¿Cómo gestionar contratos de servicios?

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En esta entrega, David Polo nos enseña una manera de gestionar contratos de servicios y nos recomienda qué debemos hacer, cuando el cliente pide alargar el plazo del servicio fijado en un primer momento.

Todo esto, con base en la Plataforma de Aplicaciones Platzilla. Una herramienta en la nube, que ofrece una forma fácil y práctica de incorporar tecnología en la empresa.

Gracias a su integración y modularidad, Platzilla permite al empresario contratar aplicaciones según la necesidad real de gestionar información. Asegura, además, la centralización de los datos, compartidos por los módulos de las aplicaciones que se vayan incorporando a la instancia creada para la empresa.

[Vídeo: Gestión de Contratos. Duración: 09′]

Transcripción del vídeo: Gestión de contratos de servicios

Planteamientos de diferentes perfiles de empresarios sobre la Gestión de Contratos en sus empresas:

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

¿Cómo gestionar contratos de servicios? Enfoques de diferentes empresarios (de izquierda a derecha)

  • Primer empresario: “A nuestro cliente les hacemos siempre un traje a medida…”
  • Segundo empresario: “Si hacemos trajes a medida invertimos demasiado tiempo, tenemos que estandarizar”
  • Tercer empresario: “No, no estamos estandarizados, trabajamos sobre la marcha…”

¿Queréis conocer la manera correcta de gestionar un contrato? Aquí te lo presentamos.

En este vídeo vamos a explicar cómo se trabaja con la aplicación Servicios Recurrentes. O como se podría trabajar de una manera mucho más organizada si utilizamos la aplicación de servicios recurrentes de Platzilla.

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

La falsa creencia…

Para gestionar bien los servicios que nosotros damos a los clientes, debemos tener (obviamente) los clientes registrados. Como en este caso, que tenemos de ejemplo:

  • DJK que es una empresa grande que tiene varias oficinas; aunque tenemos registrados que vamos a dar servicio a una nave industrial;
  • Arrow Eventos que es una empresa de eventos; y
  • 2 hoteles de la cadena JT.
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Ejemplo de clientes registrados

Normalmente se podría pensar que los servicios que nosotros damos a estos clientes, pues los registramos en un módulo que se llame Servicios, Servicios recurrentes o lo que sea y lo asociamos a un cliente…

¿Cómo gestionar contratos de servicios? 

Servicios registrados para un cliente

…pero tener un cliente y asociar los servicios nos limita mucho, nos quita flexibilidad y nos puede generar problemas a futuro.

¿Cómo podemos hacerlo mejor?: una forma es trabajando con Contratos de Servicio.

Los contratos de servicio

¿Cómo gestionar contratos de servicios? 

Ejemplo de contratos de servicio

Nuestra empresa, nuestra organización, puede generar contratos de servicio a partir de los cuales se da los servicios al cliente… por varias razones:

1. Porque al ser un contrato de servicio, hay un documento legal que podemos anexar en el propio sistema. En este caso hemos creado un contrato y hemos anexado el documento.

¿Cómo gestionar contratos de servicios? 

Al registro del contrato de servicio podemos adjuntar el documento legal

2. Cuando generamos un contrato de servicio podemos generar un contrato… pero podemos esperar la tramitación del mismo, es decir, podemos poner el estado que esté creado o que esté firmado. Podemos crear los contratos y estar a la espera de firmarlo mientras el equipo comercial intenta cerrar el acuerdo, o a lo mejor el equipo administrativo intenta conseguir que se firme el contrato y así proceder a su ejecución.

¿Cómo gestionar contratos de servicios? 

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

3. También, otra de las razones es que podemos tener un Contrato de servicios a partir del cual tenemos una fecha de inicio y una fecha de finalización y se pueden ampliar los servicios asociados a este contrato.

¿Cómo gestionar contratos de servicios? 

Gestión de contratos en Platzilla

Los clientes necesitan más cosas…

¿Cuántas veces se nos ha dado la situación de que el cliente demanda algo y va necesitando más cosas? Entonces tenemos que hacer como distintos contratos y al final es un poco lioso o confuso. Es mucho mejor tener un solo contrato por una temporada e ir incrementando servicios dentro del primer contrato.

Dicho esto, vamos a ver cómo en nuestro ejemplo, hemos creado varios Contratos de Servicios:

¿Cómo gestionar contratos de servicios? 

Creación de contratos de servicio en Platzilla

Vamos a utilizar como ejemplo la empresa Arrow Eventos, que es una agencia de eventos.

Entonces, se ha generado un Contrato de servicios durante el verano 2018, que tiene fecha de inicio el 01-06-2018 y una fecha de fin el 30-09-2018. El contrato está firmado…

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Vista de contratos de servicios

El documento del contrato se anexó al registro:

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Documento anexo al contrato

…y asociado a este contrato vamos a tener los planes de servicio.

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

Al contrato de servicio se asocian los planes de servicio

Vincular planes de servicios al contrato

Lo podemos vincular haciendo clic en la parte indicada…

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Asociar planes de servicio al contrato

…o podemos ir a la sección del menú, Planificación… y vemos los Planes de servicios que hemos creado y desde allí generamos los planes que necesitemos.

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Opción alternativa para asociar planes de servicio al contrato

Generar el plan de servicios

Inicialmente se generó un plan de servicio denominado Limpieza meses de verano, lunes y miércoles. Vamos a abrirlo:

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Selección de un plan de servicio de la lista (filtro estándar)

Generamos este plan de servicios:

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Vista del plan de servicio (ya creado)

Generar un plan de servicio es muy sencillo en Platzilla; simplemente hacemos clic en Crear Plan de servicios, al igual que ocurre con los Contratos de servicios y con los Cientes, por ejemplo.

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Gestión de contratos: contrato estándar

El plan de servicios, en este caso y según el título, es para realizar Limpieza en meses de veranos, los días lunes y miércoles.

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Gestión de contratos en Platzilla

¿Qué es lo que ha hecho Platzilla?

Pues, además de asignar a una persona para que ejecute este Plan de servicios (que ya lo veremos en otros vídeos, como trabajar con distintos roles y distintos perfiles), de lo que se trata en este caso es que nosotros hemos creado un plan de servicios que tiene una fecha de inicio, una fecha de finalización y una frecuencia semanal.

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Datos del plan de servicio

Editar el Plan de Servicios

(Al editar se pueden cambiar valores de campos)

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Gestión de contratos: contrato estándar

Podríamos poner otro tipo de frecuencia. Hay 3 tipos por defecto en el módulo Plan de Servicios:

  • Diaria
  • Semanal
  • Mensual

En este caso tenemos la frecuencia semanal… y el sistema lo que hizo es que nos generó lo que teníamos que hacer (los servicios para las fechas indicadas, lunes y miércoles).

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¿Cómo gestionar contratos de servicios?

(Platzilla creó los servicios recurrentes, con frecuencia semanal)

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Servicios recurrentes

Entonces vemos que para el plan de servicio Limpieza meses de verano, lunes y miércoles, nos ha generado desde el 01 de junio hasta el 30 de septiembre… y esto lo podemos ver en calendario, porque nos lo calendariza (por la opción “ver otros calendarios”):

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Ver otros calendarios

(Acá se muestran los servicios planificados por día)

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Vista de los servicios recurrentes en el calendario

¿Por qué nos lo calendariza?

Para que las personas que estén involucradas puedan ver los servicios que tienen que ejecutar y para que nosotros tengamos un control.

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Vista de los servicios recurrentes en el calendario, diferenciados: ejecutado (verde) y no ejecutado (amarillo)

En este caso (y como veremos en otros vídeos de configuración de Platzilla) podemos poner filtro a los calendarios que tenemos. Por defecto nos viene el filtro de Ejecutado o No ejecutado.

Podemos ver en el mes de junio como ya se han ejecutado los servicios de los días lunes y miércoles…

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

Vista de los servicios recurrentes ejecutados

…pero vamos a hacer una suposición: que estamos en el día 10 de julio, por lo que todavía no se ha ejecutado lo del día siguiente, 11 de julio. Por eso aparece de este color:

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Vista de los servicios recurrentes ejecutados y no ejecutados

Cuando el cliente nos pide más de lo definido inicialmente…

Resulta que esta empresa (nuestro cliente Arrow Eventos), le gusta mucho como estamos trabajando… y entonces se fija en el Contrato de servicios que tenemos… que es de “contrato servicios durante el verano 2018”:

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

…y se da cuenta que nosotros tenemos un Plan de Servicios  – que le hemos vendido – que es “Limpieza de veranos lunes y miércoles”.

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

Pero necesita más, porque están haciendo más eventos de los que tenían previsto… por lo tanto generamos otro Plan de servicios asociados a este mismo contrato…

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Se crea otro plan de servicios para el mismo contrato

…que es para limpiar los martes y los jueves, porque hacen más eventos en el mes de agosto y septiembre, porque le han salido una red de conciertos, entonces van a necesitar más capacidad.

Bueno pues, no tenemos problema. Le asociamos a su contrato otro Plan de servicios, pero esta vez desde el 01 de agosto hasta el 30 de septiembre, para los martes y los jueves.

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Vista del nuevo plan de servicio asociado al mismo contrato

¿Cómo gestionar contratos de servicios? 

Entonces, una vez creado, el sistema genera los Servicios recurrentes (para el nuevo plan de servicios).

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Por la opción Servicios recurrentes…

Por la opción Servicios recurrentes podemos ver que estos fueron creados (martes y jueves).

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Servicios recurrentes creados a partir del plan de servicio

Si vamos atrás… vemos que estos son los ejecutados:

¿Cómo gestionar contratos de servicios? 

Servicios ejecutados

…y vemos también que los servicios de martes y jueves los tenemos aquí.

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Servicios no ejecutados

Están sin ejecutar; los han contratado a mediados de julio en previsión de que van a necesitar más servicios durante los meses de agosto y de septiembre.

Vista calendario

Así, si vamos al calendario

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Calendarios en Platzilla

Podemos ver en el calendario Servicios planificados

¿Cómo gestionar contratos de servicios? 

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

…como, durante el mes de julioteníamos lunes y miércoles…

¿Cómo gestionar contratos de servicios? 

Servicios recurrentes en el mes de julio

…y ya para el mes de agosto se nos ha dado de alta los servicios del martes y del jueves…

¿Cómo gestionar contratos de servicios? 

Servicios recurrentes en el mes de agosto

… y por supuesto también en septiembre.

¿Cómo gestionar contratos de servicios?

Servicios recurrentes en el mes de septiembre

Como podéis ver, es mucho más sencillo trabajar con el esquema: Clientes, Contratos de servicios, Planes de servicios y los Servicios que se van a asociar.

No es simplemente tener clientes que se asocien a los servicios que se van haciendo; es decir, las cosas bien hechas, bien parecen.

Eso por no hablar de las ventajas que tenemos a efectos de gráficos que lo miraremos en otros tutoriales y a efectos de posibles indicadores de: contratos más rentables y no rentables, planes de servicios que se terminan de ejecutar, planes de servicios que no se terminan de ejecutar, planes de servicios que tienen más incidencias, planes de servicios que tienen menos incidencias, etc.

Como veis, es bueno estandarizar los contratos, pero también con espacio para poder modificar. De esta manera podemos controlar qué es lo que está ocurriendo.

Con este vídeo, David Polo nos mostró una manera de gestionar contratos a través de diferentes tipos de contratos y planes de servicios. Y nos recomendó qué hacer cuando el cliente pide alargar el plazo del servicio, fijado inicialmente.

¡Hasta la próxima entrega!

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