El control de gestión sencillo eficiente y fácil

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Suena difícil de creer, ¿verdad? pues sí, lo es. El control de gestión se convierte en algo bastante complejo, entre reuniones, objetivos, interrupciones y cosas que constantemente se interponen en todo… en fin, cosas del día a día.

Si a eso le sumamos que para “saber de gestión” has de merendarte el superlibro de Business Management o hacer el recojo MBA andamos finos…

Imagina a un personaje que llamaremos Pepe.

Pepe el pobrecito no tiene ni idea de gestión… y como no ha estudiado pues entonces no es un buen empresario… ¿será que para ser empresario o gerente o jefe hay que saber mucho? que se lo pregunten a Richard Branson  que abandonó el colegio y tiene un imperio o a Amancio Ortega el dueño de Inditex  y español más rico del mundo…

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

¡Pues no! No hace falta todo eso… pero sí hace falta don de gentes y herramientas. Al fin y al cabo todos tienen la misma idea en la cabeza: la empresa vende productos o servicios y los procesos de venta, fabricación o ejecución de los servicios han de ser monitoreados y mejorados poco a poco hasta que sean perfectos, ¿verdad?

Mejorar, mejorar y mejorar

¿Para qué hacemos control de gestión? Pues fácil, para mejorar. Mira estos 3 casos de empresas que quieres mejorar, te invito a determinar qué tienen en común.

Mejorar producción

Pepe, vende pantalones… tendrá que mejorar la producción disminuyendo los costes y aumentar las ventas, ¿no? pues eso, no es tan complicado, simplemente habrá que materializarlo en el famoso control de gestión.

Mejorar procesos

Antonio, es el director de una unidad de consultoría estratégica en una consultora de renombre tan largo… que ya ni me acuerdo… pero…, ¿qué es lo que él quiere? que se venda más, luego mejorar sus procesos de venta de proyectos, hacer proyectos más rápidamente y mejorar la rentabilidad, es decir, mejorar el proceso de ventas y el de producción.

Mejorar gestión de costes

Lucía tiene una empresa de producción de diversos tipos de cajas de cartón. Su prioridad es reducir los costes productivos e identificar qué líneas son más rentables y hay que potenciar y cuáles no lo son, luego ha de enfocarse en la gestión de los costes…

¿Al final, qué tienen en común estas 3 personas? Los 3 han de aplicar el ciclo PDCA (Plan, Do, CHECK, ACT) a su dinámica del día a día

¿Qué es Plan, Do, CHECK, ACT?

¿En qué consiste esto? Puro sentido común:

1.- Planificar (Plan): el qué hacer. Lo tenemos claro, ¿no?
2.- Hacer (Do): pues eso, házlo.
3.- Verificar (Check): lo que esté mal, márcalo para mejorarlo o corregirlo.
4.- Actuar (Act): corrige o mejora lo anterior

y vuelve a planificar…

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

 

Sencillo, verdad…? pues ahora a registrarlo… ¿dónde? Existen diferentes herramientas para el control de gestión automatizado. Yo te recomiendo el siguiente:

Una herramienta de control de gestión

Nuestro sistema de gestión PLATZILLA te apoya en cada uno de los procesos de control de gestión.

1.- Planifica (Plan): crea tus proyectos, las etapas y las tareas que surgen a raíz de estos.

2.- Hazlo (Do):  sean cosas de comercial, de control de costes o el área que sea. En Platzilla puedes hacer todas estas cosas porque tienes módulos en cada área.

3.- Verifica (Check): comprueba y valida lo hecho en reuniones de control y seguimiento o reportes, todo esto en tu cuenta de Platzilla o con hojas excel. Si hay cosas que están incorrectas en el control de gestión, puedes crear las No Conformidades para registrar el qué “no está conforme con lo planeado” y de ahí generas las acciones correctivas.

4.- Actúa (Act): realiza las acciones correctivas.

Mira cómo lo hace Platzilla:

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

¿Así tan fácil?

Quizás me dirás que, si parece tan fácil… ¿por qué para mí es tan complicado?

Por varias razones:

1.- Porque lo haces complicado.
2.- Porque tienes diferentes cosas, formatos, hojas excel, informes word y cosas así…
3.- Porque eres demasiado confiado y tienes demasiada fé en la raza humana y piensas que siempre lo van a hacer bien y por lo tanto, no mides y corriges; ojo! hay de todo en el mundo, pero eso no quita para medir y corregir o perfeccionar.

Ok ok, todo lo que cuentas, David, me parece muy bien… pero ¿cómo motivo a los empleados para que trabajen de esta manera si ellos tienen aversión a “ser controlados”?
Aquí no hay mucho que hacer salvo mano izquierda y un sistema de evaluación de desempeño, que por supuesto lo puedes hacer dentro de Platzilla….

¿Cómo funciona?

1) Bien, primero creas los objetivos de tus empleados que estos pueden ser dados de alta tanto manualmente como enlazarlos con objetivos dentro del sistema. Recomendamos dentro de la lista de los objetivos pre-configurados aquellos que sean reducción de No conformidades, para motivar que sean mejorados

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

2) Después podemos marcar como objetivos la consecución de tareas que salen de los objetivos que anteriormente hemos definido.

3) Aprovechamos de paso la oportunidad para evaluar las cosas “no objetivas” como son las competencias de nuestros miembros del equipo (orientación hacia el cliente, trabajo en equipo, capacidad analítica, capacidad ejecutiva, etc), es decir lo que se llama las competencias blandas según en qué país nos encontremos.

4) Después de ello, ya sólo nos queda una cosilla para ir cerrando el ciclo del control de gestión… ¿quién evalúa?. En este caso, tendremos que decidir si la evaluación es 90 grados (autoevaluación), 180 grados (me evalúa mi jefe) o 360 grados (me evalúa mi jefe y mis compañeros de trabajo).

Ahora a evaluar…

Bien, bien ya casi tenemos nuestro sistema de control de gestión listo…, ¿ahora qué toca? Ser consecuentes con la evaluación… ¿cómo lo hacemos? Por medio de una remuneración flexible, de sueldo fijo y sueldo variable, en función de la nota de la evaluación que hayamos conseguido.

Ahora estarás pensando… y ¿cómo decido qué doy y por qué? bueno, aquí ya necesitarías un estudio de los incentivos por lograr objetivos y que todo ello esté alineado con la cultura de la empresa. Aquí te dejo dos artículos para que veas en qué consiste la cultura de la empresa y un artículo del caso de Mary Kay donde tenían y siguen teniendo sistemas de incentivos muy interesantes (un cadillac rosa! jajajajaja)

7 Claves para tener una cultura organizacional innovadora
Mary Kay Ash tiñó el éxito de color rosa

Resumiendo

Bueno, ya tenemos todo montado en nuestro sistema de gestión que lo podemos resumir en 2 partes:

La parte ejecutiva (lo que hay que hacer): creación de proyectos, de planes, ejecución y seguimiento control y ejecución de tareas de mejora, dentro del ciclo PDCA (Plan, do, check, Act)

La parte humana (quién lo hace): diseño de la evaluación alineada con los objetivos de la empresa o del departamento, definición el período de la evaluación y quién evalúa (auto, jefe o jefe y compañeros), evaluar y premiar con incentivos o variable.

Entonces…, si juntamos todo para montar las piezas de nuestro sistema de control de gestión nos sale lo siguiente:

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

El control de gestión sencillo eficiente y fácil

Bueno, este artículo podría ser kilométrico si empiezo a abordar el detalle de cada una de las áreas, pero supongo que tú como jefe o empresario o director de un departamento, andas con poco tiempo para leer cosas tan extensas. Aparte de ello, depende de cada caso la definición de cada sistema de control de gestión.

Si lo deseas puedo ayudarte, escríbeme y cuéntame tu caso y te daré feedback de cómo yo lo abordaría. Este es mi correo electrónico: dpolo@timemanagement.es

Gracias por la atención y espero que te hayas quedado dándole vueltas a cómo terminar de montar tu sistema de control de gestión 🙂 si es así, regálame un like o comparte este artículo!

Imagen destacada cortesía de www.converthia.com

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