¿Cómo llevar la contabilidad con Excel?

¿Quieres emprender un negocio?, ¿llevas las cuentas de tu empresa de forma manual? o simplemente, ¿no puedes destinar recursos de tu pyme para adquirir un software contable? En esta entrega tendrás la solución. Te explicaremos cómo llevar la contabilidad con Excel.

Excel es un programa completo y fácil de implementar en empresas de cualquier sector, ya que posee herramientas para realizar los registros contables y generar los informes financieros sin problemas. ¡No esperes más!

Presta atención al contenido que seleccioné para ti:

Ahora, te voy a contar 4 pasos de cómo llevar la contabilidad con Excel. Más adelante volveré sobre el tema para profundizarlo, así que… ¡PRESTA ATENCIÓN!

¿Estás listo para gestionar de forma efectiva las transacciones e informes financieros que tu empresa requiere? Entonces, iniciemos.

Contabilidad con Excel para pymes

Llevar la contabilidad con Excel, facilita recopilar y cuantificar las transacciones que implican la entrada o salida de dinero de tu pyme.

Con frecuencia, los registros contables de un negocio pueden generar angustia en autónomos, emprendedores y dueños de empresas en marcha.

Excel es un sistema universal y ampliamente utilizado, para mejorar la eficiencia, tanto de profesionales contables como de personas sin formación especializada en el área.

¡No te preocupes, no requieres tener amplios conocimientos contables, ni de informática para usar este programa!

Por su sencillez, con Excel puedes gestionar la contabilidad de tu empresa sin problemas.

Esta herramienta, es ideal para asentar datos y registrar operaciones contables, a fin de generar los reportes y estados financieros de tu negocio, de forma rápida.

Recuerda que la contabilidad es como el mecánico que arregla nuestro coche y garantiza que todas sus piezas funcionen de manera correcta e integrada, mientras que los estados financieros de la empresa son el tablero o panel del control del auto, que nos indica la velocidad y sentido de la marcha.

Si deseas ampliar tus conocimientos sobre contabilidad y finanzas, te sugiero el post: Contabilidad y finanzas-conceptos básicos.

A través de hojas de cálculo y plantillas, puedes controlar los ingresos y gastos de tu negocio y llevar las cuentas claras. Además, te permite simplificar las operaciones matemáticas, calcular porcentajes y graficar.

De esta manera, puedes crear tu propio sistema contable con Excel de forma gratuita, sin necesidad de adquirir costosas licencias de programas contables.

Excel es la hoja de cálculo más usada en el mundo, Y los procesos contables no escapan de esta realidad. Los emprendedores en algún momento la han utilizado, o la usan para monitorear sus cuentas. Si aún no lo has hecho, ¡anímate a probarla!, ¡lleva la contabilidad de tu pyme con Excel!  

¿Qué registros contables podemos llevar con Excel?

Las hojas de cálculo tienen múltiples funciones. Son de utilidad para gestionar la contabilidad de nuestro negocio, ya que podemos manejar una gran cantidad de datos e información financiera.

Por ejemplo: registros de compras y gastos, ventas e ingresos, facturas, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, sueldos, pagos de hacienda (impuesto sobre la renta y al valor agregado), presupuestos, balances, estados financieros y muchas cosas más.

Excel pone a nuestra disposición toda esta información, para realizar consultas y análisis financieros en el momento que sea requerido.

Así, podremos conocer si en un período los gastos superan a los ingresos y tomar a tiempo las medidas correctivas para la buena marcha de nuestro negocio.

¿Cómo puedo llevar la contabilidad con Excel?

Al iniciar tu negocio es indispensable tener un control de las entradas y salidas de dinero. En esta sección te explicaré, lo que debes saber para llevar la contabilidad de tu pyme con Excel.

Dato: al abrir las hojas de cálculo, en la opción “nuevo” se encuentran plantillas prediseñadas (algunas tienen instrucciones). Te sugiero ubicar la categoría “empresa”, donde podrás encontrar modelos de facturas, presupuestos, recibos, informes de costos y muchas cosas más, que puedes adaptar a las necesidades de tu negocio.

Pero, si deseas configurar desde el inicio las hojas de Excel para llevar los registros contables de tu pyme, te indico los pasos a seguir:

1. Al ingresar a Microsoft Excel, el programa te conducirá a una hoja de cálculo en blanco.
2. En la primera columna de la hoja de cálculo, coloca el plan o grupo de cuentas de tu pyme, en el cual se reflejan las partidas de lo que tienes (activo), lo que debes (pasivo), tu patrimonio, así como los ingresos y gastos.
3. Reporte de ingresos. En el mismo libro de Excel, en el signo “+” situado en la parte inferior izquierda de la pantalla, inserta una hoja nueva e incluye todas las cuentas de ingreso de tu empresa. Por ejemplo: ventas, intereses de productos financieros, rentas, entre otros.
4. Reporte de egresos. Inserta una nueva hoja de cálculo con todas las cuentas de gasto de tu empresa. Puedes clasificarlas en: a) gastos fijos, por ejemplo; alquiler de local, prima de seguros, sueldos a empleados, servicios de telefonía, agua, electricidad; y b) gastos variables como materias primas, suministros de la maquinaria, empaques del producto y otros costos de venta. También, añade los impuestos que debes pagar.
5. Construye una fórmula. En otra hoja de cálculo resta los gastos totales a los ingresos. Así, obtendrás el resultado operativo mensual o anual.

¿Qué otros reportes contables puedes llevar con Excel?

Con Excel además puedes:

• Organizar los soportes de la contabilidad, creando una hoja de cálculo para las facturas que emite y otra para las que recibe tu pyme. Por ejemplo, ubica en columnas datos como: número del comprobante, fecha, nombre de la empresa, monto y el concepto de la facturación. Así, conocerás el nivel de liquidez del negocio.
• Gestionar el inventario de tu negocio, detallando en una hoja de cálculo las existencias que tiene tu empresa, costo y fecha de compra de la mercancía. Así, sabrás la rotación de tus productos y cuándo es necesario reponer algunos rubros.
• También, podrás organizar los recibos, cheques, órdenes de compra, comprobantes de pago, calcular la nómina de tu empresa y muchas cosas más…

¡No sientas temor! Abre Excel y comienza a familiarizarte con las maravillosas opciones que te ofrece para llevar tu contabilidad. Con paciencia y a medida que insertes los datos, irás aprendiendo. Luego, el proceso será más fácil y te convertirás en un experto.

Hojas de contabilidad o Plantillas de Excel más usadas

Si te parece complicado o no tienes tiempo para crear desde cero las hojas de cálculo, ¡no te preocupes! En esta sección, te presento las plantillas básicas, que te permitirán llevar la contabilidad de tu pyme o Startup, y lo mejor de todo, las puedes descargar gratis.

• Modelo de factura
• Libro de facturas de ventas
• Libro de facturas de compras
• Relación de ingresos y gastos
• Relación de ventas e inventarios
• Libro diario
• Libro mayor
• Balance de comprobación
• Balance general
• Estado de resultados o de pérdidas y ganancias.

Te ofrezco un sistema contable básico con Excel, que puedes adaptar a las necesidades de tu negocio o emprendimiento. Conforme vaya creciendo tu empresa, podrás elaborar otras plantillas.

A continuación, te explico lo que contiene y para qué sirve cada una:

Plantillas de facturación con Excel:

Modelo de factura. Por medio de hojas de cálculo, podemos llevar la facturación de nuestra empresa de manera sencilla, sin necesidad de un programa contable. Además, puedes transformar las facturas en PDF, si deseas imprimirlas o enviarlas por e-mail a tus clientes. Para adaptar esta plantilla a tu pyme, recuerda configurar el porcentaje del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y ajustar el formato a las normas de tu país.

Libro de facturas de ventas. Permite organizar, de manera cronológica, las facturas emitidas a nuestros clientes. No obstante, al registrarlas ten cuidado de no saltar la numeración y las fechas. Esta plantilla se organiza en columnas donde se especifica: la fecha de emisión, el número de factura, datos del cliente o destinatario, base imponible (costo del producto más el margen de ganancia sin impuestos), tipo de IVA aplicable a la operación e importe de IVA (sí aplica).

Libro de facturas de compras. Permite registrar, las facturas de gastos y compras que se generan en nuestra empresa, durante el desarrollo de sus funciones. Las columnas de esta plantilla contienen: la fecha de la factura, el número de emisión, nombre o razón social del emisor, base imponible del IVA, tipo aplicable y cuota de IVA soportada (sí aplica).

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

Relación de ingresos y gastos. Se nutre de la información de los libros de compra y venta. Aquí, se registran los gastos e ingresos que tiene tu empresa en un período determinado, incluyendo el IVA. Nos permite saber si existen ganancias o pérdidas económicas, por lo que facilita la toma de decisiones.

Relación de ventas e inventarios. Permite determinar la existencia y el precio de los productos disponibles para la venta. También, puedes registrar los rubros fabricados o adquiridos por tu negocio con sus costos, precios y cantidades.

Plantillas de libros contables básicos con Excel:

Libro diario. En él se efectúan cronológicamente los asientos de todas las transacciones de cada día en nuestro negocio. Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable de la entidad), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.

Libro mayor. En él se registran los movimientos de cada partida contable de la empresa y podemos visualizar su total. Por ello, los montos de las cuentas que se afectan en el libro diario deben traspasarse al mayor. Se compone de columnas donde se indica: el código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo.

Plantillas de reportes y estados financieros con Excel:

Balance de comprobación. Se estructura con los nombres de cada partida, los movimientos (débitos o de créditos), así como los saldos, especificando su naturaleza acreedora o deudora. Este reporte Financiero es esencial para generar el Balance general y el Estado de resultados.

Balance general o Estado de situación financiera. Este reporte se genera al final del ejercicio económico de tu empresa (una vez al año) y permite conocer su posición financiera. Contiene la sumatoria, así cómo los rubros que componen el activo, pasivo y el patrimonio o capital.

Estado de resultados o de pérdidas y ganancias. Es un reporte que totaliza, al final del ejercicio económico, las cuentas de ingresos y gastos. Así, podemos saber si la empresa obtiene beneficios o pérdidas.

Por su excelente relación coste-beneficio, Microsoft Excel es una opción para llevar la contabilidad en emprendimientos y pymes en puesta en marcha.

Ventajas de llevar la contabilidad con Excel

Microsoft Excel es un programa excelente para gestionar la contabilidad. A continuación, te señalo sus ventajas:

• Representa un ahorro para tu empresa, ya que no tienes que invertir en un software contable. Excel “alivia el bolsillo” de los emprendedores en la fase inicial del negocio.
• Es un programa intuitivo y sencillo de usar, luego de familiarizarte con las funciones, fórmulas y uso de las plantillas.
• Permite generar reportes contables y estados financieros.
• Puedes calcular y gestionar tus impuestos.
• Puedes efectuar cálculos de porcentajes, por ejemplo: el interés de un préstamo para la puesta en marcha del negocio.
• Mejora la productividad en tu pyme, ya que ahorras tiempo en el registro de operaciones contables. ¡Despídete de la calculadora!
• Con la opción de insertar gráficos que te brinda Excel, podrás visualizar la evolución de tus cuentas, para la toma de decisiones. Por ejemplo: tendencia de los ingresos y egresos de la empresa.
• Permite vincular datos contenidos en las hojas de cálculo dentro de un mismo libro de Excel o diferentes. Así, se facilita la organización y actualización de tus registros. Por ejemplo: cada vez que pagues sueldos a tus empleados, se actualizarán los gastos.
• Puedes imprimir tus reportes y transformarlos en PDF.
• Te permite cambiar el diseño de las plantillas de acuerdo con tus gustos. Por ejemplo, insertar el logo de la empresa, modificar las fuentes y los colores de fondo, entre otros.

Excel funciona de forma integrada con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que si tu pyme aumenta el volumen de operaciones y desea migrar a un software de contabilidad, puedes importar toda tu información desde las hojas de cálculo, sin perder datos.

Microsoft Excel versus las Hojas de Cálculo de Google

Las hojas de cálculo de Google (Google Sheets) te ofrecen funciones muy similares a las de Excel, con la ventaja que puedes realizar tus registros contables y almacenarlos en la nube. Por lo que no vas a depender de datos guardados en la memoria de un ordenador o de un USB.

Ten en cuenta que Microsoft Excel se puede utilizar en la nube, sin embargo, requieres tener instalado y actualizado en tu ordenador todo el paquete Office.

Una de las principales ventajas de Google Sheets es que varias personas del área contable de la empresa pueden colaborar online y de forma simultánea en una misma plantilla. Así, se facilita la interacción del equipo de trabajo.

Por ejemplo, el profesional contable y el propietario de la empresa pueden visualizar conjuntamente los elementos del costo del producto y aspectos de la facturación.

Además, puedes acceder a las hojas de cálculo de Google de forma gratuita y sin necesidad de instalación previa. ¡Solo requieres tener una cuenta en Google para empezar a trabajar!

Comentarios de cierre y conclusiones

La contabilidad con Excel permite registrar y controlar las transacciones que se realizan en la empresa. Por lo que se configura como un programa clave, para lograr una gestión contable eficaz y el éxito de tu emprendimiento.

Excel te ofrece muchas ventajas, entre las que destacan: su flexibilidad, el menor tiempo para el registro de las transacciones, así como el ahorro del dinero.

Los costes de oportunidad de no llevar la contabilidad con Microsoft Excel son:

• Desembolsos que tendrías que destinar a la compra de licencias y soporte técnico de programas contables de escritorio o en la nube, aunado a la posibilidad de adquirir un software con funcionalidades limitadas y escasa adaptabilidad.
• Aumento de las probabilidades de cometer errores de cálculo u omisión de registros, frecuentes en la contabilidad gestionada de forma manual o no automatizada.

Las hojas de cálculo facilitan el manejo de datos e información financiera como registros de compras y gastos, ventas e ingresos, facturación, obligaciones tributarias o fiscales, inventarios, balances, estado de pérdidas y ganancias, y muchas cosas más.

Entonces, por medio de plantillas prediseñadas y fórmulas, podemos crear un sistema contable básico y llevar las cuentas de nuestra empresa de producción, distribución y servicios de cualquier sector, durante la fase de puesta en marcha.

Así que, atrévete a usar Excel para gestionar fácilmente la contabilidad de tu pyme y descubre las bondades de este programa.

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Muchas gracias por leernos.