Tipos de conocimiento en las pymes… ¡para una gestión fácil!

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Tal vez te parezca algo complejo leer sobre los tipos de conocimiento que existen en las pymes… Pero si lo piensas bien, se trata de un elemento clave para gestionar de manera fácil y con éxito. ¿Sabías que todos los días en tu empresa se crea conocimiento? ¡Sí, todos los días! Así que no te pierdas esta lectura, valdrá la pena. Bienvenidos(as).

La creación de conocimiento en las empresas se entiende como un proceso que, por un lado, amplifica el conocimiento creado por los individuos y, por otro, lo consolida como parte de la red de capital intelectual de la organización. Nonaka y Takeuchi afirman que toda empresa crea conocimientos a través de la conversión e interacción entre dos clases de conocimientos previos:

  • El tácito, que es el bagaje de experiencias, aprendizajes y hábitos aprendidos a lo largo de la vida. Es personal, difícil de formalizar y comunicar a otros. En otras palabras, involucra factores intangibles como las creencias, el instinto y los valores personales.
  • El explícito, que tiene estructura y es sistemático, puede ser comunicado y compartido de manera sencilla. Es decir, puede expresarse en lenguaje formal (con palabras y números) y transmitirse de manera fácil, con datos, fórmulas, procedimientos codificados o principios universales.

Comprender la relación entre las 2 clases de conocimiento es clave para entender el proceso de creación de nuevos conceptos. La conversión de conocimiento tácito y explícito es un proceso social; no se limita a una única persona.

En tal sentido, una organización que aprecie una cultura de aprendizaje debe “movilizar” el conocimiento tácito creado y acumulado por sus empleados. De hecho, es la única forma de avanzar con buen pie.

 La conversión de conocimiento tácito y explícito es un proceso social.
La conversión de conocimiento tácito y explícito es un proceso social.

Tipos de conocimiento en las pymes

Un conocimiento tácito movilizado se amplifica en la organización a través de 4 formas de conversión. Estas formas son la socialización, exteriorización, combinación e interiorización. Esto da lugar a lo que Nonaka y Takeuchi llaman la espiral de conocimiento.

Por lo tanto, la creación de conocimiento es un proceso en espiral que inicia en el nivel individual y avanza hacia grupos de interacción. Estos serán cada vez mayores y cruzarán los límites de las áreas funcionales de la empresa. Veamos, de manera básica, los tipos de conversión de conocimiento que encontramos en una organización.

(a) Conversión basado en socialización y exteriorización

Socialización:

Transforma conocimiento tácito en conocimiento tácito, mediante la interacción directa entre personas. Este es un proceso que consiste en compartir experiencias y, a partir de allí, crear conocimiento tácito. Hablamos, por ejemplo, de los modelos mentales compartidos por los empleados y de sus habilidades técnicas.

Lo podemos adquirir a través de la observación, la imitación o la práctica. La socialización está relacionada con las teorías de procesos grupales y la cultura organizacional.

Exteriorización:

En este proceso “enunciamos” el conocimiento tácito en forma de conceptos explícitos. Se materializa el conocimiento mediante el uso de metáforas, analogías, conceptos, hipótesis o modelos. Es claro se usamos el lenguaje para hacer declaraciones y enunciados. Este tipo de conversión ha sido algo ignorado por las teorías organizacionales.

Tipos de conocimiento en las pymes… ¡para una gestión fácil!

(b) Conversión basado en combinación e interiorización

Combinación:

La combinación es un proceso que sistematiza conceptos, con lo que se genera un “sistema” o una base de conocimiento. Los empleados intercambian y combinan conocimiento utilizando distintos canales y medios. Por ejemplo: documentos, acuerdos en actas, conversaciones por teléfono o redes de comunicación, entre otros.

La combinación transforma conocimiento explícito en conocimiento explícito. Sistematiza conceptos y reconfigura la información existente: caracteriza, agrega, ordena y clasifica el conocimiento explícito.

La nueva configuración de los datos y de la información existente conduce a nuevos conocimientos. Observe que la combinación se origina en el procesamiento de la información, por lo que las empresas que busquen alcanzar el funcionamiento estable u óptimo deben utilizar herramientas para tal fin.

Es claro que para  que una empresa llegue a un nivel de madurez alto, necesita generar conocimiento explícito, que se origina en la capacidad de procesar datos e información.

Gestionar Fácil.

De Freitas y Yáber definen el conocimiento explícito de la siguiente manera:

  • es producido por el procesamiento de datos e información;
  • puede ser almacenado, analizado, recuperado, divulgado y protegido;
  • está sistematizado de manera formal; y puede ser codificado, modificado, enriquecido y/o comunicado en forma fácil;
  • es creado en la empresa luego de un proceso de aprendizaje individual o grupal, que luego es explicitado para ser compartido por todos sus integrantes; y
  • está almacenado en repositorios a los que sus empleados pueden acceder.

Interiorización:

Este proceso está muy relacionado con el enfoque “aprender haciendo”, del cual hemos hablado en ocasiones anteriores. Cuando las experiencias son interiorizadas por los empleados a través de los 3 tipos previos de conversión, en forma de modelos mentales y know-how técnico, se transforman en activos valiosos.

Para que el conocimiento explícito se convierta en tácito, es importante que se verbalice o se plasme en diagramas, manuales y hasta en historias.

Los documentos, del tipo que sean, facilitan la transferencia del conocimiento explícito entre empleados. Esto permite que experimenten de forma indirecta las vivencias de otros.

Tipos de conocimiento en las pymes… ¡para una gestión fácil!
Tipos de conocimiento en las pymes… ¡para una gestión fácil!

La acción interiorizar también puede ocurrir sin la experimentación propia, aunque quizás de manera menos efectiva. Por ejemplo, el hecho de escuchar una historia de éxito puede originar un modelo mental tácito en el colaborador.

Cuando ese modelo mental es compartido por la mayoría, el conocimiento tácito pasa a formar parte de la cultura empresarial. La interiorización se vincula de manera estrecha con el aprendizaje organizacional.

¿Cómo es el contenido creado en cada tipo de conversión?

Debemos tener presente que el contenido del conocimiento creado por cada forma de conversión es distinto. Veamos lo siguiente:

  • En cuanto a la socialización, esta produce conocimiento “armonizado”, como modelos mentales y habilidades técnicas compartidas.
  • Por su parte, la exteriorización genera conocimiento conceptual.
  • La combinación, como vimos, genera conocimiento “sistémico”. Un prototipo, nuevos servicios, nuevos métodos, entre otros. Refleja la aplicación de varias fuentes de conocimiento.
  • Y la interiorización crea conocimiento operacional, relacionado con la gestión de proyectos, de los procesos de producción, el uso de nuevos productos y la implantación de políticas.

Este modelo (Nonaka y Takeuchi), que debemos entender como un ejemplo ideal del proceso de creación de conocimiento en las organizaciones, consta de 5 fases. A continuación las describimos en forma breve.

Fase 1. Compartir conocimiento tácito:

  • El paso clave para la creación de conocimiento en la organización se centra en compartir el tácito entre colaboradores, con sus distintas perspectivas y motivaciones. Las emociones, los sentimientos y los modelos mentales de las personas deben ser compartidos para lograr la confianza mutua.
  • Es claro que el compartir demanda un escenario que favorezca la interacción, propiciando diálogos cara a cara. Un escenario típico es el “equipo autoorganizable”, que fomenta el trabajo entre miembros de áreas distintas, para lograr metas comunes. Esta fase corresponde a la socialización.

Fase 2. Crear conceptos:

  • La interacción intensa entre conocimiento tácito y explícito se da en esta fase del proceso. Al formarse un modelo mental compartido por la interacción, el equipo lo enuncia o declara a través del propio diálogo, en forma de reflexión colectiva.
  • El modelo mental tácito compartido se verbaliza. Y esto debe conllevar a crear conceptos explícitos. Esta fase corresponde a la exteriorización.
Tipos de conocimiento en las pymes… ¡para una gestión fácil!
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Fase 3. Justificar los conceptos:

  • Implica precisar si los conceptos creados son válidos para la organización. Es como un proceso de filtrado, por lo que los criterios comunes de justificación son el coste, el margen de ganancia o utilidad y el grado en el que un producto o servicio contribuye al crecimiento de la empresa.
  • En una pyme, el papel del empresario o gestor es formular los criterios de justificación en forma de intención, la que se expresa en términos de estrategia o visión.

Fase 4. Construir un arquetipo:

  • El concepto validado y justificado se transforma en algo tangible o concreto. Este se construye combinando el concepto explícito creado con el conocimiento explícito ya existente.
  • Esta fase es comparable a la combinación, dado que los conceptos justificados, que son explícitos, se convierten en arquetipos (modelos o patrones), que también son explícitos.

Fase 5. Expandir el conocimiento:

  • El concepto creado, justificado y modelado, avanza hacia un nuevo ciclo de creación de conocimiento en otro nivel.
  • Este proceso es denominado distribución cruzada de conocimiento y tiene lugar dentro (intra) y entre (inter) organizaciones.

Condiciones para fomentar los tipos de conocimiento en pymes

La creación de conocimiento en los niveles individual, grupal y organizacional demanda condiciones, como es de suponerse. Algunas de estas, señaladas por expertos en la materia, son las siguientes:

  • En primer lugar, la existencia de una intención organizacional, que es definida como la aspiración que la empresa tiene por alcanzar sus metas. Esto suele ser asumido en forma de estrategia. Es decir, la expresión de una visión de conocimiento que permita a la empresa valorar la utilidad del nuevo conocimiento.
  • En segundo lugar, la autonomía en el plano individual, tanto como sea posible y aplicable. Esto demanda estructuras más planas y con un alto nivel de delegación del poder de decisión.
  • Una tercera condición es el “caos creativo” y la “fluctuación”. Con la fluctuación, los empleados se enfrentan a una especie de ruptura deliberada de hábitos y marcos cognoscitivos. Con el caos creativo, los empleados deben reconsiderar sus perspectivas, necesitan entablar diálogos y concentrarse en definir el problema para resolver las “crisis”.
Tipos de conocimiento en las pymes… ¡para una gestión fácil!
  • En cuarto lugar, la redundancia: es la existencia de información que va más allá de las necesidades inmediatas de los empleados. Una forma de generar redundancia es que las áreas trabajen juntas en una división del trabajo no muy bien definida. La otra manera, es a través de la rotación del personal, en particular entre áreas muy distintas.

Conclusiones

Es probable que te haya parecido un tema complejo lo abordado en esta entrega, aun cuando lo presentamos de manera sencilla. ¡Y es que lo es! Pero su complejidad no tiene que ser un obstáculo para aprender y aplicar tales conceptos en la empresa. Sin duda, conocer e indagar sobre estos temas es una acción responsable de todo empresario y gestor.

Las empresas son dinámicas y crean conocimientos a partir de la interacción entre el conocimiento tácito y el explícito, y los diferentes niveles organizativos. En tal sentido, es clave para las empresas reconocer la importancia de esta interacción y fomentar, mediante mecanismos idóneos, una cultura de aprendizaje continuo.

Gestionar Fácil.

El conocimiento ganado en materia de organizaciones y empresas, de la forma que sea, siempre será un punto de apoyo para todo colaborador proactivo.

Y en el caso de un empresario, es insumo para lograr una gestión fácil de su proyecto empresarial. Fácil no es sinónimo de “poco esfuerzo” en este contexto. Se refiere a una gestión exitosa y eficiente, sin esfuerzos de más, con héroes que deban trabajar 14 horas por día para lograr las metas.

¡Muchas gracias por leernos!

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