Gestionar una empresa: consejos para ¡hacerlo bien!

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¡Bienvenidos a una nueva entrega de Gestionar Fácil! Hoy queremos dedicar este espacio a resumir los elementos que, creemos, son una base para gestionar una empresa. Si bien, la gama de contextos en el ámbito empresarial es muy grande, estamos convencidos de que se pueden plantear recomendaciones para ¡hacerlo bien!

En nuestro caso, nos referimos de manera particular, al contexto de empresas del tipo mipymes. Sobre estas les comparto un artículo que las define:

En dicho artículo aclaramos la grafía de “pyme” y “mipyme”. La RAE recomienda que la palabra pyme se escriba en minúscula, como un nombre común, y no como una sigla (PYME). Lo mismo ocurre con mipyme. Esto aplica cuando las siglas se convierten en nombres comunes.

Para regresar al tema que nos ocupa en esta entrega, comencemos por una definición de empresa:

Las empresas son experimentos sociales, compuestos por individuos con diferentes habilidades, competencias, visiones y personalidades. Tiene uno o varios propósitos, que se persiguen a través de una organización, en la mayoría de casos, modelada con una estructura funcional específica.

Esta definición nos permite pensar en elementos como: propósitos de la empresa y de los individuos, competencias del personal (técnicas y sociales), sistema de actividades, estructura organizacional. Estos y muchos otros aspectos los debemos gestionar durante el ciclo de vida de la empresa. Por ello, debemos aprender todos los días.

Gestionar una empresa: consejos para ¡hacerlo bien!

Gestionar una empresa: consejos para ¡hacerlo bien!

Gestionar una empresa: consejos para ¡hacerlo bien!

En nuestro enfoque de gestión expuesto en diversos artículos, hemos señalado lo que entendemos por administrar y por gestionar. Es una simplificación conveniente. De manera especial, para los emprendedores y empresarios, en sus primeros pasos.

Diferenciamos las 2 acciones como sigue:

  • Administrar: es realizar tareas en las áreas funcionales, para mantener la operación de la empresa.
  • Gestionar: es analizar y tomar decisiones oportunas, para guiar las operaciones y asegurar la sustentabilidad de la empresa.

Estas acciones las desarrollamos desde la primera etapa de una empresa, en todas las áreas de actividades que se van conformando. Y deben tener como propósito central, la mejora de la eficiencia empresarial.

En otras palabras, nos basamos en 3 modelos para gestionar una empresa:

  1. Las etapas de una empresa
  2. Las áreas funcionales
  3. El índice de eficiencia empresarial

En tal sentido, nuestras recomendaciones apuntan a tener como base estos 3 modelos, que permiten analizar y mejorar una organización empresarial. Veamos algunos detalles.

Etapas de una empresa

¿Por qué es importante saber en qué etapa estás? Porque te permite enfocarte en lo que es clave en cada una de ellas. Por ejemplo, nuestra experiencia nos dice que después de poner en marcha la empresa, el foco debe estar en:

  • La realización del producto o servicio
  • Conseguir clientes y mantenerlos
  • Facturar y generar ingresos

Por supuesto, son necesarias muchas otras tareas. Pero el esfuerzo del empresario y sus colaboradores, si los tiene, debe estar en lo indicado.

Para que conozcas detalles sobre las etapas, compartimos el siguiente vídeo. Lo puedes abordar ahora o al finalizar la lectura de esta entrega:

En este blog encuentras un número importante de artículos sobre las etapas. Te animamos a que los consulte luego de terminar esta lectura.

Gestionar una empresa: consejos para ¡hacerlo bien!

Etapas de una empresa…

Áreas funcionales

Cuando una empresa avanza por las etapas descritas, sin importar cómo las llame o delimite, va dando lugar a conjuntos de actividades. Son actividades que se agrupan, en la mayoría de los casos, de manera natural.

Por ejemplo, las tareas relacionadas con la contabilidad y el control del patrimonio de la empresa. Incluye el manejo del dinero, la interacción con bancos, el pago de impuestos, entre otras. Es común que estas se agrupen en un área, que podríamos llamar “contabilidad y tesorería”. También las podemos agrupar bajo el término “finanzas”.

Una definición de áreas funcionales es la siguiente:

Tareas y actividades de la misma naturaleza, que se agrupan para optimizar el esfuerzo y los resultados. Cada área tiene sus propios objetivos y metas. Algunas son verticales o especializadas.

Gestionar una empresa: consejos para ¡hacerlo bien!

Áreas funcionales que pueden estar presentes en una empresa madura

Para no redundar, te invito a revisar el siguiente artículo, que te permitirá entender lo que proponemos como el modelo de áreas funcionales:

Áreas funcionales de la empresa en la “etapa regular”

Índice de eficiencia empresarial

En general, en el mundo de los negocios, se entiende por eficiencia lo siguiente: el logro óptimo de un objetivo con la menor cantidad posible de recursos.

En otras palabras, se puede definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos recursos.

En nuestro caso, basamos la eficiencia en 4 elementos:

  • El foco
  • El control
  • La colaboración
  • La mejora continua

Para conocer detalles, te invito a revisar el siguiente artículo, que te permitirá entender lo que proponemos como índice IDEAL:

Qué es eficiencia según el índice lDEAL

Los 3 modelos señalados (etapas, áreas funcionales y el índice de eficiencia) nos ayudan a interpretar una organización empresarial. Por esta razón, te proponemos conocer y profundizar en los mismos. Esto lo puedes hacer consultando artículos en este mismo blog.

Por otra parte, y antes de finalizar esta entrega, queremos traer a discusión el aprendizaje del oficio de empresario…

¿Se puede aprender el oficio de empresario?

¡Claro que sí! Si bien existen características que son propias, como la pasión por crear; con esfuerzo y mucho trabajo podemos ser empresarios exitosos. El éxito se alcanza cuando las cosas se hacen bien.

Es claro que para hacer las cosas bien en el mundo empresarial, necesitamos formarnos, aprender. Y sobre todo, llevar a la práctica lo aprendido. Además, sacar el máximo aprendizaje posible de cada fracaso o tropiezo.

Todo empresario debe aprender a realizar bien 4 funciones claves:

  1. Planificar: tener una visión global de la empresa y su entorno, tomando decisiones oportunas.
  2. Organizar: obtener el mejor aprovechamiento posible de los recursos tangibles e intangibles.
  3. Dirigir: sostener un elevado nivel de comunicación con los colaboradores y tener habilidad para crear un ambiente orientado al logro y a la rentabilidad de la empresa.
  4. Controlar: cuantificar el progreso realizado por el personal en cuanto a las metas establecidas.

A esto debemos agregar habilidades personales como transmitir entusiasmo para organizar y motivar a los colaboradores. Involucra las competencias sociales.

¿Necesitamos formación académica “formal” para ser empresarios? – ¡No necesariamente! Existen empresarios exitosos que no tienen formación académica “formal”. Pero, sin duda, se formaron para ejercer su oficio de empresario, desde la práctica. Apoyados en un ambiente de aprendizaje apropiado para tal fin.

Gestionar una empresa: consejos para ¡hacerlo bien!

Gestionar una empresa: consejos para ¡hacerlo bien!

Vale recalcar que un aprendizaje de calidad también se logra en espacios informales, con mucho trabajo autónomo (autoaprendizaje). Y quien desarrolle la capacidad de aprender a aprender, tiene unos pasos adelante.

En otras palabras, lo importante es el conocimiento y su aplicación en la realización del producto o servicio, y la habilidad para administrar y gestionar. Todo esto es posible con la práctica, basados en el esfuerzo y el trabajo. Y un punto importante es desarrollar 2 tipos de competencias:

  • Competencias técnicas
  • Competencias sociales o blandas

También es clave para el éxito, además, que el empresario conciba y gestione en forma práctica la calidad, y que la haga propia de la cultura organizacional. ¡Esto se puede hacer desde el primer día!

Por otra parte, existe un aspecto que todo empresario debe enfrentar cuando quiere incorporar mejoras en su organización: la resistencia al cambio.

Resistencia al cambio = no salir de la zona de confort

Es fácil caer en la “trampa” de la zona de confort; es decir, que nuestra vida cotidiana se rija por un conjunto de costumbres, hábitos y modelos. Ocurre algo similar en la empresa, al trabajar y al establecer relaciones con los demás. La zona de confort nos lleva a evitar los retos.

Te dejo una lectura al respecto que te resultará interesante: ¿Cómo sacas a tu empresa de la zona de confort?

Comentarios finales:

  • El éxito de todo empresario depende del trabajo bien hecho, de ser ordenado con el dinero y de la buena relación que construya con sus clientes.
  • Una de las claves sobre cómo dirigir una empresa es identificar unos objetivos claros y medibles, gestionar y hacer buen seguimiento de la cartera de clientes, controlar gastos y evitar endeudarse.
  • Saber qué hacer en cada etapa puede ayudarte a reducir costes y evitar la pérdida del esfuerzo en actividades que no son claves para el momento.
  • Tomar conciencia de cómo se van conformando las áreas funcionales te permitirá saber dónde invertir recursos y contratar colaboradores para delegar.
  • Tener una guía, como el índice IDEAL, es clave para no perder de vista la importancia y la necesidad de conseguir la eficiencia día a día.
Gestionar una empresa: consejos para ¡hacerlo bien!

Gestionar una empresa: consejos para ¡hacerlo bien!

Gracias por leernos. ¡Hasta la próxima entrega!

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