Mejora el potencial de la empresa mientras avanzas

. Jul 30, 2018.

Muchos empresarios, de acuerdo con nuestra experiencia, no aprovechan las fortalezas de su organización porque, simplemente, las desconocen. Por ser un punto esencial, en esta ocasión queremos compartir algunas recomendaciones al respecto. De allí el título de esta entrega: mejora el potencial de la empresa mientras avanzas.

¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial!

La organización de una empresa incorpora prácticas de diversas fuentes. Unas provienen del propio empresario o de los socios, a partir de sus conocimientos y de la experiencia ganada. Otras prácticas son aportadas por los colaboradores contratados, seleccionados en función de unas necesidades o un perfil en particular. También se incorporan prácticas por talleres, cursos o asesorías recibidas.

Mejora el potencial de la empresa mientras avanzas

La organización de una empresa incorpora prácticas de diversas fuentes

Se trata, entonces, de que la organización de actividades (prácticas+herramientas+recursos…) se va configurando hasta alcanzar cierto grado de estabilidad. Y aunque la empresa es un “organismo” muy dinámico, las prácticas exitosas se quedan y pasan a la cultura de la organización. Se convierten en hábitos.

Antes de continuar, y por si no lo tienes claro, es importante distinguir entre organización y empresa (figura jurídica), así como entre producto y marca. Un interesante artículo al respecto, es el siguiente: Organización, figura jurídica, producto y marca. ¿Diferencias estos términos?

Mejora el potencial de la empresa

Una empresa en la etapa de funcionamiento regular, difícilmente podrá dedicar esfuerzo a mejorar sus áreas funcionales. Lo típico es que el empresario y su pequeño equipo, si lo tiene, esté centrado en producir y vender. Es decir, en las actividades medulares para mantener a flote la empresa.

Si se trata de una empresa de servicios, el empresario estará buscando clientes, realizando el servicio y facturando. Si no factura, la empresa “no existe”; a menos de que tenga recursos para sobrevivir sin facturar. Igual pasa con empresas dedicadas a la fabricación, a las ventas al menor o a la distribución.

Mejora el potencial de la empresa mientras avanzas

Mejora el potencial de la empresa mientras avanzas

Cuando el empresario logra facturar de manera continua y aumenta los ingresos, dando margen para incorporar personal, decimos que entra a la etapa de funcionamiento estable. Es en esta etapa en que se espera que el empresario delegue la administración.

Al delegar las tareas repetitivas o básicas, el empresario tendrá más tiempo para la gestión. Por ejemplo, para evaluar cómo se hacen las cosas en la empresa. No es que antes no lo hiciera, pero ahora puede dedicar esfuerzo a identificar qué se hace bien y qué no tanto, lo que le permitirá aplicar planes de mejora.

Una empresa “exitosa” puede pasar mucho tiempo sin avanzar a funcionamiento óptimo. De hecho, muchas alcanzan la etapa funcionamiento estable y permanecen allí. Se mantienen operando, logran ingresos y un cierto retorno de la inversión. Pero, desde el punto de vista organizativo, no pasan de dicha etapa, por lo que no crecen. Se estancan.

Mejora el potencial de la empresa mientras avanzas

Una empresa puede comenzar a declinar en cualquier momento, si no avanza a la etapa “funcionamiento óptimo”

Identifica las fortalezas

Una buena práctica es elaborar, con apoyo del equipo, la Matriz FODA cada cierto tiempo, para reflexionar e identificar fortalezas y debilidades. Además de las oportunidades y amenazas (FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

Por lo comentado hasta ahora, si tu empresa no ha alcanzado un mayor potencial, es porque probablemente no has sabido cómo sacarle provecho a las fortalezas.

Pocos gestores o empresarios se toman la molestia de analizar con lupa cada uno de los procesos existentes en la empresa. Al no conocerlos, pueden perder oportunidades de mejora.

Además, para mejorar no solo debemos identificar las debilidades. También deben ser conocidas y aprovechadas las fortalezas, en beneficio de la organización.

Mejora el potencial de la empresa mientras avanzas

FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

Todas las empresas, como sabes, deben llevar un control sobre sus actividades y los recursos utilizados para desarrollarlas. El propósito común es detectar cualquier fallo para rectificar o corregir a tiempo.

Un empresario que quiera avanzar con buen pie mejora el potencial de la empresa a partir del análisis de las actividades. Sabe que cada una de las actividades puede ser mejorada de manera continua, para alcanzar nuevas capacidades y seguir creciendo.

Actividades, por ejemplo, que van desde la compra de materia prima, hasta el traslado, entrega o distribución de los productos y servicios.

Según sea el tipo de empresa, la automatización de tareas puede que sea el camino más rápido para alcanzar un nivel óptimo. En particular, en el aspecto operacional de la organización.

Al integrar a la organización herramientas de gestión y automatización, el empresario alcanza muchos beneficios. Por ejemplo, mejora la rentabilidad y logra una posición más competitiva en el mercado.

Acciones para mejorar el potencial

1. Gestiona los procesos

Consiste en monitorizar las actividades que se realizan en cualquier área funcional de la empresa. Área o departamento, como sea que lo denomines.

Al realizar seguimiento, puedes asegurar que exista una buena comunicación entre los responsables e integrantes del equipo. Esto es clave para garantizar el éxito de las estrategias aplicadas a los procesos de la organización.

Para un seguimiento exitoso necesitarás abrir canales de comunicación efectivos, para que los empleados se sientan seguros de expresar sus inquietudes y aporten ideas de valor para mejorar.

Mejora el potencial de la empresa mientras avanzas

Mejora el potencial de la empresa mientras avanzas. Monitorea los procesos

Asimismo, para lograr la mejor gestión de los procesos, es imperante que se capacite a los colaboradores, en el manejo de las herramientas de gestión y automatización.

Para gestionar los procesos, entonces, debes lograr una excelente comunicación corporativa que no solo incentive la participación, sino también la instrucción y la capacitación de todos los involucrados.

Si cuentas con una herramienta de gestión, analice si puedes hacer uso intensivo de funcionalidades que apoyen la comunicación y el trabajo en equipo entre los responsables de las áreas funcionales. La colaboración es un pilar en la eficiencia empresarial.

2. Minimiza los errores

Si minimizas los errores de manera continua, podrás desacelerar la presencia de situaciones críticas dentro la empresa. Eso tendrá, necesariamente, un impacto positivo en el resultado final del producto o servicio.

Para minimizar los errores tienes, al menos, 2 opciones. La primera, capacitar a los colaboradores de manera constante. La segunda, contar con equipos especializados para realizar las tareas que lo permitan, de forma fluida y sin problemas.

Mejora el potencial de la empresa mientras avanzas

Mejora el potencial de la empresa mientras avanzas. Minimiza los errores…

En cualquier caso, si consigues minimizar los errores de forma exitosa tendrás productos o servicios de calidad. Entre otros aspectos, esto se reflejará en el nivel de tus ingresos, que subirán. Lograrás mayor eficiencia.

Es muy probable que dentro de la organización tengas personal con las competencias para apoyar y capacitar a otros colaboradores. Así que, bien gestionada, puedes aprovechar esta fortaleza para mejorar al equipo, en pro de la eficiencia empresarial.

Minimiza los errores para mejorar el potencial de tu empresa. Aprovecha el personal competente para capacitar y mejorar de manera continua.

3. Evita la burocracia

Nadie negará que la burocracia en exceso es perjudicial para la mejora del potencial de una empresa. Una de las actividades donde las empresas pierden tiempo, es en la generación de la documentación necesaria para proveer sus productos y servicios. Tanto para clientes internos como externos.

Por lo tanto, optimizar la gestión es de vital importancia si se quiere mejorar el potencial de la empresa. Eliminar tareas que no aporten valor o que generen desperdicio, es una función que todos los colaboradores deberían ejercer.

En tal sentido, si tu empresa lo demanda, integra las herramientas digitales pertinentes para optimizar la documentación y la gestión, evitando la pérdida de clientes por burocracia o falta de agilidad en la atención.

En fin, si lo piensas bien, son muchas las acciones que puedes desarrollar para mejorar el potencial de tu empresa, a partir no solo de gestionar debilidades, sino de continuar mejorando las fortalezas de las áreas funcionales.

Para complementar esta lectura, te recomiendo leer el siguiente artículo, en el que comentamos sobre las empresas de éxito: 4 claves de las empresas de éxito. ¿Las aplica?

Resumen

Para finalizar esta entrega, resaltamos el hecho de que un empresario mejora el potencial de la empresa, no solo identificando las debilidades. También las fortalezas deben ser identificadas y compartidas, para avanzar por las etapas de la empresa, en el camino del éxito.

Existen empresarios que no detectan, por ejemplo, la presencia de personal competente para apoyar y formar a los colaboradores con menos experiencia. Tampoco hacen uso óptimo de las herramientas disponibles, que pueden potenciar la comunicación a lo interno y con los propios clientes.

En tal sentido, una herramienta básica que puedes utilizar para conocer más a tu empresa, es la Matriz FODA. Con ella, bien aplicada, tendrás la oportunidad de hacer emerger cualidades, atributos y competencias, presentes en la organización. Es decir, potencialidades que puedes no estar aprovechando; de manera particular, aquellas que son intangibles.

Así que mejora el potencial de la empresa mientras avanzas, a partir de tu conocimiento sobre la organización.

Finalizo con esta reflexión: lograr una gestión empresarial óptima no es simple. Requiere esfuerzo, capacidad de apreciar lo evidente, tener proactividad y disposición a aprender. También, requiere reconocer y mejorar el potencial de la empresa y apoyarse en herramientas de gestión.

¡Hasta la próxima entrega!

Lectura para aprender más

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