¿Qué es un indicador y para qué lo necesitamos?

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Creo que todos tenemos una idea clara sobre qué es un indicador. Seamos o no empresarios, hemos escuchado el término. Pero en las mipymes, el tema de los indicadores cobra especial importancia. Sin duda, es una materia relevante de la que te hablaré hoy. ¡Bienvenidos(as)!

¿Te parece un tema complicado o un poco técnico? Pues realmente no lo es. Porque en resumen, se trata de aplicar fórmulas sencillas para obtener ratios o índices. En cualquier caso, tome este artículo como un reto para aprender. Recuerda que para ser un empresario exitoso, ¡debes asumir retos todos los días!

@Gestionar Fácil

Si lo piensas un momento, encontrarás que en la vida diaria nos conseguimos indicadores, aunque no se les denomine así. Por ejemplo, las señales de tránsito o la señalización en un edificio público, implican indicadores. Todos proporcionan información de manera sencilla, precisa y sin ambigüedad.

Es claro que para entender estos indicadores, basta alguna información sencilla. Con ella podremos interpretarlos de manera correcta, tal como lo hará la mayoría en el contexto en que estemos.

Pero en el ámbito de las empresas, el término cobra un significado importante y hasta esencial. Podemos describirlo como una herramienta de análisis (cuantitativa o cualitativa) que nos da indicios o señales sobre una situación, actividad o resultado.

¿Qué es un indicador y para qué lo necesitamos?
¿Qué es un indicador y para qué lo necesitamos?

¿Qué es un indicador y para qué lo necesitamos?

Un punto que debemos tener claro desde ya es que cada indicador brinda información relevante y única respecto a lo que mide. Esta debe ser interpretada de una única manera, dado que un indicador obedece a un solo objetivo.

Podemos definir a los indicadores como instrumentos que proveen evidencia de una determinada condición o del logro de ciertos resultados. La información que brindan puede implicar aspectos cuantitativos y/o cualitativos sobre los objetivos de un proyecto, un proceso, un área en una empresa o sobre una organización.

En el caso de las empresas, un indicador debe representar la relación entre dos o más variables. Por lo tanto, un número aislado (dato) no es un indicador.

Te preguntarás el porqué de esta afirmación. Pues te lo explico de manera fácil:

  • Supongamos que un programa gubernamental tiene como propósito capacitar en herramientas TIC a un cierto número de personas/año.
  • Al finalizar un año, los responsables reportan que el programa capacitó a 3 000 personas, afirmando que esto representa una gran avance para el programa.

La pregunta que surge es si esta afirmación se debe tomar como verdadera. ¿Es el número de personas capacitadas (dato) suficiente para señalar que hubo un gran avance?

Parece claro que la afirmación es cuestionable. Por ejemplo, ¿qué porcentaje representa 3 000 personas capacitadas respecto de la población que debe beneficiar el programa? Si es el segundo año de aplicación, ¿cómo es el valor obtenido respecto al anterior?

Un dato sin contexto o aislado no es un indicador
Un dato sin contexto o aislado no es un indicador

Un punto de comparación es necesario:

Siguiendo con el ejemplo, suponga que la meta establecida fue capacitar a 4 000 personas en el año. Con esta información, el análisis del resultado cambia en forma casi radical. Pues en este contexto, el programa solo logró un 75 % del total de personas que debieron ser capacitadas durante el año.

Este resultado obligará a un análisis sobre las razones que no permitieron alcanzar la meta. Y por supuesto, llevará a tomar decisiones para asegurar que en un próximo período, se logre la meta planteada.

En consecuencia, es evidente que el valor del indicador necesita un contexto. Un punto de comparación que permita emitir un juicio acerca del resultado obtenido. En el ejemplo, el indicador relaciona 2 variables:

  • [(capacitados-año) / (meta-capacitados-año) x 100].

Los datos que generan las mediciones son necesarios. Pero estos, por sí solos, no permiten evaluar, por ejemplo, el desempeño de un proceso. Sin un punto de comparación, es difícil decir algo sobre el resultado.

De hecho, en muchos casos el “valor” que brinda un indicador es mayor cuando se tiene información de varios períodos consecutivos. Al tener el cálculo del indicador de varios períodos tendremos la posibilidad de realizar mejores análisis.

¿Qué es un indicador y para qué lo necesitamos?
¿Qué es un indicador y para qué lo necesitamos?

Es por las razones expuestas que al hablar de indicadores, uno de sus atributos es el “modelo de análisis”. Esto es, un modelo que explica cómo se calcula y analiza el indicador; qué interpretación se le da al valor obtenido a partir de la fórmula aplicada.

Ejemplo de modelo de análisis

El modelo de análisis en este contexto se define como la forma de medir un indicador, que involucra un cálculo con 2 o más variables (métricas) y ciertos criterios de decisión.

Para ejemplificar, veamos el caso de un indicador importante: la efectividad de la cobranza.

Suponga que el contexto es el de una empresa que presta un servicio (puede ser el eléctrico), que factura al cliente al final de cada mes. Luego de entregar la factura al cliente, vía correo electrónico, este dispone de un plazo “x” para realizar el pago. Después de dicho plazo tendrá algún recargo por morosidad.

En este caso, la fórmula para calcular la efectividad de la cobranza es la siguiente:

  • E-C (mes) = ( total monto cobrado / total monto facturado ) x 100

Este indicador permite conocer el porcentaje cobrado en un mes, sobre lo que debería haberse cobrado en ese mismo período. Es decir, sobre el monto total facturado en el mes.

El “total monto cobrado” es una suma de todos los pagos recibidos (es una métrica directa). Mientras que el “total monto facturado” es la sumatoria de todas las facturas emitidas. Siempre, para el mismo período.

¿Qué valor pondrías como límite, antes de generar una alerta para este indicador? – Por ejemplo, ¿90 % o 95 %?

Asumiendo que la entrega de la factura al cliente es oportuna, los criterios de decisión podrían ser como sigue:

  • Si E-C es menor que 80 %, activar plan especial de cobranza.
  • Si E-C está entre 80 % y 90 %, enviar un mensaje personalizado a clientes morosos.
  • Y si el valor E-C es mayor que 90 %, publicar recordatorios de la importancia del pago para mantener la calidad del servicio.
El resultado de un indicador puede disparar una "alarma" sobre la gestión

¿Para qué necesitamos los indicadores?

«Lo que no se mide, no se puede mejorar». Esta frase, atribuida a Peter Drucker, pone de manifiesto la importancia de la medición.

Aunque la verdad es que el concepto es de un físico y matemático británico: «Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre».

William Thomson Kelvin.

En las mipymes los indicadores son necesarios para conocer la situación de, por ejemplo, un proceso, un área funcional o la organización. Un conjunto de indicadores diseñados según las necesidades de la empresa, nos permitirá:

  • Analizar y comprender los atributos del “objeto” o ente al que se le aplica la medición.
  • Controlar y mejorar la calidad de un producto o servicio, con base en variables que miden ciertos atributos, según un método.
  • Predecir con base en tendencias, escenarios para tomar decisiones.

Es claro que los indicadores tienen muchas ventajas para las organizaciones, entre las que destacamos:

  1. Permiten reducir la incertidumbre y la subjetividad en la interpretación de los resultados.
  2. Constituyen un medio para dar mayor transparencia en la ejecución de los recursos asignados.
  3. Permiten evaluar los resultados de los planes de acción y hacer seguimiento a los compromisos asumidos.
  4. Motivan a los miembros de los equipos a alcanzar las metas propuestas. Impulsan el liderazgo cuando el empresario delega el poder de decisión.
  5. Permiten identificar las fortalezas y las debilidades en los diferentes niveles objeto de medición.

¿Y para qué medir…?

En una mipyme, frente a la pregunta ¿para qué medir?, el empresario o gestor puede responder que se mide para:

  • Interpretar lo que está ocurriendo en la organización (sistema de indicadores de gestión).
  • Tomar decisiones cuando las variables se salen de los límites establecidos (según el modelo de análisis).
  • Definir la necesidad de introducir cambios y/o evaluar resultados en el menor tiempo posible.
  • Analizar tendencias y conocer la productividad en el tiempo.
¿Para qué necesitamos los indicadores?
¿Para qué necesitamos los indicadores?

Indicadores de gestión

Desde el punto de vista de la gestión, los indicadores se caracterizan por ser instrumentos o mecanismos que nos permiten evaluar en qué medida se están cumpliendo los objetivos estratégicos.

En otras palabras, representan una medida que “informa” a los grupos de interés sobre el desempeño de la empresa, frente a sus metas y objetivos. Además de lo señalado, los indicadores de gestión:

  • Producen información para analizar el desempeño de las áreas y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.
  • Detectan desviaciones en el logro de los objetivos acordados. Lo que es típico en el caso de proyectos con hitos definidos.
  • Generan alertas según el modelo de análisis que se aplique, a partir de las cuales el empresario y su equipo tomarán acciones.

Conclusiones sobre qué es un indicador:

La medición es imprescindible cuando las empresas deciden ir más allá del funcionamiento básico, en procura de la estabilidad. Y de manera particular, cuando toma el camino de la mejora continua. Por ejemplo, a través de la aplicación del ciclo PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar).

Ciclo PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar)
Ciclo PDCA (planificar-hacer-verificar-actuar)

Aparte de las ventajas y beneficios comentados, finalizo esta entrega haciendo referencia a dos elementos: la línea base y las metas.

  • La línea base es el valor del indicador que fijamos como punto de partida (de comparación) para evaluarlo y darle seguimiento. La definición consiste en utilizar la información disponible en el periodo inicial o información del entorno. Inclusive, a partir de una consulta a un experto. La línea base es el estado inicial del indicador y es necesaria para especificar metas.
  • Por su parte, las metas permiten acreditar el grado de avance de los objetivos. Son conocidas y acordadas entre los involucrados y nos permiten verificar quién ha cumplido con ellas. Una característica de las metas es que deben ser realistas. Es decir, deben tener un valor que, dada la capacidad técnica, humana y financiera del área involucrada o del proceso, sea factible de alcanzar en un periodo.

En fin, a la pregunta ¿qué es un indicador y para qué lo necesitamos?, se puede responder de muchas maneras. Es un tema del que podemos encontrar ingente volumen de documentos e información.

¡Muchas gracias por leernos!

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