Evaluación y mejora del inventario con el índice IDEAL

¿Cómo llevas el inventario en tu pyme? El control del inventario es una actividad medular en muchos tipos de empresas que almacenan materia prima, productos en proceso y/o productos terminados.

Este es el tema que nos ocupa el día de hoy. Aquí te brindaremos la oportunidad de considerar diversos elementos clave en la gestión del inventario.

Y para que logres este propósito, te dejamos el siguiente contenido:

  • ¿En qué tipo de empresa es más importante el control de inventarios?
  • Evaluación del inventario en pymes.
  • Foco y control en el inventario.
  • Colaboración en la gestión de la información.
  • Mejora continua en el manejo del inventario.
  • Comentarios para finalizar.
Métricas para el foco y control de inventarios en pymes
Métricas para el foco y control de inventarios en pymes

¿En qué tipo de empresa es importante el control de inventarios?

Para tenerlo claro, recordemos los tipos según diversos criterios. Por ejemplo, según la actividad económica, una empresa puede ser:

  • Comercial. En este caso, la actividad fundamental es la venta de productos – que ha comprado a sus proveedores – sin modificar sus características físicas. En este tipo de empresas encontramos una clase de stock, el de mercaderías.
  • Industriales. Son las que comercializan productos que ellas mismas han fabricado. La característica fundamental de este tipo de empresa es la  transformación de materias primas en productos acabados.
  • De servicios. Por ejemplo, despachos de abogado, agencia de publicidad, consultoras en diversas disciplinas, etc.

En principio es claro que el control de inventarios es una actividad más compleja en empresas industriales, pues deben tratar con diversos tipos de inventario.

Evaluación y mejora del inventario con el índice IDEAL
Evaluación y mejora del inventario con el índice IDEAL.

Por otra parte, si bien no existe unanimidad a la hora de establecer un criterio único para medir el tamaño de la empresa, algunos de los indicadores más utilizados son: el volumen de ventas, el capital propio y número de trabajadores.

Una clasificación típica es la siguiente:

  • Microempresas: menos de 10 colaboradores.
  • Empresas pequeñas: entre 10 y 49 colaboradores.
  • Empresas medianas: entre 50 y 249 colaboradores.
  • Grandes empresas: más de 250 colaboradores. 

Con independencia del tipo de empresa e inventario que deba manejar, en todas las opciones podemos considerar la evaluación del manejo del inventario y su mejora, apoyándonos en el índice de eficiencia empresarial.

Evaluación del inventario en pymes

Para evaluar y mejorar el proceso de inventario nos basamos en 4 elementos. Los señalados por el índice de eficiencia empresarial: foco, control, colaboración y mejora continua.

Para tener foco y control en el inventario, por ejemplo en una empresa comercial mediana, podemos recurrir a métricas básicas. Es decir, mediciones diarias, semanales y/o mensuales.

El cálculo y su análisis nos dará información precisa sobre su comportamiento, confiabilidad, posibles pérdidas o costes, entre otros aspectos.

Mientras que con la colaboración y la mejora continua, aseguramos dos cosas:

  • Primero, información actualizada y a la vista de todas las áreas interesadas. Por supuesto, con el control de acceso correspondiente.
  • Y segundo, aplicación de mejoras pequeñas – inclusive diarias – para ir fortaleciendo paso a paso la gestión y el control, mientras se eliminan puntos de desperdicio.
Evaluación y mejora del inventario con el índice IDEAL
Evaluación y mejora del inventario con el índice IDEAL.

Para que el control sea efectivo, debemos desarrollar y aplicar prácticas según el tipo de empresa que tengamos. Por ejemplo, podemos tener 3 formas de control:

1. Control preliminar, que es el que se efectúa antes de realizar las actividades.

2. Control concurrente. Como su nombre lo indica, es el que se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo.

De hecho, para la consecución de las metas de la organización no es adecuada la utilización de un control esporádico.

3. Control posterior, que es el que aplicamos después de haber realizado las  actividades planteadas de producción y/o venta.

Su propósito es suministrar información para comparar los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecidos.

Es decir, conocer lo planificado con respecto a lo realizado, permitiendo efectuar una evaluación exhaustiva de la gestión.

Herramienta básica: software de gestión

Es claro que una empresa que comercialice 80 tipos de productos, por ejemplo, no podrá utilizar una hoja de cálculo para llevar un buen control del inventario.

¡Menos una empresa pequeña que venda tornillos de acero de todos los tipos, pues hay miles de ellos!

Así que desde sus inicios, toda empresa que deba ejercer la gestión del inventario como actividad medular, necesita un software de gestión.

Y para el caso de las mipymes, lo ideal es un software de gestión en la nube, que deje todos los aspectos técnicos del lado del proveedor del mismo, mientras el empresario dedica su tiempo al negocio.

Al respecto existen soluciones de muy bajo coste y al alcance de micro y pequeñas empresas.

Nuestra opción favorita es el software de gestión, ideal para mipymes: Platzilla.

Es una aplicación en la nube que tiene múltiples ventajas y que puede ser adoptado desde el inicio de las operaciones, por su bajo coste.

https://app.platzilla.com/
https://app.platzilla.com/

Artículo recomendado para aprender más: Control de inventarios: ¡tarea clave para el éxito!

Foco y control en el inventario

Para tener foco en el inventario y control sobre el mismo, podemos elegir un grupo de métricas e indicadores que nos permitan su seguimiento.

Si tenemos los datos y aplicamos ciertas medidas, estas nos dirán cómo está el inventario. Además de cómo va evolucionando; lo que dará información sobre otras áreas: ventas y finanzas, por ejemplo.

Ejemplo de métricas e indicadores:

1. Nivel de servicio por unidad:

Este indicador mide la cantidad de lo ordenado que el inventario es capaz de “servir”. Por ejemplo, si nos piden 100 euros y despachamos 80, el nivel de servicio es 80 %.

Nivel de servicio por unidad: [Unidades despachadas / Unidades pedidas]

2. Nivel de servicio por orden:

Este indicador mide la capacidad del inventario de servir el número de órdenes pedidas.

Nivel de servicio por orden: [Órdenes despachadas / Total órdenes pedidas].

3. Vejez del Inventario:

Indica la proporción del inventario obsoleto sobre el inventario disponible.

Vejez del Inventario: [Unidades obsoletas + dañadas + vencidas] / [Unidades disponibles en inventario]

4. Rotación de inventario: 

Este indicador mide la proporción entre ventas y las existencias promedio. Indica cuán rápido el dinero invertido en inventario se está convirtiendo en efectivo.

Rotación de inventario: [Ventas acumuladas / Inventario promedio]

5. Duración del Inventario:

Indica cuántos meses durará  el inventario que tiene actualmente, si las ventas continúan con un comportamiento más o menos similar al que presentan en el momento del análisis.

Duración del Inventario: [(Inventario final / Ventas promedio) x 30 días]

6. Valor Económico del inventario:

Mide el porcentaje del coste del inventario físico en relación al coste de venta de las mercancías.

Valor Económico del inventario: [Coste de venta del mes / Valor inventario físico]

7. Exactitud en inventario:

Este indicador mide la confiabilidad de la mercancía que se encuentra almacenada.

Exactitud en inventario: [(Valor diferencia en inventarios / Valor Total Inventario) x 100]

Evaluación y mejora del inventario con el índice IDEAL
Mantenga la calidad del servicio, asegurando que en sus depósitos estén a disposición los productos que requiere el cliente.

Ejemplo de aplicación de indicadores:

Se realizó una compra de filtros de aire para el stock del almacén 1. El día 01 del mes llegaron 60 unidades. Con un coste por unidad = 29,00 euros. Al corte del día 01 del mes siguiente, el stock era de 25 unidades. 

  • Ventas del producto en el mes: 35 unidades (x 29 cada una = 1.015 euros).
  • Inventario promedio: 60 unidades (x 29 cada una = 1.740 euros).

Ejemplo de cálculo de dos indicadores:

Rotación de inventario: 1 015 / 1 740

El resultado es 0,58. Se puede interpretar que el repuesto “filtro de aire” tiene una rotación del 58 % con relación al inventario promedio de este artículo.

Duración del inventario: (25 / 35) x 30 días

El resultado es 21,43; lo que se interpreta como que las unidades restantes; es decir, las 25 unidades del inventario final, siempre y cuando el comportamiento de ventas sea similar, durarán 21 días en almacén.

¿Son estos resultados buenos, regulares o malos?

Pues depende de la evolución de los mismos (períodos sucesivos) y del estándar o valor óptimo en el sector. Además, un análisis completo demanda conocer otros indicadores de gestión.

Colaboración en la gestión de la información

La colaboración está relacionada con el hecho de que la información no la maneja una única persona en la empresa.

El registro de movimientos de inventario (actualización de entradas y salidas), es ejecutado por diversos roles o colaboradores. Por ejemplo, por el personal de producción y por el equipo de ventas.

En tal sentido, la colaboración es un proceso clave que se apoya en el software de gestión, para garantizar la confiabilidad, en este caso, del movimiento del inventario.

Entonces hablamos de colaboración, porque la información puede ser actualizada por diversos actores, lo que quedará registrado para el seguimiento, si fuera necesario.

¡No utilices Excel! El control y los ajustes se hacen engorrosos y difíciles.
¡No lleves en Excel tu inventario! El control y los ajustes se hacen engorrosos y difíciles. El registro no es rastreable (unidades vendidas, transferencias, devoluciones…).

Inclusive habrá casos en los cuales es posible que un externo tenga acceso a información privilegiada del inventario, y hasta se le invite a actualizar datos sobre el mismo.

¿Se te ocurre un caso para esta situación?

Por el momento, podemos agregar que en empresas «retail», cada tienda debe tener control de su inventario propio, pero con vista en el de cualquier otra tienda.

Así, podrán compartir la atención de pedidos cuando sea necesario. Para ello, las tendencias en la actualidad es utilizar aplicaciones en la nube. Es fácil de implementar y de muy bajo coste

Mejora continua en el manejo del inventario

Existe un número importante de artículos relacionados con la mejora continua desde diversas perspectivas, en este blog.

En tal sentido, sólo haremos referencia a la importancia de incorporar a la cultura de la organización, el aprender a hacer las cosas bien aplicando, por ejemplo, la mejora con «un paso a la vez».

Por supuesto, cada empresa tendrá necesidades específicas, según su sector, para mantener la calidad en su inventario.

Pero todo pasa por la buena práctica de mantener y mejorar el control de bienes e inventarios día a día.

Con el propósito de que aprendas más, te dejaremos un artículo que explica el sencillo enfoque de mejorar con un paso a la vez, aplicable desde la etapa inicial: Un paso a la vez… para avanzar en la excelencia empresarial.

Con lo comentado hasta aquí, el control de inventarios, que forma parte del área «producción y operaciones», puede aprovechar los 4 pilares del índice IDEAL, pues es una actividad compleja en algunas pymes.

Hablamos de los pilares foco, control, colaboración y mejora continua.

Es decir, el control de inventarios demanda la aplicación de criterios de eficiencia en todas sus aristas o dimensiones. Y el índice IDEAL es un buen enfoque para tal fin.

Comentarios para finalizar

Con base en lo indicado, para tener foco y control en la gestión del inventario debes considerar:

  • Tener un sistema o software de gestión en la nube, que permita acceder a la información de forma confiable y siempre en línea. Esto es clave en el caso de tiendas en diversas ciudades.
  • Facilitar los registros de los diferentes movimientos que afectan el inventario. El inventario debe estar actualizado para brindar la mejor atención posible a los clientes.
  • Hacer seguimiento a la existencia de rubros claves, e implementar formas para realizar el ajuste cuando corresponda.
  • Definir un grupo de métricas e indicadores que dé cuenta de la evolución del inventario, de sus costes y pérdidas, para mejorar la toma de decisiones.
  • Asignar responsables del análisis de los indicadores en cada período, para asegurar su seguimiento oportuno. Incluso, para la definición de nuevas formas de medir, según surja la necesidad de hacerlo.

Estas acciones te brindarán foco y control sobre los inventarios de la empresa. Y por otra parte, darán la oportunidad al personal de tener un aprendizaje continuo sobre su gestión.

Además, al tener los datos en la nube, puedes asegurar que los equipos de trabajo mantengan y actualicen la información, para un inventario en tiempo real.

Mientras, según el resultado del seguimiento y de la observación, podrás ir aplicando mejoras puntuales en el proceso completo. Y con ello, elevarás el índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL.

Por último, aplicando lo comentado en este post, distintos beneficios serán inmediatos en la administración general de las existencias de materia prima y productos terminados.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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