Consideraciones sobre optimización de procesos en empresas

¿Quieres conocer algunas consideraciones al aplicar la optimización de procesos en una empresa?

¡Estás en el lugar correcto!

Porque en este post te enseñaré todo lo que necesitas saber para mejorar la eficiencia de tu empresa y por tanto, aumentar su competitividad y rentabilidad.

En la actualidad, muchas empresas se encuentran inmersas en proyectos de mejora, automatización y optimización de procesos, que les permita ser aún más competitivos, rentables y con productos de mayor calidad.

Por tanto, gracias a las nuevas tecnologías y los gustos cambiantes del consumidor, las empresas deben disponer de organizaciones ágiles para poder enfrentarse a esta serie de cambios con el fin de lograr sus objetivos.

¿Deseas aprender más?

Entonces, presta atención para que saques el máximo provecho del contenido que he preparado para ti:

  • ¿Qué se entiende por optimización de procesos?
  • ¿Qué conlleva a una empresa a optimizar sus procesos?
  • Pasos para aplicar la optimización de procesos.
  • ¿Qué busca la optimización de procesos en las empresas?
  • Herramientas útiles para optimizar procesos.

¡Comencemos!

¿Qué se entiende por optimización de procesos en empresas?

En primer lugar, se define como una técnica por medio de la cual, la empresa analiza sus rutinas empresariales con el objetivo de ser mucho más eficientes en el menor tiempo posible.

Es decir, busca establecer un conjunto de acciones de mejora en aquellas tareas del proceso productivo, las cuales intervienen en la elaboración del producto o servicio que se ofrece a los clientes desde la organización.

Por tanto, gracias a la optimización de procesos, las empresas pueden integrar más rápidamente los requerimientos de cada cliente de tal manera que se mejorará su capacidad de análisis.

Además, permite que los recursos sean bien utilizados y que la calidad esté asegurada.

Asimismo, este tipo de optimización se orienta en ayudar a la empresa a rediseñar sus procesos de negocio, con el objetivo de alcanzar la reducción de costos y aumentar beneficios, usando alguna herramienta de mejora adecuada.

Cuyo uso es fundamental para lograr resultados efectivos.

Interesante, ¿cierto?

¿Qué conlleva a una empresa a optimizar sus procesos?

En primer lugar, para saber si realmente necesitas implementar la optimización en los principales procesos de tu organización, debes observar su funcionamiento.

De esta manera, puedes notar algunas pistas de cuellos de botella, ya que impiden que aumente la rentabilidad de la empresa y limita su producción.

Sin embargo, voy a mostrarte a continuación, algunos problemas comunes que presentan las empresas, los cuales te permitirán decidir si necesitas aplicar la optimización de procesos en tu organización.

¡Toma nota!

Consideraciones al aplicar la optimización de procesos en una empresa
Consideraciones al aplicar la optimización de procesos en una empresa.

¿Te son familiares uno o más de estos problemas?

Como ves, todas las organizaciones están obligadas a realizar un seguimiento de sus procesos. Recuerda:

¡No es suficiente producir, hay que analizar, revisar y mejorar!

Pasos para la optimización de procesos en empresas

Toma en cuenta que cada vez hay más empresas que buscan incorporar nuevas tecnologías a sus procesos productivos.

Sin embargo, no hay un método estándar o global que me permita enseñarte al pie de la letra cómo aplicarlo.

No obstante, a continuación te mostraré una serie de pasos que te permitirán implementar la optimización de procesos en tu empresa adecuadamente.

¡Presta atención!

Paso 1: Identifica el problema

En primer lugar, debes identificar o conocer cuáles son los problemas que tiene la empresa y que por ende, quieres solucionar por medio de la optimización de procesos.

Por tanto, una vez que descubras cuáles son, deberás plantearte una serie de interrogantes que te permitan determinar cuál es la base de cada proceso, es decir, aquello que no se puede cambiar.

A continuación, te dejaré algunas preguntas que puedes responder para conocer más a profundidad, lo que te menciono anteriormente:

  • ¿Cuál es el objetivo final de este proceso?
  • ¿Cuál debe ser el resultado?
  • ¿Dónde comienza el proceso y dónde termina?
  • ¿Qué actividades son parte del proceso?
  • ¿Qué departamentos y trabajadores están involucrados?

Paso 2: Diseña el proyecto

Una vez que hayas cumplido con éxito el paso anterior, necesitas comenzar a diseñar el proyecto.

Para ello, hay dos tareas que son fundamentales:

  • Realiza un diseño del proceso y asegúrate de que el grupo de trabajo involucrado conozca claramente la misión que se desea alcanzar.
  • Elige los recursos tecnológicos fundamentales para llevar a cabo el proceso, controlar su desarrollo y medir los resultados.

Paso 3: Define los tiempos y respétalos

Aquí, debes definir y conocer todos los tiempos de fabricación de la empresa.

Por tanto, deben ser en un tiempo real, es decir, que pueda ser cumplido en los lapsos que de verdad amerite.

De esta manera, si no conoces los tiempos de producción no podrás planificar las mejoras.

Pues no puedes saber cuánto influyen los imprevistos en el plazo de entrega del producto y no puedes calcular los recursos necesarios para producir conforme a la demanda del cliente.

No obstante, antes de mejorar cualquier proceso debes hacer un estudio del tiempo, que te dará una visión general de la producción, encontrando los procesos más lentos y en los cuales hay que prestar una mayor atención.

Paso 4: Implementa las mejoras

Una vez que conoces el proceso de producción con detalle, se hayan identificado las posibilidades de cambio y se hayan definido los tiempos…

¡Es hora de implementar un nuevo sistema de mejoras!

Sin duda, este paso es el más delicado de la optimización de procesos.

Por tanto, cerciórate de que todos los trabajadores y cada persona implicada en el proceso, conozca “sin titubear” qué cambios tienen que aplicar, pues la participación de todo el equipo de trabajo responsable permitirá alcanzar los objetivos.

Pues sin ellos, no se lograría optimizar los procesos.

Paso 5: Analiza la optimización de procesos en empresas

Luego, debes analizar qué tan exitoso ha sido la implementación de las mejoras en los procesos.

Entonces, para que los análisis sean los más eficaces posibles te recomiendo hacer uso de algunas herramientas tecnológicas que te permitan medir mejor los resultados, revisarlos, analizarlos y comprobar si se han cumplido con todos los objetivos de la optimización.

Paso 6: Identifica las áreas de problema y plantea sus soluciones

En el caso de que los resultados del análisis del paso anterior no sean los esperados, debes obtener información acerca de los nuevos problemas.

No obstante, a medida que vas realizando los análisis, es muy común que te plantees algunas posibles soluciones.

Primero, te recomiendo que las analices a profundidad, ya que el siguiente paso será rediseñar de nuevo los procesos.

Toma en cuenta que esto puede generar costos añadidos y, muchas veces, resistencia por parte de los participantes en el proyecto.

Paso 7: Seguimiento posterior

Luego de aplicar todas las mejoras en los procesos, es fundamental realizar un seguimiento o control, después de las acciones que se han llevado a cabo en cada uno de los pasos previos.

Finalmente, el punto culminante del seguimiento llegará cuando la empresa haya asumido la mejora continua como parte de una meta de la organización y del equipo de trabajo que la conforma.

¡Comprueba si la adaptación de la empresa a la optimización ha sido un éxito!

¿Qué busca la optimización de procesos en empresas?

Busca rediseñar los procesos de negocio con el fin de reducir costos de tiempo y ser aún más eficiente.

Por tanto, estará relacionado con las siguientes ventajas:

¡Toma nota!

  • Mejora la eficiencia del personal de la empresa.
  • Ahorra en los costes dedicados a la ejecución de un proceso, aumentando su rentabilidad.
  • Agiliza los procesos automáticos y repetitivos que se producen en los diversos trabajos y tareas.
  • Elimina la duplicidad de acciones, disminuyendo así los errores y defectos de los diferentes productos o servicios que la compañía ofrece.
  • Reduce los tiempos, en otras palabras, optimiza o automatiza el tiempo de entrega del producto al cliente final en el marco temporal definido.
  • Automatiza algunos procesos documentados y mejora la eficiencia organizacional.
  • Mejora la calidad del servicio para incrementar la satisfacción del cliente.

Sin embargo, para lograr estas mejoras se requiere no solo conocer cuál es el problema y cuáles son sus soluciones.

También, es necesario utilizar herramientas metodológicas que permitan un trabajo ordenado, estandarizado y controlado de las mejoras efectuadas.

Herramientas para optimización de procesos en empresas

Ahora, dependiendo de los procesos que quieras optimizar en tu empresa, puedes utilizar una serie de herramientas o metodologías que te ayudarán.

A continuación, te mencionaré algunas de ellas:

¡Presta atención!

Consideraciones al aplicar la optimización de procesos en una empresa.
Consideraciones al aplicar la optimización de procesos en una empresa.

Seguidamente, te cuento los detalles:

NSi AutoStore

Es una aplicación basada en un servidor que organiza y se encarga de procesar y enviar de forma segura toda la documentación electrónica o impresa en las aplicaciones de negocio.

Metodología Six Sigma

Es un método basado en datos que examina los procesos repetitivos de las empresas.

Además, constituye un modelo de gestión de calidad que también se conoce como DMAIC, que busca definir, medir, analizar, mejorar y controlar los procesos productivos del negocio.

En este punto, te aconsejo consultar el artículo: Optimización de procesos: Aplica la metodología Six Sigma en tu empresa, dónde podrás conocer más del tema ¡Ideal!

Metodología Lean

Es una forma innovadora de gestionar los procesos de una empresa. Su objetivo es eliminar actividades que no aportan valor, para así poder obtener un producto o servicio de mayor calidad.

Si quieres ver un ejemplo te recomiendo el artículo: Optimización de procesos: aplica la metodología Lean en tu empresa ¡No dejes de visitarlo!

Metodología Kaizen

Es uno de los modelos de mejoramiento continuo más conocidos del mundo.

Busca eliminar los desperdicios del sistema productivo, además, trata de que no pase un solo día sin que algo haya mejorado en el proceso.

Si quieres saber más te sugiero leer el post: Optimización de procesos: Aplica el método Kaizen en tu negocio.

Metodología BPM

Combina la automatización con una nueva estructura de organización empresarial.

Mediante algunas herramientas tecnológicas, ofrece una mayor visibilidad sobre los procesos para garantizar el control y mejora en la compresión de los mismos.

Por tanto, tiene como fin detectar los errores para que puedan corregirse más fácilmente.

En el post: Optimización de procesos: aplica la metodología BPM en tu negocio, encontrarás información adicional. ¡No te lo pierdas!

Método Kanban

Kanban es una palabra japonesa compuesta por dos partes: Kan, que significa visual y Ban, que hace referencia a tarjeta.

De este modo, el método utiliza tarjetas para gestionar visualmente la realización de determinados procesos y tareas dentro de la empresa.

Las principales ventajas que aporta este método es que es una metodología muy visual y muy sencilla, por lo que es fácilmente incorporable al sistema y procesos de una empresa.

Adicionalmente, te invito a seguir descubriendo más datos en el artículo: Optimización de procesos: aplica el método Kanban en tu negocio

¡Es excelente!

Conclusiones

Finalmente, ya conoces las consideraciones a tomar en cuenta al aplicar la optimización de procesos en una empresa

Recuerda que la optimización de procesos es una técnica utilizada por muchas organizaciones.

Ya que, les permite analizar sus procesos empresariales con el objetivo de ser mucho más eficientes en el menor tiempo posible y con los menores costos.

Por tanto, para saber si realmente necesitas optimizar procesos en tu negocio, observa su funcionamiento para identificar los problemas que quieres solucionar.

Posteriormente, una vez que identifiques los problemas, podrás diseñar el plan ideal a través del cual vas a realizar las mejoras pertinentes.

Además, te recomiendo realizar un estudio del tiempo, el cual te dará una visión general del proceso de producción.

También, aprendiste que la optimización de procesos te permitirá:

  • Aprovechar los recursos que están siendo malgastados.
  • Automatizar los tiempos de los procesos.
  • Mejorar la calidad del servicio para incrementar la satisfacción del cliente.

Recuerda que existen diversas herramientas metodológicas que te permitirán automatizar adecuadamente muchas tareas y actividades manuales.

Entonces, no esperes más…

¡Toma en cuenta estas consideraciones al aplicar la optimización de procesos en empresas!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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