Contabilidad en la nube para agencias de publicidad

Si estás iniciando una agencia publicitaria, entonces…

¡Este artículo es justamente para ti!

Ya que, en el momento de la puesta en marcha, las pequeñas empresas publicitarias enfrentan grandes retos… ¡lo sabes!

Y uno de los más preocupantes es el registro contable.

Por eso, hoy hablaré de la contabilidad en la nube para agencias de publicidad.

Pues, cuando comienzan las transacciones mercantiles, llevar los registros en Google Sheets, ES UNA VENTAJA.

Sigue leyendo, para explicarte:

  • Registros de contabilidad con Google Sheets.
  • Plantillas contables para agencias de publicidad:
    • Facturación.
    • Ingresos y gastos.
    • Inventarios.
    • Libros contables básicos.
    • Balance de sumas y saldos.

En este artículo te entrego información clave para que puedas llevar de forma fácil y segura los registros contables con las plantillas básicas.

¿Te gusta la idea?

Entonces, ¡acompáñame!

Registros de contabilidad con Google Sheets

Es posible que un pequeño negocio de publicidad comience gestionando pocos recursos.

No obstante, la claridad y el orden que pongas en las finanzas te permitirán llevar a la empresa al siguiente nivel.

En este sentido, los registros contables más frecuentes que una agencia publicitaria realiza con Google Sheets son:

  • Primero, facturación por ingresos de los servicios prestados.
  • Segundo, control de gastos en general.
  • Tercero, registro de inventarios de insumos para funcionamiento.
  • También, existencias de mobiliario y equipos de oficina.
  • Además, el cálculo y calendario de impuestos.
  • Todo lo relacionado con honorarios y pagos al personal.
  • Otro aspecto, es la gestión de cuentas por pagar o por cobrar.
  • Adicionalmente, la actualización periódica de los libros básicos de contabilidad: libro diario y libro mayor.
  • Por último, podrás generar el balance de sumas y saldos, los reportes y estados financieros al cierre del ejercicio económico.

¡Son muchas las transacciones que puedes registrar!

 ¿No crees?

En este sentido, una de las mejores opciones al llevar la contabilidad en la nube para agencias de publicidad, es Google Sheets.

Este programa te permitirá diseñar plantillas adaptadas a tus necesidades, para que registres las finanzas sin complicaciones.

¿Te gustaría aprender cómo hacerlo?

Entonces, ¡quédate en el post y te cuento más!

Plantillas contables para agencias de publicidad

En esta sección puedes apreciar las plantillas en Google Sheets diseñadas para una agencia de publicidad.

Utilizaré como ejemplo a Eco Pro, una reconocida agencia de publicidad que intenta transmitir un mensaje ecológico en sus publicidades.

Los propietarios son 4 emprendedores, inspirados por sus estudios en marketing y publicidad.

Actualmente, la empresa está en la etapa de puesta en marcha y ya inició la facturación.

Si quieres ampliar tus conocimientos sobre el tema, te invito a visualizar el vídeo: Etapas de las empresas, en nuestro canal de YouTube de Gestionar Fácil. ¡Es excelente!

Muy bien, sigamos.

Eco Pro se apoya en Google Sheets para llevar su contabilidad, pues considera que es una manera segura de garantizar la integridad de sus registros.

Ahora, te explico cada plantilla y, seguidamente, te muestro cómo las usa Eco Pro.

1. Modelo de factura

El uso de las facturas elaboradas en plantillas ofrece claridad en la presentación y exactitud en sus cálculos.

Lo cual genera seguridad y eficiencia en el negocio.

Entonces, observa una factura de Eco Pro.

Modelo de factura para agencias de publicidad
Modelo de factura para agencias de publicidad

Según puedes ver, las facturas deben adecuarse a las exigencias fiscales y contener los siguientes elementos:

  • En primer lugar, la identificación del negocio, fecha de emisión y número de comprobante.
  • Después, los datos del cliente y descripción del servicio prestado.
  • Por último, el precio, el IVA y el total del importe.

Entonces, ajusta la plantilla a los requerimientos de tu localidad.

2. Plantillas para ingresos y gastos

Cada vez que prestas un servicio de publicidad, cierras un contrato o ganas una comisión, se transforma en un ingreso para tu empresa.

Por el contrario, cuando compras insumos para el funcionamiento o pagas por algún bien o servicio, se convierte en un gasto. 

Siguiendo con la empresa del ejemplo, ella registra compras de insumos, sueldos al personal, alquiler, suministros para impresiones y material de oficina, amortización, servicios públicos, gastos de mantenimiento e impuestos.

Bien, detalla la plantilla:

Relación de ingresos y gastos para agencias de publicidad
Relación de ingresos y gastos para agencias de publicidad

Observa que al restar los gastos totales de los ingresos se obtiene el resultado operativo mensual, así se sabe si el negocio gana o pierde dinero.

Entonces, fíjate que los ingresos totales de “Eco Pro” son de 54.522€.

Mientras que los gastos totales fueron de 40.059,89 €.

Así, la empresa obtuvo un resultado operativo mensual de 14.462,11€.

¿Y tú qué me dices?

¿Cuánto es el resultado operativo de tu agencia de publicidad?

3. Plantilla para inventarios

En términos contables, el inventario físico de una agencia de publicidad se compone de las existencias de insumos para su funcionamiento.

Así, algunos registros para inventarios en la empresa Eco Pro son: material de papelería, cartulina y cartón, tintas para impresión gráfica, sobres, carpetas, entre otros.

Relación de inventarios para agencias de publicidad.
Relación de inventarios para agencias de publicidad.

En este caso, Google Sheets brinda opciones para llevar detalles de cada artículo: cantidad en existencia, costes y consumo diario.

Así, tienes la oportunidad de conocer el stock disponible y saber cuándo efectuar su reposición.

4. Plantillas de libros básicos de contabilidad en la nube para agencias de publicidad

A continuación te presento los modelos del libro diario y mayor que emplea Eco Pro:

  • Libro diario

En el libro diario registras, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu agencia de publicidad.

Modelo de libro diario para una agencia de publicidad
Modelo de libro diario para una agencia de publicidad

Puedes detallar que se estructura en columnas conformadas por:

  • Primero, la fecha.
  • Después, el código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable).
  • Seguido de el detalle o descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento).
  • Finalmente, folio del mayor, debe y haber.

¿Te gustaría llevar tus registros así?

Adapta la plantilla a tu empresa.

  • Libro mayor

Te permite visualizar el dinero disponible en cada una de las cuentas de tu agencia de publicidad.

Facilita el control de los movimientos de las partidas contables por medio del traspaso de las cifras generadas en las cuentas del libro diario.

Modelo de libro mayor para una agencia de publicidad
Modelo de libro mayor para agencias de publicidad

Se estructura en columnas donde se indica:

  • Código de la cuenta.
  • Nombre.
  • Saldo anterior.
  • Debe.
  • Haber.
  • Saldo actual.

Ahora, para cerrar esta sección, te presento la última plantilla básica.

5. Plantilla para balance de sumas y saldos

Se conforma con los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora.

El ejemplo de Eco Pro permite ilustrar este tipo de reporte.

Modelo de balance de sumas y saldos para agencias de publicidad.
Modelo de balance de sumas y saldos para agencias de publicidad.

Para construir el balance de sumas y saldos debes considerar las cifras de cada cuenta registrada en el libro mayor.

Debes estar atento, la sumatoria de los saldos deudores tiene que coincidir con la sumatoria de las cifras de partidas acreedoras.

Además, este balance lo puedes hacer quincenal, mensual, o trimestral.

¿Qué te parecieron las plantillas básicas?

Puedes adecuarlas a tu agencia y llevar fácilmente la contabilidad.

Conclusiones

La contabilidad en la nube te permite realizar los registros contables y financieros de tu agencia de publicidad, donde y cuando lo necesites.

Por consiguiente, hará de tu gestión contable, un proceso muy versátil y con la exactitud que tu empresa requiere en su fase inicial.

Ya que, cuando comienzas la facturación el volumen de transacciones es bajo y no amerita un software contable.

En este post te enseñé el uso de esta herramienta para diseñar las plantillas básicas y hacer registros contables, como los que te muestro en la siguiente infografía:

Registros de contabilidad en la nube para agencias de publicidad.
Registros de contabilidad en la nube para agencias de publicidad.

Entonces, inicia ahora…

¡Mejora los procesos contables y los resultados de tu empresa con Google Sheets!

Si deseas ampliar tus conocimientos sobre el tema te sugiero el siguiente post: Contabilidad en la nube para pymes. ¡No te lo puedes perder!

Contabilidad en la nube para agencias de publicidad… fácil y segura.

¡Aprovecha sus beneficios!

Muchas gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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