¿Cómo hacer un presupuesto perfecto?

Una de las tareas claves para vender servicios y productos es el envío de una buen presupuesto en la fase correcta del proceso de negociación.

En este artículo conocerás dos (2) aspectos claves para que tus presupuestos cumplan con su cometido:

  1. Cómo crear un presupuesto que te ayude a vender y no te meta en problemas.
  2. Cómo puedes apoyarte en la tecnología para eliminar todo el trabajo repetitivo en la creación de presupuestos.

¿Qué es exactamente un presupuesto?

El presupuesto es una o varias opciones que una empresa entrega a un cliente (o prospecto) para resolver sus necesidades a cambio de una transacción.

En términos empresariales, el presupuesto es una oportunidad de venta muy clara es decir, el cliente está a punto de realizar la compra.

Se supone que cuando una persona pide un presupuesto es porque ya ha avanzado en el embudo de ventas de tu empresa. Ya sabe de la existencia de tu empresa, de tus productos, te ha tomado en cuenta pero aún le falta tomar la decisión final y para esto debe comparar precios y saber por qué te deben escoger a ti y no a la competencia.

Para que lo veas más claro, te presentamos el lugar en donde estás en comparación al Proceso de Compra (cliente) y el Proceso de Venta (empresa):

¡Ahí vamos!

¿Qué información tiene un presupuesto y dónde conseguirla?

La información mínima para un presupuesto es:

  • Nombre de la empresa.
  • Nombre del cliente.
  • Tipo de producto o servicio.
  • IVA, descuentos y otros valores que puedes conseguir en esta calculadora online.
  • Condiciones: plazos de entregas, de pago, garantías, que has de diseñar según sea tu empresa. Puedes guiarte en función de tu experiencia o de otros en la misma industria.
  • Modos de pago.
  • Condiciones legales, has de informarte sobre las garantías que tu producto o servicio ha de ofrecer según el país donde vayas a vender.
  • Servicios incluidos o adicionales (como envíos, ofertas, etc.).
Finanzas para no financieros. ¿Cómo las lleva en tu pyme? Presupuestos perfectos

¿Para qué sirve un presupuesto?

Para tener más oportunidades de cerrar el trato con el cliente.

Entonces…

¿Cómo ayuda un sistema de gestión para planificar un presupuesto?

Un sistema de gestión es una herramienta que simplemente ayuda a agilizar la creación, modificación y envío del presupuesto, nada más.

Y por supuesto, a lo mejor estás pensando que de nada sirva tener una herramienta para que te ahorre unos cuantos minutos… sin embargo, hablemos de números:

Vamos a suponer que hacer un (1) presupuesto (bien hecho) te toma unos 25 minutos en hacerlo. Ahora, lo más recomendable es que envíes 3 o al menos 2 presupuestos por cada cliente. Si tienes 15 prospectos que te piden presupuestos y 40 clientes que quieren seguir trabajando contigo tendrías que invertir alrededor de 4 125 minutos (68.75 horas)¿No te parece mucho?

Es aquí en donde el CRM, sistema de facturación entra en juego para facilitarte la vida. Sea lo que sea, usa algo, evita el coste de oportunidad que supone hacerlo todo “a mano”.

Ingresa todo tu inventario en el sistema de gestión

Ingresa todos los datos y especificaciones de tus productos o servicios en tu sistema para crear tu propia base de datos. Esto te tomará bastante tiempo, aunque depende directamente de cuánta variedad tengas, y lo mejor es que solo tienes que hacerlo una sola vez y actualizarlo cuando sea necesario.

Ahora, ya toda la información de tus productos están en tu sistema y ahora lo que tienes que hacer es ir a la casilla de presupuesto o similar, agregar los productos, los servicios, los plazos de entrega, el nombre del cliente y el sistema te arrojará un presupuesto hecho a la medida. Además de eso, puedes enviarlo directamente por correo en varios formatos y listo. Haz reducido el envío de todo ese presupuesto a 13.75 horas (5 minutos por cada presupuesto distinto enviado).

Pero…

¿Cómo se planifica un presupuesto?

Un presupuesto debe cubrir con los costes dar un margen de ganancia (de lo que se trata todo negocio). Es por eso que el presupuesto se realiza a partir de:

  • El precio del mercado.
  • Del precio de la competencia directa.
  • De los costos de producción.
  • De los costos de distribución.
  • De los impuestos.
  • De la cantidad disponible en los almacenes (productos).
  • De la inversión hecha en la publicidad, el marketing y las promociones.
  • De otros factores como: políticas de estado, épocas del año, entre otras.

¿Cómo debe ser un presupuesto para que te ayude a cerrar la venta?

Aunque no lo creas, el presupuesto es la pieza clave para que el cliente cierre el trato contigo o se vaya corriendo a tu competencia. Por suerte, aquí te damos algunos consejos para que hagas el presupuesto perfecto:

1.- Transmite una imagen profesional

Es el prime ítem porque debes tenerlo claro desde el principio. Por ejemplo, si eres una empresa de diseño, debes presentar un presupuesto gráfico que refleje tus conocimientos de diseño y creatividad.

Además, no solo ponerle colores a tu presupuesto hace que lo lean y compren en tu empresa. Por ejemplo: si envías un presupuesto en una hoja de cuaderno, con borrones y mala ortografía puede ser que seas la empresa más económica del mercado pero nadie querrá trabajar contigo.

¿Qué debes incluir?

  • El logo de tu empresa con el nombre.
  • Direcciones de contacto.
  • Usar máximo 2 o 3 colores para resaltar lo más importante.
  • Organizar la información para que se lea fácilmente.

Por supuesto, una propuesta bonita no asegura de atraer clientes y eso me lleva al siguiente punto:

Imagen profesional en los presupuestos
No dejes al azar transmitir una imagen profesional

2.- Describe brevemente el problema del cliente 

Esta parte de la a entender al cliente que sabes cuál es su necesidad concreta y que tu presupuesto da una solución acorde.

Ojo, aquí hay dos variantes. Una es lo que el cliente dice que necesita y otra es lo que realmente necesita y no sabe expresarlo o lo que se llama el “Job to be done”. Te recomiendo que veas el siguiente video para saber de qué hablo:

3.- Describe el proceso de forma detallada y con transparencia

Recuerda que en un presupuesto no tratas de vender tu producto o tu servicio en realidad sino la capacidad de estas características para resolver ese problema.

Por ejemplo:

“El beneficio de (estas características) es que se pueden usar para (resolver el problema) usando (técnica uno) y (técnica dos)”.

Con respecto a la transparencia me refiero a explicar el proceso completo (si crees que es pertinente) y el tiempo que dura.

Es bueno que el cliente sepa cómo harás las cosas, cuánto dinero y esfuerzo lleva cada una, etc. Recuerda que la mayoría de ellos no saben cómo es el proceso y si no explicas bien muchos de ellos pensarán que estás cobrando un precio excesivo cuando en realidad no es así.

4.- ¿Qué debes incluir en la descripción del proceso?

En resumen, describe todos y cada uno de los pasos y materiales necesarios para llevar a cabo la tarea, claro, en caso que tu presupuesto sea de servicios. En caso que sea de productos puedes saltarte este punto.

También puedes añadir estos detalles en un documento aparte de propuesta o plan.

Vayamos a los puntos:

  • Investigación y formación (si es necesario).
  • Los pasos del proceso (en orden).
  • Material que necesitas para llevarlo a cabo.
  • Horas invertidas en el proceso y las tareas.
  • Ayuda adicional de terceros (subcontratación).
  • Transporte, movilidad, etc.

Este punto es muy importante porque no solo tratas de ganarte la confianza del cliente siendo transparente sino que demuestras que sabes lo que haces y pones en evidencia de que tienes bastante experiencia.

Pero además de ello, en caso que haya discrepancias a futuro, sirve también de justificante del trabajo a realizar hoy. Si trabajas con proyectos en algún momento del mismo pueden surgir dudas. No dejes que nadie te diga “no avisaste”. Demuestra el culto a los detalles desde el presupuesto.

Otro punto que está ganando popularidad en los presupuestos es…

5.- Incluye ejemplos visuales de lo que has hecho

Muchas personas creen que esto es banal en el presupuesto pero si cuentas con una variedad de estilos puedes explicarles con ejemplos visuales como pretendes que quede el producto final.

No es necesario que vaya expresamente en el presupuesto, sino en un documento aparte. En todo este artículo estamos recomendando prácticas que te harán parecer que tu servicio es de 5 estrellas.

¿Puede parecer mucho? ¿Así lo crees? quizás pero…

¿Cuando vas a un hotel de 5 estrellas no tienes un servicio con todo lujo de detalles? pues compórtate como tal. Los detalles hacen mucho y son eso: detalles. Algo fácil de hacer.

Por ejemplo, si hablamos de un estilo gráfico, puedes mostrarle al cliente tus trabajos hechos que tengan un estilo parecido a lo que propones y así el cliente no tendría que revisar tu portafolio para enterarse de qué estás hablando.

Personaliza tu presupuesto

El presupuesto es una negociación, que no se te olvide. Es por eso que necesitas que el presupuesto se dirija directamente al cliente que lo necesita (por cierto, esta la razón por la que debes explicar el problema del cliente e incluir su nombre).

No tengas miedo de incluir el nombre de las personas que estarán incluidas en tu propuesta, es mejor tratar con un humano. ¡Siempre!

¿Qué tan largo debe ser un presupuesto?

En el mundo empresarial existe el mito de que los presupuestos largos son malos pues a los clientes no les gusta leer. Sin embargo, por mi experiencia sé que esto no tiene nada que ver. De hecho, un presupuesto bastante completo puede resolver muchas dudas que tenga el cliente y esto te da varios puntos de ventaja con respecto a la competencia pues no tendrían que esperar la respuesta de un correo electrónico para saberlo.

Ofrece distintas posibilidades

Hay una explicación psicológica para enviar más de un presupuesto a cada cliente. Las personas necesitamos comparar para poder tomar una decisión. Si envías un solo presupuesto el cliente se verá obligado a comparar tu presupuesto con el de la competencia. Por el contrario, si envías 3 presupuestos distintos el cliente podrá comparar con tus propias opciones y las probabilidades de que cierre el trato contigo aumentan.

Pero… ¿por qué tres (3) presupuestos?

No es obligatorio que envíes 3, de hecho esto depende de lo que quiera el cliente. Sin embargo, no te recomiendo que sean más de 3 porque los seres humanos tomamos mejores decisiones si hay poco que escoger. Si le envías 100 propuestas, el cliente se sentirá abrumado y es muy probable que no tome ninguna decisión.

Asegúrate de enviar el presupuesto a las personas que deciden la compra

Se supone que en tu sistema de gestión registras los datos del cliente encargado de comprar o no. De nuevo, es una oportunidad de venta. Si la decisión la toman entre varias personas, asegúrate de registrar la cita en el sistema y enviarla a todas.

Esto tiene una razón bastante lógica: cuando hablamos con alguien y esta persona retransmite la información puede que no se acuerde de todos los detalles, tonos y palabras que se usaron. Al final, el mensaje cambia en ciertos aspectos y esto puede representar la venta o no.

Otras informaciones a incluir en un presupuesto

Condiciones de pago

Es la parte en la que debes explicar y especificar cuáles son los porcentajes que necesitas para empezar el proyecto (¿50 % al inicio y 50 % al final?).

Plazos de entrega

Todo buen presupuesto debe especificar claramente el tiempo estimado en el que pretendes entregar el proyecto. Si cuentan horas, días hábiles, días naturales, etc.

También es necesario que expliques cuáles son las condiciones que aplican si los plazos no se entregan, la responsabilidad, obligaciones y compensaciones de ambas partes.

Garantías y soporte técnico

Algunos proyectos necesitan casi obligatoriamente una asesoría, un apoyo o una garantía de que funcionará. Esto es tan común que casi se ha convertido en un requisito obligatorio (generalmente para los servicios).

La mayoría de las veces esta garantía se incluye en un presupuesto aparte o como un adicional que el cliente puede o no escoger.

Condiciones legales

“Cuentas claras conservan amistades”. Mientras ambas partes acepten cuáles son sus responsabilidades y obligaciones es menos probable de que haya confusiones o demandas en un futuro.

Este paso es muy importante y tiene que ser mirado con lupa pues el éxito de tu negocio se puede basar en la publicidad de boca en boca que hagan tus clientes.

¡ATENCIÓN! No se trata de darle la razón al cliente siempre, pero si debes asegurarte de hacer las cosas bien y tener paciencia a la hora de resolver un malentendido.

Eso es todo por hoy en esta entrega. Espero que ya ahora entiendas la importancia de hacer presupuestos correctos y completos… es una gran palanca para conseguir clientes.

Suerte y ¡a vender!

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