazos y fechas límite para las entregas. Aclarar quién debe trabajar con quién y quién necesita que un miembro complete una operación para que otro pueda empezar.

Para ayudarte a determinar la planificación puedes preguntarte:

  • ¿Qué procesos fallan y por qué?
  • ¿Tengo deudas pendientes?
  • ¿Se cumplen los plazos de entrega?
  • ¿Tengo una fecha límite para cumplir con mis objetivos?

Aprovecha mejor el tiempo

Una forma de saber si lo estás haciendo bien es preguntarte “¿me da tiempo de cumplir lo que tenía programado?”.

Si la respuesta es no, evidentemente debes definir:

  • Las horas del día que deben trabajarse.
  • El tiempo que necesita cada tarea para ser completada.
  • Cómo reducir los tiempos de una tarea.
  • Cuándo y cuánto voy a descansar.

Cuida lo que gastas

No sirve de nada que el día tenga 30 horas o los mejores empleados si no controlas tus gastos. Si no cuidas en qué gastas tu dinero, tu empresa puede caer en la quiebra en un instante.

El secreto aquí es preguntarte primero:

  • ¿Me alcanza el dinero?
  • ¿Mis deudas aumentan cada vez más?
  • ¿Separo mis cuentas personales de las de mi empresa?
  • ¿Estoy gastando en lo que realmente necesito?

Te lo advierto: el camino de una startup es un campo de rosas. Todo parece muy bonito, pero tiene espinas. Vas a tener que planificar tus finanzas, pedir prestado y conseguir que los objetivos se cumplan para obtener más dinero a cambio.

Puedes pedir ayuda a las comunidades de Crowdfunding, a los business angels o a los bancos y estos organismos te piden, un plan en donde demuestres cómo gastas el dinero y cómo piensas aprovecharlo al máximo.

No le des la espalda a las inversiones. Por ejemplo, si necesitas un equipo de trabajo que maneje perfectamente el lenguaje CSS3 para tu página web, puedes invertir en la formación. Algunas empresas creen que es un gasto, pero todo ese conocimiento puede ser invertido en tu negocio. ¡Claro! otros administradores prefieren contratar a empleados con el conocimiento necesario, pero ya queda de tu presupuesto ver cuál te parece más rentable.

Otro truco de la administración y dirección de empresas es disminuir los gastos superfluos. Por ejemplo, el café, el alquiler de una oficia y los gastos administrativos. ¿Cómo? Busca alternativas. Puedes sustituir el café por té o decirle a tus empleados que traigan sus propios bocadillos. En lugar de tenerlos en una oficina pueden tener algunos colaboradores trabajando desde sus casas. Para los gastos administrativos puedes hacer un teletrabajo en la nube para ahorrar papel, llamadas, secretarias, etc.

Recuerda que una empresa puede ser un poco caótica. Al inicio, todo es incierto y cambia a cada rato. No te dejes derrumbar por el fracaso y aprende a no tropezarte con la misma piedra. Si algo te salió mal, detecta por qué paso y mejóralo. Si algo sale bien, mantenlo o busca la forma de mejorarlo como puedas.

Si estás interesado en la administración y dirección de empresas te sugiero leer sobre la gestión de proyectos.

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