Contabilidad con Excel para productores de cacao

¿Estás emprendiendo en el sector agrícola y te faltan recursos para obtener un software contable? ¡Deja de inquietarte! En este artículo, te hablaré sobre la contabilidad con Excel para productores de cacao.

A lo mejor ya sabes que con Excel puedes llevar las operaciones contables en la producción de cacao, pero desconoces los detalles para hacerlo.

Pues aquí, te presento las bondades de este software que puedes utilizar desde la etapa de puesta en marcha de tu empresa.

Además, Excel es una herramienta con una buena relación coste / beneficio que te permite diseñar plantillas de registros contables, de forma segura y sencilla.

Por eso, te presento el siguiente contenido:

  • La contabilidad con Excel para productores de cacao
  • Plantillas de contabilidad para productores de cacao
  • Ventajas de la contabilidad con Excel en el sector del cacao
  • Conclusiones.

Empiezo contándote 4 ventajas de la contabilidad con Excel para productores de cacao. ¡PRESTA ATENCIÓN!

Ventajas de la contabilidad con Excel para productores de cacao.
Excel es una herramienta de apoyo para llevar la contabilidad.

¡Organízate con Excel desde el inicio de tu emprendimiento!, y gestiona de forma efectiva las transacciones y reportes contables.

¡Comencemos!

La contabilidad con Excel para productores de cacao

Después que tu idea de negocio está validada y la pones en marcha, tienes sobre tus hombros el peso de las tareas y del proceso de toma de decisiones. Así como un “hombre orquesta”, diriges la administración, la contabilidad y la gestión de la producción de cacao.

Es común que las tareas como la facturación, gestión de reportes y los registros contables generen ansiedad en los productores y dueños de fincas de cacao.

En vista de ello, Excel es una opción efectiva para que registres y lleves el control de las operaciones que implican la entrada y salida de dinero.

Además, puedes manejarlo sin necesidad de que seas un experto en computación ni en conocimientos de contabilidad.

Así, con Microsoft Excel, por medio de hojas de cálculo y plantillas, puedes llevar las cuentas claras y sencillas; además, vincular los datos contables con hojas del mismo archivo o entre diferentes archivos.

Y puedes generar, de forma ágil, los reportes, estados financieros, facturación y gráficos, para una mejor gestión de tu empresa productora de cacao.

Como resultado, puedes crear un sistema contable básico con Excel. Recuerda es ¡gratuito!, y se adapta a tus necesidades.

Por lo tanto, no tendrás que comprar licencias de programas contables, ni realizar desembolsos por concepto de actualizaciones y soporte técnico.

Para una pyme en su etapa inicial, Microsoft Excel es una muy buena opción para gestionar los registros contables. ¡Te animo a usarlo!, ¡lleva la contabilidad de tu producción de cacao con Excel!

Registros contables con Excel para productores de cacao

Las hojas de cálculo te sirven en la gestión de los registros contables de una pyme que recién se inicia en la producción de cacao.

Puedes organizar ingresos e inventarios, por ejemplo: registros de venta de la cosecha, cuentas por cobrar, inventarios de producto terminado (cacao en grano) y de materias primas.

Además, puedes registrar los gastos, por ejemplo: del funcionamiento de la plantación de cacao (pago de arado del suelo, mano de obra), compra de abonos, pesticidas y plaguicidas, maquinaria agrícola, cuentas por pagar y los impuestos.

Así mismo, llevar el control de las cuentas de sueldos y salarios de los colaboradores y agricultores, servicios básicos (electricidad, agua, Internet) y de las existencias en el proceso de producción.

Excel es un software muy útil para emitir la facturación y estados financieros que puedes consultar cuando los necesites.

En consecuencia, puedes conocer si los gastos son mayores que los ingresos, facilitando la toma de decisiones.

¡Gestiona tu negocio de forma eficiente!
¡Gestiona tu negocio de forma eficiente!

Plantillas de contabilidad para productores de cacao

En primer lugar, debes saber que, cuando te inicias como productor de cacao, es necesario que lleves el control de las entradas y salidas de dinero.

En esta sección, te muestro ejemplos de plantillas básicas diseñadas en Excel que te servirán para llevar la contabilidad.

Plantilla de facturación con Excel:

  • Modelo de factura

Al iniciar las ventas del producto terminado (cacao en grano) debes generar la factura.

La factura debe contener:

  • nombre de la empresa
  • fecha de la venta
  • número de factura
  • datos del cliente
  • descripción del producto
  • precio unitario e importe.

Debes indicar el porcentaje que aplica para el IVA y, no olvides, realizar los ajustes en el formato, de acuerdo con las normas de facturación de tu país.

Modelo de factura
Modelo de factura

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

  • Relación de ingresos y gastos

Por un lado, cada vez que vendes el cacao en grano significa un ingreso para la pyme.

Por otro lado, los gastos más comunes se reflejan por la compra de las materias primas para el funcionamiento de la finca, pago de servicios básicos, salarios a agricultores y arrendamientos.

En esta plantilla, puedes restar los gastos totales de los ingresos y obtener el resultado operativo mensual; así sabrás si ganas o pierdes dinero.

Relación de ingresos y gastos para productores de cacao
Relación de ingresos y gastos para productores de cacao
  • Relación de ventas e inventarios

En tu negocio es importante que el cacao en grano, como producto destinado a la venta, sea inventariado de acuerdo con su calidad.

Este registro te permitirá controlar la producción de cacao según su clasificación.

Por ello, debes registrar tanto la cantidad de cacao procedente de la cosecha como la cantidad vendida (en kilogramos); así conocerás la existencia final del producto y podrás procurar nuevas oportunidades de venta.

Relación de ventas e inventarios para emresas de cacao
Relación de ventas e inventarios para productores de cacao
  • Libro diario

En él puedes asentar, en orden cronológico, las operaciones de ingresos y gastos efectuados diariamente.

Se estructura en columnas conformadas por:

  • fecha
  • código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable)
  • descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento)
  • folio del mayor
  • debe
  • haber.
Modelo de libro diario
Modelo de libro diario para productores de cacao
  • Libro mayor

Te permite registrar los movimientos de cada partida contable. Verás el dinero disponible.

Los montos de las cuentas que se afectan en el libro diario deben traspasarse al libro mayor.

Se dispone de columnas con los siguientes datos:

  • código de la cuenta
  • nombre
  • saldo anterior
  • debe
  • haber y
  • saldo actual.
Modelo de Libro Mayor
Modelo de libro mayor para productores de cacao

Plantilla de reportes financieros con Excel:

Te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, este reporte es la base para generar el balance general y el estado de resultados.

Modelo de balance
Modelo de balance de comprobación para productores de cacao

Podrás adaptar este sistema contable básico con Excel a las necesidades de tu empresa de producción de cacao durante la etapa de puesta en marcha y, luego, añadir otras plantillas. ¡No sientas temor, anímate a probar este programa!

Si deseas conocer más sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel? 

Ventajas de la contabilidad con Excel en el sector del cacao

Ahora, te presento algunas ventajas que tiene Excel como software de contabilidad para los productores de cacao:

  1. Te permite el ahorro de dinero cuando te inicias como productor de cacao. ¡Evitas gastar en programas contables!
  2. Verás reducidas las posibilidades de cometer errores en los cálculos de las operaciones contables, que son más comunes al ejecutar las cuentas de forma manual.
  3. Además, el ahorro de tiempo en el registro de transacciones contables. ¡Organizas la gestión de la pyme!
  4. Se adapta a las necesidades de los productores de cacao, gracias a su flexibilidad.
  5. Puedes vincular datos financieros contenidos en las hojas de cálculo, dentro de un mismo libro de Excel o diferentes.

Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que si tu pyme aumenta el volumen de operaciones, puedes exportar toda tu información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos.

Excel es una excelente opción para llevar la contabilidad de los productores de cacao.
Con Excel puedes llevar la contabilidad de la producción de cacao.

Conclusiones

La contabilidad con Excel para productores de cacao hace posible el registro y control de las operaciones de compra y venta y, como herramienta ofimática, es excelente para alcanzar una buena gestión contable.

En resumen, Microsoft Excel te ofrece muchas ventajas, entre ellas:

  • su flexibilidad, pues lo puedes adaptar a cualquier necesidad
  • ahorro en tiempo en el registro de las operaciones contables
  • facilita el manejo de datos financieros vinculados a gastos e ingresos de los productores de cacao.

Además, con Excel puedes gestionar la facturación, los inventarios, balances y otros datos de la pyme.

No olvides que en la etapa inicial de la producción de cacao, el principal objetivo es sobrevivir y mantener la empresa en funcionamiento, cuando vas por la “travesía del desierto”.

De modo que, usar excel es una solución para comenzar a organizar la contabilidad.

Hay dos costes de oportunidad de no usar Excel para llevar la contabilidad: primero, el riesgo a adquirir un software con funcionalidades limitadas y escasa adaptabilidad ; segundo, la posibilidad de cometer errores en los cálculos al gestionar los registros de forma manual o no automatizada.

Así que, ¡lleva la contabilidad de la producción de cacao con Excel! Tendrás la oportunidad de ver crecer la pyme.

Antes de despedirme, te comento que si deseas recomendar post similares a tus clientes emprendedores, les puedes invitar a consultar:

Muchas gracias por leerme. 

¡Hasta la próxima!     

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 46 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Instute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 12 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo Moya se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Creador de metodologías como Matriz estrella y experto en Jobs to be done y metodología Raíles. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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