Contabilidad en la nube para agencias de festejos

¿Aún no sabes cómo llevar los registros contables en una plataforma online?  NO TE INQUIETES MÁS. Si quieres conocer los detalles de la contabilidad en la nube para agencias de festejos, puedo orientarte para que aproveches sus beneficios.

Al registrar las transacciones de una pyme en marcha, es fundamental seleccionar un programa seguro, que resguarde los datos y aporte elementos oportunos para la toma de decisiones.

En este sentido, el uso de Google Sheets se presenta como una alternativa ideal, segura, sin costo y fácil de usar.

Por medio de las hojas de cálculo de Google, puedes procesar la información contable y financiera de tu negocio, sin necesidad de adquirir un software contable.

En este artículo te traigo plantillas modelo y la información que requieres para optimizar tu gestión empresarial con la nube.

El contenido es el siguiente:

  • Contabilidad en la nube con Google Sheets
  • Registros contables en la nube para agencias de festejos
  • Plantillas contables en Google Sheets para pymes de festejos
  • Conclusiones.

No te preocupes más por el riesgo de perder datos contables almacenados en tu ordenador. Mira las ventajas que te ofrece la contabilidad en la nube. ¡PRESTA ATENCIÓN!

¡Descubre las ventajas!
¡Descubre las ventajas!

A continuación te entrego la información precisa para que asegures los registros contables de tu agencia de festejos con Google Sheets.

¡Comencemos!

Contabilidad en la nube con Google Sheets

Seguramente, te has preguntado en más de una ocasión: ¿Cómo podría hacer más eficiente y seguro el sistema contable de mi agencia de festejos?

Existen muchas formas efectivas de hacerlo, pero si tu agencia se encuentra en la etapa inicial del emprendimiento, estás recorriendo la “travesía del desierto”. Tu pyme tiene “sed de recursos” por lo que requiere liquidez y financiamiento.

Entonces, debes considerar opciones que no impliquen gastos extra. Por ello, Google Sheets es lo mejor para llevar tu contabilidad en la nube.

Es un programa sin coste, que te ofrece ventajas adicionales a las hojas de cálculo tradicionales. Por ejemplo: 

  • Puedes recobrar, modificar o descargar los registros cuando desees… “24/7”.
  • Ingresas desde cualquier dispositivo electrónico conectado a Internet.
  • Almacenas datos en una plataforma online, sin ocupar espacio en tu ordenador.
  • Admite colaboración simultánea del personal vinculado con la contabilidad.

Si deseas ampliar tus conocimientos sobre la contabilidad en la nube te sugiero el siguiente post: Contabilidad en la nube para pymes. ¡No te lo puedes perder!

Ahora bien, es cierto que en el mercado puedes conseguir variedad de programas contables alternativos para pymes, tanto de escritorio como en la nube, sin embargo, la mayoría de ellos son pagos.

Además, con frecuencia estos software ofrecen funcionalidades rígidas ya que no están diseñados a la medida de tu negocio.

En contraste, Google Sheets se traduce en flexibilidad y ahorro, pues no tendrás que realizar desembolsos por concepto de licencias y asistencia técnica, asociados a los programas contables que existen en el mercado.

Google Sheets es una aplicación gratuita y accesible, para llevar los registros contables en la nube. Sin duda, una excelente opción en tu agencia de festejos.

Google Sheets es ideal para llevar la contabilidad en la nube de una agencia de festejos.
Google Sheets es una herramienta ideal para apoyar la gestión contable.

Registros contables en la nube para agencias de festejos

Google Sheets es una herramienta con una excelente relación coste/beneficio que te permitirá llevar la contabilidad en la nube para tu pyme dedicada a los festejos.

Según las características de tu emprendimiento, Google Sheets puede ayudar a registrar: la facturación, ingresos por la organización de eventos, pagos en general, gastos de funcionamiento, inventarios y todo tipo de transacciones.

También, puedes generar reportes y balances financieros.

Esta aplicación de Google Docs cuenta con hojas de cálculo que contienen opciones para insertar fórmulas, gráficos, imágenes, formatos, exportar y compartir datos. Elementos indispensables para llevar las cuentas de tu empresa.

Por otra parte, te ofrece seguridad y almacenamiento propio, sin ocupar espacio en el ordenador. Por tratarse de un programa en la nube, se encarga de mantener la información segura y alojada en la web sin necesidad de instalación previa.

Otra función ideal para optimizar el registro contable es que distintos usuarios, desde diversos ordenadores, pueden acceder a un mismo documento.

De esta manera, varias personas del área administrativa de tu pyme podrán gestionar, en simultáneo, la información financiera.

Google Sheets: una hoja de cálculo que te permite llevar la contabilidad en la nube en tu agencia de festejos.
Lleva la contabilidad en la nube para tu agencia de festejos en Google Sheets.

Plantillas contables en Google Sheets para pymes de festejos

En esta sección te entrego plantillas modelo para llevar la contabilidad en la nube con Google Sheets.

Además, te traigo un ejemplo de gestión con la pyme de festejos “La Reina”.

¡Sígueme!

Plantilla de facturación con Google Sheets:

  • Modelo de factura

Cuando abres las puertas de tu emprendimiento, comienzas a prestar servicios y a facturar.

En este sentido, las facturas deben contener: el nombre del negocio, fecha de emisión, número del comprobante, datos del cliente, descripción del servicio prestado y su precio.

Seguidamente, desglosa el IVA en la casilla correspondiente y realiza la operación matemática para obtener el monto total de la factura.

Confirma las disposiciones legales en tu ámbito de acción para ajustar el formato de facturación y los porcentajes de impuestos.

Modelo de factura
Modelo de factura para agencias de festejos

Plantillas de contabilidad en la nube para agencias de festejos para controlar ingresos, gastos e inventarios:

  • Relación de ingresos y gastos

Cada vez que realizas o cubres un evento representa un ingreso para tu empresa.

Por su parte, los gastos más comunes son: insumos, sueldos del personal, fletes de movilización, mantenimiento de equipos tecnológicos, alquiler del local, reposición de inventario, gastos administrativos, papelería, publicidad, servicios públicos e impuestos.

En la plantilla modelo con Google Sheets podrás restar los gastos totales de los ingresos y obtener el resultado operativo mensual, así sabrás si tu negocio gana o pierde dinero.

Relación de ingresos y gastos
Relación de ingresos y gastos para agencias de festejos
  • Relación de ventas e inventarios

El inventario en una agencia de festejos es uno de los aspectos más relevantes. Su stock no contiene productos para la venta, sino artículos necesarios para prestar el servicio.

Algunos registros para inventarios de una agencia de festejos son: existencia de sillas, mesas, mesones, mantelería, mobiliario de cocina y comedor, artículos decorativos, equipos tecnológicos (sonido, iluminación y otros).

Además, si te encargas de la preparación y suministro de comidas, bebidas o snacks; debes llevar sus correspondientes inventarios de insumos para el catering.  

En este sentido, Google Sheets te brinda opciones para llevar detalles de cada rubro: cantidad en existencia, costes y consumo diario. Así conocerás el stock disponible y cuándo efectuar su reposición.

Relación de ventas e inventarios para agencias de festejos
Relación de ventas e inventarios para agencias de festejos

Plantillas de libros básicos de contabilidad en la nube para agencias de festejos, con Google Sheets:

  • Libro diario

Te permite registrar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu agencia de festejos.

Se estructura en columnas conformadas por:

  • Fecha
  • Código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable)
  • Detalle o descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento)
  • Folio del mayor
  • Debe
  • Haber.
Modelo de libro diario para una agencia de festejos
Modelo de libro diario para una agencia de festejos
  • Libro mayor

Te permite visualizar el dinero disponible en cada una de las cuentas de tu agencia de festejos.

Facilita el control de los movimientos de las partidas contables por medio del traspaso de los montos generados en las cuentas del libro diario. Se estructura en columnas donde se indica:

  • Código de la cuenta
  • Nombre
  • Saldo anterior
  • Debe
  • Haber
  • Saldo actual.
Modelo de libro mayor para agencias de festejos
Modelo de libro mayor para agencias de festejos

Plantilla de reportes financieros de contabilidad en la nube para agencias de festejos, con Google Sheets:

  • Balance de comprobación

Se conforma por los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. A partir de este reporte podrás generar el balance general y el estado de resultados.

Modelo de balance de comprobación para agencias de festejos.
Modelo de balance de comprobación para agencias de festejos.

Puedes adaptar este sistema contable básico con Google Sheets a las necesidades de tu emprendimiento, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas. ¡Anímate y comienza a disfrutar de las ventajas de llevar la contabilidad de tu agencia de festejos a través del cloud computing!

Conclusiones

Para finalizar, es preciso decir que la contabilidad en la nube es ideal en empresas de festejos en la fase de puesta en marcha.

Con ella, puedes gestionar los aspectos financieros de tu negocio en cualquier momento y lugar, desde cualquier ordenador con conexión a Internet.

En este post ampliaste tus conocimientos sobre la aplicación online Google Sheets para agilizar las tareas contables de tu pyme, en cuanto al uso de plantillas de facturación, registros de ingresos, gastos, inventarios y estados financieros. 

Además, aprendiste que usando Google Sheets se fomenta la colaboración sobre la hoja de cálculo en línea; propiciando un ahorro de tiempo y energías, que podrán ser canalizados para incrementar la productividad de tu agencia de festejos.

Los costes de oportunidad de no llevar la contabilidad con Google Sheets son:

  • Desembolsos para adquirir licencias, soporte técnico y actualizaciones, en programas contables de escritorio o en la nube. Además, con frecuencia estos software ofrecen funcionalidades rígidas que no se adaptan a la medida de tu negocio.
  • Aumento de la probabilidad de errores por realizar cálculos de manera no automatizada.

Entonces: ¡mejora los procesos contables y los resultados de tu empresa!, ¡gestiona la contabilidad de tu agencia de festejos con Google Sheets!

Antes de despedirme, te invito a que sigas leyendo este blog, consulta otros posts similares:

  • Servicio relacionado: Contabilidad en la nube para agencias matrimoniales.
  • Para empresa especializada: Contabilidad en la nube para agencias de publicidad.

Muchas gracias por leerme.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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