¿Qué es gestionar fácil? ¡10 claves que puedes aplicar!

Te has preguntado, ¿qué es gestionar fácil y con eficiencia? La discusión para acordar una respuesta tal vez lleve muchas horas. Además, con seguridad será necesario precisar qué es fácil en este contexto. Por lo que una opción es centrarnos en las 10 claves que recomendamos aplicar, a partir de las cuales se puede tener una respuesta a la pregunta planteada. Y esto es lo que haremos en esta entrega. ¡Bienvenidos(as)!

En general, la administración y gestión de una empresa conlleva a la planificación, organización, dirección y control de los recursos. Estos recursos pueden ser financieros, materiales, tecnológicos, de conocimientos, humanos, etc. Y el fin último es obtener el máximo beneficio posible, tanto económico como social. En este punto, hacemos énfasis en que nos referimos a empresas sostenibles, que aplican prácticas tomando en cuenta su impacto en el entorno.

Empresa sostenible: es aquella que crea valor económico, medioambiental y social a corto y largo plazo, contribuyendo de esa forma al aumento del bienestar y al auténtico progreso de las generaciones presentes y futuras, en su entorno general.

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¿Qué es gestionar fácil? ¡10 claves que puedes aplicar!
¿Qué es gestionar fácil? ¡10 claves que puedes aplicar!

¿Qué es gestionar fácil y con eficiencia?

Un punto importante que debemos tener presente es que una empresa pasa por etapas, por lo que es posible que algunas prácticas no apliquen siempre. De esto hemos hablado en muchos de nuestros artículos. Por ejemplo: tienes una empresa dedicada a la organización de eventos sociales y ya tienes los primeros clientes. Además, cuentas con 5 colaboradores, con quienes te repartes las tareas para la realización del servicio…

En este contexto, que podemos denominar “etapa de funcionamiento regular”, no estarás interesado en dedicar tiempo a crear indicadores, ¿cierto? Por una parte, apenas cuentas con datos de unos pocos clientes y con la experiencia de los servicios realizados; y por otra parte, necesitas el tiempo y el esfuerzo disponible para realizar el servicio con la mayor calidad posible.

Es decir, necesitas cumplir con las expectativas de los clientes para que sean “evangelizadores” y aliados de la empresa. En tal sentido, el diseño y cálculo de métricas e indicadores lo dejas para otro momento. En otras palabras, será una práctica clave que aplicarás en otra etapa de la empresa, cuando dispongas de más personal y puedas dedicar más tiempo a la gestión.

¿Qué es gestionar fácil y con eficiencia?
¿Qué es gestionar fácil y con eficiencia?

Existen 3 dimensiones que debes considerar en todas las etapas de la empresa, para gestionar fácil y con eficiencia. Estas son:

  • Control y administración de la información.
  • Definición e implantación de procesos.
  • Aplicación de la mejora continua.

Dentro de estas 3 dimensiones ubicamos las 10 claves para responder a ¿qué es gestionar fácil y con eficiencia? Veremos una descripción rápida de cada una de ellas.

Dimensión 1: control y administración de la información

Controlar y administrar la información es esencial desde el primer día. Por ejemplo, tener a la mano los datos de prospectos, clientes y proveedores, es necesario para agilizar las actividades. ¡Sería poco alentador que necesitemos contactar con prontitud a un proveedor y hayamos perdido sus datos! Por lo tanto, una primera clave es definir la información que requieres para administrar y gestionar.

Tal vez tengas una hoja de cálculo para registrar datos. En el caso del cliente, ¿qué datos necesitarías? Algunos son obvios, pero otros tal vez no tanto. Así que será importante detenerse un momento y responder a la pregunta: ¿Qué datos necesito del cliente?

¿Qué es gestionar fácil? ¡10 claves que puedes aplicar!
Preguntarse sobre qué datos necesito para gestionar es esencial.

Si estás atendiendo a tus primeros clientes, puede ocurrir que solicitar un dato como el día y mes de nacimiento no sea pertinente. Así que no lo pedirás, pues no lo necesitas. Ahora, suponga que después de 6 meses has registrado 350 contactos, entre prospectos y clientes. Y tu colaborador de mercadeo decide realizar una campaña, enviando una promoción el día de nacimiento del cliente…  

– ¡Sorpresa! El dato no está disponible. Así que por el momento, esa campaña no es posible llevarla a cabo. Estarás de acuerdo en este caso, que al decidir qué datos solicitar, faltó un análisis más preciso.

Si la empresa está en el negocio de los chocolates artesanales, es claro que habrá campañas y promociones para ciertos días que son importantes para el cliente. Como puedes ver, no es un ejercicio trivial la precisión de qué datos son necesarios.

Claves de la dimensión 1:

En fin, 3 claves para controlar y administrar los datos y la información son:

  • Precisar los datos que necesitas en las diversas áreas de la empresa.
  • Organizar los datos para que sean útiles (esto es, convertirlos en información).
  • Decidir quién o quiénes pueden acceder a ellos (es decir, crear los perfiles de puestos de trabajo).

Es claro que tendrás muchos tipos de información. Esta se agrupa por áreas (finanzas, inventario, mercadeo, ventas, etc.), y según el tipo de empresa, necesitarás compartirla con unos u otros. Por ello, es clave precisar los datos que necesitas, organizarlos y luego crear los perfiles de quienes los utilizarán.

Dimensión 2: definición e implantación de procesos

Diseñar e implantar procesos en una mipyme es quizás la mejor opción para organizar el sistema de actividades de la empresa. Por lo tanto, la dimensión 2, que nos ayuda a responder qué es gestionar fácil, implica la definición de procesos y su implantación en las áreas funcionales.

Observe que en las primeras etapas, debemos centrarnos en los procesos que nos permiten mantener a flote la empresa. Por ejemplo, debemos tener claro el proceso de venta, el de producción de bienes o de la realización del servicio y el proceso de compra de insumos y materia prima. Esos procesos pueden dar lugar a 2 o más subprocesos, según sea la complejidad de los mismos.

Gestión por procesos. Elementos para organizar a las pymes
Gestión por procesos. Elementos para organizar a las pymes…

¿Qué procesos tendrías si la empresa ha alcanzado la etapa de funcionamiento óptimo? Uno de ellos, por ejemplo, sería el proceso de captación de colaboradores, que pertenece al área que denominamos “talento humano”, la cual involucra varios grupos de actividades (diseño de beneficios e incentivos, capacitación, evaluación periódica, etc.).

Es claro que debemos aprender a definir procesos, para abordar la dimensión 2. Una definición sencilla es la siguiente: un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con cierta lógica, que se enfoca en lograr un resultado. Son mecanismos de “comportamiento” diseñados para mejorar la productividad o para establecer un orden y eliminar problemas típicos en la ejecución de actividades.

Para conocer detalles sobre cómo abordar la definición de procesos, puedes consultar el siguiente artículo: Enfoque en áreas y procesos (eficiencia empresarial).

Claves de la dimensión 2:

En fin, 4 claves para diseñar e implantar procesos en una mipyme son:

  • Crear los procesos según la etapa en que te encuentres.
  • Distinguir qué procesos pueden ser automatizados, parcial o totalmente.
  • Crear políticas para compartir la información de los procesos.
  • Gestionar los procesos de manera progresiva, mejorando su capacidad y calidad.

Dimensión 3: aplicación de la mejora continua

En la dimensión 3 nos centramos en la mejora continua. En nuestro caso, lo importante en este aspecto es fomentar la cultura en la empresa sobre hacer siempre las cosas bien. Es decir, con la mayor calidad posible en términos de la satisfacción del cliente. Pero no solo del cliente que nos compra el producto o servicio, sino también del cliente interno.

Hacer las cosas bien supone un esfuerzo por mejorar todos los días. Y esto demanda motivación para el aprendizaje. Por lo tanto, debemos dotar a los colaboradores de competencias para aprender a aprender, pues la experiencia nos dice que solo así se alcanzan los estándares de calidad. Claro, puedes brindar formación clásica a tu equipo, pero para que la calidad sea un valor… necesitas algo más.

¿Qué es gestionar fácil? ¡10 claves que puedes aplicar!
Dimensión 3: aplicación de la mejora continua.

Claves de la dimensión 3:

Para esta dimensión, tenemos 3 claves que nos apoyarán en la mejora continua. Nos referimos a los siguientes aspectos:

  • Diseñar diversas formas de presentación de la información: gráficos, indicadores e informes.
  • Definir y aplicar alertas, que den cuenta de situaciones no deseadas o que adviertan sobre la ocurrencia de un evento en la empresa. Estar alerta a lo que sucede también es parte de la mejora continua. Y si estas alertas – automáticas – son para anticipar situaciones, ¿no es interesante?
  • Controlar los cambios, para ajustar o corregir el rumbo en la búsqueda de las metas y de los objetivos de la organización.

Conclusiones (¿qué es gestionar fácil?)

A partir de lo indicado podemos señalar que gestionar fácil es aplicar buenas prácticas para lograr el foco, el control y la colaboración en la empresa. Y para esto debemos desarrollar y aplicar, por lo menos, las 10 claves señaladas en las 3 dimensiones:

  • Control y administración de la información.
  • Definición e implantación de procesos medulares.
  • Aplicación de la mejora continua, que debe ser un pilar de la cultura empresarial.

Estas claves se pueden llevar a la práctica con un software de gestión, que facilite la implantación de lo señalado en cada una de las dimensiones comentadas. Ahora te preguntarás, después de tener las pautas sobre el “qué” implica gestionar fácil y con eficiencia, “cómo” hacer todo esto realidad. Es decir, ¿cómo lo llevo a la práctica?

Al respecto debes saber que pronto tendrás la respuesta en este blog. A las 10 claves mencionadas las conocerás como los ¡10 mandamientos de la gestión ideal!

¡Muchas gracias por leernos!

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