Gestión de tiempos para gente sin él

. Abr 9, 2019.

Gestión de tiempos para gente sin él. Algo tan preocupante como que te leas este artículo y no lo entiendas por no tener tiempo. Por lo tanto, relájate… y léelo con calma. Si puedes, agarra un café para que te siente mejor la lectura.

Hola de nuevo amigo emprendedor, gestor o empresario. Hoy te voy a ilustrar otra teoría de la gestión de tiempo. La teoría de la gestión de tiempos, se basa en cuantificar cada una de las tareas. Tras ello se define su tiempo estimado pero más allá, se define cuándo realizar las tareas.

Las teorías clásicas de la gestión de tiempo se basan en la premisa de priorizar. Esta premisa está bien, pero es incompleta. Muchas de estas teorías se ilustran con el dibujo del frasco y los elementos.

La imagen de arriba ilustra la necesidad de encajar los elementos. Las piedras más grandes representa las tareas más importantes. Sólo abordando las tareas importantes primero, entrarán en el tarro. Tras ello, las menos importantes (la arena) encajarán entre las grandes. Si por el contrario no priorizas las tareas llegará el desastre. Así, si empiezas por las menos importantes (la arena) llenarás el tarro que representa tu tiempo con cosas que impiden encajar las tareas más importantes (las piedras).

El factor tiempo clave en todas las teorías. Gestión de tiempos eficaz

Con independencia de la teoría que escojas, la clásica o la sofisticada que ahora explicamos, hay un factor constante que es vital: el tiempo. Así, has de tomarlo muy en cuenta. Ya que somos humanos, hay que evitar los despistes.

Personalmente como se trata de adquirir un hábito es importante tener una simbología que dispare la acción. En teoría de programación neurolinguística, tenemos conductas que pueden ser activados por elementos externos. Hazte con un buen reloj para que represente y dispare dichas conductas positivas que estamos buscando.

Y no, no vale el teléfono móvil (que sé que lo acabas de pensar). El móvil lo usamos para muchas cosas. Por mucho que mires tu calendario y tengas ochenta alarmas, no cambiará tu conducta. Tampoco vale una agenda de papel, porque no la puedes sacar en cualquier momento. Lo ideal es hacerte con un buen reloj, elegante o no, sofisticado o no, como te guste. Cada vez que lo mires acuérdate de: ¿estoy priorizando bien?

Gestión de tiempos para gente sin él
El reloj ha de ser tu disparador hacia la acción de priorizar

Si aún no tienes tu reloj que lleves a todas partes, te recomiendo revisar reloj.es y escoger alguno de sus modelos. Escoge algo que vaya acorde con tu personalidad. Cuanto más “tuyo” lo hagas, mejores sensaciones te dará el reloj. Estas sensaciones se trasladan haciendo más agradable la acción que dispara: “priorizar”.

La gestión de los tiempos como alternativa más completa

La gestión de los tiempos es una nueva manera de organizarse las prioridades basado en:

  • Tipo de tarea.
  • Capacidades del ejecutor.
  • Prioridad de la tarea.
Gestión de tiempos para gente sin él
Las dimensiones a tener en cuenta para la gestión de tiempos correcta

Ahora veremos cómo analizando estas 3 dimensiones, conseguimos ubicar cada una en su lugar correspondiente en el tiempo. Un poquito de paciencia, sigue leyendo por favor.

Tipo de tarea

Las tareas pueden ser de varios tipos, reuniones, tareas de ejecución, tareas de equipo, tareas de análisis. Según esto, las tareas pueden ser de:

  • Concentración.
  • Coordinación.
  • Atención.

Si eres un ingeniero, probablemente tengas que desarrollar más tareas de concentración. Si eres un gestor, puede que realices más tareas de coordinación. Cuando tu trabajo consiste en atender a otras personas, tus tareas son de atención.

No hay tareas más o menos importantes por defecto, sino que depende del tipo de trabajo.

Capacidades del ejecutor

El ejecutor de la tarea tiene unas capacidades diferentes a lo largo del día o inclusive diferentes por períodos del año. Así, hay personas que se levantan con mucha energía y pueden ejecutar tareas de concentración temprano en la mañana. Hay otras, que a lo largo del día “calientan” su músculo cerebral y tienen picos de concentración a medio día o inclusive en la tarde.

Hay personas creativas nocturas y personas creativas diurnas. Algunas personas que trabajan mejor en equipo. Por el contrario, hay otras que el trabajo en equipo les supone unas interrupciones y falta de concentración que le estropean el día.

Cada persona es un mundo y es importante conocer cómo son las capacidades de cada miembro del equipo e intentar que se den las condiciones mejores para su trabajo. Por ello, no siempre es bueno el entorno de oficina para estar cómodo, concentrado, feliz y productivo.

Muchas veces es más importante cómo se hace la tarea y los elementos alrededor de la misma incluida la visión de la empresa, su misión y el porqué se hacen las cosas ahí, que el propio talento. Un talento mediocre bien motivado y cómodo trabajando, “produce” más que un talento normal en un entorno “hostil”.

Prioridad de la tarea

Las tareas hay que categorizarlas para saber cómo encajarlas a lo largo del día o de las semanas. Lo importante es lo importante y lo no importante es lo no importante. No todo es importante.

Nos hemos acostumbra a tener todo “urgente” y la realidad es que no lo es. El mundo no se acaba por no enviar el mail al señor X o entregar el documento Y o cualquier otra cosa. La prioridad de la tarea es importante en el sentido de ubicarla sabiendo que:

Si se prioriza una tarea sobre la otra, se atrasa toda la planificación

@puro sentido común, el menos común de los sentidos

Uniendo las 3 dimensiones de la gestión de los tiempos

Bien, ya que sabemos esto de las dimensiones de la gestión de los tiempos, unámolas y contrastemos contra nuestro día o semana (el tiempo). ¿Nervioso? ufff yo lo estaría… ¿qué me van a contar por aquí? Tranquilo, nada que no sepas… en el fondo…

Os voy a poner mi ejemplo, basado en mis circunstancias actuales.

Gestión de tiempos para gente sin él
Mi organización diaria

He identificado 4 tipos de tareas:

  • Revisar emails y agenda (en todos sus formatos, tanto de clientes, como soporte como lectores).
  • Redactar artículos (como éste).
  • Revisar los trabajos y seguimiento de nuestro software de gestión Platzilla.
  • Hablar con clientes, hacer seguimiento de proyectos, etc.

Mi planificación diaria

Como soy una persona de mañana, me concentro mucho mejor y tengo la creatividad mañanera, dedico las primeras horas del día a redactar artículos en los blogs (como éste). Podría hacer cualquier cosa, pero redactar exige creatividad y a lo largo del día la pierdo. Este es mi caso, ¡ojo!, cada uno es diferente.

Si hay alguna prioridad, que no sea de redacción a no ser que sea de vida o muerte la ubicaré en su lugar.

Es decir, si hay algo a entregar para el cliente X, a no ser que sea algo megaurgente que no pueda esperar, no voy a sacrificar mis redacciones y todo el esquema del día. Sin embargo, sí le daré prioridad en su hueco correspondiente. Este es un problema de los emprendedores muchas veces. Van a la deriva de las prioridades que les marquen los clientes. Este fallo es muy común. Si no se desarrollan hábitos, no se optimiza y prospera.

No dejéis que vuestros clientes marquen vuestros hábitos.

@puro sentido común

Tras redactar, ya con la satisfacción de cerrar esa tarea tan larga (a veces hasta se tarda varios días en hacer un artículo), reviso con un café en la mano la agenda, los correos, preguntas que han hecho a soporte y demás cuestiones.

No todo es estricto 100%

También aprovecho para mirar las “cosas sueltas” que hayan. He ubicado este bloque de tareas aquí porque ya he pasado de la fase 100% creatividad a 50% creatividad y 50% coordinación. A mí me viene bien así ya que estoy satisfecho de la tarea anterior, pero aún quiero aplicar la creatividad a mis respuestas. Vamos, que me encaja perfecto en la agenda, entre las 9:00 a las 11:00 de la mañana.

Tras esta tarea, paso al bloque de 100% coordinación, donde atiendo las prioridades. Algunas e ellas llegan desde los emails revisados en el tipo de tarea anterior. Es aquí cuando repaso lo que ha hecho el equipo y doy seguimiento a las tareas que hay que hacer en nuestros desarrollos (hacemos software y consultoría).

Se puede unir lo personal y profesional… a veces…

Como tengo un bebé, madrugo mucho (me levanto a las 4:30 a.m.) y así tras la comida, tengo tiempo de sacarle a pasear. Aprovecho el paseo del carro (unas 2 horas diarias entre paseo, juegos en el parque o piscina, etc) para varias cosas. Durante los momentos de empujar el carrito llamo a los clientes y proveedores, cierro flecos pendientes y hago esas tareas de “atención y comunicación”. Cuando estoy en el parque o en la piscina el móvil lo apago… lo siento es mi momento…. y nadie me lo arrebatará. Si hay una urgencia… lo veré dentro de 1 hora. Además, para ello, está soporte, luego en principio, no me preocupo por esa horita “especial” de cada día.

Lo importante es el resultado

Todos tenemos nuestras circunstancias. Unos son afortunados como yo por poder adaptar el trabajo a las circunstancias. Otros no tanto.

Sin embargo siempre se puede avanzar, buscar basado en el tipo de tarea, la capacidad de cada uno y las prioridades como encajarlo en nuestro día a día.

Los responsables de equipos han de ser conscientes de la importancia de este encaje en la vida de cada uno. Ya no sólo por una cuestión de conciliación y derecho a ser feliz, sino por una cuestión de eficiencia.

Lo más importante es el resultado y si… es posible si hay voluntad y se buscan soluciones.

Poniendo mi ejemplo podría haber dicho: “durante el paseo con mi hija no voy a trabajar”. Sin embargo, la realidad es que mientras tiro del carrito no estoy jugando con ella, me aburre ver siempre los mismos edificios al pasear y no me cuesta nada hablar con clientes, ¡al contrario!

También podría haber pensado que ¿por qué he de madrugar tanto?. La realidad es que a las 8 a.m. me siento fenomenal al haber realizado mis tareas de creatividad.

¿Cuál es tu caso?

Quizás puedas aprovechar el trayecto a la oficina y cerrar cuestiones o estudiar en el mismo. Quizás puedas usar herramientas como Platzilla para organizarte mejor y no perder el tiempo en reuniones. A lo mejor puedes ir al gimnasio con tu equipo y discutir el análisis del proyecto del cliente X mientras estáis en la bicicleta… ¡todo es ponerse!

Lo importante son los resultados…

La teoría de los tests

El año pasado aprobé el test de Patrón de embarcaciones de recreo (P.E.R.). Lo aprobé a la segunda a pesar que me lo sabía muy muy muy bien.

¿Qué me ocurrió?

Me lié con una pregunta de los ejercicios de carta marítima, perdí el tiempo y arrastré todo conmigo. Al final, tuve que ir rápido en el resto de preguntas y las dos últimas las tuve que poner sin pensar.

Esto no me hubiera ocurrido si en el primer examen hubiera hecho lo que hice en el segundo. Tenía que responder a 45 preguntas de las cuáles 4 son ejercicios, 5 de teoría de navegación, etc, etc.

Estructuré el tiempo. Tengo este tiempo para estas preguntas, tengo este tiempo para estas otras y este tiempo para repasar.

Lo abordé usando los tiempos para cada bloque y si no lo terminaba… pasaba al siguiente. Finalmente tenía unos tiempos de reserva para repasar y volver a las preguntas que había respondido “al azar” si hubiera alguna.

Tomando esta perspectiva, no arrastras toda la planificación si te atrasar en una pregunta por los motivos que fuere.

Al final aprobé, por haberme planificado bien. No dejé que las preguntas complicadas fueran “ladrones de tiempo”

@David Polo

Gestión de los tiempos y tests

La gestión de los tiempos es muy parecido a la técnica para abordar los tests. Ubica tiempos según el tipo de tarea o pregunta y no alteres tu planificación porque una tarea de un tipo, de un bloque se atrase o modifique.

La diferencia entre la gestión de los tiempos en el trabajo con los tests, se basa en planificar en función de lo visto: tipo de tarea, prioridad y tu capacidad.

Eso es todo por hoy. Espero que os organicéis bien y viváis mejor.

¡Gracias por leernos!

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR