Indicador. ¿Para qué sirven los indicadores en una pyme?

. Sep 18, 2019.

Un indicador es una relación entre dos o más tipos de métricas, que permite elaborar una medida cuantitativa o una observación cualitativa. Esta “relación” arroja un valor, una magnitud o un criterio, que tiene significado en el contexto de la pyme. Por ser un tema esencial, en esta entrega hablamos de los indicadores en general, para complementar los artículos anteriores. ¡Bienvenidos (as)!

En algunos artículos de este blog hemos comentado sobre métricas e indicadores, sin precisar con detalle sus diferencias. A partir de los ejemplos mostrados en dichos artículos, ya tendrás una idea clara, con seguridad, de su importancia para la gestión de cualquier empresa: micro, pequeña, mediana o grande.

También conocidos como KPI (en inglés: Key Performance Indicator), los indicadores aportan información que muestran la evolución que está teniendo la variable que se mide. Puede estar relacionada con una actividad, un proceso… con “algo” que interesa mejorar.

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Los indicadores se utilizan en muy diversos ámbitos, por la necesidad que existe de medir, comparar, evaluar y tomar decisiones. O simplemente, para conocer más sobre un tema de interés. Los indicadores son para la empresa el termómetro de su gestión…

Indicador. ¿Para qué sirven los indicadores en una pyme?
Los indicadores son para la empresa el termómetro de su gestión…

Seguro que habrás escuchado hablar de indicadores de interés general como la tasa de desempleo, la tasa de informalidad, por mencionar algunos. Por ejemplo:

  • Tasa de Desempleo = [ PD / P-EA ] x 100
  • PD: población desocupada.
  • P-EA: población económicamente activa.

Es un indicador clave en la gestión pública, ¿cierto? Por ser un tema esencial para todo empresario o gestor, al final encuentras 2 artículos para aprender más sobre métricas e indicadores en pymes.

¿Para qué sirve un indicador en una pyme?

Son muchas las ventajas que tiene utilizar indicadores en las pymes. En los artículos recomendados al final indicamos varias razones del por qué medir. Algunos ejemplos son:

  • Para analizar la tendencia y evaluar la productividad de un área.
  • Para interpretar lo que está ocurriendo con las ventas en cada tienda.
  • Otra razón, por ejemplo, es para relacionar la productividad con el coste de la nómina.

Como una ventaja general está el hecho de que el indicador brinda objetividad y permite comparar. Implica un lenguaje común que facilita una medida estandarizada y su comprensión por todos los interesados. Es una herramienta útil porque permite valorar magnitudes como el cumplimiento de un objetivo o el índice de satisfacción de un cliente.

Los indicadores, por lo general, se construyen con información cuantitativa. Sin embargo, en la actualidad se está utilizando, cada vez más, los indicadores cualitativos.

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En una pyme, en particular, un indicador debe ser diseñado con un claro criterio de utilidad. Debe asegurar la disponibilidad de los datos y los resultados en el menor tiempo y con el menor coste posible. Un ejemplo en la empresa Donas Redoma, que comentamos en otro artículo, es el siguiente:

  • Indicador: rentabilidad sobre ventas.
  • Mnemónico: RsV.
  • ¿Qué mide? El índice mide la rentabilidad con respecto a las ventas.
  • Forma de cálculo: [Utilidades / Ventas] x 100.

Si la empresa genera utilidades de 4 000 u.m. en un período; y en el mismo las ventas netas son de 20 000 u.m., la rentabilidad sobre ventas es:

  • RsV = [4 000 u.m. / 20 000 u.m.] x 100 = 20 %

Esto es, la empresa tiene una rentabilidad del 20 % con respecto a las ventas. ¿Es esto bueno para la empresa?, ¿es lo esperado? El modelo de análisis del indicador permitirá responder estas y otras preguntas.

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Lo que no se mide no se puede controlar…

Diferencia clave entre métrica e indicador

En el artículo Indicadores de Gestión en Donas Redoma, se planteó una distinción entre métrica e indicador. Cuando hablamos de métricas, nos estamos refiriendo a mediciones de atributos o variables, que se realizan mediante la acción de medir. Es decir, mediante la acción que permite obtener el valor de una medida para el atributo o la variable.

Por ejemplo, en Donas Redoma tienen, entre otras, las siguientes 2 métricas para las tiendas:

  • Número de clientes atendidos por día en tienda (NCxD).
  • Total de clientes nuevos en tienda, por mes (TCNxM).

En el primer caso, la acción es contar los clientes atendidos durante el día, sin importar si realizaron una compra o no. En el segundo caso, la acción es sumar los nuevos clientes que compraron durante el mes “x”.

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Formas de medir: métrica directa, función o métrica indirecta e indicador.

A partir de estas métricas, Donas Redoma puede crear otras métricas, como por ejemplo:

  • Promedio diario de clientes atendidos en tienda (es un cálculo con base en los valores de NCxD)
  • Promedio mensual de nuevos clientes en tienda (es un cálculo con base en los valores de TCNxM)

Estos promedios son métricas indirectas, pues utilizan los resultados de las métricas directas NCxD y TCNxM. Un software de gestión puede aportar este tipo de cálculos de manera fácil. Otros ejemplos para el caso de Donas Redoma son:

  • Total facturado por mes (suma del monto de todas las facturas válidas en un mes).
  • Coste total de la nómina por mes (suma de todos los pagos por concepto de nómina en un mes).
  • Valor promedio de ventas diarias no realizadas por falla de mercancía (suma de las ventas no realizadas dividido por el número de días trabajados en el mes).

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre métrica e indicador?:

Las métricas son la base del cálculo de los indicadores. Es decir, un indicador utiliza los valores de dos o más métricas para obtener una magnitud o valor. Este se interpreta a partir de un “modelo” creado para tal fin.

Un indicador es una métrica que representa un modelo de análisis. Para obtener las mediciones de un indicador se utilizan métricas junto con uno o varios criterios de decisión. Los criterios de decisión toman valores “medios” de la data histórica conocida, para establecer valores límites (rangos) y definir un nivel de confianza para los resultados analizados.

Ejemplo de un indicador financiero que relaciona dos métricas: total activos y total pasivos para una fecha dada (“ratio de garantía”).

  • Ratio de garantía = [ Total Activo / Total Pasivo ]

El activo es la garantía que tienen los acreedores de que la empresa podrá hacer frente a sus deudas. Es decir, el indicador señala la capacidad que tiene la empresa de hacer frente, con sus activos, a las deudas con terceros, con independencia de su vencimiento.

Para este indicador el modelo de análisis es el siguiente:

  • Si el valor del indicador es menor que 1,2 y se mantiene por “x” meses consecutivos en descenso, la empresa entrará en situación de quiebra.
  • El valor esperado es entre 1,2 y 2,2.

Veamos el caso de este indicador para una empresa denominada JM Sports (fábrica de prendas de vestir), en la siguiente gráfica:

Indicador. ¿Para qué sirven los indicadores en una pyme?
Ejemplo de evolución del indicador…

En este ejemplo, la meta es mantener el indicador de garantía entre 1,2 y 2,2; para asegurar que los activos de la empresa cubran los pasivos con holgura. Un valor igual o superior a 2,3 no necesariamente sería bueno. Tendríamos que analizar otros indicadores financieros para determinar si es «bueno» un valor superior al indicado, para esta empresa.

¿Por qué utilizar indicadores en las pymes?

Ya hemos indicado que si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y mejorar. Cuando no se puede controlar, no se pueden tomar acciones para alcanzar objetivos y no se puede dirigir. Si no se puede dirigir, no se puede mejorar.

Medir y analizar son dos acciones fundamentales para conocer el estado real de una empresa. Para medir podemos utilizar muchos tipos de indicadores.

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Todo tipo de empresa afronta en la actualidad desafíos de manera constante. Ya sabemos que la competencia es cada vez más exigente. Lo que se traduce en océanos rojos cada vez más competitivos.

Por tal motivo, implementar un conjunto de indicadores por áreas funcionales, redundará en beneficios tangibles para cualquier pyme. Con indicadores idóneos podrá ajustar las acciones para mantener la dirección y el enfoque en los objetivos estratégicos.

Como empresario, te estarás preguntando si diseñar e implementar indicadores será viable en una mipyme. – La respuesta es, ¡por supuesto que sí!

Cuando el empresario ha alcanzado la etapa de funcionamiento estable de su empresa, una condición para seguir avanzando en la mejora de la organización, es que debe medir para tomar buenas decisiones.

Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito
Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito

En efecto, en muchos casos mide para controlar y mejorar; pero para alcanzar y mantenerse en la etapa de funcionamiento óptimo, es necesario medir de manera planificada. Con objetivos claros para que el esfuerzo no se diluya y el proceso formal de decisiones tenga insumos de calidad.

Repasemos los atributos básicos de los indicadores:

Toda métrica o indicador debe satisfacer los siguientes criterios:

  • Medible: esto significa que la característica debe ser cuantificable. Debe existir una forma de medirla.
  • Entendible: el indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
  • Controlable: el indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.

Indicadores por área funcional

El reto para un empresario al frente de una pyme es seleccionar un conjunto de indicadores que pueda dar cuenta del avance de la empresa, a un coste relativamente bajo. Como siempre, dependerá del contexto de la empresa, del tamaño y de las necesidades de información que tenga el empresario.

De las 12 áreas funcionales que identificamos en una empresa, o que podrían estar presentes según la etapa en que se encuentre, algunas son áreas obligatorias.

Áreas funcionales presentes en empresas maduras, en funcionamiento óptimo

Para una empresa en la etapa de funcionamiento estable las áreas funcionales que deben estar en proceso de mejora son, al menos, las siguientes:

1. Contabilidad y finanzas:

Sobre el área funcional contabilidad y finanzas comentamos diversos ejemplos en el artículo indicadores financieros para gestionar una pyme. El mismo será complementado con un nuevo artículo, en el que con apoyo de un software de gestión, mostraremos métricas e indicadores para evaluar las subáreas:

  • Tributos e impuestos.
  • Registros Contables.
  • Facturación.
  • Análisis de costes.

2. Mercadeo y ventas:

Una de las áreas funcionales sobre la que se diseñan más indicadores es mercadeo y ventas. La importancia de los clientes, que son la base de la existencia de toda empresa, hace que se mida de muchas formas la relación con ellos.

En el artículo Indicadores de gestión en Donas Redoma, comentamos de manera breve sobre el indicador de gestión satisfacción del cliente. En un próximo artículo comentaremos otros indicadores típicos para esta importante área funcional, clave para el éxito de toda empresa.

3. Talento humano:

Sobre la gestión del talento humano, te recomiendo revisar el articulo Gestión del talento humano en empresas exitosas. Existen muchos tipos de indicadores para medir el rendimiento y el comportamiento de los colaboradores. Estos pueden aplicarse para las diversas subáreas:

  • Evaluación del desempeño.
  • Políticas de gestión del talento humano.
  • Incentivos y beneficios.
  • Capacitación y formación.
  • Clima organizacional y motivación.

En un próximo artículo comentaremos los indicadores típicos para el área de talento humano, aplicables en las mipymes.

4. Producción y operaciones:

La producción de bienes y servicios es parte de la cadena de valor de toda empresa. Esto implica que su mejora continua es objeto de atención en empresas que quieren alcanzar el funcionamiento óptimo o la etapa de expansión.

Tomaremos como ejemplo, en un artículo específico para esta área, dos empresas de las que hemos hablado en este blog: Consultora Geosama y Batidos y Algo Más. A través de ellas veremos ejemplos de métricas e indicadores. ¡Así que esté pendiente de esa interesante entrega que haremos pronto!

5. Otras áreas funcionales:

Para una empresa en funcionamiento estable, es muy probable que el empresario haya desarrollado otras áreas más allá de las indicadas, al menos en un nivel básico o inicial. Áreas como: gestión de la información, calidad, innovación, análisis del entorno, entre otras.

Por supuesto, actividades propias de estas áreas se pueden estar ejecutando desde la etapa de funcionamiento regular. Pero cuando hablamos de desarrollarlas, aunque sea en un nivel inicial o básico, nos referimos a asignar recursos y a trabajar en su implementación de manera deliberada. También implica asignar un responsable, entre otros elementos claves.

De estas áreas también hablaremos en términos de métricas e indicadores, en entregas futuras. Por ejemplo, sobre indicadores de calidad para procesos y productos.

Indicador. ¿Para qué sirven los indicadores en una pyme?
Indicador. ¿Para qué sirven los indicadores en una pyme?

Conclusiones

  • En este artículo diferenciamos con ejemplos, las métricas de los indicadores. Esto es importante al momento de decidir qué indicadores necesitamos para satisfacer las necesidades de información de la empresa.
  • Una métrica puede ser directa o indirecta. Se obtiene realizando una medición; es decir, un conjunto de operaciones cuyo objeto es determinar el valor de una medida.
  • Con las métricas definimos indicadores. Para los indicadores debe existir un modelo de análisis, que señale cómo se interpreta el valor obtenido y qué se espera de su evolución.

A partir de este artículo estaremos desarrollando más ejemplos de indicadores por área funcional, y haremos referencia a las aplicaciones o herramientas de gestión, como fuente clave de datos para tal fin. ¡Éxitos con tus indicadores!

Y como «lo prometido es deuda», te recomiendo los siguientes 2 artículos:

¡Muchas gracias por leernos!

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