¿Tu estrategia no funciona? Usa el cuadro de mando integral

¿Tienes una estrategia empresarial pero no estás consiguiendo los resultados que esperabas? Debes conocer el cuadro de mando integral.

Esta herramienta fundamental permite crear estrategias equilibradas entre los factores financieros y no financieros de una empresa.

Te ayuda a tomar los valores, la misión y la visión de la empresa, los convierte en información valiosa para crear estrategias coordinadas, efectivas y fáciles de digerir para todos los miembros de tu equipo de trabajo.

¿Te gusta la idea?

Entonces, no te pierdas el siguiente contenido:

  • Primero, haremos algunas reflexiones previas.
  • Luego, aprenderás en qué consiste un cuadro de mando integral.
  • Después, te enseñaré cómo funciona esta herramienta de gestión.
  • Además, verás por qué te será útil su aplicación en tu negocio.
  • Por último, te presentaré varios ejemplos de cómo crear un CMI sin tantas complicaciones.

¡Acompáñame!

Pero, antes de explicarte conceptos, quiero preguntarte lo siguiente:

¿Cómo mides el éxito de tu empresa?

Quizás… ¿Con el volumen de ventas? ¿Con el nivel de ingresos?

¿Estás teniendo en cuenta solamente los indicadores financieros tradicionales como existencias, inmovilizados, ingresos y gastos?

¿O estás considerando una visión más integral para las decisiones empresariales?

Lamentamos decirte que una de las principales razones por las que fallan las estrategias empresariales, es porque muchos directores miden el éxito según el dinero que tienen al final de mes en sus cuentas.

Nadie dice que hacer esto sea malo.

Sin embargo, en una buena estrategia empresarial lo ideal es conocer lo que sucede en tiempo real.

También, disponer de una visión global que facilite la toma de decisiones para actuar ágilmente e identificar las tendencias favorecedoras.

Y aquí es donde toma su mayor protagonismo el Cuadro de Mando Integral (CMI), también conocido como Balanced Scorecard (en inglés).

Entonces…

¿En qué consiste el cuadro de mando integral?

Es una herramienta de gestión útil para alinear los recursos y las personas en una dirección determinada, permitiendo establecer y comunicar la estrategia corporativa de manera eficaz a través de cuatro perspectivas:

  1. Financiera.
  2. Clientes.
  3. Procesos internos.
  4. Aprendizaje y crecimiento.

Estas perspectivas contienen indicadores de control (financieros y no financieros), lo que permite obtener información periódica para un mejor seguimiento de los objetivos y una visión clara del desarrollo de la estrategia.

Esta propuesta de gestión de negocios fue sugerida por dos académicos de la “Escuela de Negocios de Harvard”, Robert Kaplan y David Norton en el inicio de la década de los 90.

Ellos estudiaron el éxito de grandes compañías globales y se dieron cuenta que casi todas medían su éxito en base a los resultados y la información financiera.

Para estos académicos, esta forma de medición y seguimiento es similar a “Medir solo los resultados financieros es cómo manejar solo con el retrovisor”.

Ya que, los resultados financieros solo muestran cómo estuvo tu empresa en el pasado, pero no refleja la situación actual ni ayuda a predecir cómo estará mañana.

Después de descubrir esta estrategia, Kaplan y Norton decidieron proponer la herramienta de gestión cuadro de mando integral, que permite crear estrategias equilibradas entre los factores financieros y no financieros de una empresa.

Esta herramienta surge porque una empresa no es solo exitosa porque hace dinero (y tampoco hará dinero por tener una estrategia enfocada solo en el capital).

Factores que influyen

Hay varios factores que influyen como: la calidad de talento, la comunicación, el entendimiento del mercado, la optimización de procesos que a su vez sean distintos en un mercado abarrotado.

Fíjate que…

El cuadro de mando integral es una herramienta de gestión, no de medición.

Pero, algo muy relevante es que puede ser aplicada tanto en negocios pequeños como en empresas medianas o grandes que lleven años en el mercado.

Ahora, aclaremos un punto…

Lo qué no es un cuadro de mando integral:

  • Un programa que hace todo por ti.
  • Un generador de información automática.
  • Tampoco, un formulador de estrategias.
  • Ni una herramienta de medición.

Continuemos…

¿Cómo funciona el cuadro de mando integral?

Se basa en las 4 perspectivas que lo componen, vale decir:

  1. Financiera
  2. Clientes
  3. Procesos internos
  4. Aprendizaje y crecimiento

Éstas pueden variar en función de las características particulares de cada negocio.

Normalmente, las que te mencioné, son las más frecuentes.

Entonces, puedes crear algo parecido al siguiente cuadrante:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral
Cuadro de mando integral. [Imagen cortesía de Gangplank HQ en Flickr]

El cuadro de  mando integral  mide los objetivos de tu estrategia de negocios desde 4 perspectivas básicas y relacionadas entre sí.

Te explico cada una:

#1 Financiera

Refleja los objetivos de rentabilidad de la organización. Mide la capacidad de generar valor, maximizar los beneficios y minimizar los costes.

Los indicadores financieros que se aplican están basados en los registros contables.

Entonces, en esta perspectiva trata de responder la pregunta:

¿Qué esperan de nosotros los inversionistas?

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

#2 Cliente

Expresa la satisfacción del cliente a través de indicadores.

Permite analizar la percepción de la marca por parte del consumidor, así como, el posicionamiento de la compañía frente a sus competidores.

En esta perspectiva te puedes hacer preguntas como:

  • ¿Qué valor ofrecemos a nuestros clientes para alcanzar los objetivos financieros?
  • ¿Qué quieren ellos de nosotros?
¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

#3 Procesos internos

En esta perspectiva, las métricas revelan el grado en que las diferentes áreas de negocio se desarrollan.

Verás indicadores en procesos de innovación, calidad o productividad.

Formula interrogantes como: ¿Cuáles son los procesos internos que debemos mejorar para dar valor a nuestros clientes y, por ende, conseguir nuestros objetivos financieros?

¿En qué deberíamos ser excelentes?

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

#3 Aprendizaje y crecimiento

Se refiere a los colaboradores y a la tecnología.

Favorece la formación, la consolidación de conocimientos y la comunicación eficaz.

Pregúntate: ¿Cuáles son las capacidades que necesitamos para mejorar los procesos internos que nos ayudarán con las perspectivas de nuestros clientes y financieras?

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

Como ves, las perspectivas están alineadas con los valores, la misión y la visión de tu empresa, dando forma a la estrategia general.

No es recomendable recargar el CMI, al contrario, para que sea práctico y fácil de usar, te aconsejo no incluir más de siete indicadores en cada perspectiva.

¿Por qué es útil aplicar un cuadro de mando integral?

Te dejamos aquí algunas de las respuestas rápidas que te orientarán:

  • Obliga a desarrollar un plan de negocio (en caso de no tenerlo) basado enteramente en la Misión y Visión de la empresa, sin hacer cambios de última hora.
  • Hace que todos los integrantes de tu empresa conozcan qué hace la empresa, cómo lo hace y para dónde van. Así nadie estará flotando en su silla tratando de adivinar qué es lo que quiere ‘el jefe’.
  • Ayuda a que cada empleado sepa la importancia de su trabajo en la empresa y cómo este afecta a los clientes.
  • Te permite detectar fugas de dinero y de productividad que te impiden ser esa empresa rentable.
  • Ganas terreno sobre la competencia porque formarías parte de ese exclusivo grupo que sí sabe cómo aplicar una estrategia de negocios coherente.
  • Te permite obtener datos para saber qué funciona y qué no en tus estrategias.
  • Te ayuda a crear un borrador de una estrategia de negocios sin tener que contratar a una consultoría que te cobrará altas sumas de dinero.

Ahora, supongo que te anima la idea del cuadro de mando.

Fíjate cómo puedes empezar a aplicarlo.

¿Cómo crear un CMI para la empresa sin tantas complicaciones?

Para crear tu propio cuadro de mando integral necesitas cubrir algunos aspectos básicos que se supone que deben estar listos.

Descuida, si aún no los tienes te daremos enlaces que te ayudarán.

Empecemos…

Me gusta dividir el proceso de creación por fases, para que seas más ordenado a la hora de crear tu propia herramienta.

¡Presta atención!

I. Fase de diseño

Te aconsejo hacer un análisis FODA (o DAFO en inglés) que te ayudará a determinar cuáles son tus debilidades actuales, las posibles amenazas, así como también tus fortalezas y tus oportunidades.

II. Fase de especificación

Aquí debes definir los valores, la misión y la visión de tu empresa (qué te mueve, quién eres, qué haces y a dónde quieres llegar).

Además, necesitas definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo de tu empresa y los indicadores de rendimiento.

Si quieres profundizar en el tema, dedica unos minutos al siguiente vídeo:

¿Por qué DEFINIR la MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DE UNA EMPRESA? ¿CUÁNDO o CÓMO hacerlas?

Los indicadores de rendimiento

También conocidos como KPIs (Key Performance Indicators, en inglés) son datos que te permiten medir los parámetros de forma objetiva.

Por ejemplo:

Hay distintos tipos de indicadores de rendimiento que puedes aplicar en el cuadro de mando integral de una empresa según lo que quieras medir.

Mira una lista de KPIs que puedes usar en el cuadro de mando integral de tu empresa.

Un buen KPI se define así:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

Para el caso del cuadro de mando integral de una Pyme puedes usar los siguientes KPIs en las distintas fases, como por ejemplo:

  1. KPIs para la perspectiva financiera:
¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

2. KPIs para la perspectiva del cliente:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

3. KPIs para la perspectiva de los procesos internos:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

4. KPIs para la perspectiva del aprendizaje y crecimiento:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

¿Cómo seleccionar el mejor indicador de rendimiento?

Cualquier indicador que escojas debe ser:

  • Medible.
  • Alcanzable.
  • Coordinado con tu estrategia global.
  • Ser desafiante (para que tengas un incentivo de hacerlo).
  • Involucrar al personal de tu empresa.

Además, para crear tus propios indicadores de rendimientos debes:

  • Darle un título al indicador
  • Objetivo
  • Frecuencia de medición
  • Forma de calcularlo
  • Responsable de medición
¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

Este es un ejemplo de los posibles cuadros de mando, tú puedes diseñar el que mejor te convenga.

Si quieres más ejemplos, puedes mirar estos (en inglés) aquí.

Toma en cuenta esto:

  • Si fijas 3 objetivos, es muy probable que los cumplas todos.
  • Si te fijas entre 4 y 6 KPIs, es probable que cumplas 2.
  • Y si te fijas más de 10, es probable que no cumplas con ninguno.

Así que mi recomendación en este caso es escoger 3 indicadores de rendimiento para cada perspectiva (12 en total) y centrarte en los más importantes de tu fase inicial.

Tendrás algo parecido a esto:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

III. Fase de implementación

Una vez tengas toda esta información definida (tómate tu tiempo) es momento de crear el mapa de estrategias.

Como este:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

¿No lo ves tan fácil?

Mira este otro ejemplo:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral
Mapa de procesos para un Equipo X. Fuente: gestiopolis.com

Interpretación de este mapa:

Nadie lo habría podido explicar mejor que Miguel Vanegas, así que resumiré su explicación:

“El mapa se lee de abajo hacia arriba. Si se observan los dos cuadros inferiores en la parte izquierda se dirá que: se debe contratar a un técnico apropiado de acuerdo con el presupuesto para formar un equipo competitivo (jugar bien ganar partidos, brindar espectáculo y avanzar a rondas clasificatorias de ligas y torneos) esto traerá más públicos (CLIENTES) que se convertirán en abonados (BENEFICIOS FINANCIEROS)”.

Si necesitas ayuda para crear un diagrama de flujo, te recomiendo que mires nuestro artículo que te enseñará una forma fácil de crearlos.

5 Consejos para analizar el cuadro de mando integral:

  1. Busca indicadores de rendimiento que no están siendo usados y que creas que son necesarios.
  2. Analiza bien por qué estás usando estos indicadores de rendimiento y no otros.
  3. Identifica lo bueno y lo malo de cada indicador de rendimiento e indicadores de calidad para mejores decisiones.
  4. Haz un análisis estadístico para entender mejor la información que genera el cuadro de mando integral (por ejemplo, con la ayuda de un CRM).
  5. Tómate tu tiempo para entender qué es lo que quiere decir toda esa información que obtienes.

Conclusión

Hoy aprendiste que el cuadro de mando integral te ayuda a crear estrategias tomando en cuenta factores financieros y no financieros de la empresa.

Se fundamenta en 4 perspectivas: financiera, clientes, procesos internos y, aprendizaje y crecimiento.

También, te enseñaré cómo funciona, cómo crearlo y la utilidad de su aplicación por medio de varios ejemplos.

Entonces, ya puedes construir cuadros de mando integrales más eficientes aplicando las siguientes recomendaciones:

  • Mantén simple tus cuadros de mando, preferiblemente en una sola página.
  • Céntrate en la información importante (aquí no es tan relevante explicar los gráficos de una manera tan vistosa).
  • Diseña el tablero para que la información importante resalte.
  • No escojas un programa de gestión que te solucione los problemas de hoy.
  • Tómate tu tiempo y mira las opciones que te puedan servir en el futuro para tu negocio.

¿Qué tal te ha parecido? ¿Lo entendiste?

Espero que sí.

Si eres administrador o autónomo, el diseño de un panel de control para el cuadro de mando integral, es uno de los procesos clave para tu gestión, enfocada en la planificación estratégica y los procesos esenciales para la toma de decisiones.

Para implementar el cuadro de mando integral te aconsejo usar algún software como, por ejemplo, la aplicación de gestión Platzilla, que cuenta con herramientas prácticas, guías paso a paso, seguimiento y una comunidad de expertos.

¡Prueba la versión gratuita y aprende a Gestionar Fácil!

Muchas gracias por leernos.

Hasta la próxima.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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