Creación y modificación de cálculos en Platzilla

Cuando gestionamos, se realizan cálculos, muchos tipos de cálculos. En Platzilla no es una excepción y por ello, tiene su motor propio de cálculos en el sistema.

Nuestra misión es ayudarte a gestionar fácil y por ello, ya están muchos cálculos por defecto en el sistema. Así es posible que quieras o bien editar alguno.

También a veces, se da la circunstancia de querer editar un cálculo existente o bien crear algún campo de cálculo nuevo, ya que es imposible que Platzilla se adapte al inicio a cualquier situación. Por ello, te facilitamos esta posibilidad. Antes de continuar, vamos a inventariar los cálculos que existen en los módulos actuales por áreas en la empresa, descontando de dicho cálculo lo correspondiente a informes, gráficos y ratios que se calculan en sus áreas correspondientes, sea llamando a las operaciones del sistema o no.

Cálculos en módulos usados por el área Comercial/Marketing

• Cotizaciones: Aquí se usan operaciones en las tablas de los artículos (productos y servicios) fruto de la cotización, así como sus totales.

Cálculos en módulos usados en Administración/Finanzas

• Cotizaciones: Aquí se usan cálculos en las tablas de los artículos (productos y servicios) fruto de la cotización, así como sus totales.
• Artículos: En este campo calculamos el precio con impuestos así como la relación catidad-stock mínimo, que nos indica por medio de alertas cuándo hay que reponer un producto que está bajo en stock. Nótese que artículos se usa también en otras áreas como comercial y facturación, ya que Platzilla aprovecha los módulos para distintas aplicaciones.

Cálculos en módulos usados en operaciones

• Planes de servicios: Aquí se nos indican las unidades consumidas en los servicios que se ejecuten. Por ejemplo, si los servicios son de uso de horas, nos va calculando las horas consumidas (sumando) de todos los servicios asociados al plan.

¿Cómo funciona el motor de cálculos en el sistema?

Al motor de cálculos se accede desde el menú configuración y se ahí en la sección de Motores y gestores pinchamos en motor de cálculos en el sistema.

Una vez dentro vemos 3 secciones:

• Cálculos en el sistema: Cálculos simples para campos
• Elementos calculados: Cálculos de elementos como sumatorios.
• Campos de cálculos en tablas: Cálculos para tablas.

Cálculos en el sistema

En la sección de cálculos en el sistema, podemos editar o crear operaciones nuevos. Advertimos que en caso de dudas consúltenos para ayudarle a configurar su sistema.

Al acceder podrá ver además de la lista de cálculos en el sistema, las opciones de desactivar el cálculo, duplicar el cálculo (para crear otro parecido), consultar las veces que ha sido ejecutado, editarlo o borrarlo (no lo recomendamos)

Cuando se crea un nuevo cálculo, te pide escoger si el cálculo es uno nuevo o basado en un patrón (o en un campo actual, es decir, copia uno existente para tener una base).

Las opciones en los nuevos cálculos son usar campos o elementos de cálculo o inclusive un valor fijo.

Al ir creando los elementos y el tipo de cálculo (sumar, restar, multiplicar o dividir), se van creando bloques cuya operación completa figura en la parte superior de la pantalla.

Al guardar el cálculo indica el valor actual como referencia por si se requiere hacer alguna comprobación.

Elementos calculados

Los elementos calculados son grupos de cálculos que se ejecutan de manera constante. Por ejemplo, el cálculo de horas consumidas los cuales dependen de los servicios que se vayan dando de alta. Es decir, los elementos calculados son dinámicos ya que no sólo se calculan constantemente, sino que según se agreguen registros (en el ejemplo, servicios) se van agregando al cálculo.

Los elementos calculados no son operaciones en sí. Es decir, no se pueden aplicar a un campo numérico para que realice el cálculo de manera dinámica. La razón de los elementos calculados es para servir como parte de un cálculo que se ejecute dentro de cálculos del sistema. Si, por algún motivo el cálculo en el sistema fuere igual a un elemento calculado, bastaría que se creara un cálculo donde se multiplique el elemento calculado x 1.

Para crear el elemento calculado hay que seguir los pasos del asistente los cuales son:

1. Definición del mismo y fuente de donde proviene el cálculo (módulo).
2. Selección de un filtro o filtros y los campos donde aplican, sean del módulo objeto del cálculo o módulos relacionados. Advertimos que esto es para auténticos expertos, luego consúltenos en caso de dudas.
3. Seleccionar la operación del campo: suma, máximo, mínimos o promedio.
4. Resultado

Campos de cálculos en tablas

Los campos de cálculos en tablas, son parecidos pero aplicados a las tablas. El modo de funcionamiento es similar a los campos calculados a excepción, que en lugar de seleccionar un campo, seleccionamos una columna.

Modo de aplicación de las operaciones

El modo de aplicación en los cálculos es independiente de la creación del campo. Es decir, hay que crear primero el campo y luego crear el campo correspondiente del tipo “cálculo” y posteriormente asociarle un cálculo.

Lo mismo ocurre en el caso de las tablas, funcionamiento parecido.

Notas finales

En la implementación de Platzilla, recomendamos una implementación paulatina, por fases, como se ven en la sección transforma tu empresa a ideal.

Así recomendamos comenzar por hacer el primer despliegue inicial, ajustar el alcance de lo que queremos hacer y poco a poco ir consolidando a partir de iteraciones en Platzilla, ajustes y en definitiva aprendizaje. Recuerda, Roma no se construyó en un día peeeeero… aquí aplica la famosa regla de pareto: el famoso 80-20. Pues bien, estamos seguros que con sólo un 20% de la implementación de Platzilla puede generar un impacto de un 80%.

Gracias por leernos y ante cualquier duda, ¡estamos a su servicio!