Gestión del tiempo en las empresas: 5 tácticas infalibles. Táctica 1: Alcance del trabajo

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Gestión del tiempo en las empresas: ¿por qué para algunas empresas es tan fácil y por qué en otras parece imposible?

Hola amigos, empresarios emprendedores y gestores. En este primer artículo de nuestra nueva serie de gestión del tiempo vamos a hablar del concepto del Alcance del trabajo, para mejorar de manera sustancial la gestión del tiempo en las empresas.

¿Qué es el Alcance del trabajo?

Es simplemente definir la dimensión del mismo, tener en cuenta todo lo que conlleva para saber los tiempos que lleva hacer las tareas. Parece evidente, pero no lo es. La mayoría de las empresas no definen bien el alcance del trabajo y no son conscientes de lo que puede suponer hacer una tarea u otra.

Si dividieras el tiempo en hacer una tarea, sacaras el coste de ese tiempo y sobre todo lo que podrías hacer en ese tiempo, ¡te escandalizarías!

Probablemente en tu día a día, esas cuentas no se hacen. El día a día consume el tiempo y puedes considerar que no es necesario hacer dichas cuentas porque tu prioridad es sacar el trabajo. Sin embargo esta es la pescadilla que se muerde la cola

No tengo tiempo para definir el alcance -> Desconozco el alcance luego pierdo más tiempo -> no ahorro tiempo por no tener el alcance.

Gestión del tiempo en las empresas: 5 tácticas infalibles. Táctica 1: Alcance del trabajo

Gestión del tiempo en las empresas: 5 tácticas infalibles. Táctica 1: Alcance del trabajo

 

¿Como definir la gestión del tiempo en las empresas?

Se trata primero de saber qué haces para tener el alcance. El saber cual es tu destino es lo que te ayuda a no desviarte del camino. Quizás hayas oído hablar de la misión, la visión y los valores, y no hayas visto lo que significan para ti. Ahora es donde cobra sentido, siempre y cuando el equipo lo sienta y no quede como algo accesorio que no se sabe para qué sirve.

¿Por qué cobra sentido? Ya que la visión es como ese faro que nos ayuda a guiarnos, lo mismo es la visión: lo que queremos ser en cierto tiempo (normalmente 3 o 5 años). Si no tienes muy claro los conceptos de misión, visión y valores, aquí tienes un vídeo explicativo:

¿ ya lo tienes más claro? Si es así, enhorabuena, continuemos la explicación.

¿cómo definir la gestión del tiempo en las empresas? Muy fácil. Ejecutar o hacer por orden de prioridad lo que te va a ayudar a conseguir tus objetivos.

Es una cuestión de cuestionarse las cosas… ¿realmente lo que se hace ayuda a la gestión del tiempo en las empresas?

Es algo que te has de preguntar. ¿Lo que está haciendo esta persona o este equipo ayuda a conseguir los objetivos?

Somo máquinas de acumular cosas. Acumulamos basura, acumulamos frustraciones, acumulamos grasa en nuestros cuerpos y acumulamos tareas innecesarias.

En mi caso particular, hemos tenido cerca de 40 empleados y he de decirte que con 8 empleados hemos hecho más trabajo que el resto de los empleados.

Plantéate si por cada trabajo se contribuye y en qué medida a conseguir los objetivos de la empresa. No dejes la tarea en manos del empleado, que no tiene la misma visión que tú puedas tener. Tus empleados han de tener las ideas claras, sino, es como si condujeran “ciegos”.

¿Cómo oriento la organización existente hacia la ejecución de las tareas necesarias en la gestión del tiempo en las empresas?

Lo ideal es empezar a utilizar sistemas de gestión. De esta manera, obligas a evaluar las tareas y el alcance de ellas con la excusa del cambio. Con el tiempo, tendemos a cargar nuestras empresas de tareas innecesarias, tal y como llenamos nuestro armario de prendas que nunca utilizamos. Es algo innato en el ser humano. Es así. El tener esto porque “quizás algún lo haga” es como decir que “aún uso el Fax porque 2 clientes (de 1.000) reciben aún las notificaciones por fax”. Sé realista. Elimina la grasa, lo que sobra y céntrate en lo que te hará crecer. No se trata de hacer menos cosas. Se trata de quitar lo de menos valor para que el alcance esté enfocado sólo en lo importante: CRECER. Por lo tanto, organiza tu empresa tal y como tu madre te pidió organizar tu cuarto:

Gestión del tiempo en las empresas: 5 tácticas infalibles. Táctica 1: Alcance del trabajo

Gestión del tiempo en las empresas: 5 tácticas infalibles. Táctica 1: Alcance del trabajo

Quizás pienses que soy un imbécil o alguien que sabe de lo que hablar. Te diré una cosa. Puede que seas delante de tus empleados o de la persona que te atiende en el banco alguien de respetar, pero seguro en que casa de tus padres, te siguen tratando como un niño. También es seguro que tu dejadez en la empresa sea un reflejo de como fuiste de pequeño. Ordena tu empresa, tal y como tu madre te pidió que ordenaras tu habitación. Ten lo necesario. Deja el espacio sobrante para llenarlo de cosas que ayuden a tu empresa a crecer. Tu organización se lo merece. Sé responsable.

La gestión del tiempo en las empresas sólo es posible con un alcance claro. El alcance sólo es posible con el orden

Así es, empieza por el orden. No hay:

  1. Píldoras mágicas.
  2. Trucos maravillosos.
  3. Técnicas especiales.

Si hay:

  1. Orden para saber qué se hace.
  2. Claridad de ideas a partir del orden.
  3. Organización a partir del orden.

¿Orden ayuda al alcance?

Si, porque sin orden no se sabe donde va. Digamos que es algo necesario. Limpia las ideas e imagina que estas de cero. No te influencies por lo que ya está diseñado, aprovecha para “pintar algo de cero”, aunque sea en tu mente.

¿Te ha quedado algo más claro? ¿No ves que sin un norte, no tienes alcance de las tareas? No va a haber manera de ser más eficaz en la gestión del tiempo si no arreglas el problema de base: la organización

Eso es todo por hoy. en el próximo artículo, analizaremos más puntos para la gestión de tareas:

Administración del tiempo en las empresas. 5 tácticas eficaces. Táctica 2: Ajuste de la capacidad

Muchas gracias por vuestra atención!

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