Contabilidad en la nube para agencias de publicidad ¡Fácil!

En tiempos de constantes cambios, las pequeñas empresas publicitarias enfrentan grandes retos… ¡lo sabes! Uno de los más preocupantes es el registro contable. Por eso, hoy te hablaré de contabilidad en la nube para agencias de publicidad.

Ya que, después de poner la empresa en marcha, comienzan las transacciones mercantiles producto de los ingresos percibidos, la facturación y los pagos realizados.

Entonces, llevar los registros en una plataforma online, ES UNA VENTAJA.

Por eso. en este artículo te entrego información clave para que, usando Google Sheets, puedas llevar en la nube -de forma fácil, segura y sin coste- los registros contables con plantillas para: libro diario, libro mayor, facturas, inventarios y estados financieros.

Sigue leyendo, y te enseñaré lo que necesitas con este contenido:

  • Lleva la contabilidad en la nube para agencias de publicidad
  • Registros contables en pymes de publicidad con Google Sheets
  • Plantillas en Google Sheets para agencias de publicidad
  • Conclusiones.

Llevar la contabilidad en la nube se ha convertido en una tendencia entre los emprendedores, pues ofrece muchas ventajas. A continuación, te muestro algunas ventajas de hecerlo con Google Sheets.

Ventajas de la contabilidad en la nube para agencias de publicidad.
Contabilidad en la nube para agencias de publicidad: la seguridad de tus datos.

Ahora, te daré información precisa para que aproveches los avances tecnológicos y asegures los registros contables de tu agencia de publicidad.

¡Acompáñame!

Lleva la contabilidad en la nube para agencias de publicidad

Como publicista, sabes que muchas personas sueñan con iniciar un negocio. Y cuando por fin lo materializan, encuentran aspectos apremiantes como la contabilidad y la gestión de recursos.

En este sentido, te reitero, que una de las alternativas más innovadoras y prácticas para llevar la contabilidad en la nube, es Google Sheets.

Este programa te permitirá diseñar plantillas adaptadas a tus necesidades, para que registres las finanzas sin complicaciones. Bastará con una cuenta en Google y un dispositivo conectado a Internet.

Además, no representa un coste extra y te ofrece funciones muy similares a las de Excel, pero con ventajas adicionales, como las siguientes: 

  • No requiere instalación previa, los datos se guardan en la nube.
  • No corres el riesgo de perder información contenida en equipos de escritorio.
  • Te permite hacer consultas, modificaciones y descargas en cualquier momento y lugar.
  • Puedes almacenar gran cantidad de datos en la nube, evitando saturar tu ordenador.
  • Admite que varias personas vinculadas con la contabilidad de tu empresa puedan actualizarla de manera simultánea. 

Si deseas ampliar tus conocimientos sobre la contabilidad en la nube te sugiero el siguiente post: Contabilidad en la nube para pymes. ¡No te lo puedes perder!

Si tu agencia de publicidad se encuentra en la etapa inicial del emprendimiento, estás recorriendo la “travesía del desierto”. Tu pyme requiere fluidez en las finanzas, ya que tiene “sed de recursos”.

Por otra parte, debes saber que existen herramientas alternativas a Google Sheets para gestionar los registros contables de tu empresa, sin embargo, la mayoría de ellos son pagos.

Llevar los registros contables en la nube con Google Sheets por medio de una aplicación gratuita, accesible y segura, sin duda, es una excelente opción para tu agencia de publicidad.

Google Sheets es ideal para llevar la contabilidad en la nube para agencias de publicidad.
Aprovecha esta herramienta que te ofrece Google.

Registros contables en pymes de publicidad con Google Sheets

Los registros contables más frecuentes que una agencia publicitaria realiza con Google Sheets son:

  • Facturación por ingresos de los servicios prestados
  • Pagos y gastos en general
  • Registro de inventarios de insumos para funcionamiento
  • Existencias de mobiliario y equipos de oficina
  • Cálculo y calendario de impuestos
  • Todo lo relacionado con honorarios y pagos al personal
  • Planificación financiera
  • Reportes periódicos y estados financieros al cierre del ejercicio económico.

Es posible que un pequeño negocio de publicidad comience gestionando pocos recursos, no obstante, la claridad y el orden que pongas en las finanzas permitirá llevar a la empresa al siguiente nivel.

Con Google Sheets, cargas los datos en columnas y filas de las hojas de cálculo; donde podrás aplicar fórmulas para realizar cómputos y gráficos, así tendrás una mejor interpretación de los resultados.

Además, puedes dar formato condicional, crear un diseño personalizado, hacer formularios, usar vínculos, filtros y tablas dinámicas; proteger celdas o gestionar complementos. 

Google Sheets: una hoja de cálculo que te permite llevar la contabilidad en la nube en tu agencia de publicidad.
Google Sheets: facilita el registro contable.

Plantillas en Google Sheets para agencias de publicidad

En esta sección puedes apreciar las plantillas en Google Sheets diseñadas para una agencia de publicidad.

Utilizaré como ejemplo a Eco Pro, una reconocida agencia de publicidad que intenta transmitir un mensaje ecológico. Los propietarios son 4 emprendedores, inspirados por sus estudios en marketing y publicidad.

Eco Pro se apoya en Google Sheets pra llevar su contabilidad en la nube, pues consideran que es una manera segura de garantizar la integridad de sus registros. Te muestro cómo lo usan.

Plantilla de facturación con Google Sheets:

  • Modelo de factura

En la actualidad, el uso de las facturas elaboradas en plantillas se ha incrementado. Esto se debe a la claridad en la presentación y exactitud en sus cálculos; con lo cual se busca mejorar la seguridad y la eficiencia.

En este sentido, las facturas deben adecuarse a las exigencias fiscales y contener los siguientes elementos: identificación del negocio, fecha de emisión, número de comprobante, datos del cliente, descripción del servicio prestado, precio, IVA y total del importe. Te presento una factura de Eco Pro.

Modelo de factura para agencias de publicidad
Modelo de factura para agencias de publicidad

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

  • Relación de ingresos y gastos

Cada vez que prestas un servicio de publicidad, cierras un contrato o ganas una comisión, se transforma en un ingreso para tu empresa.

Por el contrario, cuando compras insumos para tu funcionamiento o pagas por algún bien o servicio, se convierte en un gasto. 

Los más comunes son: gastos de mantenimiento, sueldos al personal, alquiler del local, impuestos, servicio eléctrico, agua, teléfono e Internet, impresiones y material de oficina.

En la plantilla modelo del emprendimiento Eco Pro, elaborada con Google Sheets, podrás observar que al restar los gastos totales de los ingresos se obtiene el resultado operativo mensual, así se sabe si el negocio gana o pierde dinero.

Relación de ingresos y gastos
Relación de ingresos y gastos para agencias de publicidad
  • Relación de ventas e inventarios

En términos contables, el inventario físico de una agencia de publicidad se compone de las existencias de insumos para su funcionamiento.

Algunos registros para inventarios en la pyme Eco Pro son: material de papelería, cartulina y cartón, tintas para impresión gráfica, sobres, carpetas, entre otros.

En este caso, Google Sheets brinda opciones para llevar detalles de cada rubro: cantidad en existencia, costes y consumo diario. Así conoces el stock disponible y sabes cuándo efectuar su reposición.

Relación de ventas e inventarios
Relación de ventas e inventarios para agencias de publicidad.

Plantillas de libros contables básicos con Google Sheets:

  • Libro diario

En el Libro diario registras, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu agencia de publicidad.

Se estructura en columnas conformadas por:

  • Fecha
  • Código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable)
  • Detalle o descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento)
  • Folio del mayor
  • Debe
  • Haber.
Modelo de libro diario
Modelo de libro diario para una agencia de publicidad
  • Libro mayor

Te permite visualizar el dinero disponible en cada una de las cuentas de tu agencia de publicidad.

Facilita el control de los movimientos de las partidas contables por medio del traspaso de los montos generados en las cuentas del libro diario. Se estructura en columnas donde se indica:

  • Código de la cuenta
  • Nombre
  • Saldo anterior
  • Debe
  • Haber
  • Saldo actual.
Contabilidad en la nube para agencias de publicidad ¡Fácil! 7
Modelo de libro mayor para agencias de publicidad

Plantilla de reportes financieros con Google Sheets:

  • Balance de comprobación

Se conforma con los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora.

A partir de este reporte puedes generar el balance general y el estado de resultados de tu agencia publicitaria. El ejemplo de Eco Pro permite ilustrar este tipo de reporte.

Modelo de balance de comprobación
Modelo de balance de comprobación para agencias de publicidad.

Puedes adaptar este sistema contable básico con Google Sheets a las necesidades de tu emprendimiento, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas a medida que crezca la empresa. ¡Anímate y comienza a disfrutar de las ventajas de llevar la contabilidad de tu agencia de publicidad a través del cloud computing!

Conclusiones

La contabilidad en la nube ayuda a gestionar los registros de la mejor forma para agencias de publicidad.

Con Google Sheets tienes la posibilidad de controlar, modificar y descargar el registro de los movimientos contables que se producen en tu agencia de publicidad, donde y cuando lo necesites.

Hará de tu gestión contable, un proceso muy versátil y con la exactitud que tu empresa necesita en su fase inicial. Solo requieres de una cuenta en Google y un ordenador o dispositivo con acceso a Internet.

En este post te he enseñado el uso de una herramienta que está siendo aprovechada por muchos emprendedores. Ellos sacan lo mejor de la tecnología en línea, pues está a la disposición del usuario sin coste alguno. 

Además, has conocido las plantillas básicas para llevar facturación, el registro de los libros diario y mayor, inventarios, ingresos, gastos y los reportes financieros básicos.

Cabe destacar, que existen costes de oportunidad significativos que deberías considerar al no llevar la contabilidad en la nube con Google Sheets. Por ejemplo:

  • Desembolsos por el pago de licencias y actualizaciones de programas contables o en la nube, así como la rigidez de sus funcionalidades.
  • La probabilidad de cometer errores al llevar registros manuales.
  • La posibilidad de perder datos por averías en los equipos de escritorio.

Por estas razones, te recomiendo que ¡mejores los procesos contables y los resultados de tu empresa!, y decidas ¡gestionar la contabilidad de tu agencia de publicidad con Google Sheets!

Un bonus . . .

Antes de despedirme, te animo a comentar a tus clientes sobre estas ventajas de Google, y que los invites a conseguir orientaciones para sus negocios en este blog. Por ejemplo, te muestro algunos otros casos de aplicación de las plantillas para llevar la contabilidad en la nube:

Y, muchos ejemplos más . . .

Muchas gracias por leerme.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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