Evaluación del inventario en pymes (con el índice IDEAL)

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¿Cómo llevas el inventario en tu pyme? El control del inventario es una actividad medular en muchos tipos de empresas que almacenan materia prima, productos en proceso y/o productos terminados. Este es el tema que nos ocupa esta entrega. ¡Bienvenidos(as)!

¿En qué tipo de empresa es más importante el control de inventarios? Para tenerlo claro, recordemos los tipos según diversos criterios. Por ejemplo, según la actividad económica, una empresa puede ser:

  • Comercial. En este caso, la actividad fundamental es la venta de productos – que ha comprado a sus proveedores – sin modificar sus características físicas. En este tipo de empresas encontramos una clase de stock, el de mercaderías.
  • Industriales. Son las que comercializan productos que ellas mismas han fabricado. La característica fundamental de este tipo de empresa es la  transformación de materias primas en productos acabados.
  • De servicios. Por ejemplo, despachos de abogado, agencia de publicidad, consultoras en diversas disciplinas, etc.

En principio es claro que el control de inventarios es una actividad más compleja en empresas industriales, pues deben tratar con diversos tipos de inventario.

Evaluación del inventario en pymes (con el índice IDEAL)
Evaluación del inventario en pymes (con el índice IDEAL)

Por otra parte, si bien no existe unanimidad a la hora de establecer un criterio único para medir el tamaño de la empresa, algunos de los indicadores más utilizados son: el volumen de ventas, el capital propio y número de trabajadores. Una clasificación típica es la siguiente:

  • Microempresas: menos de 10 colaboradores.
  • Empresas pequeñas: entre 10 y 49 colaboradores.
  • Empresas medianas: si tienen entre 50 y 249 colaboradores.
  • Grandes empresas: más de 250 colaboradores. 

Con independencia del tipo de empresa e inventario que deba manejar, en todas las opciones podemos considerar la evaluación del manejo del inventario, apoyándonos en el índice de eficiencia empresarial.

Evaluación del inventario en pymes

Para evaluar el proceso de inventario nos basamos en 4 elementos. Los señalados por el índice de eficiencia empresarial: foco, control, colaboración y mejora continua.

Para tener foco y control en el inventario, por ejemplo en una empresa comercial mediana, podemos recurrir a métricas básicas. Es decir, mediciones diarias, semanales y/o mensuales. El cálculo y su análisis nos darán información precisa sobre su comportamiento, confiabilidad, posibles pérdidas o costes, entre otros aspectos.

Mientras que con la colaboración y la mejora continua, aseguramos dos cosas:

  • Primero, información actualizada y a la vista de todas las áreas interesadas. Por supuesto, con el control de acceso correspondiente.
  • Y segundo, aplicación de mejoras pequeñas – inclusive diarias – para ir fortaleciendo paso a paso la gestión y el control, mientras se eliminan puntos de desperdicio.
Mejorar paso a paso es válido en mipymes, mientras se aprende a hablar de calidad

Para que el control sea efectivo, debemos desarrollar y aplicar prácticas según el tipo de empresa que tengamos. Por ejemplo, podemos tener 3 formas de control:

  • Control preliminar, que es el que se efectúa antes de realizar las actividades.
  • Control concurrente. Como su nombre lo indica, es el que se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo. De hecho, para la consecución de las metas de la organización no es adecuada la utilización de un control esporádico.
  • Control posterior, que es el que aplicamos después de haber realizado las  actividades planteadas de producción y/o venta. Su propósito es suministrar información para comparar los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecidos. Es decir, conoce lo planificado con respecto a lo realizado, permitiendo efectuar una evaluación exhaustiva de la gestión.

Herramienta básica: software de gestión

Es claro que una empresa que comercialice 20 tipos de productos, por ejemplo, no podrá utilizar una hoja de cálculo para llevar un buen control del inventario. Menos una empresa pequeña que venda tornillos de acero de todos los tipos, pues hay miles de ellos. Así que desde sus inicios, toda empresa que deba ejercer la gestión del inventario como actividad medular, necesita un software de gestión.

Y para el caso de las mipymes lo ideal es un software de gestión en la nube, que deje todos los aspectos técnicos del lado del proveedor del mismo, mientras el empresario dedica su tiempo al negocio. Al respecto existen soluciones de muy bajo coste y al alcance de micro y pequeñas empresas.

Nuestra opción favorita es el software de gestión, ideal para pymes: Platzilla. Es una aplicación en la nube que tiene múltiples ventajas y que puede ser adoptado desde el inicio de las operaciones, por su bajo coste. Haz clic en la imagen…

https://app.platzilla.com/
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Artículo recomendado: Control de inventarios: ¡tarea clave para el éxito!

Foco y control del inventario

Para tener foco en el inventario y control sobre el mismo, podemos elegir un grupo de métricas e indicadores que nos permitan el seguimiento. Si tenemos los datos y aplicamos ciertas medidas, estas nos dirán cómo está el inventario. Además de cómo va evolucionando, lo que dará información sobre otras áreas: ventas y finanzas, por ejemplo.

Ejemplo de métricas e indicadores:

1. Nivel de servicio por unidad:

Este indicador mide la cantidad de lo ordenado que el inventario es capaz de “servir”. Por ejemplo, si nos piden 100 euros y despachamos 80, el nivel de servicio es 80 %. Fórmula: [Unidades despachadas / Unidades pedidas].

2. Nivel de servicio por orden:

Este indicador mide la capacidad del inventario de servir el número de órdenes pedidas. Fórmula: [Ordenes despachadas / Completas ordenes pedidas].

3. Vejez del Inventario:

Indica la proporción del inventario obsoleto sobre el inventario disponible.

  • Fórmula: [ Unidades obsoletas + dañadas + vencidas] / [Unidades disponibles en inventario]
4. Rotación de inventario: 

Este indicador mide la proporción entre ventas y las existencias promedio. Indica cuán rápido el dinero invertido en inventario se está convirtiendo en efectivo. Fórmula: [Ventas acumuladas / Inventario promedio].

5. Duración del Inventario:

Indica cuántos meses durará  el inventario que tiene actualmente si las ventas continúan con un comportamiento más o menos similar al que presentan en el momento del análisis. Fórmula: [(Inventario final / Ventas promedio) x 30 días].

6. Valor Económico del inventario:

Mide el porcentaje del coste del inventario físico en relación al coste de venta de las mercancías. Fórmula: [Coste de venta del mes / Valor inventario físico].

7. Exactitud en inventario:

Este indicador mide la confiabilidad de la mercancía que se encuentra almacenada. Fórmula: [(Valor diferencia en inventarios / Valor Total Inventario) x 100].

Evaluación del inventario en pymes (con el índice IDEAL)
Evaluación del inventario en pymes (con el índice IDEAL)

Ejemplo de aplicación de indicadores:

Se realizó una compra de filtros de aire para el stock del almacén 1. El día 01 del mes llegaron 60 unidades. Con un coste por unidad = 29,00. Al corte del día 01 del mes siguiente, el stock era de 25 unidades. 

  • Ventas del producto en el mes: 35 unidades (x29 cada una = 1 015).
  • Inventario promedio: 60 unidades (x29 cada una = 1 740).

Ejemplo de cálculo de indicadores:

  • Rotación de inventario: 1 015 / 1 740
  • (El resultado es: 0,58 y se puede interpretar que el repuesto “filtro de aire” tiene una rotación del 58 % con relación al inventario promedio de este artículo).
  • Duración del inventario: (25 / 35 ) x 30 días
  • (El resultado es 21,43; lo que se interpreta como que las unidades restantes; es decir, las 25 unidades del inventario final, siempre y cuando el comportamiento de ventas sea similar, durarán 21 días en almacén).

Colaboración en la gestión de la información

La colaboración está relacionada con el hecho de que la información no la maneja una única persona en la empresa. El registro del inventario actualización de ingresos para almacén, luego es afectado por otros colaboradores. Por ejemplo, por los del equipo de ventas.

En tal sentido, la colaboración es un proceso clave que se apoya en el software de gestión, para garantizar la confiabilidad, en este caso, del movimiento del inventario. Entonces hablamos de colaboración, porque la información puede ser actualizada por diversos actores, lo que quedará registrado para seguimiento, si fuera necesario.

Evaluación del inventario en pymes (con el índice IDEAL)
Evaluación del inventario en pymes (con el índice IDEAL)

Inclusive habrá casos en los cuales es posible que un externo tenga acceso a información privilegiada del inventario, y hasta se le invite a actualizar datos sobre el mismo. ¿Se te ocurre un caso para esta situación?

Mejora continua del manejo del inventario

Existe un número importante de artículos relacionados con la mejora continua desde diversas perspectivas en este blog. En tal sentido, sólo haremos referencia a la importancia de incorporar a la cultura de la organización el aprender a hacer las cosas bien, aplicando por ejemplo, la mejora con un paso a la vez.

Con el propósito de que revises este enfoque te dejaremos a continuación un artículo que explica con detenimiento este sencillo enfoque de mejorar un paso a la vez, aplicable desde la primera etapa de la organización:

Artículo recomendado: Un paso a la vez… para avanzar en la excelencia empresarial.

Comentarios para finalizar

Con base en lo indicado, para tener foco y control en la gestión del inventario, debes considerar:

  • Tener un software de gestión en la nube, que garantice el acceso a la información de forma confiable y siempre en línea.
  • Definir un grupo de métricas e indicadores que dé cuenta de la evolución del inventario, de sus costes y pérdidas.
  • Asignar responsables del análisis de los indicadores para asegurar su seguimiento oportuno.

Estas 3 acciones te brindarán foco y control sobre el o los inventarios de la empresa. Además, al tener los datos en la nube, puedes establecer equipos de trabajo que mantengan y actualicen la información, para un inventario en tiempo real. Mientras, según el resultado del seguimiento y de la observación, podrás ir aplicando mejoras puntuales en el proceso completo. Y con ello, elevarás el índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL.

¡Muchas gracias por leernos!

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