¿Qué importancia das a la información financiera de tu pyme?

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La importancia de la información financiera para las mipymes es evidente. Pero no todos los empresarios se la dan, en particular los que transitan las primeras etapas con sus empresas. ¿Conoces las consecuencias de no atender la situación financiera, más allá de por ejemplo, el flujo de caja? Sin duda, es un tema relevante del que te hablaré hoy. ¡Bienvenidos(as)!

Hay un primer elemento que debemos tener en cuenta antes de pensar en una estrategia financiera que cumpla con las metas de gestión. Se trata de la confiablidad de los datos. En esta entrega asumimos que la información está bajo la responsabilidad de un colaborador, quien garantiza la calidad de la información.

Ahora bien, lo primero que debemos tener claro es: ¿qué es la información financiera?

Una definición es la siguiente: es la información que se obtiene a partir de los datos que surgen de las actividades derivadas del manejo de los recursos financieros de la empresa. ¡Sí, esta definición es terrible!

Utilizando otras palabras, la información financiera muestra la relación entre los derechos (activos) y obligaciones (pasivos), así como la composición del patrimonio de la empresa, en un periodo determinado.

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La información financiera se ha convertido en un conjunto integrado de estados financieros. Se trata de instrumentos que cumplen el propósito de informar sobre aspectos como:

  • la situación financiera de la empresa a una fecha determinada;
  • los resultados de sus operaciones en el período contable; y
  • los cambios en su situación financiera para dicho periodo contable.
¿Qué importancia das a la información financiera de tu pyme?
¿Qué importancia das a la información financiera de tu pyme?

Importancia de la información financiera

La información financiera permite identificar los puntos fuertes y débiles en una empresa. Por ejemplo, la liquidez, solvencia, rendimientos, predicción de beneficios, riesgos de inversión, etc.

Según el tipo de análisis que se requiera, la información puede ser sometida a procesos de:

  • agregación o consolidación para crear indicadores;
  • revisión y verificación contable, es decir, auditoría de cuentas; e
  • incorporación de otros tipos de datos, que puede tener un origen extracontable.

Con esto, los interesados – internos o externos – pasan al análisis de la situación de la empresa. Este análisis, basado en una diversidad de métodos, proporcionará información que “hablan” de la actividad. En otras palabras, con la información financiera se obtiene un diagnóstico para pasar a la acción, según el caso.

¿Quiénes son los usuarios potenciales de la información financiera? En general los podemos clasificar en 2 grandes grupos:

  • El primer grupo lo conforman los que tienen un interés económico directo. ¿Quiénes son? – Propietarios e inversores, clientes, empleados, gestores. Los que están a cargo de la gestión de la empresa.
  • El segundo grupo lo conforman aquellos que tienen un interés económico indirecto. Por ejemplo, los analistas financieros, asesores y consultores, autoridades o entes públicos.

La información financiera, bien analizada, facilita la toma de decisiones tanto para la empresa como para los grupos de interés. Es decir, permite visualizar de manera rápida los cambios en las principales cuentas (ingresos, patrimonio, pasivos, gastos). En tal sentido, señala si la empresa sigue una evolución positiva o evidencia dificultades.

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Categorías cualitativas que facilitan el análisis de indicadores

El mundo de las finanzas y de la contabilidad es amplio y complejo. Pero existen ciertas categorías cualitativas básicas y comunes que debemos observar para obtener información de calidad. Algunas de ellas son:

La confiabilidad:

Toda información contable debe ser de calidad, sin error de ningún tipo y siempre, apegada a los hechos. Para conocer la realidad de la empresa en un momento dado, todas las transacciones deben ser reflejadas de manera transparente, sin manipulaciones. Sobre ningún dato registrado puede haber duda o incertidumbre.

La pertinencia:

Todo lo que sea reflejado en los informes financieros de la empresa debe ser relevante. Solo así será un insumo valioso para la toma de decisiones. Al realizar el análisis de los indicadores, de requerirse datos adicionales, estos deben ser consignados a través de aclaratorias.

La comprensibilidad:

Todos los datos que se plasmen en informes contables y financieros, deben ser claros y precisos. Esto tiene como propósito que puedan ser entendidos por todos sus destinatarios.

Es clave que los informes respondan a las inquietudes, y que dejen claro cuáles son las actividades comerciales a las que se dedica la empresa, además de su ciclo económico. Es una práctica importante colocar notas para aclarar los informes financieros.

La comparabilidad:

Toda la información de tipo financiera debe ser comparable en función de otros ciclos contables. El propósito es identificar tendencias, analizar indicadores de desempeño y conocer las diferentes posiciones financieras que ha ocupado la empresa.

La puntualidad:

Al igual que en cualquier otra actividad, la puntualidad es un valor importante. Así que el empresario debe estar atento al hecho de que la información financiera se entregue a tiempo, en los lapsos establecidos. La información que no es oportuna, carece de valor.

¿Qué importancia das a la información financiera de tu pyme?
¿Qué importancia das a la información financiera de tu pyme?

Interpretación de la información financiera

Recordemos que los datos financieros nos permiten evaluar cuál ha sido el rendimiento de la empresa durante el período contable. De hecho, quienes sepan interpretar los informes financieros, podrán afinar las potencialidades de la empresa para llamar la atención, por ejemplo, de nuevos socios o accionistas.

¡Por supuesto, esto es posible en mipymes que han alcanzado un funcionamiento estable u óptimo!

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Por otro lado, con los informes podemos evaluar por qué la competencia se mantiene posicionada, aun cuando las condiciones del entorno sean adversas. Las tendencias marcan la pauta en el diseño de estrategias financieras.

Cuando una empresa alcanza un nivel de madurez alto, suele implementar sistemas de información financiera. Con ellos, optimiza el registro y el análisis de los datos. Y así fortalece la gestión y la toma de decisiones.

Por último, apoyándose en métodos financieros, el empresario mipyme puede acceder a información como:

  • el fondo necesario para el pago de los compromisos adquiridos;
  • el aprovechamiento de los excedentes para consolidar inversiones;
  • la rentabilidad en la “línea” de productos/servicios para aplicar planes;
  • la precisión de cuáles son los puntos que requieren seguimiento en la organización;
  • qué le corresponde como dividendo a los socios e inversionistas; y
  • cuál es el límite de deuda a la que podría hacer frente la organización.
Cuando una empresa alcanza un nivel de madurez alto, suele implementar sistemas de información financiera
Cuando una empresa alcanza un nivel de madurez alto, suele implementar sistemas de información financiera

Estados e indicadores financieros

Para alcanzar una gestión financiera eficiente, todas las áreas deberían proveer datos que permitan tener un conocimiento profundo de las operaciones.

Por su parte, una de las funciones del responsable financiero es analizar y transformar los datos en información útil. Información que debe estar al alcance de las áreas funcionales para que evalúen su desempeño. Esta evaluación debe realizarse contra lo que se tenía proyectado para tomar decisiones según el caso.

Para tener una gestión financiera exitosa, se debe contar como mínimo con estados financieros, de flujo de caja, de inventarios, y de cuentas por pagar y cobrar.

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En muchos casos, el análisis cuidadoso de los indicadores financieros puede determinar la viabilidad a largo plazo del proyecto empresarial.

Ejemplo de informes financieros que debemos tener:

Algunos de los informes clave que debemos tener periódicamente son los siguientes:

  • Balance General. Además de ser una de los informes que se deben presentar ante entes legales, muestra una “fotografía” del activo, pasivo y patrimonio neto de la empresa.
  • Flujo de caja. Este muestra el dinero que ha entrado y que ha salido de caja. Al ordenar los ingresos y gastos tanto presentes como futuros, podrás conocer la liquidez que tendrás. Es información clave para la toma de decisiones.
  • Retorno de la inversión y margen de beneficio. Con el ROI podrás conocer qué parte del dinero que has invertido puedes recuperar. ¡Imagina que has estado invirtiendo recursos en algo poco rentable!
  • Rentabilidad del personal. Es interesante conocer cuánto dinero te genera el esfuerzo de cada colaborador. Con este dato podrás tomar decisiones no solo sobre la plantilla de personal, sino en aspectos como la delegación de funciones.
Los informes "hablan" sobre la actividad de la empresa en el período contable
Los informes «hablan» sobre la actividad de la empresa en el período contable

Ejemplo de indicadores y ratios financieros:

El balance general y la declaración de ingresos contienen indicadores que funcionan como herramientas para la toma de decisiones. Además, la información que brindan es utilizada por acreedores e inversionistas para precisar el riesgo de invertir o conceder créditos a la empresa. Veamos un par de ejemplos.

Indicadores de rentabilidad financiera:

La rentabilidad financiera se refiere al Margen de Beneficio Neto. Indica cuánto ganas por cada euro que obtienes de las ventas. Se calcula dividiendo el ingreso total (antes de impuestos y gastos) por las ventas.

  • Beneficio Neto = Ingreso total / Ventas

Para calcular el ingreso total debes restarle a las ventas el coste del producto vendido:

  • Beneficio Neto = (Ventas – Coste de ventas) / Ventas
Indicadores de liquidez:

Estos indicadores miden la capacidad que tiene una empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras en el corto plazo.

  • Coeficiente de liquidez = Activos corrientes / Pasivo corriente

Este mide el grado en el que los activos convertibles en efectivo, es decir, el activo circulante, cubre los derechos de los acreedores a corto plazo.

  • Plazo de cobro = (Saldo de clientes x 365 días) / Ventas

Al saldo de clientes, hay que añadir los importes que están pendientes de pago por parte de los clientes (efectos por cobrar, efectos descontados pendientes de vencer, etc.). Su valor indica el número de días que la empresa tarda en cobrar, en promedio, a sus clientes.

Con la contabilidad y las finanzas claras, la empresa puede avanzar con "buen pie"
Con la contabilidad y las finanzas claras, la empresa puede avanzar con «buen pie»

Un indicador clave, que no debe perderse de vista. es el endeudamiento que contrae la empresa con las entidades financieras. Este es conocido comúnmente como el apalancamiento financiero.

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Sin duda, esta es una estrategia para conseguir capital de trabajo y mejorar la rentabilidad de los activos. Sin embargo, el endeudamiento debe ser moderado, porque de otra forma puede poner en riesgo el futuro de la empresa. Si la deuda crece más que los activos, es claro que disminuirá la solvencia de la organización. ¡Y esto no es bueno!

Comentarios para cerrar

Más allá de lo señalado, la importancia de la contabilidad y de las finanzas se hace evidente cuando revisamos las preguntas a las que pueden responder.

Por ejemplo, la contabilidad nos permite contestar preguntas de importancia como:

  • ¿Está sana la mipyme desde el punto de vista económico?
  • ¿Tiene capacidad para atender las deudas?
  • ¿Gana dinero con los productos o servicios que se vende?
  • ¿Cuánto cuesta una unidad de producto o servicio?
  • ¿Cuánto cuesta un área funcional o un centro de trabajo?
Aunque parezca increíble, ¡hay empresas en las que al incrementar las ventas pierden más dinero!

¿Te preguntarás cómo puede ocurrir esto? Pues existen empresas – ¡tal vez no lo creas! – que no conocen el coste de sus productos y/o servicios. Por lo tanto no fijan el precio conveniente. ¡Y solo después de un tiempo detectan que están incurriendo en pérdidas!

Por cierto, ¿conoces los costes reales que tienen tus productos y/o servicios?, ¿cómo fijas los precios?, ¿qué áreas funcionales participan en la fijación de precios?

Por su parte, con las finanzas se puede dar respuesta a otro tipo de preguntas relevantes, como por ejemplo:

  • ¿Es rentable una determinada inversión?
  • ¿Cuál es la mejor alternativa entre varias opciones de inversión?
  • ¿Está la empresa bien financiada?
  • ¿Es mejor financiarse con deuda o con capital de los accionistas?
  • ¿Qué dividendo conviene repartir?
En una ocasión, una mipyme solicitó un préstamo a un banco, y éste no se lo concedió. El empresario no entendió por qué le habían negado el préstamo y solicitó una explicación…

Pues la razón fue que el banco al revisar los estados financieros, detectó un alto endeudamiento. Además, tenía problemas de liquidez. ¿Qué había ocurrido? – Simplemente la empresa gestionó mal algunas inversiones.

Al respecto, ¿tienes visibilidad de la situación financiera real de tu empresa?, ¿cómo está el endeudamiento?, ¿necesita financiamiento para crecer?

¡Muchas gracias por leernos!

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