INTRODUCCIÓN

Eco Pro es una reconocida Agencia de Publicidad que sobre todas las cosas intenta llevar un mensaje ecológico en sus publicidades. Surgió de la unión de un grupo de jóvenes con experiencia en los medios audiovisuales y publicidad. Realizan vídeos promocionales, catálogos de productos, sesiones de fotografía, y diseño gráfico. En sus inicios se enfrentaron al caos en cuanto a la gestión de las ventas, pero la utilización de un CRM les permitió no solo gestionar sus cuentas sino desplegar todo un equipo comercial.

 EL INICO

José Castro, de apenas 25 años de edad se graduó en Medios Audiovisuales a sus 22 años, después de trabajar por 3 años en una agencia de  publicidad decidió emprender su propio negocio en el interior del país. Se reunió con diferentes compañeros de la universidad que al igual que él, siempre tuvieron la visión de formar su propia empresa. Carlos especialista en fotografía, Diego un maestro en el manejo de cámara, Ingrid una productora implacable , Pedrito muy buen sonidista, José un gran editor,  Diana ( novia de José) quien realizó estudios en la Escuela Central de Publicidad y Mercadeo. Los 6 formaban un gran grupo de trabajo para producir audiovisuales, cada uno contaba con sus equipo de trabajo (cámaras, luces, micrófonos, computadoras de edición etc.) solo faltaba el lugar para poder establecer una pequeña agencia de publicidad y productora.

Diana pensó en un pequeño local que estaba al lado de la casa de sus abuelos, estaba algo abandonado pero podría ser un punto de partida. Cuando se acercaron al lugar a Carlos se le ocurrió la idea de ambientar aquel sitio con productos de reciclaje y así poder darle un punto distintivo a la agencia, de esta manera en cada trabajo de una u otra forma se haría énfasis en el minimalismo y ambientes ecológicos. A José le pareció grata la idea y Diana pensó que sería ideal ofrecer algo que distinguiera sus servicios del resto. Ya tenía el equipo, el lugar y un concepto.

 PROCESO COMERCIAL

Después de haber definido el equipo de trabajo, lugar y concepto para la Agencia de Publicidad, ambientaron el lugar escogido, preparando un pequeño set. Comenzaron a asomarse las primeras contrataciones. Inicialmente no llevaban un control exacto de contratos, clientes y facturas, era algo informal, lo cual al poco tiempo generó un problema de gestión. No había una cartera de clientes definida, ni una lista de posibles clientes. Las facturas erar archivadas en una carpeta, los pagos apenas eran registrados en una hoja de Excel.

Un día, Ingrid quien estaba más relacionada con la parte “administrativa de la agencia” sugirió contratar a un administrador para que les ayudara a tener una mejor gestión. Sin embargo, dicha propuesta representaba una inversión que aun no podían cubrir. José quien siempre había tenido más habilidad matemática e indagaba constantemente en software de edición de vídeo y fotografías, recordó que  en alguna oportunidad había visto un anuncio de un software de gestión de empresas, decidió entonces echarle un vistazo. Se registró en un CRM e inmediatamente comenzó a ver posibilidades de gestión y negocios.

Cuando José les enseño el CRM a sus compañeros, éstos se interesaron y comenzaron a surgir ideas:CRM

Diana:  contamos con diferentes secciones que nos ayudarían a gestionar nuestra empresa. Principalmente solucionar el desorden con las posventas.

Ingrid: cierto Diana, me parece genial que también ofrezcan facturación, presupuesto y órdenes de venta.

Diego: podemos tener una lista organizada de clientes.

José: esto de campañas nos podría ayudar a encontrar nuevos clientes.

Carlos: muchachos, vean que también existe una sección de oportunidades.

José: definitivamente saque 20 puntos con este descubrimiento.

Luego de juntos haber revisado el software de CRM, Ingrid se comprometió en llevar la gestión de la empresa mientras más adelante recibían mayores ingresos y contrataban a alguien que se encargara.  Lo primero que hizo Ingrid fue registrar a los clientes existentes, así como también registró todas las facturaciones pasadas.

Desde entonces cada cliente y prospecto era registrado en el sistema, de manera que se podía establecer un contacto con ellos mediante correo o teléfono para dar a conocer promociones, campañas o simplemente ofrecer los servicios.

Por otro lado se estableció en la agencia cierta estrategia comercial . Se abrió una página web a través de la cual los prospectos podían obtener información de todos los servicios prestados, así como también acceder a una pequeño demo reel de la agencia. También tenían el acceso a los números de contactos, de manera que cuando alguien llamaba para solicitar información se indagaba en sus datos, necesidades y se registraban en el sistema con la idea de llamarles posteriormente para ofrecerles nuevamente los servicios, conversar más a fondo acerca de lo que estaban buscando y tratar de ajustarse a sus necesidades, enviando incluso presupuestos vía correo CLIENTESelectrónico.  De esta manera las personas se sentía más en confianza y finalmente terminaban decidiéndose por Eco Pro.

Para gestionar cada proyecto audiovisual se establecieron 3 etapas en las contrataciones, vinculadas a los pagos del servicio: pre-producción (30% pago) – producción (50% pago) y post – producción             ( 20% ). Dichas etapas estaban reflejadas en los estados de cada cliente. De esta manera se podía llevar un control de cada proyecto ejecutado y en ejecución de la agencia. El registro de dicha información en el sistema permitía arrojar informes que mostraban resúmenes de contratos y estados en diferentes períodos de tiempo ( semanales, mensuales, etc.).

 MARKETING

 Posterior al registro de facturas y clientes en el sistema, Ingrid se reunió con Diana para determinar la primera campaña publicitaria de la agencia, con la intención de atraer más clientes ya que aunque había surgidos varias contrataciones, aun no habían ingresos significativos, de hecho ni siquiera podían establecerse honorarios fijos.

Comentaba Diana que en la ciudad había un déficit en cuanto a conciencia publicitaria, sugiriendo que se podría enfocar la campaña desde ese punto de vista. Ingrid comentó lo siguiente: definitivamente si no se publica un producto nadie lo conocerá, hay que trasaltar eso. Diana entonces dijo: listo, encontramos el nombre y objetivo de nuestra campaña: ” Si no se publica, no existe”.

siAl crear la campaña en el CRM, se percataron que era necesario tener otras definiciones:  inversión, tipo de campaña, público, ingresos esperados, estimación de ventas y respuestas, fechas de inicio y finalización, presupuestos, costes esperados. Razón por la cual, comenzaron a agendar diferentes tareas en el sistema para terminar de definir su campaña. Una semana más tarde ya tenía todo bien definido.

Comenzó la campaña: reunieron los datos de diferentes empresas con las cuales había trabajado Diana y José algún tiempo atrás. Publicaron en las redes sociales un pequeño vídeo invitando a una conferencia de publicidad, quienes estuvieran interesados debían dejar sus datos para enviar la información respectiva. Luego de una semana tenían una lista de 100 prospectos. Procedieron entonces a enviar una invitación formal vía correo electrónico con fecha y hora de la conferencia:   “Si no se publica, no existe”.

A pesar de que solo asistieron 25 invitados, surgieron diferentes oportunidades de ventas y a su vez diversos prospectos: Productos Nebel  habían contratado a la agencia para promocionar su nueva línea de lápices labiales ecológicos. Bebidas Refresh, una pequeña empresa de jugos y malteadas decidió probar con publicidad audiovisual,  la Escuela Central de Publicidad y Mercadeo incluyo la conferencia como parte de su pensum. La academia de modelaje “Top 10” contrato a la agencia para realizar un pequeño documental sobre las diferentes disciplinas que se imparten en la escuela. Surgieron en total 4 oportunidades de ventas concretas y 10 posibles clientes o prospectos. Tratándose de clientes fijos y nuevas oportunidades, en poco tiempo recuperaron la inversión hecha en la campaña “Si no se publica, no existe”. Dicha campaña se repetía cada cierto tiempo, logrando cada vez mayores resultados.bien

El día de hoy, “Eco Pro” ha logrado posicionarse  en el mercado como una de las agencias de publicidad más reconocidas de la ciudad. Posee una cartera de clientes amplia y seguidamente realiza campañas exitosas que arrojan, en la mayoría de los casos, grandes potenciales clientes y nuevos prospectos. ¿Si se preguntan por Ingrid? ya no gestiona la empresa sino que se dedica solo al área de producción, puesto que cuentan con un personal administrativo.

 POSVENTA

Después de haber definido una estrategia comercial y fijar ciertas pautas de registro de clientes y prospectos en el sistema, las contrataciones comenzaron a ser más frecuentes. cLIENTE MOLESTOSin embargo, almacenar los trabajos realizados se estaba convirtiendo en un problema, en varias oportunidades se vieron en la obligación de borrar por emergencia, ciertos trabajos para liberar espacio en los disco duro y poder así continuar con otros proyectos. Un día la señora Susana quien había contratado los servicios audiovisuales de “Eco Pro” para documentar los 15 años de su hija, visitó la agencia para solicitar una nueva copia del material, ya que había extraviado el material entregado, justamente éste había sido uno de los archivos borrados para liberar espacio, lo cual generó gran molestia en el cliente. A raíz de dicho inconveniente decidieron buscar una alternativa para solventar el problema de almacenamiento. Se habilitó entonces un módulo en el CRM llamado Biblioteca, donde eran almacenados todos los trabajos realizados clasificados por nombre, cliente, tipo y fecha, de esta manera  cuando un cliente solicitaba un nuevo material, solo debía indicar el nombre del material y cliente, la fecha o el tipo de material para buscarlo en el sistema y poder acceder a él.

Por otro lado, el archivo de facturas dejo de existir, todo quedaba registrado en el sistema sin correr el riesgo de extraviar alguna información, debido a que el sistema estaba alojado en la nube. A su vez, el sistema permitía personalizar la factura con el logo de la empresa lo cual le daba mayor prestigio y confianza al cliente. A las facturas se les generaron diferentes estados para llevar un control de cada pago realizado, tomando en cuenta el tipo de pago y su estatus: pago en cheque, pago en efectivo, pago con débito, pago con crédito, pago pendiente.

Eventualmente se hacía promociones y descuentos que eran informados vía telefónica y correo electrónico a cada cliente. Utilizar esta estrategia logró obtener varios clientes fijos que se veía beneficiados constantemente por los descuentos ofrecidos.

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