Trabajo a distancia: aplicaciones ideales para pymes

El propósito de este artículo es dar a conocer algunas aplicaciones ideales para hacer realidad el trabajo a distancia en pymes. 

Con el trabajo a distancia, conocido también como teletrabajo, entre otras cosas, las pymes pueden reducir costes y mantener la productividad de una forma sencilla.

Y por ser un tema esencial en la actualidad, nos centramos en conocer:

  • Qué es trabajo a distancia.
  • Cuáles son esas aplicaciones que recomendamos para tal fin.

Para comenzar quiero enseñarte las fases elementales que hacen posible la puesta en marcha del teletrabajo. Presta atención:

Trabajo a distancia

De hecho, sabemos de empresas que han adoptado esta modalidad para reducir costes, aprovechando el hecho de que existen puestos de trabajo que pueden ser atendidos totalmente a distancia.

Esto reduce la necesidad de movilizar miles de trabajadores, lo que tiene múltiples ventajas para el colaborador, para la empresa y para el ambiente.

En otras ocasiones, el teletrabajo es implementado como un plan de emergencia, ante situaciones no previstas o que suponen riesgos en la movilización. 

¿Qué es el trabajo a distancia?

El trabajo a distancia, conocido como teletrabajo, trabajo en remoto, trabajo online o trabajo desde casa, es el que se realiza en un lugar diferente al de la oficina de la empresa.

Los trabajadores remotos no tienen un puesto físico de trabajo, como en el caso tradicional. 

En muchos casos, la empresa ni siquiera tiene una ubicación en el mundo «real» o físico. Ya existen empresas que desarrollan toda su actividad a través de medios apoyados en internet.

Y debemos tener claro, desde ya, que el trabajo remoto no es una moda pasajera. 

El trabajo a distancia es una práctica social que vino para quedarse; es parte de la globalización.

Lo que se debe principalmente a las oportunidades que brindan las tecnologías de la información y comunicación (TIC), cuya calidad y confiabilidad ya nadie cuestiona.

Será una práctica común en el futuro, aunque ya muchos la están aplicando.

Incluso, muchas empresas (micro, pequeñas y medianas) han establecido jornadas remotas de manera parcial. Asegurando así, un contacto físico periódico, cuando es posible.

Trabajo a distancia

En cualquier caso, la clave está en lograr los resultados tanto de productividad como en la satisfacción de los clientes. Y esto puede lograrse tanto o más que en las empresas presenciales. 

Teletrabajo: opción real para pymes

Algunos estudios lo confirman: el trabajo a distancia es una opción interesante e inteligente para las pymes

En el artículo, «Teletrabajo: una opción inteligente para pymes«, señalamos las ventajas que conlleva. No solo para la empresa, sino también para el trabajador. 

Por ejemplo, son ventajas para los empleados (teletrabajadores), las siguientes:

  • Ahorro en gastos relacionados con transporte y movilización.
  • Reducción en tiempos de desplazamiento.
  • Mayor autonomía en el trabajo.
  • Más tiempo para compartir en familia y realizar actividades de ocio.
  • Mayor comodidad y, en general, menos costes.

Mientras que para la empresa, algunas ventajas del trabajo a distancia son las siguientes:

  • Reduce los costes en la creación de espacios de trabajo.
  • Impacta de manera favorable al ambiente, al evitar la movilización.
  • Reduce los gastos generales y de servicios en la oficina.
  • Logra un mayor nivel de compromiso de los trabajadores, si crea una relación ganar-ganar, transparente.
  • Obtiene mejores resultados por la mayor productividad y cumplimiento de metas.

Una pyme puede abrirse a nuevas posibilidad en otros países y contar con personal competente mediante el trabajo distancia.

En el caso de las grandes empresas, el teletrabajo es aplicado cuando tiene cientos de «nodos» distribuidos en todo el mundo.

Un ejemplo es Microsoft. Al llevar a cabo un estudio en el que participaron 3.600 empleados, ubicados en más de 30 ciudades de varios continentes, obtuvieron los siguientes resultados: 

  • Del total de trabajadores entrevistado, el 41 % manifestó estar satisfecho con esta modalidad de trabajo.
  • Otro 15 % de los entrevistados consideraron que esta modalidad es favorable y manifestaron su deseo de que se incorporara en su sucursal.

Punto importante: no puedes descuidar que en algunos países existen legislaciones sobre el teletrabajo. Por lo tanto, debes considerarlas al decidir su implementación en la empresa.

Aplicaciones ideales para el trabajo a distancia en pymes

Con lo comentado hasta ahora, pasemos de inmediato a conocer cuáles son las aplicaciones ideales y más sencillas, para establecer el trabajo a distancia en pymes.

Por supuesto, el número de aplicaciones para apoyar el teletrabajo es muy grande.

Aquí, lo que nos motiva es dar algunos consejos, que dan cuenta de la gama de posibilidades existentes.

Trabajo a distancia

1. Aplicación Trello:

Trello es de las aplicaciones más populares para trabajar a distancia. Facilita la coordinación de equipos de trabajo y funciona en dispositivos móviles y en PC.

De acuerdo con sus desarrolladores, Trello es básicamente un software de administración de proyectos.

Este permite a sus usuarios crear actividades y monitorear su desempeño en tiempo real. Todo, de una manera muy fácil.

En la interfaz, nos muestra una especie de post-it o bloc de notas. Para cada nota, los involucrados pueden agregar información que permite al equipo organizar el trabajo.

En su presentación afirman que es una herramienta para trabajar de forma más colaborativa y ser más productivo.

Sin duda, es ideal para el trabajo a distancia. Facilita el seguimiento, la coordinación de actividades y el control de las tareas de proyectos.

2. Aplicaciones de G-Suite:

La Suite de Aplicaciones de Google presenta varias herramientas ideales para el teletrabajo.

Incluye alternativas de ofimática con las cuales se pueden editar archivos de diversos tipos.

Por ejemplo, permite el procesamiento de palabras, las hojas de cálculo y las presentaciones, entre otros, de forma colaborativa.

Además, un usuario podrá identificar a sus pares u otros colaboradores, que estén editando el contenido al mismo tiempo.

Por lo que es una alternativa óptima para trabajar a distancia, de manera síncrona.

Incluye además, calendarios compartidos para programar reuniones con invitaciones automáticas por correo electrónico.

Con un solo clic, convierte tu reunión en una videoconferencia desde cualquier ordenador, teléfono o tablet con cámara.

Puedes compartir tu pantalla para revisar el trabajo en equipo y tomar decisiones sobre la marcha.

3. Aplicación Skype:

Esta herramienta para el trabajo a distancia o remoto, no necesita presentación. Es señalada por expertos como la app ideal para hacer videoconferencias. 

Skype permite  mantener reuniones a distancia con varios usuarios conectados a la vez. Funciona en dispositivos móviles y computadoras. 

Sus funcionalidades la convierten en una opción ideal para mantener reuniones ágiles. Skype facilita la comunicación síncrona y asíncrona fluida, con excelentes prestancias de usabilidad.

4. Aplicación Asana:

«Asana es la plataforma de gestión del trabajo que los equipos usan para mantenerse enfocados en las metas, los proyectos y las tareas diarias que hacen crecer a la empresa».

Es una aplicación que ha conseguido mejorar la productividad en el trabajo a distancia. 

Asana posee un sistema interno que da lugar a un excelente feedback entre el empresario o líder y los diferentes miembros del equipo. 

Su estructura siempre se basa en proyectos, con todos las funciones para la definición de su objetivo, actividades y tareas, así como el seguimiento y control.

Cuenta con un panel para asignar tareas y monitorear su desarrollo. Puedes acceder de manera fácil y hacer seguimiento a un empleado o al estado de un proyecto, de manera fácil.

5. Aplicaciones alternativas:

Como apoyo a las herramientas señaladas, podemos hacer uso de aplicaciones de rede sociales. En particular, herramientas de mensajería como Whatsapp. 

Estas pueden servir para una comunicación formal o informal. A su vez, la comunicación puede ser bidireccional o multidireccional.

Sin embargo, lo ideal es que la comunicación para el teletrabajo sea con herramientas robustas y que permita gestionar las tareas, agrupándolas por áreas o por proyecto.

Por otro lado, todas estas herramientas son aplicables para desarrollar servicios puntuales con autónomos o freelancer

Esto amplía de manera importante, su aplicación en el trabajo a distancia.

La posibilidad de contar con el talento de expertos localizados a miles de kilómetros, es algo clave parar muchas pymes. ¡Toda una utopía… hace unas pocas décadas! 

Conclusiones

Para cerrar esta entrega, debemos precisar que la idea primordial del teletrabajo es realizar en casa las funciones y tareas que normalmente se efectúan en la oficina.

Para ello, la pyme que adopte esta modalidad de trabajo, con las ventajas que conlleva, debe prepararse con herramientas para tal fin. En esto no podemos improvisar.

Por ejemplo, aplicaciones centradas en asegurar la comunicación fluida. Y por supuesto, que apoyen el control de la ejecución de tareas.

Por otro lado, el manejo de la información relacionada con las áreas, como mercadeo y ventas, finanzas, producción, inventarios, etc., puede llevarse de manera fácil con herramientas, bajo la modalidad de software como servicio (en inglés, software as a service o SaaS).

De hecho, existen aplicaciones que pueden integrarse a este tipo de software, haciendo aún más fácil el trabajo a distancia.

Así que si aún no lo has pensado, es tiempo de considerar la aplicabilidad del trabajo a distancia en tu empresa.

Solo necesitas evaluar los equipamientos necesarios, considerar los puestos idóneos, probar y dar el paso. Sin duda, será un éxito.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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