¿Qué es un software de gestión empresarial?

En este artículo te presento las bases para que comprendas qué es un software de gestión empresarial, y las ventajas que representa para todo tipo de empresa en crecimiento.

El éxito empresarial demanda un pilar clave: el control y la colaboración en el manejo de la información que genera la operación diaria. Y esto lo logras con un software de gestión.

Además, ¿cómo podrías crecer sin caos, si no tratas a la información como un activo?

Para lograr el propósito de esta lectura, te compartimos el siguiente contenido:

  • ¿Qué es un software de gestión empresarial?
    • Tipos de software de gestión empresarial.
    • Características del software de gestión en la nube.
  • Ventajas de tener un software de gestión.
  • Comentarios de cierre y conclusiones.

¡Empecemos!

¿Qué es un software de gestión empresarial?

Un software de gestión es un sistema informático integrado por un grupo de herramientas y aplicaciones, que nos permiten controlar una organización empresarial.

Cada una de las herramientas se utiliza para ejecutar tareas administrativas de diversas áreas y tipos.

Y en conjunto, el software de gestión simplifica el flujo en los procesos de estratégicos, productivos y de apoyo de la organización.

En las empresas exitosas, cualquiera sea su tamaño, un pilar clave es el software de gestión empresarial.

En otras palabras, es una herramienta imprescindible para tener control de las tareas, el flujo de la información entre procesos y para fomentar la colaboración entre áreas. 

Por ejemplo, un software de gestión empresarial nos apoya es aspectos como los siguientes:

  • Control de la liquidez y del flujo de caja.
  • Gestión de la relación con clientes (prospectos, negociaciones, contactos, formularios web, automatización de venta, etc.). 
  • Seguimiento del pago a tiempo de los proveedores.
  • Gestión de proyectos (tareas, subtareas, gráfico Kanban, dependencias, tareas recurrentes y seguimiento de tareas). 
  • Y así, apoya en todas esas actividades operativas, necesarias para el éxito de la gestión.

En fin, un software de gestión bien seleccionado, en función de las necesidades de la organización, te permite cumplir tus objetivos de negocio.

En las empresas exitosas, cualquiera sea su tamaño, un pilar clave es el software de gestión empresarial.
En las empresas exitosas un pilar clave es el software de gestión.

¿Cuál es el mejor software de gestión?

El mejor software de gestión es el que se integra de manera “natural” con las actividades de tu empresa.

Es el software capaz de dar servicio, adaptarse y satisfacer las necesidades de información del equipo de trabajo. 

Y en la actualidad, aparte de facilitar la gestión continua de la organización, un software de gestión debe proveer acceso a los datos a través de dispositivos móviles. Y no solo por medio de ordenadores o consolas.

Conozca un ejemplo de plataforma de gestión con interesantes funcionalidades: Bitrix24.

Bitrix24 provee un espacio de trabajo que maneja los numerosos aspectos de las operaciones diarias y tareas, y brinda una plataforma de colaboración para la gestión empresarial.

Tipos de software de gestión empresarial

Hoy en día existe una gran cantidad y variedad de herramientas de gestión.

Y, en nuestro criterio, la mejor opción es pagar por un software del tipo SaaS (en inglés: Software as a Service) o “software como servicio”.

¡Claro!, el tipo de software debe responder a las necesidades de la empresa. Por lo que no es cierto que siempre la mejor opción sea el tipo SaaS.

Una clasificación sencilla de los tipos de software de gestión es la siguiente:

1. Software de gestión a la medida: 

El caso «a medida» supone crear un software de gestión desde “cero” para una empresa en particular.

Sin duda, es una opción más cara y exige encontrar una compañía adecuada para llevarla a cabo de construcción del software.

Contratar la construcción de software no es sencillo, ¡para nada! 

Pero esta opción tiene una ventaja: ofrece la máxima adaptabilidad, siempre que se haga bien. 

¿Qué es un software de gestión empresarial?
¿Qué es un software de gestión empresarial?

2. Software de gestión en local o en la nube: 

Dentro de este tipo de solución, que implica adquirir un software y ajustarlo, hay dos opciones.

Una primera opción es adquirir un software de gestión para instalar en la Intranet de la propia empresa, que esté disponible para todos los equipos de trabajo, en modo local.

Y una segunda opción, es una solución alojada en la nube. Esta supone una serie de ventajas, como el hecho de que la podemos usar desde cualquier lugar, donde haya una conexión a Internet. 

Por otro lado, debes saber que el software de gestión en la nube es una opción de menor coste. Mucho más barata.

En el caso del ejemplo compartido (Bitrix24), este ofrece dos opciones: 

  • como un servicio en línea (versión en la nube, tipo SaaS);
  • como un producto de «caja», instalada en el propio servidor de la empresa, que da la oportunidad de tener acceso al código fuente. 

Aquí puedes ver las diferencias entre Bitrix24 Nube y En Premisa.

Características claves que debes conocer del software tipo SaaS: 

Lo común es que las empresas pequeñas y medianas busquen soluciones en la nube, pues se trata de una tecnología que simplifica la implantación y mejora la experiencia de los colaboradores.

Pero en cualquier caso, existen 4 características que destacamos en todo tipo de software de gestión. Nos referimos a las siguientes:

1. Seguridad de la información y “cero” costes de infraestructura:

Una aplicación en la nube permite que tu información esté siempre accesible y minimiza los problemas típicos de seguridad en el entorno tecnológico de la empresa.

¡Una aplicación en la nube te quita dolores de cabeza!

El proveedor de servicio será responsable de la seguridad y disponibilidad de los datos. Por supuesto, tiene los medios para hacerlo y no constituye para el contratante, un coste adicional alto.

Una empresa en sus primeras etapas no tiene recursos para mantener una infraestructura para sus aplicaciones informáticas.

Y en la actualidad, mantener una infraestructura propia debe estar muy bien justificado. En tal sentido, las soluciones en la nube constituyen una excelente opción.

2. Eficiencia y productividad en la operación diaria:

El empresario y su equipo ganan eficiencia al realizar más operaciones en una misma cantidad de tiempo, respecto al caso en que no disponga de herramienta de gestión. ¡Esto es clarísimo! 

El tiempo que se “gana” lo dedicará cada colaborador a aportar valor. Por ejemplo, a mejorar la relación con los clientes.

En general, todos los colaboradores tendrán tiempo para atender más requerimientos de clientes internos y externos. Y mejorarán la capacidad de respuesta.

El software como servicio es una opción IDEAL para pymes.
El software como servicio es una opción IDEAL para pymes.

3. Acceso cómodo e inmediato a los datos:

La experiencia nos señala que las empresas exitosas contratan aplicaciones en la nube, porque permiten acceder a la información desde cualquier lugar y con diversos dispositivos móviles.

El único requisito para trabajar online con este tipo de aplicaciones es contar con una buena conexión a Internet.

En muchas situaciones, esto supone una ventaja para los trabajadores, que pueden acceder a los datos desde cualquier lugar, incluso desde su casa.

4. Facilidad de uso de las herramientas:

Otras de característica importante es la relacionada con la facilidad de uso. Lo que minimiza tiempos de capacitación y costes.

Una aplicación fácil de usar y con menos funcionalidades puede ser preferible a una muy completa, pero difícil de aprender a utilizar.

Cualquier tipo de software de gestión es desarrollado con criterios de usabilidad óptimos. Por razones obvias. 

Por otro lado, en las empresas que apenas inician sus operaciones, no hay tiempo para un aprendizaje lento de las herramientas que se adopten para gestionar información. 

En tal sentido, las aplicaciones que conforman un software de gestión en la nube o en local, facilitan el aprendizaje, y minimizan el uso de recursos para que se aproveche al máximo sus potencialidades.

Ventajas de tener un software de gestión en la empresa

Como señalamos, un software de gestión empresarial reporta beneficios tanto en el ahorro de costes, como en tiempo de implementación y aprendizaje. 

Algunas ventajas competitivas que puede ganar con un software de gestión son las siguientes:

  • Aumenta la productividad. Minimiza los costes y el tiempo de producción, y mejora las capacidades de los procesos y de los equipos  de trabajo.
  • Disminuye los tiempos de respuesta. Como todos los datos están centralizados, los tendremos disponibles ante cualquier necesidad o consulta en tiempo real.
  • Mejora en la colaboración. Proveedores, colaboradores y clientes se encuentra integrados en el mismo flujo. Esto permite una gestión fluida, con prioridades claras en todo el equipo de trabajo. Promueve el trabajo en equipo.
  • Un software de gestión optimiza los procesos de toma de decisiones. 
  • Protege la información. Un software de gestión permite controlar quién accede a la información. Además de definir los protocolos de seguridad de los datos de la organización.
¿Qué es un software de gestión empresarial? Ejemplo
¿Qué es un software de gestión empresarial?

Comentarios de cierre y conclusiones

Si nunca has tenido la experiencia de implantar un software de gestión, tendrás unas cuantas dudas.

¿Quién no tendría dudas al adquirir o implantar un software de gestión, si nunca lo ha hecho?

Es lógico que le asalten dudas del tipo: 

  • ¿Cómo saber si he escogido al proveedor correcto?
  • ¿Están alineados mis objetivos de negocio con la capacidad tecnológica?
  • ¿Se comprometerán los colaboradores con los cambios?

El éxito está en seguir con disciplina algunos consejos como los siguientes:

  • La empresa que le ofrezca un software gestión debe asegurarle atención personalizada y llevar a cabo una “auditoría”, si es el caso, para elegir la mejor solución. 
  • Además, debe mostrarte que tiene los recursos para atender los problemas y demandas que siempre surgirán. 

Con relación al software de gestión empresarial:

  • Debe ser modular y flexible, para que pueda adaptarse a la evolución y cambios de la empresa. 
  • Debe ser fácil de adaptar. Es importante elegir de un software que se adapte a las nuevas tendencias, pues estas son cambiantes y con ciclos cada vez más cortos.
  • También debe ser intuitivo, en términos de usabilidad y accesibilidad. Es importante tener en cuenta que la solución demande un período corto de capacitación.
  • Actualizado con relación a la normativa legal. Es clave elegir un software que maneje procesos específicos según las leyes vigentes.

En fin, un software de gestión empresarial es un pilar para el éxito de todo tipo de negocio en crecimiento.

Si quieres avanzar con buen pie, sin caos y con el foco en la gestión, controle la información de tu empresa.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


Deja un comentario

Este sitio esta protegido por reCAPTCHA y laPolítica de privacidady losTérminos del servicio de Googlese aplican.

Si continúas utilizando este sitio aceptas el uso de cookies. más información

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra Política de cookies, haga clic en el enlace para mayor información.

Cerrar