Introducción

Carlos Flores desde muy pequeño le encanto la cocina, era deportista y le gustaba comer sano, como vio que no tenía las cualidades necesarias para llegar a ser un gran deportista, se inclino por la cocina, y a la edad de 23 años decidió emprender en una venta de batidos.

Buscó un pequeño local para arrendar, en los alrededores de unas residencias familiares.

Y se acordó que su vecina Paula vende frutas y verduras en el mercado principal a buen precio, entonces Carlos decidió hablar con su vecina, para que esta fuera su proveedora de la materia prima, y la señora Paula aceptó

De este modo este joven muchacho inicio su negocio de batidos, pero jamás imagino que no contar con un CRM como sistema de gestión, le traería un buen desorden en la administración de su negocio.  Quédate atento y te contaremos como Carlos logró avanzar en su negocio gracias a la propuesta de su prima Alicia…

Comercial

El día de la inauguración, Carlos atendía a sus clientes tomando sus pedidos y gestionando los pagos de los mismos, mientras que su hermana Carmen, preparaba los pedidos de los Batidos, ensaladas de frutas y otras cosas que se ofrecían en ese local. Carlos para iniciar de manera organizada sus ventas, elaboró una hoja en Excel para registrar allí a los clientes que fueron el día de la inauguración y también para los días venideros, con datos básicos como: nombre, dirección, teléfono, y correo electrónico, esto con la finalidad de hacerse una idea de cuantas personas de los alrededores de su tienda habían asistido, y cuantas personas de otras zonas aledañas asistieron también.

Así inicio Carlos su negocio, pero luego de un tiempo se vio envuelto entre facturas sin organizar, una larga lista de clientes sin clasificar, y pare de contar, con poco conocimiento en el área de la administración y contabilidad. Para socorrerlo llego su prima Alicia quien si maneja la parte administrativa y contable con facilidad, ambos se pusieron a conversar, y Alicia no podía dedicarse a arreglarle manualmente a Carlos su desorden, esta le propuso a su primo, probar con un CRM y si todo salía bien pues este lo adoptaría como nuevo sistema de trabajo diario, y así fue.

Alicia se dedico ciertos días a enseñarle a Carlos como trabajaba el CRM y de esta manera ambos fueron organizando y cargando de manera casi automática en sistema los siguientes datos:

Ya con esta información en el sistema, Carlos comenzó una nueva etapa en su negocio, donde ya gracias a tener el CRM invertía menos tiempo en lidiar con ese montón de facturas y pedidos, y podría idearse nuevas oportunidades de ventas, según los diversos gustos de sus clientes.

Carlos al agregar en el sistema a las personas, registraba sus direcciones de residencia, con la finalidad de monitorear de que áreas lo visitaban. También Tenia estado para cada persona registrada en el sistema, con la necesidad de medir, con que frecuencia visitaban su tienda de batidos.

Los estados eran:

Prospectos: para las personas registradas en el sistema con menos de 2 visitas al mes

Clientes puntuales: para las personas que tenían menos de 3 visitas al mes.

Clientes Fijos: las personas que tenían 5 o más visitas al mes.

Esto lo aplicaba Carlos a cada persona que visitaba su local, y al pasar de unos meses midió en el sistema la cantidad de prospectos que tenia, mediante una gráfica que genera el sistema automáticamente a medida que se registra nuevas personas y se definen en sus estados correspondiente. Se percato que tenía 250 prospectos, que no visitaban frecuentemente el local, y decidió averiguar el porqué.

Indago más en esto, y se percato que de esas 250 personas, 200 vivían en la parte norte de la ciudad, cosa que sorprendió mucho a Carlos, quien no imagino tener esa cantidad de visitantes del otro extremo de la ciudad, que por supuesto por la lejanía del local, esos prospectos no tenían la posibilidad de visitarlo con mayor frecuencia.  Movido con este nuevo dato, Carlos comienza a estudiar la posibilidad de abrir un segundo local de Batidos y Algo Más… Carlos vio esto, como una nueva oportunidad de ventas, que no quería desaprovechar, viéndola claramente reflejada en su sistema de gestión.

Marketing

Carlos inicia buscando un local, para montar allí su negocio.

Al tener ya el local, y el proveedor, este realiza una campaña de inauguración (Ven a probar lo mejor de la fruta, en Batidos y algo más) y reparte en los alrededores de su local invitaciones a la inauguración de Batidos y algo más, la idea era hacer una promoción inicial para atraer clientes y registrar a los que consumieran como clientes, para conseguir una base de datos y trabajar con estos a futuro y generar campañas posteriores. En dichas invitaciones venia un cupón con un 10% de descuento en lo que consumieran, el que presentara ese cupón.

Esta campaña duro 3 semanas. Resultando un éxito, el local tenía capacidad para 70 personas, y en la inauguración se presentaron 350 personas a lo largo del día, muchas más de lo esperado, y el consumo mínimo era de un batido pequeño.

Grandes complicaciones tuvo Carlos al no contar con un CRM como sistema de Gestión, pero su prima Alicia lo aconsejo para contratar uno, y ella misma lo ayudo a registrar en el sistema toda la información como: Cliente, facturas, proveedores, etc.

Al pasar un tiempo después de tener en funcionamiento el CRM, Carlos gracias a los análisis que realizo con los datos del sistema, se percato que un buen porcentaje de sus prospectos lo visitaban del norte de la ciudad, esto lo motivo a darle apertura a una segunda tienda en el norte de la ciudad.

Con una clara oportunidad de venta, Carlos decide poner manos a la obra y materializar dicha oportunidad. Para lograrlo, realizó un estudio de mercadeo sencillo, que consistió en investigar en la zona norte de la ciudad la existencia de locales semejantes a Batidos y Algo más..

Para su sorpresa en esa zona de la Ciudad, solo había unas 3 fruterías que solo llegaban a vender jugos naturales, mas no batidos de frutas, ensaladas de frutas, ponqués de zanahorias y otra gama de productos que si se podían encontrar en su local.

El siguiente paso de Carlos fue buscar un local que cumpliera con sus expectativas, así que inicio su búsqueda, y encontró su nuevo local, para el que necesito una pequeña remodelación, y esto lo llevo a pedirles a diferentes proveedores un presupuesto de los materiales que necesitaría, y ubicó la empresa que realizaría esta remodelación.

Ya con el proveedor seleccionado y la empresa encargada de remodelar el lugar, Carlos se vio en la necesidad de contratar el módulo de contabilidad que le ofrecía su CRM y lo hizo. Haciendo uso de su nuevo módulo, generó en el sistema una orden de compra con factura para cada uno de los proveedores y la empresa encargada de la remodelación, de modo a justificar el dinero  que invertiría para hacer realidad esta oportunidad de negocio.

Ya con el local listo, este inicio una campaña de email, dando a conocer esta buena noticia, a todos sus clientes “Ahora Batidos y algo más abrirá sus puertas en la Av. Delicias con calle 72, en el CC Los chaguaramos”.

En esta historia, es claro que un CRM te facilita la administración y control de una empresa, ya que en este se pueden relacionar datos claves de manera automática, sin necesidad de invertir tanto tiempo en esto de manera manual. De manera que para Carlos el adoptar el CRM fue de gran ayuda, ¿Qué hubiese sido de Carlos y su negocio sin estas pequeñas grandes ayudas? Podemos ver, si este fuese el caso, que a Carlos le habría costado el doble del trabajo para lograr lo que ha logrado hoy día, recuerden que vivía mas ordenando papeles que emprendiendo en nuevas ideas para hacer crecer su negocio.

Posventa

Al tener ya sus 2 negocios de Batidos y algo más… Carlos experimenta las ventajas que le ha brindado el CRM en este largo camino, y se siente satisfecho y contento de haberlo adquirido para su empresa.

Ramón es un Cliente Fijo de Batidos y algo Más… Y está interesado en montar un nuevo local, pero esta vez en una ciudad vecina, para esto se reúnen Carlos y Ramón, y conversan sobre la posibilidad de hacer una franquicia de Batidos y Algo Más…

Ambos concluyen que si es factible hacer una franquicia, en otra ciudad a ver que tal resulta esta nueva idea. Ramón está a punto de mudarse de ciudad, y de allí surge la propuesta de la franquicia, ya que Ramón desea tener su propio negocio.

Ramón se muda meses antes, y estudia la zona más concurrida de la ciudad, y busca en dicha zona un local que cumpla con las necesidades para abrir allí la Franquicia. Encuentra un local cercano a la Plaza Bolívar de la ciudad, el cual acondiciona con la misma empresa que su hermano acondiciono los 2 locales en la ciudad vecina, para darle la misma apariencia, que ya se ha hecho muy conocida. No obstante también los proveedores de frutas, serán los mismos, y por supuesto esta franquicia se manejara con el CRM que contrato Carlos.

Ya Ramón, no era más un cliente fijo, ahora se convertiría en un socio de Batidos y Algo Más…

Ya el local está casi listo, y Ramón inicia su primera Campaña, que tiene como finalidad captar la atención de las personas, e invitarlas a la inauguración de Batidos y Algo más…

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