¿Pusiste en marcha tu pyme de bebidas naturales, pero te angustia el respaldo de la información contable? ¡No te preocupes! Hoy dedicaré este artículo a la contabilidad en la nube para un negocio de batidos.
Te enseñaré las ventajas de un programa con un alto grado de confiabilidad y precisión para procesar ingresos, gastos e inventarios. Es gratuito, seguro y no requiere instalación, ya que se aloja en la web.
Al buscar opciones para procesar los registros contables en la etapa inicial de tu empresa, nada mejor que las hojas de cálculo de Google.
Con ellas podrás consultar datos, procesar transacciones o descargar información financiera de tu empresa, desde cualquier dispositivo conectado a Internet y en el momento que lo requieras.
El contenido se trata de:
Empecemos por destacar algunos registros contables que puedes hacer con las hojas de cálculo de Google en un negocio dedicado a los jugos de frutas.
Ahora bien, prepárate para recibir la información clave sobre la contabilidad en la nube para un negocio de batidos.
¡Toma nota!
Contabilidad en la nube con Google Sheets
Como empresario, debes saber que, un sistema contable adecuado y seguro es una de las decisiones más importantes para una pyme en su etapa de puesta en marcha.
Para ello, Google Sheets es una de las aplicaciones más versátiles para controlar las transacciones financieras en la nube.
Se trata de un programa que utiliza una serie de funciones para realizar cálculos, gráficos o reportes. Estos te ayudarán a llevar las cuentas en orden, cumplir compromisos y tomar decisiones rápidamente.
Su uso es sencillo y está disponible a través de una cuenta Google; lo que te permite el acceso, donde y cuando lo necesites, gracias al almacenamiento en línea.
Además, puedes compartir la colaboración sobre la hoja de cálculo con el personal de administración o el profesional contable.
Así, todo tu equipo puede trabajar en simultáneo para tener la contabilidad al día.
Durante la etapa de puesta en marcha, tu empresa transita por la “travesía del desierto”. Tu pyme tiene “sed de recursos” por lo que requiere liquidez y financiamiento.
Si deseas ampliar tus conocimientos sobre la contabilidad en la nube te sugiero el siguiente post: Contabilidad en la nube para pymes.
Es cierto que existen otros programas contables alternativos, tanto de escritorio como en la nube, no obstante, su implementación implica un gasto para tu empresa.
Además, la mayoría de programas de contabilidad ofrecen funcionalidades rígidas, que no se ajustan con exactitud a los requerimientos de tu compañía.
Sin embargo, con Google Sheets obtienes flexibilidad y ahorro ya que no tendrás que pagar por licencias y asistencia técnica asociadas a la utilización de software contables.
Google Sheets es una aplicación gratuita, accesible, para llevar los registros contables en la nube. Sin duda, una excelente opción en tu negocio de batidos.
Registros contables para pymes de batidos con Google Sheets
Algunos de los registros e información contable que puedes gestionar con Google Sheets en un negocio de batidos son:
- Compras a proveedores de materia prima y otros insumos
- Gastos de funcionamiento del negocio
- Gestión de inventarios
- Facturación
- Cuentas por cobrar
- Cálculo de impuestos
- Reportes y estados financieros
- Y muchas cosas más…
En este punto, puedes comprobar que para llevar los registros contables, las hojas de cálculo de Google Sheets son ideales.
Se caracterizan por su exactitud en los cálculos, generación de gráficos y el almacenamiento en la nube de gran cantidad de datos de ingresos y egresos.
Y, por si fuera poco… ten presente que no tendrás que realizar desembolsos ya que Google Sheets es una aplicación gratuita.
Igualmente, ahorras espacio en tu ordenador y evitas el riesgo de perder datos por averías en tus equipos.
Por último, podrás descargar, recuperar, modificar y actualizar los registros contables sin límites.
Plantillas contables en Google Sheets para pymes de batidos
Las plantillas son hojas de cálculo básicas de Google Sheets para registrar los movimientos contables en la nube.
Como ejemplo, utilizaré la experiencia de la microempresa “Batidos y algo más”, con varios años en el mercado de las bebidas sanas.
Plantilla de facturación con Google Sheets:
- Modelo de factura.
Al iniciar las ventas en tu negocio de batidos, inmediatamente debes comenzar a emitir facturas. Esto te garantiza un mejor control.
Por consiguiente, la factura debe contener una primera sección con: el nombre e identificación de tu negocio, la fecha en la que se produce la venta, el número de correlación del comprobante y datos básicos del cliente.
En la segunda sección, describes el producto vendido, cantidad, precio y porcentaje de IVA en la casilla correspondiente.
Es preciso que conozcas la normativa legal en materia fiscal y de facturación que aplique en tu país.
Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:
- Relación de ingresos y gastos.
Tus ingresos se producen cada vez que vendes un producto.
En el ejemplo de la empresa “Batidos y algo más”, se reportan ingresos por la venta de batidos, ensaladas de frutas, helados y postres.
Ahora bien, en cuanto a los gastos, los más frecuentes son:
- Materia prima
- Compras de insumos
- Vasos y recipientes
- Gastos de funcionamiento
- Pago de nómina
- Alquiler del local
- Impuestos
- Servicios públicos
- Publicidad.
Si restas los gastos totales de los ingresos, obtendrás el resultado operativo mensual en la plantilla de Google Sheets, así conocerás el flujo de dinero de tu negocio.
- Relación de ventas e inventarios.
El inventario de un negocio se compone por:
- Materia prima (frutas, azúcar, leche, chocolate);
- Productos para la venta (batidos, smoothies, granizados, helados, frappe, concentrados de frutas, postres);
- Existencia de envases (vasos, jarras, botellas, latas o cartones de diferentes medidas).
En este contexto, Google Sheets te permite registrar la descripción de cada rubro: número y detalle de las existencias, el coste y consumo diario.
Esto te revela las cantidades disponibles en cualquier momento y lugar.
Plantillas de libros contables básicos con Google Sheets:
- Libro diario.
Te permite registrar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu negocio de batidos.
Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.
- Libro mayor.
Te permite visualizar el dinero disponible en cada una de las cuentas de tu negocio de batidos.
Facilita el control de los movimientos de las partidas contables por medio del traspaso de los montos generados en las cuentas del libro diario.
Se estructura en columnas donde se indica: el código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.
Plantilla de reportes financieros con Google Sheets:
- Balance de comprobación.
Se conforma por los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. A partir de este reporte podrás generar el balance general y el estado de resultados.
Puedes adaptar este sistema contable básico con Google Sheets a las necesidades de tu emprendimiento, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas. ¡Anímate y comienza a disfrutar de las ventajas de llevar la contabilidad de tu negocio de batidos a través del cloud computing!
Conclusiones: Contabilidad en la nube para un negocio de batidos
La contabilidad en la nube utiliza las hojas de cálculo de Google Sheets para el registro y control de los movimientos financieros que se producen en tu negocio.
Por consiguiente, es una plataforma en línea que otorga importantes beneficios para lograr una gestión contable óptima y segura.
En este artículo conociste los datos clave y las plantillas modelo para procesar facturas, compras, ventas, inventarios, libro diario, mayor y reportes financieros.
La contabilidad en la nube te ofrece muchas ventajas, entre ellas: su facilidad de uso, acceso ilimitado desde un ordenador o dispositivo conectado a Internet, interacción de varios usuarios, ahorro de tiempo y dinero.
Además, está disponible en línea, sin coste y ofrece almacenamiento de una gran cantidad de datos en la nube.
No olvides que en la etapa de puesta en marcha de tu pyme de batidos, tu principal objetivo es mantener la empresa en funcionamiento, transitando la famosa “travesía del desierto”.
Existen dos costes de oportunidad de no llevar la contabilidad en la nube con Google Sheets:
- Primero, los desembolsos que debes destinar a la compra de licencias y actualizaciones de software de contabilidad de escritorio o en la nube. Además, estos programas con frecuencia ofrecen funcionalidades rígidas, que no se adaptan a tu empresa.
- Segundo, la posibilidad de incurrir en errores de cálculo si llevas las cuentas de forma no automatizada.
Entonces: ¡mejora los procesos contables y los resultados de tu pyme!, ¡gestiona la contabilidad de tu negocio de batidos con Google Sheets, una aplicación gratuita y flexible!
Muchas gracias por leerme.
