Seguimiento de proyectos: Razón #3 para el análisis de datos

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Seguimiento de proyectos: algo que no acaba al finalizar el proyecto, sino que continúa de manera constante para asegurar la consolidación de los cambios.

Hola amigos empresarios, emprendedores y gestores. Estamos escribendo una serie de artículos para concienciar sobre el análisis de datos. Anteriormente, hemos esgrimido dos de las 5 razones para justificar el análisis de datos. Esto ha de ser algo constante y no unas acciones puntuales para tener cierta información. Puedes consultar las dos primeras razones en estos artículos:

Ahora vamos a hablar de la razón 3: El seguimiento de proyectos. Veamos que es lo que sucede normalmente.

Seguimiento de proyectos y por qué no suele ser eficaz

Caso típico: necesitamos hacer X o Y proyecto para mejorar un área. Con el paso el tiempo parece que el proyecto se atrasa aumentando el presupuesto considerablemente.
¿Por qué ocurren estas cosas con tanta frecuencia? Por muchos motivos, sea una correcta definición de los proyectos, sea una correcta definición de los requisitos o sea una resistencia al cambio del equipo.

En este artículo no estamos aquí para analizar las causas de los fallos, que pueden ser muchas, pero si para indicar soluciones.

Si no estamos habituados a hacer análisis de datos en la empresa, lo más probable es que no hagamos el seguimiento de los proyectos tampoco. Quizás pequemos por no tener toda la información, quizás no nos interese demasiado o quizás no nos den la información correcta. A lo mejor no eres consciente que cada proyecto es como construir un puente y que la precisión es fundamental para evitar desvíos y costes innecesarios

Seguimiento de proyectos: Razón #3 para el análisis de datos

Los costes ocultos de los proyectos

Muy probablemente no eres consciente de lo que supone en la empresa ejecutar proyectos. Permíteme ilustrarte:

Un miembro de tu equipo supongamos que cobra 1.000 euros por realizar su trabajo. Como ya sabes que lo está haciendo bien, le das un proyecto, el cual le consume 6 meses y la mitad de su tiempo. ¿Cuánto te está costando el proyecto? en costes de personal supongamos que es 6×500 euros = 3.000 euros. Quizás pienses, bueno, no es para tanto.

Mide tu resultado entre tu capacidad

Ahora piensa en varios proyectos en tu empresa y 5 personas de 10 que estén ejecutando proyectos. Con la misma duración, el coste puede llegar a 15.000 euros. Si facturas, 300.000 euros/año, puedas pensar que no es mucho.

Está bien, ahora divide tu facturación entre el equipo o mejor dicho, saca el rendimiento por persona. Esto te daría un rendimiento mensual de 300.000 /12 = 25.000 euros el equipo al mes, o lo que es lo mismo 2.500 euros por persona. Ahora multiplica eso por el tiempo que invierten en el seguimiento de los proyectos esas 5 personas que le consumen la mitad del tiempo de 6 meses, es decir, 3 meses. Así por cada persona tu coste es 2.500 euros x 3 meses = 7.500 euros. Ahora multiplica este valor por los 5 miembros de tu equipo. El resultado ya es “considerable” = 37.500 euros.

Todavía puede ser más el resultado si tenemos en cuenta el coste de oportunidad, es decir lo que podríamos estar haciendo en lugar de hacer lo que estamos haciendo. Si no conoces el término, aquí tienes un artículo que lo explica con ejemplos

Coste de oportunidad: Ahorra dinero y más beneficios

¿Eres ahora algo más consciente del coste de los proyectos? Quizás eso, entre otras cosas, sea lo que produzca que muchos proyectos se queden “a medias”.

Seguimiento de proyectos: Razón #3 para el análisis de datos

Seguimiento de proyectos: Razón #3 para el análisis de datos

¿Cómo evitar que esto suceda? Obviamente con el seguimiento de proyectos y tareas.

Seguimiento de proyectos. Métodos y opciones

Si quieres tener una idea un poco más amplia de lo que supone el seguimiento de los proyectos y las tareas rutinarias, te recomiendo ver el siguiente video a continuación, ahora o después de leer lo que queda de este artículo:

Básicamente hay dos maneras de hacer seguimiento de los proyectos, durante la ejecución y tras la ejecución (para medir el uso de lo nuevo y la rentabilidad de los cambios):

Seguimiento durante el proyecto:

El proyecto es necesario tenerlo registrado. Tanto en coste, como en tiempos y personas que lo van a ejecutar. Lo ideal es tener un seguimiento de todo ello.

A nivel presupuestario, tendrás que dar de alta una cuenta contable donde tengas un presupuesto asignado y gastos estimados en distintos momentos del desarrollo del proyecto. Si no eres fan de sistemas de gestión como Platzilla puedes crear una hoja de excel, donde registres el presupuesto de lo que te vas a gastar por partidas (en cada línea). En las columnas puedes poner lo presupuestado y lo ejecutado. Te recomiendo usar 3 colores: verde si se gasta igual o menos, naranja si se gasta un 10% más y rojo si se gasta más de un 10% de lo presupuestado. Os pongo un ejemplo

Seguimiento de proyectos: Razón #3 para el análisis de datos

Seguimiento de proyectos: Razón #3 para el análisis de datos

A nivel de tareas, nuestra recomendación es usar una herramienta de gestión de proyectos basada en diagramación GANTT

El gráfico GANTT muestra las tareas a realizar a lo largo del tiempo, facilitando la comprensión de lo que hay que hacer. Al saber lo que hay que hacer es mucho más fácil inventar lo necesario a ser ejecutado y la conexión entre unas tareas y otras. Parece obvio, pero muchas empresas aún no usan esta sencilla metodología. Aquí un ejemplo de un gráfico GANTT:

Seguimiento de proyectos: Razón #3 para el análisis de datos

Seguimiento de proyectos: Razón #3 para el análisis de datos

Ya tenemos un modelo de seguimiento durante el proyecto Pero, ¿y después?

Seguimiento de proyectos tras finalizarlos. Medición del impacto

Si el proyecto era la construcción de algo para venderlo, el impacto es la rentabilidad que hayas sacado.

Cuando el proyecto es de mejora, necesitarás poder tener métricas y con ello, volvemos al análisis de datos. Es realmente frustrante hacer iniciativas de mejora y que los proyectos no se implementen.

Yo personalmente recomiendo que todo se tenga que registrar para poder medir. Hay muchos proyectos de mejora que son “cortinas de humo” del equipo para justificar su ineficacia. Argumentan que es necesario hacer esto para mejorar la empresa y cuando se hace, nada se ha mejorado, buscan otra excusa y patada para adelante. No trato de ser pesimista con vuestros equipos, pero es mejor ser el abogado del Diablo antes que lamentar cosas.

Si no se mide, es como si no existiera

Si no contáis con sistemas de gestión, os recomiendo que comencéis a medir todo, desde ventas, satisfacción de los clientes, operaciones, costes, etc, etc.

Sólo así podréis ver el impacto del proyecto que hayáis implementado. Si vuestros proyectos son de ventas, tenéis que recoger la fuente de las ventas para medir el impacto. Cuando proyecto es de calidad, tendréis que medir las tasas de devoluciones, fallas o incidencias. En los casos de proyectos de recursos humanos, tendréis que medir el clima laboral entre otras cosas.

La regla general, es que, lo que no se mide, no existe. NO ENTRÉIS EN PROYECTOS SI EL RESULTADO NO ES MEDIBLE.

Tampoco es necesario tener el megasistema para medir las cosas. A veces con una suscripción a un software en la nube (como Platzilla) es suficiente. Otras veces basta con una hoja de excel algo sofisticada.

¿Tienes dudas de cómo medir tus datos? si quieres puedes escribirme a dpolo@timemanagement.es

¿Quieres saber más sobre análisis de datos? En el siguiente artículo hablamos del control estratégico como razón para hacer análisis de datos:

Control estratégico: Razón #4 para el análisis de datos

¡Gracias por leernos!

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