Control y gestión de cambios en registros

Control y gestión de cambios en registros

Cuando gestionamos, muchas veces tenemos situaciones donde tenemos que consultar qué es lo que ocurre y para ello es necesario tener un control y gestión de cambios.

Gestionar siempre ha de orientarse hacia avanzar, pero para avanzar hay que corregir, ver qué ha funcionado y qué no ha funcionado. Por otro lado, en el día a día perdemos excesivo tiempo en revisar “dónde están las cosas” y “qué ha ocurrido con ellas”. Con Platzilla, eso es parte del pasado.

Todo está en el mismo lugar, hasta la gestión de cambios

Cuando accedemos a cualquier registro en Platzilla tenemos varias pestañas de información:

Control y gestión de cambios en registros

En estas pestañas podemos tener la información asociada en este caso a clientes (facturas, cotizaciones, contactos, etc).

En otra pestaña, los mensajes que nos hayan enviado (vinculando nuestro correo). A su derecha los comentarios que hayan podido registrarse asociados a este cliente en este caso (ej: “cliente delicado”).

A la derecha de comentarios tenemos la pestaña documentos, donde guardamos todos los documentos que deseemos (archivos word, ppt, etc).

Finalmente, a la derecha de documentos, tenemos la pestaña de “histórico de cambios” donde vemos el control de cambios de este registro tanto en su información, como en los documentos asociados.

La gestión de cambios, histórico del registro

Veamos este cliente, “Axistech”, en la sección de control de cambios (histórico del registro). Vayamos a ver casos:

Control de cambios filtrado por fechas

Control y gestión de cambios en registros

Podemos ver en la imagen superior como podemos consultar y hacer el control de cambios por Periodo (pestaña por periodo) donde seleccionamos el campo con fecha que nos interese (en el caso de haber varios campos de fecha) y finalmente, marcamos la fecha de inicio y finalización.

En el caso superior vemos cómo nos muestra los campos a modo de “lista”, sin embargo, podemos ver información relacionada como en este caso la creación de una factura a modo de línea de tiempo, pinchando en el icono calendario.

Control y gestión de cambios en registros

Finalmente, para aquellos registros donde pueda cambiar como por ejemplo Stock de artículos tenemos la opción de consultar la evolución del stock a modo gráfico:

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Gestión de cambios filtrado avanzado

Es posible que se requiera una gestión de cambios avanzada basada en filtros que se quieran aplicar. Así es posible acudir a la pestaña de “avanzados” para ejecutar dicha acción:

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Así, en dicha pestaña podemos seleccionar un campo, un comparador y un valor que queramos visualizar. Pongamos algunos ejemplos:

  • Queremos ver los cambios en una oportunidad de ventas que ha tenido un largo historial de cambios. Supongamos que queremos ver que ocurrió durante la fase de venta “En negociación”. Es ese caso, filtraríamos por ese estado de venta.
  • Supongamos que tenemos un pedido de un cliente que ha pasado por distintas fases de validación. En dicho caso, si quisiéramos una información particular de una fase filtraríamos por la misma.

Conclusiones

  • Platzilla registra todo en su momento, usuario y módulo.
  • Es posible acceder a cualquier cambio y consultar por fechas en distintos formatos: lista, línea de tiempo y gráficos.
  • Si se desea hacer consultas más segmentadas es posible acceder a la gestión de cambios con filtros avanzados.

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