¿Emprendiste un negocio y no sabes cómo gestionar tus registros contables?
Pues, en esta entrega te hablaré sobre la contabilidad en la nube para un cibercafé.
Te cuento que utilizando Google Sheets tendrás el control de la facturación, ingresos, gastos, inventarios y la emisión de reportes financieros, de forma sencilla y segura.
Esta aplicación es muy útil durante la etapa de puesta en marcha de tu cibercafé, momento en el que inicias la facturación.
¿Quieres saber más?
Entonces, te presento el contenido de:
¿Estás dispuesto a tomar esta píldora de conocimientos?
Entonces, ¡presta atención!
Registros contables para un cibercafé con Google Sheets
Hoy en día, procesar los registros contables en la nube permite a las pequeñas empresas ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero.
En este sentido, con las hojas de cálculo de Google Sheets podrás:
- Registrar cronológicamente las operaciones de ingresos y gastos de tu negocio.
- Diseñar y emitir facturas por las transacciones con tus clientes.
- Crear un sistema de control de los inventarios de productos asociados a la prestación del servicio.
- Conocer los saldos de tus cuentas comerciales por cobrar y por pagar y, con ello, controlar los períodos de cobranza a los clientes y de pago a proveedores.
- Llevar los registros referidos al libro diario y libro mayor.
- Elaborar el balance de sumas y saldos.
Además, puedes generar reportes contables y estados financieros básicos para conocer la situación económico-financiera, en un momento determinado.
Por otra parte, la contabilidad requiere conservar los soportes durante varios periodos a fin de cumplir con la rendición de cuentas, pago de impuestos, utilidades y otros compromisos.
Tal situación te obliga a almacenar gran cantidad de información.
Entonces, una de las mejores alternativas para un empresario, en su fase inicial, es llevar la contabilidad con Google Sheets.
Y, lo más importante…
¡Todo estará resguardado y disponible en la nube!
Aprendas a elaborar:
Plantillas básicas de contabilidad para un cibercafé
A continuación te muestro, una a una, las plantillas necesarias para llevar el sistema contable básico con Google Sheets.
Para ilustrar su uso, utilizaré como ejemplo la empresa “Cyber Café”.
Inició ofreciendo servicios de Internet, después experimentó un crecimiento que le permitió diversificar sus servicios.
No obstante, el día de hoy te contaré la experiencia de la empresa al usar las plantillas de Google Sheets durante en su etapa de puesta en marcha.
Si quieres ampliar tus conocimientos sobre la puesta en marcha de un negocio, te recomiendo el vídeo Etapas de las empresas en nuestro canal de YouTube de Gestionar Fácil.
A continuación, te mostraré las plantillas utilizadas por “Cyber Café” para efectuar sus registros contables:
Plantilla de facturación con Google Sheets:
En el caso de la facturación, las plantillas ofrecen claridad y exactitud, además, permiten ajustar su formato a los requerimientos fiscales.
Por tanto, la factura debe contener: identificación del negocio, fecha de emisión, número de comprobante, datos del cliente, descripción del servicio prestado, precio, IVA y total.
Te muestro el modelo usado por “Cyber Café”:
Ten en cuenta que cada país emite sus propias normas de facturación, sin embargo, puedes adaptar el formato.
Plantilla de ingresos y gastos:
Como sabes, los servicios prestados representan los ingresos.
Mientras que las erogaciones de dinero para honrar compromisos, son los gastos.
En este contexto, veamos el ejemplo de “Cyber Café”:
La empresa refleja ingresos por servicios y otros ingresos por la venta de material de oficina y snacks.
Y, cómo gastos registra: insumos, sueldos al personal, alquiler del local, materiales, suministros, amortización, servicios públicos e impuestos.
En el caso de un cibercafé, al abrir las puertas y comenzar a prestar el servicio, se inicia el flujo de caja y la necesidad de saber si se está generando la rentabilidad esperada.
En la plantilla modelo con Google Sheets podrás restar los gastos totales de los ingresos y obtener el resultado operativo mensual.
Relación de inventarios
El inventario de un cibercafé se compone de las existencias de insumos para prestar un buen servicio.
Así, es frecuente encontrar diversidad, pues se complementa el servicio de navegación web con la venta de artículos de escritorio y el consumo de meriendas o snacks.
Por ejemplo, “Cyber Café” presenta registros para inventarios como: bebidas y snacks para el consumo del cliente.
También, papelería, discos compactos y dispositivos electrónicos menores.
Entonces, con Google Sheets puedes registrar las especificaciones de cada producto, tales como: cantidad en existencia, costes y consumo diario.
Así conocerás el stock disponible.
Plantillas de libros básicos de contabilidad en la nube para un cibercafé:
Seguidamente, te presento los modelos de los libros diario y mayor que emplea “Cyber Café”.
- Libro diario
Te permite registrar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu cibercafé.
Se estructura en columnas conformadas por: fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), detalle o descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.
En el ejemplo que comparto contigo, puedes observar cómo “Cyber Café” registra una venta y una compra al contado.
- Libro mayor
Te permite visualizar el dinero disponible en cada una de las cuentas de tu cibercafé.
Así, se facilita el control de los movimientos de las partidas contables por medio del traspaso de los saldos generados en las cuentas del libro diario.
En este orden, el libro se estructura en columnas donde se indica: código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo.
Observa el modelo usado por “Cyber Café”:
Fíjate que los saldos de las cuentas que se afectan en el libro diario son traspasados al libro mayor.
Balance de sumas y saldos:
Se conforma por los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora.
Del mismo modo, este reporte financiero te permite detectar errores u omisiones como:
- Registros o transacciones no contabilizadas.
- Asientos duplicados.
- Errores en el proceso de transcripción de datos.
A continuación, te muestro el ejemplo de “Cyber Café”:
Un dato importante es que para construir este balance debes tomar los saldos totales que se encuentran registrados en el libro mayor, correspondientes a cada cuenta.
Esto lo puedes hacer quincenal, mensual, trimestral, etc. Es decir, en cualquier periodo y con cualquier frecuencia.
Además, ten presente que la sumatoria de los saldos de ambas columnas deben coincidir.
Así, verificas el equilibrio contable y el registro correcto de todas las transacciones financieras efectuadas en tu cibercafé.
¿Qué te parecieron las plantillas?
Puedes adaptar este sistema contable básico con Google Sheets a las necesidades de tu emprendimiento, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas.
Contabilidad en la nube para un cibercafé
En síntesis, te comento que las herramientas que te presenté te ayudarán a llevar la contabilidad en la nube para un cibercafé de manera sencilla, ordenada y segura.
En especial si te encuentras en la etapa de puesta en marcha, ya que la sencillez de los registros y el reducido volumen de operaciones, no amerita implementar un software especializado en contabilidad.
La facilidad de crear las plantillas básicas con Google Sheets, te permite diseñar un sistema para el registro de entradas y salidas de dinero.
Para finalizar, te muestro algunas ventajas de llevar los registros contables con Google Sheets.
Entonces: ¡mejora los procesos contables y los resultados de tu empresa!
¡Gestiona la contabilidad de tu cibercafé con Google Sheets!
Para ampliar tus conocimientos te sugiero el siguiente post: Contabilidad en la nube para pymes. ¡Es excelente!
¡Éxito en tu emprendimiento!
Muchas gracias por leernos.
