Contabilidad en la nube en una distribuidora de chocolate

¿Iniciaste un negocio de ventas de chocolates artesanales y no sabes cómo gestionar tus registros contables?

¡NO TE PREOCUPES!

En este post, te hablaré sobre la contabilidad en la nube en una distribuidora de chocolate, usando Google Sheets.

Con esta aplicación, podrás gestionar la información contable de tu negocio de una forma sencilla y segura, durante la etapa de puesta en marcha, momento en el que inicias la facturación.

Además, te cuento que con Google Sheets podrás llevar el control detallado de los registros contables de tu distribuidora chocolate; así como, emitir los reportes financieros que te mantendrán informado.

¿Quieres saber cómo?

Entonces, quédate en el post y presta atención:

  • Registros contables que puedes realizar en Google Sheets para una distribuidora de chocolate.
  • Conocerás unas plantillas contables para que puedas gestionar:
    • La facturación.
    • La relación de ingresos y gastos.
    • El control para el inventario de chocolates.
    • Los libros de contabilidad básicos.
    • El Balance de sumas y saldos.

¿Estás listo para empezar a registrar la contabilidad en la nube de tu distribuidora de chocolate?

Bien, ¡toma nota!

Registros contables que puedes gestionar en Google Sheets

Google Sheets es una de las aplicaciones más versátiles para realizar los registros contables de tu distribuidora de chocolate.

Sus funciones te permiten diseñar un conjunto de plantillas que facilitan la gestión de:

  • La facturación por la venta de los productos del negocio (chocolates). Así como, la organización de las facturas emitidas por los proveedores.
  • Los registros de los ingresos y gastos de la distribuidora de chocolate, además del cálculo del resultado operativo mensual.
  • Los inventarios. Con las plantillas de inventario puedes conocer la existencia de los chocolates disponibles para la venta y el momento en el que se debe reponer el stock de mercancía.
  • Los libros contables básicos (como los libros diario y mayor). Google Sheets te facilita registrar cronológicamente las operaciones de tu distribuidora de chocolate, además de conocer los saldos de tus cuentas.
  • El balance de sumas y saldos para detectar errores y omisiones en los registros contables.

Además, con las hojas de cálculo de Google también puedes organizar:

  • Las órdenes de compra.
  • Las cuentas por cobrar.
  • Las cuentas por pagar.
  • La nómina de tu emprendimiento.
  • Los presupuestos.
  • Los reportes financieros.

¡Y muchas cosas más!

Como lo ves, son muchos los registros contables que se deben gestionar en una distribuidora de chocolate.

Y lo mejor es que puedes crear un sistema contable básico, ajustado a los requerimientos del negocio.

Si en este punto te preguntas, ¿cómo?

Entonces, ¡te invito a seguir en el post y te cuento los detalles!

Plantillas contables para una distribuidora de chocolate

Si te parece complicado, o no tienes tiempo, para crear “desde cero” las hojas de cálculo en Google Sheets.

¡NO TE PREOCUPES!

En esta sección, te mostraré las plantillas básicas de contabilidad en la nube, con Google Sheets, para que comiences a adaptarla a tu distribuidora de chocolate.

Con el fin de ilustrar estas herramientas de gestión contable, te mostraré las plantillas usadas por la empresa “La casita MÍA”.

Antes de explicarte lo que contiene cada una, te contaré un poco sobre este emprendimiento…

“La casita MÍA” es un emprendimiento de ventas al detal de chocolates artesanales.

Su dueña María Valentina Arias, una madre soltera de 27 años, siempre sintió la necesidad de querer hacer algo por su cuenta; en otras palabras, ¡quería emprender!

Tanto ella como su hija eran clientes fieles de los chocolates artesanales que hacían en “El fogón de la Abuela”. Un fabricante artesanal de exquisitos y variados chocolates.

En una de las visitas, María Valentina se enteró de que estaban buscando personas interesadas en invertir para distribuir y vender los chocolates.

Después de pensarlo por unos días y recorrer algunos centros comerciales para evaluar dónde podría colocar una mini tienda, ¡tomó la decisión de invertir!

En la actualidad, “La casita MÍA” está en la etapa de puesta en marcha y ya inició la facturación.

Si quieres ampliar tus conocimientos sobre la etapa de puesta en marcha, te invito a visualizar el vídeo Etapas de las empresas en nuestro canal de YouTube de Gestionar Fácil.

Seguidamente, te presento el detalle de las plantillas para gestionar la contabilidad en la nube que utiliza la distribuidora de chocolates artesanales “La casita MÍA”:

1. Modelo de factura

La facturación es el primer paso en el control de los ingresos del negocio. Pues, a través de esta puedes obtener información detallada sobre una transacción.

Una factura bien diseñada debe incluir:

  • La identificación de la distribuidora de chocolate; así como, los datos del cliente.
  • La fecha de emisión y el número del comprobante.
  • La descripción detallada del producto, incluyendo la cantidad, el precio unitario de venta y el importe total.
  • El método de pago.
  • El porcentaje correspondiente al IVA.

Seguidamente, te muestro el modelo de factura que utiliza la distribuidora de chocolates artesanales “La casita MÍA”:

Factura de una distribuidoras de chocolate.
Modelo de factura para una distribuidora de chocolate.

Ten en cuenta que cada país emite sus propias normas de facturación, sin embargo, puedes adaptar el formato.

2. Relación de ingresos y gastos

Cada vez que vendes un producto a tus clientes se generan ingresos que debes registrar de manera cronológica en tu contabilidad.

En el caso del emprendimiento “La casita MÍA”, los ingresos se relacionan con la venta -a los consumidores finales- de los chocolates elaborados por su principal proveedor “El fogón de la abuela”.

Los gastos principalmente se conforman por el pago de los empaques para chocolates, el sueldo del personal, el alquiler del local, los servicios públicos, los gastos de mantenimiento, entre otros.

En la siguiente plantilla, diseñada con Google Sheets, podrás llevar el control de los ingresos y gastos. Del mismo modo, podrás estimar el resultado operativo mensual.

Presta atención a los detalles…

Relación de ingresos y gastos para una distribuidora de chocolate.
Relación de ingresos y gastos para una distribuidora de chocolate.

Ten en cuenta que dependiendo de los productos ofertados, en tu distribuidora de chocolate, los conceptos de los ingresos y gastos pueden variar.

¡Te invito a adaptar este modelo!

3. Control para el inventario de chocolates

El inventario de tu negocio se encuentra vinculado al tipo de producto que vendes al cliente.

Analicemos esta situación, en la plantilla del emprendimiento “La casita MÍA”:

Control para los inventarios de chocolates.
Control de inventarios de chocolates.

De acuerdo a la información mostrada en la plantilla, la empresa registra – según la variedad de chocolates- la compra de:

  • Bombones.
  • Tabletas de chocolate.
  • Trufas de chocolate.
  • Placas de chocolate.

Al producirse la venta, “La casita MÍA” registra la salida de los productos para actualizar su existencia.

En este caso, 15 bombones de jengibre cubierto en chocolate negro, 1 tableta de chocolate con leche y caramelo, 1 tableta de chocolate sin azúcar y 1 placa de chocolate negro con fresa y pimienta rosa.

Así, en cada bloque se incorporan datos como la fecha de compra, el número de unidades, la descripción del artículo, el precio unitario de compra, la existencia de productos y el valor final.

4. Libros de contabilidad básicos

Seguidamente, te presento los modelos de los libros diario y mayor que emplea la distribuidora de chocolates artesanales “La casita MÍA”:

Libro diario. Registra cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu distribuidora de chocolate.

Este libro se encuentra estructurado en columnas para registrar:

  • La fecha de la transacción.
  • El código de la cuenta, según el plan contable.
  • La descripción de las cuentas donde se realiza el asiento.
  • El folio del mayor.
  • Los movimientos deudores y acreedores de las cuentas.
Libro diario para una distribuidora de chocolate.
Libro diario para una distribuidora de chocolate.

En el ejemplo que comparto contigo, puedes observar cómo la distribuidora de chocolates artesanales “La casita MÍA” registra una venta y una compra al contado.

Libro mayor. Permite llevar el control de los movimientos de cada partida contable de tu distribuidora de chocolate, por lo que puedes visualizar el saldo disponible.

A continuación, te muestro un ejemplo de la distribuidora de chocolates artesanales “La casita MÍA”:

Libro mayor para una distribuidora de chocolate.
Libro mayor para una distribuidora de chocolate.

Como puedes apreciar, el libro mayor se estructura en columnas donde se indica:

  • El código de la cuenta.
  • El nombre de la cuenta.
  • El saldo anterior.
  • El debe.
  • El haber.
  • El saldo actual.

Fíjate que los saldos de las cuentas que se afectan en el libro diario son traspasados al libro mayor.

5. Balance de sumas y saldos

Esta plantilla te permite controlar, en un mismo documento, el total de débitos y créditos que se generan en cada partida contable.

Del mismo modo, este reporte financiero te permite detectar errores u omisiones como:

  • Registros o transacciones no contabilizadas.
  • Asientos duplicados.
  • Errores en el proceso de transcripción de datos financieros.

A continuación, te muestro el ejemplo de “La casita MÍA”:

Modelo de balance de sumas y saldos para una distribuidora de chocolate.
Modelo de balance de sumas y saldos para una distribuidora de chocolate.

Como lo puedes observar, el balance de sumas y saldos se conforma por los nombres de las cuentas y sus respectivas cifras, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora.

Un aspecto importante a considerar es que el total de las sumas de los saldos de las cuentas deudoras coincidan con el total de la suma de los saldos de las partidas acreedoras.

¡Así podrás verificar el cumplimiento del principio de partida doble o equilibrio contable!

Puedes adaptar estas plantillas contables básicas diseñadas con Google Sheets a las necesidades de tu emprendimiento de chocolate y luego, ir agregando otras plantillas adicionales según se requiera.

Conclusiones

Podemos señalar que la contabilidad en la nube facilita el registro, almacenamiento y gestión de los movimientos financieros en una distribuidora de chocolate.

Tal como lo pudiste observar en este post, las plantillas básicas diseñadas con Google Sheets se pueden adaptar a las necesidades contables de tu distribuidora de chocolate.

En especial si esta se encuentra en la etapa de puesta en marcha, ya que la sencillez de sus registros y el reducido volumen de sus operaciones, no amerita implementar un software especializado en contabilidad.

En la siguiente infografía te resumo lo que puedes hacer con Google Sheets:

¡PRESTA ATENCIÓN!

Registros contables de una distribuidora de chocolate con Google Sheets.
Registros contables de una distribuidora de chocolate con Google Sheets.

Y muchas cosas más…

¡Anímate a llevar la contabilidad en la nube de tu distribuidora de chocolate, con Google Sheets!

¡Una aplicación sencilla y flexible!

Si deseas ampliar tus conocimientos sobre Google Sheets y conocer otras plantillas contables que puedes adaptar a tu empresa, te sugiero leer este post: Contabilidad en la nube para pymes. ¡No dejes de revisar su contenido!

Muchas gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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