Tienes una empresa o estás a punto de tenerla. Sabes que es importante registrar la contabilidad de una empresa. Quizás tengas una idea, quizás no, pero en tu mente se encuentra la inquietud constante… ¿qué hago con la contabilidad? Bien, no te preocupes que te ayudamos empezando con este video:
La contabilidad de una empresa no es solamente disponer de un programa de contabilidad sino que se trata de tener la “fotografía” de lo que sucede en nuestra empresa.
¿Quieres tener una fotografía de la empresa para saber si lo estás haciendo bien o mal? Obviamente sí. Pues bien a día de hoy un alto porcentaje de empresarios piensan en la contabilidad de una empresa como “el dinero que me queda en el bolsillo y no en la fotografía de la empresa.
@ Mi experiencia como consultor
Lo dicho anteriormente es una triste realidad y es que, vamos “como pollos sin cabeza” o lo que es lo mismo, mucha gente no tiene tiempo de pararse y analizar y pensar. En este contexto, la contabilidad se convierte en la oveja negra y se deja de lado para después, cobrando protagonismo todos los trimestres cuando toca presentar impuestos.
El descubrimiento de la contabilidad de una empresa no ha de ser un trauma
Yo era la típica persona que odiaba la contabilidad. Sin embargo, cuando empiezas a trabajar con ella es una revelación. Yo me enamoré de lo que los números te dicen ya que soy consultor. Tú te podrás enamorar de las ventas o de otra área de la empresa. En cualquier caso, no has de dejar la contabilidad de lado y dedicarle esos minutos diarios que se merece. Seas tú o tu asistente.
Utilizar un buen programa de contabilidad te permite simplificar y sistematizar las tareas de contabilidad de una empresa, con independencia de su tamaño. La implementación de software contable permite gestionar los recursos de forma más eficaz al unificar y automatizar la operación comercial y la operación contable.
Bien, ya te he hablado de términos técnicos y tienes una imagen de una calculadora, algo que ya has visto muchas veces. Creo que es mejor abordar el asunto de la contabilidad de una empresa como su importancia relativa al resto de áreas.
Áreas de la empresa y donde está la contabilidad de una empresa
En un negocio hay siempre actividades de 3 pilares fundamentales:
- Operaciones
- Áreas de soporte
- Dirección
Grábatelo en la mente. Un negocio no es sólo vender un producto, en mayor o menor medida se harán las operaciones en los 3 pilares.
Ejemplo real DE CÓMO debe funcionar una empresa vs cómo funciona
Una empresa de distribución de productos químicos, llamada XX, está debería estar organizada de la siguiente manera:
- Las operaciones corresponderán al almacenaje, envío del producto y sobre todo, ventas. Se suele nutrir de la información de administración que es quien compra la mercancía a distribuir a proveedores y quien tramita los pedidos a clientes.
- Las áreas de soporte al negocio: son administración, contabilidad y recursos humanos.
- La dirección: SE NUTRE, repito SE NUTRE de la información de soporte.
Sin embargo, la realidad es la siguiente:
- Las operaciones las hace un operario, pero no está alineado con administración. Tienen un lío de albaranes, pedidos, proveedores, inventario, etc. Deberían usar un software como Platzilla o similares para organizarse.
- Las áreas de soporte se traducen a “ayudo cuando puedo”. Aquí suele ayudar tanto el jefe como el asistente que tengan. El día a día suele ser caótico.
- La dirección es inexistente, pues no trabaja analizando lo que pasa, sino apagando fuegos. El día a día se hace desgastante y, aunque la empresa gane dinero, no es una empresa que funcione “en mejora continua”, analizando lo que pasa, sino en incendio continúo. Se trabaja resolviendo problemas en lugar de mejorando operaciones.
Pareciera que la sensación de ser “el hombre orquesta” que tuvo el empresario en sus inicios, se mantiene y va a ser una tónica el resto de su vida:
Consejos para abordar la contabilidad de una empresa y resto de áreas
No te asustes, no vas a estar así toda tu vida. Estás atrapado en la fase 3 de las etapas de las empresas “funcionamiento regular” y has de pasar a “funcionamiento óptimo”. Mira este vídeo ilustrativo para que sepas “donde estás metido”
Estando en la fase que probablemente estás, no hay píldoras mágicas, pero si puede haber un proceso de “contratar y empezar a delegar” o también empezar a organizar tareas para que éstas no nos desorganicen todos los días.
Así, la contabilidad puedes externalizarla y por supuesto, usar un software contable día a día. Quizás puedas dar esa tarea a alguien que te apoye en la administración o reforzar la administración para que no andes apagando fuegos.
Sé consciente de la importancia de la contabilidad
Has de ser consciente que la contabilidad no es registrar ingresos y gastos. La contabilidad es “contar” para tener a disposición una fotografía de la empresa y sus finanzas. Nosotros no buscamos contabilizar. Se busca lo siguiente:
- Cumplir con el estado pagando los impuestos.
- Tener todo organizado para que no nos quedemos sin dinero.
- Disponer de una fotografía de la empresa para saber cómo vamos.
Así, es una gran idea guardar registros, balances y documentos físicos vinculados con el área contable de la empresa, ya que se pueden necesitar en diferentes situaciones, como por ejemplo para hacer un trámite bancario. Como hemos indicado, hay que tener en cuenta que la situación financiera de una compañía irá en función de la capacidad del empresario de prever cualquier situación y escenario futuro.
Así, sin querer entrar a afirmar “haz esto y te irá muy bien” necesitas probablemente un cambio de actitud. No es necesario ir atacado y corriendo todos los días. Para un momento, piensa en frío y delega ciertas cosas en un software, en otras personas, etc. No te dejes llevar por el día a día. O le ganas tú, o te ganará él. Tú eres más fuerte que las circunstancias. ¡Demuéstralo!
¡Gracias por leernos!
