¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

. Oct 31, 2018.

¡Bienvenidos a un nuevo artículo tutorial sobre Platzilla! En esta entrega queremos comentarte algunas razones por las que la plataforma Platzilla te ayudará a organizar la empresa. Es una respuesta, en parte, al para qué utilizan esta herramienta diversas pymes.

En el artículo Platzilla: plataforma de aplicaciones para pymes, señalábamos lo siguiente:

Platzilla es una plataforma de aplicaciones fácil de adaptar a prácticamente cualquier tipo de pyme. Provee un conjunto de funcionalidades para personalizar sus contenedores de información (llamados módulos), lo que facilita atender las necesidades específicas de la empresa. Necesidades de organización y de información.

En dicho artículo, además, se explican detalles de cómo registrarse en Platzilla y qué hacer al iniciar, entre otros aspectos.

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

“Por qué” vs “Para qué”

Aunque estas dos preguntas parecen iguales, no lo son. Tienen diferencias importantes. Lo comentamos en el artículo: herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

Frente a estas 2 preguntas, se disparan 2 procesos mentales “opuestos”. Si haces un ejercicio, podrás distinguir que realmente nos llevan a dos momentos: pasado y futuro.

  • La pregunta “por qué”, lleva a considerar el pasado, a buscar causas racionales. Causas que nos llevaron a cierta situación. Puede implicar justificaciones, históricas o condicionales.
  • El “para qué”, lleva a considerar el futuro. Mientras la respuesta al “por qué” busca las causas; el “para qué” te pone en un espacio creativo, que espera por un propósito.

Y esto es importante, porque vale la pena no solo preguntarse, por ejemplo, por qué contratar Platzilla, sino también, para qué.

En este sentido, lo que queremos es darte desde una perspectiva creativa, para qué, una herramienta como Platzilla. En qué forma puede apoyar a tu empresa.

Y esto es ideal para las primeras etapas, en las que puede darse cierto estado caótico, lo que es común en todo nuevo negocio.

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

Modelo de etapas por las que pasa una empresa

Si aún no conoces uno de nuestros vídeos más vistos, te dejo el enlace a continuación. Este comenta, desde un punto de vista práctico, cómo transitar por las etapas de una empresa.

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

Cuando ingresas a Platzilla, encuentras un menú estándar que tiene 3 opciones, como se muestra en la siguiente imagen:

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

Las 3 primeras opciones se denominan:

  • Entradas (para ingresar los datos que necesitas en los procesos).
  • Planificación (operaciones y tareas planificadas, como parte de procesos).
  • Ejecución (realización de las operaciones y tareas para obtener resultados y gestionar la empresa).

Te preguntarás por qué el menú estándar de Platzilla presenta estas 3 opciones con esos nombres… Pues te lo explicamos a continuación.

Módulos en la opción Entradas

En el menú entradas tenemos un conjunto de módulos, que te permiten ingresar los datos que administras en tu empresa.

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

Módulos en la opción Entradas

Por ejemplo, los artículos que ofertas, los clientes y los potenciales clientes; los contactos relacionados con clientes y proveedores. Estos módulos son parte de las aplicaciones en la plataforma.

La aplicación Proyectos, por ejemplo, está conformada por 6 módulos:

  • Clientes
  • Contactos
  • Etapas de proyecto
  • Proyectos
  • Equipamientos
  • Miembros de equipo

De estos, solo el módulo Proyecto no es parte del menú Entradas.

Es claro que para gestionar proyectos necesitas como entradas: clientes, contactos, etapas para los tipos de proyectos, equipamientos que se asignan para la realización de actividades y personas (miembros del equipo).

Los módulos en Entradas, te permiten mantener actualizada toda la información que necesitas para ejecutar procesos en la organización.

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

¿Qué pasa si requerimos un dato que no está en el módulo clientes? Es fácil, simplemente lo agregamos a través de las funcionalidades que provee Platzilla para personalizar los módulos.

Cuando ingresas un cliente, éste estará disponible para las diferentes tareas que ejecutaremos, como crear una factura, generar un contrato o un presupuesto, o asignar un proyecto, por ejemplo.

Debes saber que en Platzilla, como en un ERP, la información se mantiene organizada y accesible desde el primer día. Los datos de los módulos son compartidos, según vayas suscribiendo aplicaciones.

Módulos en la opción Planificación

En la opción Planificación del menú estándar, encuentras los módulos que te permiten ingresar lo que se puede planificar en la empresa.

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

Módulos en la opción Planificación

Por ejemplo, las campañas comerciales y la gestión de las oportunidades de los potenciales clientes, entre otras tareas.

Si quieres verlo en términos de procesos, estos módulos se aproximan a la planificación de actividades para realizar procesos. Por ejemplo, la gestión y el seguimiento de las oportunidades de venta, tanto para clientes como para prospectos o potenciales clientes.

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

Esta gestión involucra el cambio del estado de las oportunidades, incluyendo la conversión de un prospecto en cliente.

Módulos en la opción Ejecución

En cuanto a la opción Ejecución del menú estándar, este contiene los módulos que involucran la información de la ejecución de tareas en la empresa. Es decir, la realización de las operaciones y tareas para obtener resultados y gestionar la empresa.

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

Módulos en la opción Ejecución

Aquí registramos presupuestos para clientes o potenciales clientes, las incidencias que son parte del servicio postventa, las ventas y compras, que afectan el inventario de artículos, entre otros.

Por ejemplo, en el servicio postventa puedes registrar los casos o incidencias que reportan tus clientes. Algunas tendrán una solución rápida, mientras que otras implicarán un proceso de atención.

Cuando una incidencia sea recurrente y la resolución siempre sea la misma, el usuario podrá con un clic, convertir el caso en un registro de preguntas frecuentes (módulo en la opción Entradas). Estará ejecutando tareas, de manera fácil.

Para complementar lo indicado hasta este punto del artículo, te dejo un micro vídeo:

Orden en la información de la empresa

Como viste en el vídeo anterior, el menú estándar organiza la gestión de la información en función de lo que ingresa, de lo que se planifica y de lo que se ejecuta.

Además, por supuesto, nos brinda diversos medios para consultar y obtener la información. Esto lo hace con diferentes vistas, que incluyen gráficos e informes.

Si ves a tu organización como un macro proceso, Platzilla te ayuda a poner orden en la gestión de la información:

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

Platzilla te ayuda a poner orden en la gestión de la información

El orden en la gestión de la información, debe iniciarse lo más temprano posible. En la etapa de funcionamiento regular o estable, según sea el caso.

Por ejemplo, la empresa Geosama, dedicada a la consultoría (servicios profesionales), inició la gestión de la información en funcionamiento regular. En este caso, la experiencia de los socios fue clave para tomar la decisión de incorporar una herramienta de gestión en sus inicios.

No tendrás dudas de que si la información está a la mano y organizada, accesible en línea, la gestión será mejor.

¿Quién no ha perdido tiempo al buscar información que debería estar a un clic? O peor aún, ¿cuántas oportunidades no hemos perdido por falta de una gestión oportuna de la información?

Y no nos referimos a cuestiones complejas. Por ejemplo, no tener a la mano un simple dato como un correo o un número telefónico de un cliente, puede hacer la diferencia ente alcanzar el éxito o no.

Trabajo en equipo: ¿cómo mejorar la productividad?

¿Cuántas oportunidades no hemos perdido por falta de información?

En fin, perder oportunidades de negocio por no tener la información organizada, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya no es “justificable” para un empresario pyme.

Por otro lado, al brindarte la posibilidad de organizar la información, Platzilla te facilita procesos trasversales. Uno de ellos, la toma de decisiones.

Para finalizar…

Para finalizar esta entrega, es importante hacerte una acotación: el software complejo en número de funcionalidades no siempre es la mejor opción.

Las pymes, salvo excepciones, necesitan un número mínimo de opciones para gestionar su información. Lo necesario para que, como empresario, tengas el control de las operaciones, y la posibilidad de facilitar la colaboración entre las áreas funcionales.

Esto nos lleva a una recomendación importante: no compre herramientas en las que terminarás utilizando solo un 10 % o 15 % de sus módulos y funcionalidades. En este aspecto, Platzilla te brinda planes que te acompañan en función de tus necesidades de información.

¿Necesitas organizar la empresa?: Platzilla

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¡Hasta la próxima entrega!

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